Ginkgo Bioworks + Atlassian
En migrant vers le cloud et en convergeant autour des produits Atlassian de gestion des services, nous pouvons évoluer de manière non linéaire, disposer des métriques nécessaires pour réaliser les investissements dont nous avons besoin et stimuler la rentabilité.
Secteur
Sciences de la vie
Site
Siège social à Boston, Massachusetts
Nombre d'utilisateurs
1 200
Produits Atlassian
Apps utilisées
Solution Partner
Ginkgo Bioworks évolue pour sauver la planète grâce à Atlassian Cloud
Après avoir utilisé des déploiements sur site de produits Atlassian pendant des années, Ginkgo Bioworks avait besoin de plus d'espace de stockage, de vitesse et d'évolutivité pour répondre à ses objectifs commerciaux audacieux et remplir sa mission ambitieuse. En migrant vers Atlassian Cloud Premium avec le soutien du Solution Partner Praecipio Consulting, Ginkgo Bioworks a externalisé la maintenance, amélioré la précision et la visibilité des données pour prendre des décisions toujours plus éclairées, et a découvert de nouvelles fonctionnalités qui l'aident à plus que tripler sa production et à réduire ses coûts de moitié chaque année.
Programmation de l'ADN. Myxomycètes. Familles de gènes biosynthétiques. Vous ne trouverez généralement pas ces termes dans une instance Jira Software ou Confluence. Pourtant, les membres de l'équipe de Ginkgo Bioworks discutent de sujets complexes ayant trait au génie biologique en sirotant leur café du matin.
L'entreprise Ginkgo Bioworks a été fondée en 2008 sur la base d'une simple question : « Si nous pouvions cultiver n'importe quoi ? » Son travail en biologie synthétique est centré sur l'ingénierie et la programmation de l'ADN afin de créer des alternatives aux produits chimiques et aux organismes qui sont très demandés ou peu disponibles, qu'il s'agisse d'aider Moderna à créer les matières premières pour mettre au point son vaccin contre le COVID-19 ou de développer des ressources de substitution qui pourraient sauver des espèces et des plantes menacées d'extinction. « Je dis aux gens que je travaille pour l'entreprise la plus cool de la planète », explique Dave Treff, Head of Digital Operations. « Ginkgo Bioworks a à cœur de remplir sa mission. Nous existons parce que nous voulons protéger la planète contre le changement climatique. C'est pour ça que les gens aiment travailler chez nous. »
La conception de nouveaux organismes pour atteindre des objectifs aussi ambitieux nécessite les dernières technologies les plus performantes dans tous les aspects de ses activités. Pendant plusieurs années, Ginkgo Bioworks a tiré parti des déploiements sur site de produits Atlassian pour optimiser son travail, avant que l'accélération de sa croissance ne crée un besoin d'améliorer son espace de stockage, sa vitesse et son évolutivité. Pour une entreprise Lean avant-gardiste qui donne la priorité aux solutions cloud, la migration vers Atlassian Cloud Premium s'est imposée d'elle-même.
En migrant vers Atlassian Cloud avec l'aide d'Atlassian et du Solution Partner Praecipio Consulting, Ginkgo Bioworks a externalisé la maintenance, amélioré considérablement la précision et la visibilité des données pour prendre de meilleures décisions, et débloqué de nouvelles fonctionnalités qui contribuent à sa croissance exponentielle. Consacrant désormais plus de temps, d'énergie et de budget à son cœur de métier, l'équipe est sur la bonne voie pour au moins tripler sa production actuelle, réduire ses coûts de plus de 50 % et peut-être même populariser les myxomycètes.
Pour les utilisateurs, la migration s'est déroulée de façon homogène et sans incident. Lorsqu'ils se sont connectés, tout était comme avant, mais en mieux. »
Dave Treff
Head of Digital Operations
La mission ? Migrer pour améliorer l'espace de stockage, la vitesse et le service.
Au fil des années, Atlassian est devenu un élément indispensable du quotidien des employés de Ginkgo Bioworks. Confluence sert de base de connaissances à l'échelle de l'entreprise pour les instructions et les politiques de base, les notes et la documentation des laboratoires scientifiques, et la tenue des dossiers financiers (intégrée au plug-in Comala Document Management en matière de conformité). Les développeurs de logiciels et les biologistes de synthèse utilisent également Jira Software pour gérer et suivre leur travail. Consciente que les groupes de développement et opérationnels utilisaient deux outils différents pour gérer les services, l'équipe a cherché à se regrouper autour d'une solution unique en remplaçant son système de gestion de tickets existant et ses feuilles de calcul ingérables par Jira Service Management. Maintenant, le produit est mis à l'échelle au sein de l'entreprise comme principal moyen de faire appel aux autres équipes.
