A Lutron é uma luz no caminho para experiências inteligentes de iluminação com o SAFe e o Jira Align

Diretiva cumprida: a fabricação de produtos cresce mais de 30% em um ano

Ben e sua equipe estavam lidando com essas dificuldades de crescimento e avaliaram soluções durante algum tempo antes que uma solicitação executiva lhes desse a motivação para agir. A equipe executiva da empresa desafiou a Engenharia a aumentar a produtividade em 30% para que a Lutron pudesse acompanhar as demandas de sua equipe de vendas e clientes. Atingir essa meta exigiria uma grande mudança, e a equipe de Ben achou que o SAFe, uma estrutura comprovada de gerenciamento de portfólios de produtos complexos, poderia ser a resposta.

As equipes de software da Lutron ficaram entusiasmadas com a ideia de deixar o modelo cascata para trás, mas as equipes de hardware estavam céticas. Para ganhar adesão, Ben e seus colegas trabalharam com a Adaptavist para gerenciar o SAFe em uma área de produto. Os resultados foram medidos, compartilhados com executivos e outras equipes e, em seguida, passaram para outro projeto de teste.

Ao longo da fase inicial, a engenharia às vezes teve que enfrentar a resistência que uma estrutura como o SAFe desperta, a de que, em geral, dividir iterações de três meses em sprints mais curtos, pode não funcionar em um ambiente de hardware. Quando essa preocupação surgiu, a equipe incentivou as pessoas a mudarem o foco da entrega para a descoberta. “As equipes de hardware diziam: 'Não é possível entregar nada em duas semanas. Esta peça tem um tempo de espera de 12 semanas’”, lembra Ben. “Portanto, a gente dizia: ‘Ok, então, qual é a sua meta de aprendizagem para duas semanas?’ O resultado da aprendizagem se tornou um modo fundamental de pensar sobre a divisão do trabalho e ajudou as equipes de hardware a perceberem que era possível chegar lá.”

Mudança de pensamento: resultados acima da atividade

Para orientação durante essa evolução, a Lutron convidou Jon Kern da Adaptavist (coautor do Manifesto Ágil) para orientar as equipes de software e hardware. Jon informou que a metodologia ágil tem a ver com reduzir a lacuna de tempo entre tomar uma ação e receber feedback e incentivou o grupo a se concentrar nos resultados, e não na atividade, para agregar mais valor. A Lutron levou essas ideias a sério e se concentrou em incorporar a aprendizagem em sua cultura e fluxos de trabalho — um princípio fundamental de uma mentalidade ágil.

Essa mudança na mentalidade e nos métodos começou a dar resultados imediatos. Em cerca de um ano, a engenharia superou a meta e aumentou a produção em 34%, ainda mais (acima de 50%) quando consideramos o crescimento da força de trabalho. Depois de comprovar a eficácia do SAFe durante a fase piloto e obter a adesão da liderança, Ben começou a ver uma mudança no papel da equipe, que passou de campeã a consultora. “Nesse momento, as equipes de hardware começaram a pedir o SAFe e a optar por ele, em vez de hesitar”, diz ele.

“A única solução que atende às nossas necessidades”

Embora a equipe de Ben tenha sido incentivada pelas vitórias e pelo entusiasmo gerados pelo SAFe, eles também descobriram novos desafios com as ferramentas antigas. Quando a engenharia começou a trabalhar no produto comercial de próxima geração, eles descobriram que as ferramentas de gerenciamento de programas e portfólios (como o Miro e o Excel) estavam ultrapassando os limites.

Em um caso, os membros da equipe estavam frustrados por terem que inserir os mesmos dados em várias ferramentas, as listas de priorização eram confusas e não havia uma única fonte de informação ou visibilidade em todo o projeto. Ben diz: “Aquele projeto acabou com os processos da empresa. Era impossível coordenar a comunicação de que as pessoas precisavam para gerenciar todas as partes ao mesmo tempo e permanecer alinhadas. A gente implementou o SAFe e o Jira Align para ajudar a gerenciar o nível de complexidade.”

A Adaptavist deu suporte à Lutron para selecionar, implementar e escalar uma solução. Juntos, escolheram o Jira Align porque foi projetado para ajudar as empresas a dar suporte aos métodos ágeis em escala (incluindo o SAFe) e está integrado ao ecossistema da Atlassian que já existia na Lutron. “Em longo prazo, o Jira Align é a única solução que atende às nossas necessidades”, diz Ben.

