Avec Atlassian, Schaeffler accélère l’innovation et transforme le travail d’équipe au sein de l’entreprise

Défi : Schaeffler, un fabricant allemand de composants automobiles, est confronté à une concurrence féroce, à de faibles marges et à la nécessité d'améliorer son efficacité, son agilité et son innovation pour rester au sommet. Une fusion a rendu encore plus difficile la combinaison des équipes, des systèmes et des méthodes de travail. 

Solution : l'entreprise relève ces défis en migrant vers un System of Work centralisé utilisant Atlassian dans le cadre de sa transformation numérique des processus et des plateformes.  

Impact : le changement opéré par Schaeffler permet déjà de réaliser des économies, d'améliorer la collaboration, la gouvernance, la conformité, les performances du système et la productivité des collaborateurs.

La concurrence et les acquisitions stimulent le besoin d'évolution

Consolider les outils, moderniser les systèmes existants et fusionner deux grandes entreprises bien établies ressemble fort à la recette idéale pour créer le chaos. Mais pour Schaeffler, tout cela faisait partie d'une transformation bien planifiée, visant à redéfinir le mode de fonctionnement et la compétitivité de l'entreprise.

En tant que fabricant allemand leader de composants automobiles de haute précision, Schaeffler s'est vu confronté à des défis bien connus du secteur : concurrence intense, marges serrées et besoin constant d’efficacité, d'agilité et d'innovation accrues. La fusion avec Vitesco Technologies a permis de résoudre ces problèmes, mais a également introduit de nouvelles complexités liées à l’unification des équipes, des systèmes et des processus.

« Centraliser la collaboration à partir de plusieurs outils et déploiements vers un seul System of Work Atlassian Cloud a été un élément clé pour réunir nos deux entreprises après la fusion, connecter des milliers de collaborateurs et transformer Schaeffler en une force prête pour l'avenir dans l'industrie automobile », explique Tina Weber, Product Owner au sein de l'équipe Collaborative Tool Solutions. 

Bien que le parcours de Schaeffler soit encore inachevé, l'entreprise commence déjà à voir les fruits de son travail, notamment :

• Une meilleure collaboration entre les équipes métier et techniques à l'échelle de l'entreprise

• Une gouvernance simplifiée

• Une conformité renforcée

• Des performances système et une productivité des collaborateurs accrues 

• Une méthode de travail tournée vers l'avenir dans la gestion des équipes, des tâches et des projets

L'équipe Schaeffler estime que ces avantages ne feront que croître à mesure que davantage d'équipes adopteront Atlassian Cloud Enterprise, libérant ainsi tout le potentiel de l'organisation et ouvrant la voie à la prochaine génération d'innovations.

Méthode, état d’esprit, outil : l’approche holistique de Schaeffler en matière de transformation

Schaeffler savait que la consolidation des outils au sein d'une plateforme cloud connectée permettrait de gagner en efficacité, de favoriser la collaboration entre les différentes entités de l'entreprise et d'utiliser l'IA pour aider les équipes à être plus productives. Mais l'amélioration de l'infrastructure ne représentait qu'une pièce du puzzle. L'équipe avait un objectif plus ambitieux : moderniser sa culture et ses méthodes de travail, et pas seulement ses outils, une approche qu'elle nomme « Method, Mindset, Tool » (méthode, état d’esprit, outil), ou MMT.

Tout au long de la transformation, de la préparation et du nettoyage à la migration, aux tests et à la mise en service, Schaeffler a travaillé en étroite collaboration avec son Solution Partner catworkx. Cette collaboration a permis d'obtenir une double licence (exécution parallèle d'Atlassian Data Center et d'Atlassian Cloud pour assurer la continuité de l'activité) et d'augmenter la capacité, tout en accélérant le calendrier, en particulier après la fusion avec Vitesco qui a rendu l'unification de la plateforme encore plus urgente.

Une plateforme cloud unifiée, des possibilités et des capacités infinies

La base d’utilisateurs Atlassian de Schaeffler a été multipliée par 10 depuis le début de la migration, et elle continue de croître. À mesure que de nouvelles équipes migrent vers la plateforme Atlassian, elles commencent à voir les possibilités se concrétiser.

« Atlassian Cloud Enterprise nous offre tellement plus de fonctionnalités, ce va nous aider à faire plus avec moins. En fait, nous avons déjà commencé à abandonner les outils redondants », explique Tina Weber. Ces nouvelles fonctionnalités ont permis à Schaeffler d'abandonner les outils redondants.

