A Lutron é uma luz no caminho para experiências inteligentes de iluminação com o SAFe e o Jira Align

Mudar para um método de entrega ágil é uma grande realização para equipes de desenvolvimento de software estabelecidas. Mas ao mudar as equipes de software e hardware — e todas as suas interdependências — para uma estrutura de entrega ágil e em escala, os desafios passam de difíceis a muito assustadores. A Lutron Electronics não sabia como conduzir esse processo, mas a Adaptavist e a Atlassian, Parceiros de soluções, a ajudaram a encontrar uma solução. Ao implementar a estrutura da Scaled Agile, Inc. (SAFe) junto com o Jira Align, a Lutron transformou sua cultura, processos e plataformas não apenas para oferecer produtos melhores, mas também experiências melhores para funcionários e clientes.

Desde 1960, a Lutron Electronics é líder em controle de iluminação. De dimmers e interruptores residenciais a iluminação comercial inteligente e sistemas automatizados de persianas no Empire State Building e na sede da Exxon em Houston (um dos maiores projetos de construção comercial dos EUA), centenas de milhões de pessoas utilizam seus produtos todos os dias — muitas sem nem mesmo saber disso. 

Nos primórdios do controle de iluminação, produtos como os da Lutron eram reservados para empresas e pessoas ricas. Com o tempo, a tecnologia se tornou mais acessível ao consumidor comum. À medida que a iluminação evoluiu de um produto caro e apenas comercial para uma experiência de comercialização em massa, a Lutron também precisou se adaptar. 

A equipe da Lutron foi estimulada por essa nova direção no setor, mas sabia que isso exigia mudanças significativas de cultura, processos e ferramentas — um desafio bastante assustador devido à complexidade de seus produtos e modelo de entrega. Com o tempo, os produtos da Lutron evoluíram para uma combinação de software (criados com código de implementação até que rápida e fácil) e hardware (dispositivos físicos que levam tempo para serem fabricados e enviados). Seus dimmers inteligentes Caséta, por exemplo, incluem um interruptor dimmer físico e um software para controle das luzes com um app ou dispositivo doméstico inteligente. Devido aos longos prazos de entrega associados ao projeto e fabricação de hardware como o interruptor Caséta, as equipes que produziam essas peças dos produtos eram mais avessas a riscos e mudanças. No que diz respeito ao software, as equipes, em geral, ficavam muito mais confortáveis em testar novas ideias e agir com rapidez. 

Essas diferenças culturais e restrições de cronograma dificultaram bastante o gerenciamento de dependências e a colaboração entre as equipes de hardware e software da Lutron. “Se a gente mostrar o diagrama de como todas essas peças de hardware e software se conectam, é como uma linha emaranhada. E tudo precisa ser simplificado para o usuário”, diz Ben Bard, diretor sênior de engenharia de sistemas. “Essa é uma das coisas que de fato fez a gente utilizar o SAFe, dimensionar os esforços e implementar um produto como o Jira Align. Antes era impossível gerenciar tudo isso.”

Diretiva cumprida: a fabricação de produtos cresce mais de 30% em um ano

Ben e sua equipe estavam lidando com essas dificuldades de crescimento e avaliaram soluções durante algum tempo antes que uma solicitação executiva lhes desse a motivação para agir. A equipe executiva da empresa desafiou a Engenharia a aumentar a produtividade em 30% para que a Lutron pudesse acompanhar as demandas de sua equipe de vendas e clientes. Atingir essa meta exigiria uma grande mudança, e a equipe de Ben achou que o SAFe, uma estrutura comprovada de gerenciamento de portfólios de produtos complexos, poderia ser a resposta.

As equipes de software da Lutron ficaram entusiasmadas com a ideia de deixar o modelo cascata para trás, mas as equipes de hardware estavam céticas. Para ganhar adesão, Ben e seus colegas trabalharam com a Adaptavist para gerenciar o SAFe em uma área de produto. Os resultados foram medidos, compartilhados com executivos e outras equipes e, em seguida, passaram para outro projeto de teste. 