« Quelques jours après l'implémentation de Jira Service Management, d'autres équipes se sont adressées à nous en nous disant qu'elles souhaitaient gérer les demandes de la même manière que nous », explique Bruce Kozuma, Senior Group Product Manager. « Dès que nous avons adopté la solution, de nombreuses équipes ont répondu présentes : celles chargées de l'environnement, de la santé et de la sécurité (EHS), des opérations de laboratoire, de l'automatisation, ou encore du développement commercial… Toutes souhaitent utiliser Jira Service Management. »
Alors que de plus en plus de services utilisent les outils Atlassian, Ginkgo Bioworks a commencé à rencontrer plusieurs défis courants liés aux déploiements sur site : limites de stockage, engagements de maintenance et casse-têtes opérationnels. « Quand Atlassian a décidé de miser sur le cloud et a supprimé la limite de stockage par compte, j'ai déclaré : "Nous devons abandonner les serveurs ! Nous ne pouvons pas évoluer comme ça" », se souvient Dave. « Tout le monde s'accordait à dire que nous devions migrer vers le cloud. Nous adoptions une approche Lean, et tous les autres outils que nous utilisions étaient basés dans le cloud. C'était une décision évidente. »
En plus d'être parvenue à un consensus rapide sur la migration, l'équipe s'est également penchée sur la nécessité de faire appel à un Solution Partner. « Nous savions que nous avions besoin d'un partenaire réellement fiable, qui connaîtrait son métier et pourrait nous aider à migrer vers le cloud. Nous avons choisi Praecipio Consulting, car c'était un Solution Partner de premier plan », déclare Dave.
Ensemble, Praecipio Consulting et Ginkgo Bioworks se sont lancés dans un processus de migration de trois mois qui leur a permis de relever leurs défis immédiats, et d'apporter des améliorations durables pour transformer le service qu'ils se fournissent et qu'ils proposent à travers le monde.
Il n'y a plus cette friction liée à l'impossibilité de voir un ticket, car il se trouve dans un tout autre système. »
Bruce Kozuma
Senior Group Product Manager
Le nettoyage et la collaboration préparent le terrain pour une transition en douceur
Le premier objectif de Praecipio Consulting était d'établir un plan clair pour chaque étape, de la préparation à la migration et au support post-production. Sa priorité absolue ? Le nettoyage. Selon Dave : « Nos outils Jira et Confluence étaient en désordre parce que personne ne les gérait. Nous ne trouvions jamais rien, les données étaient incomplètes et les informations étaient également éparpillées dans des documents Google Doc. Nous avons demandé à Praecipio Consulting de nous aider à tout organiser. » Christopher Pepe, Praecipio Consulting Partner, s'attendait à ce que Ginkgo Bioworks transfère toutes ses données vers le cloud. Il a donc été agréablement surpris que l'entreprise soit aussi ouverte à l'idée d'un nettoyage préliminaire. « La tendance consiste à migrer rapidement vers le cloud, sans se soucier de conserver les données dans la même résolution que pour les instances sur site », déclare-t-il.
Praecipio Consulting a commencé par évaluer les instances sur site de Ginkgo Bioworks et a formulé des suggestions de restructuration, afin que les utilisateurs puissent trouver des informations plus rapidement et plus facilement après la migration. L'entreprise a ensuite mis à niveau Jira Software et Confluence, déterminé les apps qui pouvaient et devaient être transférées vers le cloud, et mis à jour les liens pour éviter les erreurs. En cours de route, tout le monde a collaboré pour résoudre les problèmes rencontrés. « Nous avons travaillé avec Atlassian pour gérer une partie de la transition de back-end. Le service fourni était exceptionnel, notamment l'examen de la base de données pour éviter tout problème technique singulier », assure Bruce. D'après lui, Praecipio Consulting a également joué un rôle essentiel dans la réussite de la migration. « Dans son ensemble, l'expérience de migration a été aussi fluide que possible grâce aux efforts déployés par Praecipio Consulting », précise-t-il. « L'entreprise répond toujours à nos besoins, assure le suivi et met ses meilleurs éléments à notre disposition. Je peux leur demander n'importe quoi en sachant qu'ils seront professionnels, minutieux et compétents, et qu'ils suivront un processus pertinent. Nous sommes certains qu'ils nous fournissent les meilleures informations. »
Grâce à des partenaires de confiance et à une approche stratégique, Ginkgo Bioworks était convaincue de disposer de tous les ingrédients nécessaires pour garantir une migration en douceur.
Quand Atlassian a décidé de miser sur le cloud… j'ai déclaré : "Nous devons abandonner les serveurs ! Nous ne pouvons pas évoluer comme ça". Tout le monde s'accordait à dire que nous devions migrer vers le cloud. »
Dave Treff
Head of Digital Operations
« L'utilisation a explosé » au fur et à mesure que les employés découvraient de nouvelles fonctionnalités, intégrations et automatisations
Alors que l'équipe effectuait la transition officielle vers Atlassian Cloud quelques mois plus tard, les équipes de Dave et Bruce ont poussé un soupir de soulagement. « Pour les utilisateurs, elle s'est déroulée de façon homogène et sans incident. Lorsqu'ils se sont connectés, tout était comme avant, mais en mieux », explique Dave.
