A Sophos melhora a segurança cibernética, a produtividade e o impacto com a Atlassian Cloud

Simplificação para alcançar eficiência e viabilização

Depois da atualização das implementações do Server para Data Center do Jira Software e do Confluence em 2019, o crescimento do quadro de funcionários da Sophos, a expansão global e a ampla adoção das ferramentas da Atlassian continuaram pressionando a infraestrutura da empresa. Com a grande quantidade de usuários e atividades, o gerenciamento da carga começou a ficar inviável.

O ritmo das alterações também estava acelerando. "Tudo está se movendo mais rápido. E quando a empresa funciona com rapidez, a TI precisa ser mais rápida", diz o diretor de engenharia corporativa Rajeev Kapur. A equipe queria testar ferramentas novas e processos ágeis em busca de inovação, mas a integração de tecnologias novas era complicada, pois o software estava protegido pelo firewall. Além dessa dificuldade, a TI passava a maior parte dos dias corrigindo itens, o que deixava pouco tempo para projetos estratégicos e iniciativas inovadoras.

A migração na nuvem ofereceu a oportunidade de otimizar em todas as frentes. "A empresa não pode sobreviver com várias maneiras de fazer a mesma coisa", diz Daniel Cave, engenheiro sênior de infraestrutura. "A migração para a nuvem foi a oportunidade de limpar a bagunça e aprimorar tecnologias e processos."

Esse foco na otimização e simplificação virou a estrela-guia da migração da Sophos. "É preciso ter um motivo fundamental para migrar para a nuvem e para usar como mantra para a equipe e usuários. Para a gente, esse motivo foi a busca por simplicidade e viabilização", explica Daniel. "A filosofia da empresa é que você não deve gastar tempo infindável com a configuração e gerenciamento do sistema. Ele deve funcionar sozinho para que você faça o seu trabalho. ⁠Ao migrar para o Atlassian Cloud, a gente mudou de foco, que passou a ser a defesa da adoção, a melhoria a eficiência e o planejamento para o futuro."

O sucesso da migração vem em fases

Após a decisão de migrar, a próxima pergunta foi: como? A Sophos considerou a migração de todo o sistema ao mesmo tempo, mas resolveu otimizar e migrar (abordagem recomendada pela Atlassian) e migrar instância por instância para que o valor fosse percebido o mais rápido possível. A equipe esperava que a organização do projeto em fases também ajudaria a impulsionar a adoção.

A TI iniciou o processo de planejamento com a atividade de "teia de aranha" para identificar quais projetos do Confluence e do Jira Software estavam vinculados, de modo que pudessem ser migrados como unidade. Em seguida, a equipe reuniu um grupo de interessados importantes de cada área de negócios para ajudar a planejar e a testar a migração e para que servissem como defensores nas respectivas equipes. "Envolva os principais tomadores de decisão em cada unidade de negócios: tanto o pessoal técnico quanto as pessoas mais influentes", sugere Daniel. "Eles entenderam a proposta de valor, as complexidades, o que as pessoas poderiam ou não obter com isso; e eles levaram essas informações para as equipes em que estavam."

A TI planejou a próxima fase em torno das unidades de negócios que seriam mais afetadas em caso de erros. Nessa fase, a equipe levou ainda mais tempo planejando e testando para minimizar os riscos. Rajeev revela: "O gerenciamento dos interessados e os testes de aceitação do usuário são os viabilizadores da migração bem-sucedida. É obrigatório ser honesto e consistente."

Para ajudar na comunicação com os interessados, certo administrador da Atlassian criou o comunicado de imprensa interno para definir expectativas sobre a nova funcionalidade e animar as equipes.

Parceria e solução de problemas em todo o processo

Durante cada fase da migração da Sophos, o pessoal da TI usou o Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) e o Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) para ajudar no planejamento e na implementação. "Você precisa estar otimista de que a ferramenta de migração vai lidar com a maioria dos dados", diz Daniel. "Assim você fica concentrado na maneira mais curta de alcançar um sistema operacional."

