smartOPTIMO migre vers Atlassian Cloud pour améliorer ses fonctionnalités et ses performances

Défi : SmartOPTIMO était confrontée à de fréquentes pannes de serveur provoquées par le fournisseur de ses produits Atlassian et souhaitait accéder à de nouvelles fonctions et innovations.

Solution : La migration vers Atlassian Cloud a amélioré les performances, a débloqué des processus simples et uniformes tels que l'authentification unique et a réduit les changements au minimum.

Impact : Grâce à une bonne préparation, la migration s'est déroulée sans problème. L'équipe a désormais accès aux nouvelles fonctionnalités et fonctions du cloud.

La transition vers des sources d'énergie renouvelables est une opération nécessaire, mais complexe. Les énergies renouvelables sont volatiles et ne sont pas toujours disponibles au moment voulu. De plus, l'énergie est produite de manière plus décentralisée, par exemple par des systèmes photovoltaïques, alors que la consommation d'électricité augmente. Tous ces facteurs ont créé un besoin de réseaux électriques et énergétiques intelligents qui garantissent la disponibilité d'une énergie fiable et suffisante à tout moment. Les systèmes de comptage intelligents qui mesurent et contrôlent la demande et l'alimentation en énergie font partie intégrante de ces réseaux. C'est précisément le type de solution que smartOPTIMO GmbH & Co. KG conseille à ses clients, développe et installe.

Communication rapide et axée sur les solutions, en interne et en externe

Fondée en 2009 en tant que société de services commune des services publics municipaux d'Osnabrück et de Münster, smartOPTIMO est aujourd'hui l'un des principaux réseaux de services publics municipaux d'Allemagne. Parmi ses clients et partenaires figurent également d'autres services publics municipaux, tels que les services publics municipaux de Bielefeld ou Gütersloh. Plus de 190 employés de smartOPTIMO collaborent avec les clients et les partenaires, créant ainsi un échange d'informations productif.  La gestion des actifs, qui est incluse dans la licence Premium de Jira Service Management, est particulièrement utile pour centraliser les processus ITSM dans une seule solution et respecter les accords de niveau de service pour les clients. En interne, une coopération étroite et un transfert rapide des connaissances sont également essentiels pour garantir la satisfaction des employés et le bon fonctionnement des opérations. C'est pourquoi smartOPTIMO utilise les produits Atlassian depuis huit ans. Une centaine d'employés utilisent Jira comme système de gestion des tickets pour traiter les demandes internes et externes. Confluence leur sert de wiki, d'intranet et d'outil incontournable pour la collaboration au sein des équipes et des projets. Le produit est également intégré au système de gestion du cycle de vie des produits (PLM) de smartOPTIMO, ce qui signifie que les informations techniques sur les produits sont publiées automatiquement.

Migrer pour gagner du temps, améliorer la sécurité et accéder à de nouvelles fonctionnalités

Par le passé, les produits Atlassian de SmartOPTIMO fonctionnaient sur site, mais les employés étaient régulièrement confrontés à des pannes de serveur de la part du fournisseur de services, ce qui limitait leur productivité. La maintenance et le dépannage étaient des tâches chronophages qui prenaient le pas sur un travail plus important.

La direction de SmartOPTIMO souhaitait également accéder rapidement aux nouvelles fonctionnalités, améliorations et innovations de ses solutions informatiques, ainsi qu'à des processus simples et uniformes pour les employés, tels que l'authentification unique. De plus, étant donné que SmartOPTIMO documente les contenus critiques commerciaux sur Confluence et doit suivre ses informations à des fins d'audit, il était crucial de garantir la sécurité sans l'ancien pare-feu. 

La migration vers Atlassian Cloud a aidé l'équipe à atteindre ces objectifs. Le processus de migration a commencé en octobre 2022 avec la migration de Jira Service Management et s'est achevé en mars 2023. 

Les responsables des apps Johannes Nazarov et Martina Gerhardt ont travaillé en étroite collaboration avec Catworkx, Solution Partner Atlassian, pour obtenir un support supplémentaire. SmartOptimo s'est entretenue avec différents partenaires potentiels et a opté pour Catworkx en raison de son approche professionnelle et de la cohérence de son concept. Les deux entreprises partagent une approche structurée, transparente et Agile. 

Il était également important pour les deux parties de planifier et de mettre en œuvre la migration avec soin, étape par étape. SmartOPTIMO et Catworkx ont envisagé conjointement une approche hybride sur site et dans le cloud, mais ont finalement opté pour une migration vers le cloud pour une solution à plus long terme.

Pendant la migration, les chefs de projet ont voulu prévoir suffisamment de temps pour communiquer avec les employés et s'assurer que chacun se sent bien informé et entendu. Bien que cela ait prolongé la durée du projet de deux mois, ce temps supplémentaire a facilité le changement et a favorisé son adoption.

Une migration fluide avec des commentaires « unanimement positifs »

SmartOPTIMO s'est préparé à la migration en réalisant deux tests réussis. Même lorsque des changements sont survenus en cours de processus, SmartOPTIMO et Catworkx ont collaboré pour rester sur la bonne voie et minimiser les retards. Chaque fois que des questions ou des problèmes se posaient, Atlassian et Catworkx apportaient leur expertise et des solutions rapides. 

La migration elle-même a été réalisée en un week-end afin de minimiser l'impact sur le personnel, les clients et les partenaires. Leur système de gestion des tickets n'est resté en panne que pendant une courte période et les utilisateurs n'ont pas été déconcertés. « Les commentaires de nos clients étaient unanimement positifs. Les clients étaient un peu surpris de voir à quel point tout fonctionnait bien. Ils ont pu continuer comme à leur habitude immédiatement après la migration. Il ne manquait rien », explique Martina. « Nos collègues s'y sont également rapidement habitués en raison de différences d'apparence et de ressenti peu perceptibles. »

Grâce à l'intégration d'Atlassian Guard Standard à Azure Directory dans le cloud, les collaborateurs peuvent aussi se connecter plus rapidement et plus facilement à leurs systèmes, tandis que les administrateurs peuvent contrôler de façon précise qui accède à quelles informations. 

Johannes est également satisfait des résultats. « Tous les collaborateurs ont accès à Confluence et à Jira, ce qui a un impact considérable sur notre travail au quotidien. Un tel niveau de numérisation reste assez peu répandu dans notre secteur. L'ouverture des marchés de l'énergie a intensifié la concurrence, ce qui représente un réel avantage pour nous, y compris en termes de recrutement », déclare-t-il. 

L'élimination des problèmes de serveur, l'externalisation de la maintenance et l'accès aux fonctionnalités du cloud ont ouvert de nouvelles perspectives pour les équipes de smartOPTIMO. « Dans le cloud, nous couvrons déjà 95 % des besoins auxquels nous répondions avec le modèle basé sur les serveurs », explique Johannes. « Pour les 5 % restants, nous attendons de voir ce que va nous proposer Atlassian. Par ailleurs, nous disposons désormais de toute une série de nouvelles fonctionnalités et fonctions. »

Au final, les collaborateurs de smartOPTIMO peuvent travailler plus efficacement ensemble grâce à la migration vers le cloud. Les clients et les partenaires bénéficient quant à eux de communications plus rapides et plus sécurisées.