Une fois que Praecipio Consulting et Ginkgo Bioworks ont confirmé la réussite de la migration, ils ont commencé à intégrer de nouveaux outils, fonctionnalités et automatisations pour des raisons d'efficacité, de sécurité et de visibilité. « Il n'y a plus cette friction liée à l'impossibilité de voir un ticket, car il se trouve dans un tout autre système. » Par exemple, nous avons reçu un rapport faisant état de clients mécontents dans un système. Nous avons pu effectuer des recherches et passer d'un ticket à l'autre et d'une équipe à l'autre parce qu'ils étaient liés dans le même système », explique Bruce.
Après la migration, Dave affirme que « l'utilisation a explosé dans l'ensemble de l'entreprise », révélant le besoin de renforcer la sécurité et de simplifier la gestion des autorisations. En intégrant Atlassian Access et Okta, Ginkgo Bioworks bénéficie désormais d'une authentification unique et d'une administration basée sur les rôles. Le service informatique peut donc accorder rapidement aux employés un accès au contenu exact dont ils ont besoin en les assignant à un groupe, au lieu de fournir un accès personne par personne ou outil par outil. « Les gens veulent un accès immédiat, et nous devons nous assurer qu'ils sont rapidement opérationnels », affirme Dave. « Nous reconfigurons régulièrement les personnes et les équipes. Nous devons donc séparer les données, tout en assurant leur disponibilité. Les autorisations basées sur les rôles via un emplacement central facilitent les choses. »
La facilité et la rapidité sont des sujets communs chez Ginkgo Bioworks. L'entreprise a donc également travaillé avec Praecipio Consulting pour tirer parti d'autres outils et fonctionnalités dans Jira Service Management. « Jira Service Management Premium nous permet d'utiliser Insight pour gérer les actifs et d'intégrer plus étroitement Opsgenie [pour gérer les incidents majeurs]. Ainsi, nous connaissons le calendrier et les horaires de travail de chacun. C'est génial », se réjouit Bruce. Avec Dave, ils pensent que Jira Service Management aura notamment un impact énorme sur le vaste inventaire d'équipements de laboratoire de Ginkgo Bioworks. Les capacités de gestion des actifs aideront le service informatique à suivre plus de 700 équipements, qui sont fréquemment déplacés d'un laboratoire à l'autre. En cas de panne, les fonctionnalités de réponse aux incidents majeurs alertent l'employé d'astreinte pour la maintenance, ce qui accélère la résolution, mais permet aussi une dotation flexible en personnel. D'après Bruce : « Insight constituera un pilier de notre stratégie de gestion des actifs informatiques et des changements. »
Tripler la production, réduire les coûts de moitié, possibilités exponentielles
L'accès aux dernières fonctionnalités cloud les plus performantes stimule la croissance et l'innovation de Ginkgo Bioworks. La première année qui a suivi la migration était axée sur les fonctionnalités fondamentales. La deuxième année sera consacrée à la prise de décision et à la conformité basées sur les données. L'équipe a dressé une longue liste d'optimisations souhaitées à l'avenir, notamment étendre Jira Service Management à l'ensemble de l'entreprise, faciliter la recherche de données dans Slack, analyser les données des tickets pour identifier les besoins de formation et les tendances de rentabilité, et améliorer la recherche dans Confluence. Elles auront toutes des répercussions sur l'ensemble de l'organisation. « Cela va bien au-delà de la simple gestion des tickets. Nous travaillons avec Praecipio Consulting pour mettre en place des projets qui transforment réellement l'entreprise », explique Bruce.
Ces impacts sont rendus possibles par le partenariat de Ginkgo Bioworks avec Praecipio Consulting et Atlassian. « Puisque nous n'avons pas à nous soucier du matériel ou des systèmes d'exploitation, nous pouvons nous concentrer sur la gouvernance et les procédures, [la tenue de dossiers et rapports financiers selon la loi] Sarbanes-Oxley, l'assurance qualité, l'auditabilité, la conformité et d'autres recommandations, afin que Ginkgo Bioworks puisse garder une longueur d'avance », déclare Bruce.
Garder une longueur d'avance sur ses performances passées et sur les autres acteurs du secteur ? C'est exactement ce que prévoit de faire Ginkgo Bioworks. L'équipe vise des objectifs ambitieux et, grâce à une plateforme cloud et à un partenaire solides, elle est en bonne voie de les atteindre. « Nous avons triplé notre production et essayé de réduire les coûts par charge de moitié », explique Dave. « Cela signifie que dans trois ans, nous aurons théoriquement besoin de 27 fois plus de réseau et de stockage qu'aujourd'hui. Mais en migrant vers le cloud et en convergeant autour des produits Atlassian de gestion des services, nous pouvons évoluer de manière non linéaire, disposer des métriques nécessaires pour réaliser les investissements dont nous avons besoin et stimuler la rentabilité. »
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