Reduza as dependências e acabe com o “MBWA”

A Adaptavist deixou claro para a equipe de Ben que o Jira Align é mais potente quando combinado com as melhorias no processo. “A ferramenta existe para dar suporte ao processo”, explica o consultor administrativo William Rojas. “No começo, a Lutron precisava de algumas melhorias no processo: como organizar as equipes, como era o planejamento, como estavam trabalhando em todas as coisas. E então surgiu uma ferramenta para tornar tudo mais simples e transparente.”

Um foco importante durante a implementação inicial foi reorganizar e reestruturar as equipes para que fossem mais multifuncionais e pudessem não apenas resolver as dependências mais cedo, mas também remover algumas delas por completo. Ben diz que isso iniciou uma “cruzada para eliminar dependências” e aproveitar o Jira Align como uma alternativa ao método existente, ao qual ele deu o apelido carinhoso de “MBWA”.

“A técnica que tínhamos para gerenciar dependências era o Management by Walking Around (MBWA). Você vai até a mesa da pessoa várias vezes ao dia para conversar sobre trabalho. Mas então as dependências subiram às alturas à medida que o produto ficou mais complexo. Vimos o processo ser interrompido.”

Desde que comecei a usar o Jira Align, o colega de Ben, o gerente sênior de engenharia Victor Volkodav, diz que a equipe alcançou o objetivo e minimizou o MBWA centralizando as informações em uma fonte única de informações: “Agora recorro ao Jira Align em vez de andar por aí ou ligar para 150 pessoas”.

Jon e a equipe da Adaptavist estão impressionados com a dedicação da Lutron em transformar produtos e processos. “No começo, fiquei preocupado com o fato da Lutron dar um grande salto para essa nova forma de trabalhar com o Jira Align em software e hardware”, admite Jon. “Mas as equipes acabaram com meus medos e superaram todos os desafios que enfrentaram.”

Futuro melhor: alinhando a estratégia com o trabalho para um crescimento contínuo

Hoje, a Lutron usa o Jira Align e o Jira Software para planejamento de negócios e planejamento de incremento de programas (PI), que eles migraram com facilidade para a implementação virtual quando a pandemia da COVID-19 chegou. O Jira Align facilita a coordenação em nível de portfólio disponibilizando aos proprietários do programa e às partes interessadas do portfólio uma fonte única de informações para objetivos de PI, itens de trabalho e dependências. Depois que a equipe conclui as sessões de planejamento de PI como parte dos rituais SAFe, as informações são transferidas para o Jira Software para que os engenheiros possam começar a trabalhar. Durante todo o sprint, os gerentes de portfólio podem exportar dados com facilidade do Jira Align para compartilhar com a liderança, para que tenham visibilidade do progresso da equipe e possam manter a execução alinhada com a estratégia de negócios de alto nível.

Manter todas essas informações em um só lugar, desde prioridades estratégicas até dependências, reduz o atrito de trabalhar com equipes grandes, sobretudo quando elas estão espalhadas pelo mundo.

Rhodes Baker, gerente sênior de produto e tecnologia e líder de portfólio da Lutron, diz que “nada pode substituir o valor da comunicação presencial por completo. Mas o Jira Align nos ajuda a escalar esses preciosos minutos, definindo o escopo de cada interação em torno das decisões que de fato importam e permitindo que todos partam da mesma base de entendimento.”

Ter ferramentas que apoiam a abordagem SAFe elevou o nível das melhorias iniciais da Lutron. Desde a implementação do Jira Align, a engenharia eliminou muitas dependências, melhorou a visibilidade do progresso e conectou melhor a estratégia ao trabalho — tudo isso se revelou como “alteração real e significativa na velocidade para chegar ao mercado”, diz Ben. Victor acrescenta: “Continuamos escalando o SAFe e o Jira Align para mais equipes e funções na Lutron, e esperamos que isso se traduza em valor adicional para clientes no futuro”.

Para impulsionar a eficiência e a inovação que buscavam, a Adaptavist aconselhou a Lutron a mudar não apenas como trabalhavam e se organizavam como equipes, mas também como pensavam sobre trabalho. “Um dos desafios que tentamos resolver foi abandonar a abordagem de gestão de controle”, diz Ben. "Deixar de capturar orientações estratégicas e de integrar essas orientações às ferramentas posteriores equivale a preservar os métodos antigos. Mas o Jira Align está oferecendo uma luz e nos permitindo compartilhar informações entre equipes. "

Com um processo e plataforma mais ágeis e alinhados, Ben diz que as melhorias alcançadas estão abrindo caminho para um futuro brilhante para a Lutron. “A possibilidade de trabalhar em todas as equipes e ver como a solução proporciona união é transformador”.

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