A Procore aproveita todo o potencial da plataforma com o System of Work da Atlassian e o Rovo

Desafio: depois de um período de crescimento durante o qual sua força de trabalho dobrou de tamanho, a Procore Technologies percebeu que suas ferramentas não estavam mais apoiando a visibilidade da liderança, o planejamento estratégico e a colaboração interdisciplinar. Para prosperar em sua nova escala, a Procore precisava reunir o trabalho de todos em uma plataforma única e unificada.

Solução: a Procore criou um System of Work unificado no Atlassian Cloud: um catálogo de software no Compass, Teamwork Collection para rastreamento de trabalho, documentação e comunicação por vídeo assíncrona, um plano de ação para toda a empresa no Jira Product Discovery e gerenciamento de incidentes no Jira Service Management.

Dentro desse sistema unificado, o Rovo facilita a localização de informações, exibindo respostas rápidas dos dados em todas as ferramentas com a Pesquisa Rovo e simplificando os fluxos de trabalho com os Agentes Rovo.

Impacto: a execução e o planejamento do trabalho agora estão conectados com perfeição à estratégia por meio do portfólio e da plataforma conectados da Atlassian. A liderança sempre tem uma visão do progresso e as equipes não precisam correr atrás umas das outras em busca de visibilidade. O foco está de volta ao seu lugar: trabalho de alto impacto e tomada de decisões estratégicas.

Uma plataforma de construção buscando um System of Work para suas próprias operações

Projetos de construção de fato criam as comunidades. A Procore Technologies, uma plataforma de gerenciamento de trabalho para o setor de construção, ajuda esse trabalho crítico a funcionar sem problemas.

Em 150 países, as equipes de construção usam a Procore para gerenciar mais de 3 milhões de projetos. A plataforma da Procore gerencia todas as fases desse processo muito complexo, desde o planejamento de projetos até o gerenciamento de recursos e dados de análises orientadas por IA.

Nessa grande escala — e para um trabalho tão importante — operações eficientes são tudo. Foi isso que estimulou a transformação do System of Work da Procore. Sua força de trabalho dobrou de tamanho e, com o tempo, a criação de um plano de ação se tornou desarticulada e fragmentada.

Cada equipe gerenciava seu próprio plano de ação de uma maneira diferente, como planilhas, apresentações de slides e até documentos de texto. Nenhum desses itens do plano de ação estava vinculado ao Jira, onde o trabalho do produto era monitorado de fato. A liderança carecia de visibilidade geral e as equipes tinham conhecimento limitado das atividades umas das outras.

"Você não deveria ter que ver 17 conjuntos de slides diferentes para ter uma ideia do plano de ação geral", diz Ronny. "Todos, desde a liderança até a produção, devem ter clareza sobre quais metas e projetos a gente está trabalhando."

Visibilidade de toda a empresa para todos, desde CEOs até novos funcionários

A meta da Procore era clara. Ela queria gerar um System of Work para criação de um plano de ação, comunicação, acompanhamento do trabalho e muito mais. Para conseguir isso, a Procore queria que todas as suas ferramentas funcionassem juntas. Em vez de uma "pilha de ferramentas" de dezenas de fornecedores, a empresa precisava de uma plataforma integrada.

A Procore já aplica essa filosofia ao seu próprio produto e agora queria melhorar suas operações internas da mesma forma. Foi isso que a atraiu para a Teamwork Collection (Jira, Confluence e Loom) e para o System of Work da Atlassian.

"A forma como os produtos da Procore e da Atlassian funcionam juntos é muito semelhante", diz Ronny. "A principal diferença é que a gente atende apenas ao setor de construção."

Etapa 1 da transformação: um plano de ação unificado da Procore

Primeiro, a Procore consolidou todo o plano de ação e o trabalho do produto no Jira. Agora, a empresa usa um plano de ação trimestral do Jira para toda a empresa, que se conecta aos espaços de entrega do Jira das equipes e a um catálogo de componentes de software no Compass. Várias equipes de produto também usam o Jira Product Discovery para priorização e planejamento contínuos.

"A meta da empresa era conectar a estratégia à execução", diz Ronny. "A nova estratégia e plano de ação da empresa estão em espaços centralizados do Jira, conectados ao espaço de entrega do Jira de cada equipe. Tudo está em um só lugar e pode ser descoberto por todos, desde líderes até novos funcionários."

Para obter visibilidade do trabalho do produto, as equipes de entrada no mercado não precisam mais entrar em contato direto com a equipe de engenharia. A partir do novo plano de ação, as equipes podem ver de imediato o que está em andamento, quando vai chegar aos clientes e o que podem fazer para oferecer suporte a partir de uma perspectiva de entrada no mercado.

"Esse foi um evento que mudou a vida das nossas equipes de entrada no mercado, e a produtividade delas aumentou muito”, compartilha Ronny. "Elas podem se concentrar em fazer o trabalho, não em pedir com frequência atualizações de status aos colegas."

Etapa da transformação 2: catalogação de componentes e aplicativos de software

"O Compass une os sistemas, equipes e aplicativos da empresa. É o tecido conjuntivo do ecossistema da Atlassian da empresa", diz Ronny. Com o Compass como camada de conexão, a estratégia futura da Procore ganha vida e encontrar a propriedade dos componentes é rápido e fácil.

Ao visualizar o catálogo de componentes no Compass, todos podem ver qual equipe está trabalhando em um componente de software, e os indicadores de desempenho revelam sua integridade e status. Cada item do catálogo está vinculado ao rastreamento do trabalho no Jira, aos itens do plano de ação unificado e ao componente do cronograma de plantão por meio de uma integração com o Jira Service Management.