A Adaptavist também desempenhou papel inestimável na oferta de experiência em planejamento de migração, testes e suporte técnico. Rajeev diz: "A Adaptavist fez parte da equipe de projeto. A contratação do parceiro permitiu tirar proveito dos seus conhecimentos, conexões com fornecedores de aplicativos e experiência para que a migração fosse mais rápida. Ele também ajudou muito no engajamento dos usuários, explicando aos interessados e aos usuários o que eles poderiam fazer com o Atlassian Cloud."

As APIs da Atlassian também facilitaram o processo. "Consulte as APIs do Atlassian Cloud para entender o que elas fazem. Houve muitos casos em todo o projeto em que a API ofereceu soluções de gerenciamento em grande escala", explica Dan. "Por exemplo, como a migração foi feita em fases, a gente criou um processo em que o conteúdo que permanecia “apenas para leitura” antes de ser movido e que, depois, era liberado para “leitura/gravação” ao chegar ao ambiente de nuvem. Ou seja, era necessário mudar os esquemas de permissão do Jira em massa, tanto na implementação local quanto na nuvem. Durante a primeira iteração, certo engenheiro levou algumas horas para fazer tudo. Já na segunda iteração, um script baseado nas APIs fez as mudanças sem intervenção manual."

Aproveitando os recursos e a orientação da Atlassian e da Adaptavist, a Sophos concluiu a maior parte da migração em cerca de seis meses. A equipe já está colhendo os frutos de trabalhar na nuvem e prevê mais melhorias no futuro.

Liberdade para focar na melhoria das vidas das pessoas e nos resultados financeiros

Agora que a Sophos está colaborando no Atlassian Cloud, as equipes em toda a empresa e em todo o mundo podem trabalhar com confiança sem interrupções e a TI pode atuar como parceiro mais estratégico e produtivo na empresa.

"A disponibilidade no Atlassian Cloud é muito melhor. O trabalho da equipe passou de "Por que o Jira está apresentando problemas?" para "Como faço essa tarefa no Jira?", Rajeev compartilha. "Agora a gente consegue pensar em maneiras de melhorar a vida dos usuários e não apenas em modos de resolver questões de estabilidade e desempenho."

Daniel diz que essa mudança foi significativa tanto para os funcionários individuais quanto para a empresa em geral. "Meu cargo foi alterado na totalidade de administrador de banco de dados (DBA) para o papel de viabilização. A gente não é mais um grupo de DBAs ou de engenheiros de servidores. A gente está atraindo e desenvolvendo funcionários voltados para eficiência, melhorias e utilização de sistemas. Essas pessoas geram impacto muito mais significativo na eficácia operacional da empresa."

Quanto à eficiência, a Sophos está desfrutando da produtividade recém-descoberta graças à funcionalidade nativa da nuvem. "A automação no Jira Software permite que a gente corra mais rápido, gerencie melhor as coisas e adote práticas novas", conta Rajeev. "Por exemplo, quando algum sprint começa, todas as atividades no sprint são acionadas e os clientes internos recebem atualizações de status. Automações como essas são mais rápidas, simples, fáceis e oferecem a melhor experiência para as pessoas que buscam trabalho." Daniel acrescenta: "Qualquer pessoa pode usar a automação; é muito simples."

Tudo está relacionado à maior vitória migratória da Sophos: alcançar a meta de simplificar e viabilizar. "A gente tem produtos simples e fáceis de usar. A gente quer o mesmo no âmbito interno para facilitar o sucesso dos funcionários. O processo todo não deveria gerar sobrecarga. Deveria funcionar e pronto", diz Daniel. "Ao migrar para o Atlassian Cloud, a gente deixou de ser suporte puro; agora, a gente está concentrado na viabilização de processos e na agregação de valor aos negócios."