Ao longo da fase inicial, a engenharia às vezes teve que enfrentar a resistência que uma estrutura como o SAFe desperta, a de que, em geral, dividir iterações de três meses em sprints mais curtos, pode não funcionar em um ambiente de hardware. Quando essa preocupação surgiu, a equipe incentivou as pessoas a mudarem o foco da entrega para a descoberta. “As equipes de hardware diziam: 'Não é possível entregar nada em duas semanas. Esta peça tem um tempo de espera de 12 semanas’”, lembra Ben. “Portanto, a gente dizia: ‘Ok, então, qual é a sua meta de aprendizagem para duas semanas?’ O resultado da aprendizagem se tornou um modo fundamental de pensar sobre a divisão do trabalho e ajudou as equipes de hardware a perceberem que era possível chegar lá.”

Mudança de pensamento: resultados acima da atividade

Para orientação durante essa evolução, a Lutron convidou Jon Kern da Adaptavist (coautor do Manifesto Ágil) para orientar as equipes de software e hardware. Jon informou que a metodologia ágil tem a ver com reduzir a lacuna de tempo entre tomar uma ação e receber feedback e incentivou o grupo a se concentrar nos resultados, e não na atividade, para agregar mais valor. A Lutron levou essas ideias a sério e se concentrou em incorporar a aprendizagem em sua cultura e fluxos de trabalho — um princípio fundamental de uma mentalidade ágil.

Essa mudança na mentalidade e nos métodos começou a dar resultados imediatos. Em cerca de um ano, a engenharia superou a meta e aumentou a produção em 34%, ainda mais (acima de 50%) quando consideramos o crescimento da força de trabalho. Depois de comprovar a eficácia do SAFe durante a fase piloto e obter a adesão da liderança, Ben começou a ver uma mudança no papel da equipe, que passou de campeã a consultora. “Nesse momento, as equipes de hardware começaram a pedir o SAFe e a optar por ele, em vez de hesitar”, diz ele.

“A única solução que atende às nossas necessidades”

Embora a equipe de Ben tenha sido incentivada pelas vitórias e pelo entusiasmo gerados pelo SAFe, eles também descobriram novos desafios com as ferramentas antigas. Quando a engenharia começou a trabalhar no produto comercial de próxima geração, eles descobriram que as ferramentas de gerenciamento de programas e portfólios (como o Miro e o Excel) estavam ultrapassando os limites. 

Em um caso, os membros da equipe estavam frustrados por terem que inserir os mesmos dados em várias ferramentas, as listas de priorização eram confusas e não havia uma única fonte de informação ou visibilidade em todo o projeto. Ben diz: “Aquele projeto acabou com os processos da empresa. Era impossível coordenar a comunicação de que as pessoas precisavam para gerenciar todas as partes ao mesmo tempo e permanecer alinhadas. A gente implementou o SAFe e o Jira Align para ajudar a gerenciar o nível de complexidade.”

A Adaptavist deu suporte à Lutron para selecionar, implementar e escalar uma solução. Juntos, escolheram o Jira Align porque foi projetado para ajudar as empresas a dar suporte aos métodos ágeis em escala (incluindo o SAFe) e está integrado ao ecossistema da Atlassian que já existia na Lutron. “Em longo prazo, o Jira Align é a única solução que atende às nossas necessidades”, diz Ben.

Reduza as dependências e acabe com o “MBWA”

A Adaptavist deixou claro para a equipe de Ben que o Jira Align é mais potente quando combinado com as melhorias no processo. “A ferramenta existe para dar suporte ao processo”, explica o consultor administrativo William Rojas. “No começo, a Lutron precisava de algumas melhorias no processo: como organizar as equipes, como era o planejamento, como estavam trabalhando em todas as coisas. E então surgiu uma ferramenta para tornar tudo mais simples e transparente.”