Com o Compass, a manutenção do catálogo de software é quase sem esforço. A Procore agora atualiza os dados do catálogo na plataforma Compass, eliminando um processo complexo do GitOps. "O que antes poderia demorar semanas de trabalho, agora pode ser feito em minutos direto no Compass", diz Ronny.

Os dados do catálogo também são encontrados com facilidade em outras ferramentas da Atlassian, como o Jira Service Management. "Os componentes são marcados em incidentes e os engenheiros conseguem ver em um só lugar quais eventos ocorreram nos últimos dias em um determinado Serviço, levando a uma resolução mais rápida."

Etapa 3 da transformação: acabar com os silos de dados e aprimorar a qualidade do plano de ação com IA

A "filosofia de plataforma" da Procore consiste em todos os dados da empresa estarem contidos em um ecossistema unificado. Com todos os dados consolidados na plataforma da Atlassian, o Chat Rovo e a Pesquisa Rovo facilitam a obtenção de insights desses dados, enquanto os Agentes Rovo simplificam os processos repetitivos.

"A gente já tinha um tesouro de dados no Jira, mas só podia obter insights por meio de relatórios e dados de análises", diz Ronny. "O Rovo revolucionou ao acessar esses dados e os insights contidos neles."

Agora, a gerência sênior pode responder com rapidez às perguntas e obter insights do Rovo durante as reuniões de planejamento. "O primeiro instinto quando querem respostas dos dados é perguntar ao Rovo", diz Ronny. "Essa eleva o moral do Teamwork Graph da empresa." A propriedade da equipe também fica clara na hora. O Rovo conecta os pontos entre cada equipe e os espaços em que trabalham, os componentes que tem e as iniciativas recentes nas quais trabalharam.

O Rovo economizou aos Procorianos uma média de 46 minutos por dia para os usuários, devolvendo 23 horas por mês para se concentrarem em um trabalho mais estratégico. Além disso, com agentes Rovo personalizados, as equipes de produto e GTM também estão melhorando a qualidade da documentação e do plano de ação. A Procore criou agentes personalizados para:

• Crie itens de roteiro, iniciativas ou iniciativas secundárias trimestrais para as equipes humanas analisarem

• Analise as iniciativas existentes, avalie a qualidade delas e sugira melhorias

• Treine equipes na transição para o novo roteiro unificado, sugerindo que elas revisem itens com equipes dependentes e partes interessadas

A criação e o uso desses agentes na Procore fizeram que as equipes não apenas reduzissem as taxas de retrabalho em 17%, mas também concluíssem o trabalho 24% mais rápido!

Etapa 4 da transformação: gerenciamento de incidentes rico em contexto

A Procore também transferiu o gerenciamento de incidentes para o Jira Service Management de uma ferramenta que não era da Atlassian. Agora, os incidentes se conectam ao System of Work da Procore sem problemas, enriquecido com as equipes, sistemas e tickets com os quais eles se relacionam.

Cada incidente recebe uma identificação com o serviço afetado, que traz metadados relevantes do Compass para o ticket e sincroniza os dados do incidente com o item do catálogo, visível no Compass. Essas informações dão à equipe de gerenciamento de serviços o contexto necessário para resolver incidentes com mais rapidez.

"A equipe de serviço nunca esteve tão animada, porque a transição foi tranquila e todos viram os benefícios logo no começo", diz ele. No futuro, ela planeja experimentar o Agente de Serviço Virtual alimentado por IA do Jira Service Management. Por exemplo, a equipe vai poder coletar incidentes semelhantes e analisar a causa raiz compartilhada, evitando novos incidentes no futuro. 

Etapa 5 da transformação: eliminar horas de reuniões com vídeos assíncronos

Com o Loom fazendo parte da Teamwork Collection, a Procore está reduzindo as dispendiosas horas de reunião, em particular as de liderança. "A agenda dos líderes está lotada, e reservar um tempo com eles pode ser um desafio", diz Ronny. "Com o Loom é mais rápido gravar e assistir. Também nos ajuda a manter as coisas concisas e focadas", diz Ronny. 

Como uma força de trabalho distribuída em todo o globo, o Loom facilita a comunicação em diferentes fusos horários e cronogramas. No evento recente de hackathon da Procore, demonstrações e discursos de elevador foram enviados via Loom para que os avaliadores pudessem analisar quando fosse mais conveniente. Esse nível de colaboração global não teria sido possível sem uma ferramenta de comunicação assíncrona como o Loom.

Criação de um futuro da construção mais rápido

Todos os aspectos das operações da Procore agora estão conectados e acessíveis em seu System of Work da Atlassian: aplicativos e componentes de software no Compass, metas e estratégias no plano de ação unificado, tickets no Jira e incidentes no Jira Service Management. 

Com o Chat Rovo e a Pesquisa Rovo, a Procore pode responder com rapidez a perguntas complexas com dados de todas essas ferramentas. Os Agentes Rovo não apenas ajudam as equipes a trabalhar com mais rapidez, mas também mantêm padrões sempre altos de processos e qualidade.

Como obter visibilidade não é mais uma barreira, os líderes e as equipes podem voltar a focar no trabalho relevante e na tomada das decisões estratégicas corretas. Por exemplo, a Procore agora pode quantificar com rapidez seu nível de investimento em diferentes áreas, facilitando a decisão de quais áreas precisam de mais ou menos investimento no futuro. 

Há pouco tempo, a Procore adicionou a Teamwork Collection da Atlassian ao seu System of Work. "A Teamwork Collection é uma base sólida para o System of Work", diz Ronny. "Todos os processos da empresa, de tickets a reuniões, estão conectados em uma única plataforma. A liderança pode ver com precisão no que a empresa está trabalhando e como ela se conecta à estratégia. Essa visibilidade não existia antes."