From scattered information to structured insights: How Deichmann’s team use Rovo to work more efficiently

Deichmann, le plus grand détaillant de chaussures d'Europe, explore de nouvelles façons d'aider les équipes de l'ensemble de l'entreprise à accéder plus efficacement aux informations et à faciliter la prise de décision.

En adoptant Rovo et en utilisant Rovo Studio pour créer une suite d'agents adaptés à ses workflows en allemand, Deichmann a transformé des données fragmentées, dispersées entre Jira, Confluence et SharePoint, en informations instantanées et consolidées.

Qu'il s'agisse de la revue trimestrielle des objectifs ou de l'amélioration de la sécurité informatique, les équipes métier et techniques de toute l'organisation intègrent les agents Rovo dans leurs workflows quotidiens afin d'éliminer des heures de préparation manuelle, de fournir plus rapidement des réponses en libre-service et de dégager des informations stratégiques à partir des données opérationnelles, le tout dans leur langue maternelle.

Déployer les connaissances d'entreprise au sein d'une organisation de vente au détail mondiale en pleine croissance

En tant que premier détaillant européen de chaussures comptant environ 49 000 collaborateurs, la plateforme Atlassian de Deichmann n'a cessé de gagner en envergure, en complexité et en importance métier. Avec Fabian Weber comme Atlassian Platform Owner au sein d'une base d'utilisateurs en forte croissance, Deichmann a vu là une opportunité d'étendre ses capacités d'accompagnement et de mettre à la disposition d'un plus grand nombre d'équipes de l'organisation un support Atlassian de haute qualité.

Plusieurs défis sont venus aggraver ce problème :

À mesure que l'environnement de collaboration numérique de Deichmann s'étendait à Jira, Confluence et SharePoint, les équipes avaient besoin d'un moyen plus rapide de trouver des informations fiables, de compiler des mises à jour d'état, de préparer les sessions de revue et d'assurer la continuité du travail entre les différentes fonctions.

De nombreux utilisateurs avaient besoin d'aide pour créer des filtres JQL, des automatisations ou des requêtes structurées. En leur offrant un moyen plus intuitif de traduire les besoins métier en résultats techniques, Deichmann a pu réduire les transferts et aider les équipes à travailler de manière plus autonome.

Les équipes de Deichmann travaillent généralement en allemand, bien que l'anglais soit également utilisé pour les projets internationaux ; elles s'appuient sur un vocabulaire et des abréviations spécifiques à leur domaine d'activité, qui reflètent l'expertise opérationnelle de l'entreprise. Pour être utiles dans les workflows quotidiens, les résultats générés par l'IA devaient comprendre ce langage, ce contexte et cette terminologie de manière fiable.

Deichmann y a vu une opportunité d'étendre l'impact de son expertise en matière de plateformes, de donner aux collaborateurs un accès direct à des informations pertinentes et de permettre à l'IA de fonctionner dans la langue et le contexte de l'entreprise.

Aider les équipes à passer des efforts de préparation à des informations exploitables

Deichmann a adopté Rovo et utilisé Rovo Studio pour créer des agents destinés à ses workflows les plus volumineux et générant le plus de frictions : revues trimestrielles des objectifs, analyse des epics et reporting d'état.

• Agent de rapport d'espace Jira : crée des rapports trimestriels structurés pour les espaces Jira, avec une hiérarchie complète des tickets, et les publie automatiquement dans Confluence avec une analyse de la progression, une évaluation des risques et des recommandations supplémentaires.

• Agent de fond d'epic : remplit la même fonction au niveau de l'epic, en mettant en évidence les risques, les tickets enfants et les états afin que les équipes comprennent ce qui importe sans avoir à passer au crible chaque ticket individuellement. Fabian Weber explique que l'agent fonctionne « comme un collègue expérimenté qui effectue rapidement des recherches sur le sujet et rassemble les informations pertinentes ».

• Agent de résumé des tickets : analyse les tickets terminés et crée des résumés concis mettant en avant les principales réalisations, les problèmes résolus et l'impact, sous forme de commentaire à des fins de documentation.

Grâce à ces agents, les équipes peuvent préparer plus efficacement leurs réunions de revue et passer moins de temps à rassembler des informations.