Um foco importante durante a implementação inicial foi reorganizar e reestruturar as equipes para que fossem mais multifuncionais e pudessem não apenas resolver as dependências mais cedo, mas também remover algumas delas por completo. Ben diz que isso iniciou uma “cruzada para eliminar dependências” e aproveitar o Jira Align como uma alternativa ao método existente, ao qual ele deu o apelido carinhoso de “MBWA”. 

“A técnica que tínhamos para gerenciar dependências era o Management by Walking Around (MBWA). Você vai até a mesa da pessoa várias vezes ao dia para conversar sobre trabalho. Mas então as dependências subiram às alturas à medida que o produto ficou mais complexo. Vimos o processo ser interrompido.” 

Desde que comecei a usar o Jira Align, o colega de Ben, o gerente sênior de engenharia Victor Volkodav, diz que a equipe alcançou o objetivo e minimizou o MBWA centralizando as informações em uma fonte única de informações: “Agora recorro ao Jira Align em vez de andar por aí ou ligar para 150 pessoas”.

Jon e a equipe da Adaptavist estão impressionados com a dedicação da Lutron em transformar produtos e processos. “No começo, fiquei preocupado com o fato da Lutron dar um grande salto para essa nova forma de trabalhar com o Jira Align em software e hardware”, admite Jon. “Mas as equipes acabaram com meus medos e superaram todos os desafios que enfrentaram.”

Futuro melhor: alinhando a estratégia com o trabalho para um crescimento contínuo

Hoje, a Lutron usa o Jira Align e o Jira para planejamento de negócios e planejamento de incremento de programas (PI), que eles migraram com facilidade para a implementação virtual quando a pandemia da Covid-19 chegou. O Jira Align facilita a coordenação no nível do portfólio disponibilizando aos proprietários do programa e às partes interessadas do portfólio uma fonte única de informações para objetivos de PI, itens de trabalho e dependências. Depois que a equipe conclui as sessões de planejamento de PI como parte dos rituais SAFe, as informações são transferidas automaticamente para o Jira para que os engenheiros possam começar a trabalhar. Durante todo o sprint, os gerentes de portfólio podem exportar dados com facilidade do Jira Align para compartilhar com os líderes, assim eles conseguem ver o progresso da equipe e manter a execução alinhada à estratégia de negócios de alto nível. 

Manter todas essas informações em um só lugar, desde prioridades estratégicas até dependências, reduz o atrito de trabalhar com equipes grandes, sobretudo quando elas estão espalhadas pelo mundo. 

Rhodes Baker, gerente sênior de produto e tecnologia e líder de portfólio da Lutron, diz que “nada pode substituir o valor da comunicação presencial por completo. Mas o Jira Align nos ajuda a escalar esses preciosos minutos, definindo o escopo de cada interação em torno das decisões que de fato importam e permitindo que todos partam da mesma base de entendimento.”

Ter ferramentas que apoiam a abordagem SAFe elevou o nível das melhorias iniciais da Lutron. Desde a implementação do Jira Align, a engenharia eliminou muitas dependências, melhorou a visibilidade do progresso e conectou melhor a estratégia ao trabalho — tudo isso se revelou como “alteração real e significativa na velocidade para chegar ao mercado”, diz Ben. Victor acrescenta: “Continuamos escalando o SAFe e o Jira Align para mais equipes e funções na Lutron, e esperamos que isso se traduza em valor adicional para clientes no futuro”.

Para impulsionar a eficiência e a inovação que buscavam, a Adaptavist aconselhou a Lutron a mudar não apenas como trabalhavam e se organizavam como equipes, mas também como pensavam sobre trabalho. “Um dos desafios que tentamos resolver foi abandonar a abordagem de gestão de controle”, diz Ben. "Deixar de capturar orientações estratégicas e de integrar essas orientações às ferramentas posteriores equivale a preservar os métodos antigos. Mas o Jira Align está oferecendo uma luz e nos permitindo compartilhar informações entre equipes. "

Com um processo e plataforma mais ágeis e alinhados, Ben diz que as melhorias alcançadas estão abrindo caminho para um futuro brilhante para a Lutron. “A possibilidade de trabalhar em todas as equipes e ver como a solução proporciona união é transformador”.

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