Modèle de synthèse

Une synthèse reformule généralement les points clés d'un document ou d'un rapport plus long. Il est important de faire la distinction entre une synthèse et une vue d'ensemble de projet ; les deux contiennent des informations essentielles sur le projet mais ont des objectifs différents. 

La synthèse est une version condensée d'un document ou d'une proposition plus vaste, qui met en lumière les informations les plus importantes pour les cadres et les parties prenantes très occupés. Rédiger une excellente synthèse revient à créer une bande-annonce de film : il s'agit de capter l'attention du public tout en transmettant les informations essentielles de manière succincte.

En gestion de projet, la synthèse est un document fondamental. Elle présente les éléments clés des plans de projet et fournit aux décideurs, aux participants et aux parties prenantes un aperçu concis d'un projet, de ses objectifs et des résultats escomptés. Un modèle de synthèse est un plan structuré qui guide les utilisateurs dans la création d'une synthèse pour un business plan ou un projet.

Éléments clés d’une synthèse

Une synthèse bien structurée permet de présenter les informations essentielles de façon claire et percutante. Bien que les détails puissent varier selon le projet ou le business plan, la plupart des modèles de synthèse devraient inclure les éléments essentiels suivants :

• Nom du projet ou de l’entreprise : indiquez clairement le nom du projet, de l’initiative ou de l’entreprise présenté dans la synthèse.

• Objectif ou finalité : présentez clairement les objectifs du projet en formulant, en une seule phrase percutante, son objectif principal ou sa raison d’être. Soulignez la valeur ajoutée de ces objectifs afin d’aligner dès le départ les membres de l’équipe et les parties prenantes sur les finalités du projet.

• Périmètre et contexte : fournissez un contexte pertinent, comme le problème à résoudre, l’opportunité de marché ou le besoin métier.

• Méthodologie ou approche : décrivez brièvement comment le projet sera mis en œuvre, en précisant les stratégies, cadres de référence ou méthodes de recherche clés.

• Principales conclusions ou résultats : mettez en avant les principales informations, étapes importantes ou résultats attendus.

• Impact et bénéfices : présentez les retombées potentielles du projet, qu’elles soient commerciales, financières ou opérationnelles.

• Conclusion et prochaines étapes : résumez les recommandations et précisez les actions à entreprendre.

Un modèle efficace assure cohérence et exhaustivité, tout en permettant aux parties prenantes de saisir rapidement les éléments essentiels d’un projet.

Erreurs courantes dans la rédaction de synthèses

Malgré leur importance, les synthèses sont souvent rédigées d’une manière qui en limite l’efficacité. Voici quelques erreurs fréquentes à éviter :

• Être trop vague ou trop général : une synthèse sans détails concrets peut semer la confusion ou susciter un désintérêt chez les parties prenantes.

• Inclure trop de détails : surcharger la synthèse avec trop de contexte ou des explications complexes va à l’encontre de son objectif.

• Ne pas mettre en avant les points clés : les parties prenantes peuvent perdre tout intérêt si elles ne parviennent pas à saisir rapidement les messages essentiels.

• Utiliser un jargon technique : toutes les parties prenantes n’ont pas le même niveau d’expertise ; utilisez un langage simple dès que possible.

• Ignorer la structure et la mise en forme : des paragraphes longs et non structurés peuvent décourager la lecture. Utilisez des sections claires et des listes à puces pour améliorer la lisibilité.

• Négliger les besoins des parties prenantes : une bonne synthèse traite directement des priorités et préoccupations de son public cible.

• Ignorer le processus de relecture : les fautes de frappe, un langage peu clair ou des informations manquantes peuvent nuire à la crédibilité et à l’efficacité de la synthèse.

En évitant ces écueils, vous garantirez une synthèse claire, percutante et utile aux décideurs.

Bonnes pratiques à suivre pour rédiger une synthèse

La rédaction d'une synthèse percutante ne se limite pas au suivi d'un simple modèle. Pour optimiser la clarté et l’impact, appliquez les bonnes pratiques suivantes :

• Restez concis : visez une synthèse d’une page dans la mesure du possible, en vous concentrant uniquement sur les informations essentielles.

• Utilisez un langage simple : évitez le jargon et les termes techniques susceptibles de dérouter les non-spécialistes.

• Soignez la présentation : utilisez des puces, des titres et du texte en gras pour faciliter la lecture.

• Commencez par les points clés : placez les informations les plus importantes au début pour capter l'attention.

• Adaptez-le à votre public : veillez à ce que le ton et les détails correspondent aux besoins et aux attentes de vos parties prenantes.

• Étayez vos affirmations avec des données : utilisez des chiffres, des statistiques ou des preuves spécifiques pour renforcer vos arguments clés.

• Terminez par un appel à l'action fort : définissez clairement les mesures que les parties prenantes doivent prendre.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez créer une synthèse analytique qui est non seulement informative, mais aussi engageante et exploitable.