Les participants gagnent également du temps et réduisent leur charge mentale, car le résumé est plus clair et plus exploitable. Appliqués à plusieurs participants et à plusieurs sessions de revue, ces agents peuvent contribuer à réduire les efforts répétitifs de collecte d'informations et permettre aux équipes de se concentrer davantage sur l'analyse, la discussion et le suivi.

« Auparavant, les équipes passaient beaucoup de temps à compiler les dernières informations, à rechercher les politiques et à aligner les parties prenantes. Désormais, nos agents Rovo les aident à compiler et à structurer ces informations plus efficacement. » — Fabian Weber, Atlassian Platform Owner

Le support et la recherche gagnent en rapidité et en clarté : plus besoin de traduction

Avant Rovo, tout collaborateur ayant besoin d'une requête JQL, d'une automatisation Jira ou d'un filtre personnalisé devait souvent faire appel à Fabian Weber, le propriétaire de la plateforme, pour traduire ses besoins en solutions techniques. À mesure que l'adoption du système progressait, Deichmann a souhaité rendre cette expertise plus accessible et réduire le délai entre la demande et le résultat.

Grâce à Rovo, les collaborateurs peuvent décrire leurs besoins en allemand courant et obtenir des requêtes JQL et des structures d'automatisation presque complètes. Les tâches qui nécessitaient auparavant une demande de support peuvent désormais être traitées en quelques minutes, ce qui permet aux équipes d'avancer plus vite tout en conservant un niveau de qualité élevé concernant les résultats techniques.

Rovo unifie également la recherche entre les applications Atlassian et tierces de Deichmann, puis cartographie les relations entre les personnes, les projets et le contenu à travers les systèmes de travail connectés. Ainsi, les équipes d'approvisionnement, de la sécurité informatique, RH et bien d'autres peuvent trouver exactement les politiques, les documents produit, les données de vente, les procès-verbaux et les informations dont elles ont besoin sans avoir à changer de système.

Grâce à Rovo, les collaborateurs sont plus autonomes, et Fabian Weber a pu consacrer une grande partie de son temps auparavant dédié au support réactif à l'habilitation proactive à l'échelle de l'entreprise.

« Les utilisateurs métier n'ont pas toujours besoin de devenir des experts en JQL ou en automatisation pour faire avancer leur travail. Avec Rovo, ils peuvent utiliser le langage naturel pour générer eux-mêmes une requête ou une structure d'automatisation presque complète, tout en continuant à bénéficier des normes et des recommandations que nous avons intégrées à notre plateforme. » — Fabian Weber, Atlassian Platform Owner

Une vue d'ensemble : visible stratégique à partir de données tactiques

Deichmann n'utilise pas Rovo uniquement pour améliorer la productivité individuelle. Fabian Weber a collaboré avec différents services de l'entreprise pour créer, dans Rovo Studio, des agents qui offrent aux équipes et aux dirigeants une vue stratégique en temps réel du travail de l'organisation.

• Agent d'initiative stratégique : génère un résumé de gestion complet directement à partir des données Jira en temps réel, en reliant les initiatives stratégiques aux équipes, aux objectifs trimestriels, aux services et à l'état de livraison. Les responsables de service ont qualifié les premières démonstrations de « moment époustouflant », car l'agent transforme des informations dispersées en une vue d'ensemble exploitable.

• Agent de cluster : regroupe plusieurs initiatives stratégiques en un seul résumé de gestion. Il sert de document de référence pour les responsables impliqués dans un cluster, tels que la logistique, les RH et la gouvernance informatique.

• Agent de sécurité informatique : analyse simultanément les tickets Jira via JQL et les pages de documentation Confluence, puis synthétise les informations pertinentes liées à la sécurité informatique issues de la documentation connectée et des données des tickets afin de faciliter les évaluations et les actions de suivi.

Au lieu que les dirigeants passent du temps à collecter des données, Rovo fournit des informations structurées qui favorisent des discussions plus éclairées et des décisions de suivi plus judicieuses.

« Auparavant, les équipes passaient beaucoup de temps à compiler les dernières informations, à rechercher les politiques et à aligner les parties prenantes. Désormais, nos agents Rovo s'en chargent à leur place et apportent une valeur ajoutée immédiate et tangible. » — Fabian Weber, Atlassian Platform Owner