Free Intake Form Template
Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.
melhor para
Gerenciamento de projeto
Principais funções
Backlog
Automação
Fluxos de trabalho
Painel
What is an intake form template?
An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service.
It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.
Streamlines information gathering
An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.
Improves planning and alignment
When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information.
That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.
Reduces errors and manual inefficiencies
Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share.
This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.
O que o template de formulário de entrada inclui?
Backlog
Quando um cliente envia um formulário de entrada usando o template de formulário de entrada, você pode criar um item e adicioná-lo ao backlog. O backlog serve como uma lista centralizada de todas as solicitações enviadas.
É fácil acompanhar e gerenciar tarefas individuais que são essenciais para o projeto para manter todas as equipes no caminho certo rumo a uma meta comum.
Automação
Com os recursos de automação de fluxo de trabalho, você pode reduzir a triagem manual e as respostas de formulários. Assim, você automatiza a atribuição de responsáveis, definição de datas de entrega ou marcações de solicitações. O horário que você economiza na triagem manual pode ser usado para focar no projeto.
Fluxos de trabalho
Fluxos de trabalho do Jira definem o ciclo de vida de uma solicitação, de Enviado para Triagem, Aprovado, Fazendo e Feito. Os fluxos de trabalho determinam como as solicitações são tratadas e oferecem uma visão simplificada do status atual de cada solicitação.
Painel
Os dashboards oferecem visibilidade em tempo real do volume de entradas, gargalos e tempos de resposta. Isso ajuda você a entender melhor seus recursos disponíveis e como alocá-los para maximizar a eficiência.
Como começar a usar o template de formulário de entrada
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Defina o objetivo do seu formulário de entrada e crie um projeto dedicado no Jira
A primeira coisa que você precisa fazer para começar a usar o template de formulário de entrada é definir o objetivo do seu formulário de entrada. Que tipos de ticket o formulário de entrada vai capturar e quem vai revisar os envios?
Este é um ponto essencial antes de receber envios.
Em seguida, crie um projeto dedicado do Jira para separar as solicitações recebidas dos trabalhos de execução. Use projetos dedicados do Jira Service Management (JSM) para admissão e automação para mover solicitações aprovadas para projetos do Jira, a fim de separar trabalhos de execução de solicitações feitas por clientes.
- 2
Personalize os campos do seu formulário de entrada para colocar detalhes importantes
Depois de criar um projeto dedicado do Jira e definir a finalidade do seu formulário de entrada, você pode personalizar os campos dele. É aqui que você coloca todos os detalhes importantes.
A seção Fields (Campos) vai exibir todos os campos disponíveis para o tipo do ticket que você selecionou, e você pode arrastar e soltar campos para adicioná-los ao seu formulário. Você também deve remover todos os campos desnecessários para manter seu template de formulário de entrada o mais simples possível.
Para remover um campo, selecione-o e depois clique em Remove field (Remover campo) ou arraste-o de volta para a seção Fields (Campos).
- 3
Crie um fluxo de trabalho estruturado para refletir seu processo de entrada
Mapeie seu processo de revisão real e utilize nos status do Jira. Assim, fica fácil de ver o status atual de cada tarefa e projeto, o que ajuda manter as equipes alinhadas.
Incluir etapas claras de aprovação ou rejeição facilita o controle de como o trabalho progride.
Você pode configurar um status de Aguardando aprovação, definir aprovadores e mapear aprovações e rejeições para status específicos do Jira. Defina um processo claro de tomada de decisão para simplificar aprovações e rejeições.
- 4
Automatize o roteamento e a priorização para otimizar a triagem
A triagem pode ser um dos aspectos que mais consomem tempo na captação de clientes e projetos, então você pode economizar muito tempo através da automação. Crie regras de automação que atribuem solicitações ou notificam revisores.
Você pode criar uma regra com o Rovo, do zero ou a partir de um template existente. Use condições baseadas em prioridade ou departamento para garantir um roteamento mais rápido e preciso.
A automação do Jira pode ajudar a simplificar esse processo, economizando tempo e garantindo que cada item seja direcionado para a equipe correta.
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Acompanhe, revise e otimize seu fluxo de trabalho de entrada conforme necessário
Depois que você configurar seu fluxo de trabalho de entrada, vai ser necessário um monitoramento para decidir se precisa de melhorias. Use painéis e relatórios no Jira para monitorar seu fluxo de trabalho de entrada e identificar gargalos e atrasos.
Então você pode tentar resolver esses problemas conforme forem surgindo. Além disso, revisar com frequência os fluxos de trabalho e as regras de automação é uma parte fundamental para melhorar a eficiência ao longo do tempo.
Se você notar gargalos ou atrasos, é um sinal de que deve otimizar seus fluxos de trabalho de entrada e regras de automação.
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