La consolidation permet non seulement de libérer encore plus de temps et de budget, mais aussi de créer un System of Work unique et connecté, plus avantageux pour les utilisateurs, les administrateurs et l'entreprise. Par exemple, les collaborateurs de toute l'entreprise trouvent qu'il est plus facile de :

• briser les silos et unir les équipes de nombreux services, notamment au niveau informatique, ressources humaines, achats, stratégie de marque et développement durable

• standardiser la gouvernance 

• rester en conformité grâce à une sécurité renforcée, une meilleure protection des données, des revues simplifiées et une gestion multi-fournisseurs 

• rester dans le flux, avec moins d'interruptions et moins de changements de contexte

• travailler plus rapidement et plus intelligemment grâce à des données unifiées et aux fonctionnalités d'IA de Rovo

Tina Weber note également une différence dans les responsabilités administratives de son équipe. « La migration vers Atlassian Cloud contribue à transformer notre équipe Collaborative Tool Solutions, qui passe du statut de prestataire de services à celui de facilitateur en soutien à nos collègues métier et apporte plus de valeur grâce à des méthodes, un état d'esprit et des outils adaptés. » 

Développer le System of Work de Schaeffler pour un travail d'équipe plus efficace et plus rapide

La mise à niveau vers Atlassian Cloud Enterprise donne accès à de nouvelles fonctionnalités et à de nouveaux outils qui aident les équipes de Schaeffler à travailler de manière encore plus efficace et efficiente.  

Teamwork Collection pour booster la collaboration et la productivité 

Jira et Confluence ont toujours été les piliers de la collaboration chez Schaeffler. Avec l'ajout de Loom via Teamwork Collection, Tina Weber et son équipe font passer le travail d'équipe à un niveau supérieur grâce à des vidéos et des transcriptions optimisées par l'IA et intégrées directement dans les pages Confluence. « Teamwork Collection renforce encore davantage les liens entre nos équipes et nos outils, ce qui stimulera notre collaboration et notre créativité », explique Tina Weber. 

Alors que Jira et Confluence étaient déjà largement utilisés, l'équipe de Tina Weber a été agréablement surprise par la rapidité avec laquelle les équipes métier et techniques ont commencé à exploiter les nouveaux outils et fonctionnalités cloud de Teamwork Collection. Les équipes ont commencé à utiliser Jira Planifications pour la planification transverse, ont organisé des sessions de brainstorming à l'aide des tableaux blancs Confluence et ont créé des vidéos rapides et attrayantes des nouveautés ou changements d'état des projets pour des réunions plus efficaces. Tina Weber explique : « Loom nous a aidés à remplacer les longs e-mails et les traditionnelles réunions d'état de projet par des vidéos concises que les gens regardent et prennent goût à regarder. »

Rovo pour travailler plus vite et plus intelligemment, sans efforts

Schaeffler a libéré encore plus de potentiel en ajoutant Rovo à sa plateforme. Il est devenu un nouveau coéquipier puissant du Atlassian System of Work Atlassian, aidant les équipes à trouver des réponses plus rapidement, à susciter de nouvelles idées et à automatiser les tâches quotidiennes. « Nos équipes utilisent Rovo pour effectuer des recherches dans les applications, résumer des informations, améliorer leur rédaction et accélérer les tâches fastidieuses, comme regrouper des idées dans les tableaux blancs Confluence, par exemple », rapporte Tina Weber. « Elles sont également impatientes de créer des agents personnalisés avec Rovo Studio, qui permettent d’automatiser les processus et de gagner encore plus de temps. »

Jira Product Discovery pour accélérer le processus, de l'idée à l'impact

En élargissant son utilisation de Jira Product Discovery, Schaeffler peut capturer, évaluer et planifier les améliorations de produits plus rapidement que jamais, puis passer rapidement à la livraison avec Jira.  

Tina Weber explique : « En intégrant Jira Product Discovery à notre System of Work Atlassian, nous pouvons désormais piloter tout le cycle de développement produit, du concept à la livraison, depuis une plateforme unique. Nous pourrons ainsi accélérer le lancement de nos produits et fonctionnalités à fort impact. »

Destination : accélération et innovation

La plupart des entreprises diront qu'il est « impossible » de faire évoluer leur état d'esprit, leurs méthodes et leurs outils. Pour Schaeffler, c'était effectivement impossible seul, mais possible ensemble.

En s'associant à Atlassian et catworkx, les équipes de Schaeffler accélèrent leur transformation, en imposant les méthodes, l'état d’esprit et les outils nécessaires pour stimuler l’innovation pour les 80 prochaines années et au-delà.