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Canva + Atlassian

Nós realmente vimos o valor de poder canalizar solicitações para um local central, tanto para a gravação como para ver tendências e simplificar o fluxo de trabalho. Tem sido uma mudança cultural muito positiva.

Jeff Lai
Infraestrutura interna

Camadas empilhadas
Ícones brilhantes
Moldura
Lápis
Marcador

TBD

Tickets processados por ano com o Jira Service Management

Como os produtos de nuvem da Atlassian ajudam o Canva a capacitar e escalar

À medida que a Canva passou da estaca zero para mais de 1.000 funcionários e 40 milhões de usuários, a equipe por trás dessa plataforma de design em rápido crescimento estava tendo dificuldade em manter a visibilidade nos fluxos de trabalho e acompanhar a demanda. Com a centralização em uma plataforma de nuvem da Atlassian, a Canva agora tem uma solução de desenvolvimento e ITSM robusta e segura que os ajudou a aumentar a colaboração e a transparência, processar 5.000 tickets por ano com facilidade e capacitar pessoas em todo o mundo a dar vida aos seus projetos.

A Canva, a plataforma de design que mais cresce no mundo, tem a missão de capacitar o mundo a projetar. A empresa cresceu desde o lançamento em 2013 para mais de 1.000 funcionários em 2020, com mais de 40 milhões de pessoas usando a Canva em todo o mundo.

Esse crescimento exponencial significa que a Canva teve que escalar com rapidez seus processos e procedimentos internos para acompanhar a demanda. Os produtos de nuvem da Atlassian, particularmente o Jira Software e o Jira Service Management, estão ajudando a enfrentar esse desafio formidável.

Desde muito cedo, a Canva implementou soluções em nuvem como uma forma de rastrear tarefas e fluxos de trabalho em todas as equipes de engenharia. À medida que a empresa continuava a crescer, a necessidade de visibilidade em todos os fluxos de trabalho também cresceu. A funcionalidade aberta e colaborativa do Jira trouxe todo o trabalho da Canva para uma plataforma para todos verem; a arquitetura de produtos da Atlassian permitiu que diferentes equipes dentro da empresa adaptassem os processos às suas necessidades ou, como diz o guru da Infraestrutura interna Jeff Lai, “o Jira é como um canivete suíço para nós”. Por meio dele, a Canva está alimentando seu fluxo de trabalho de recrutamento interno, gerenciamento de estoque e solicitações de serviços internos.

“O trabalho torna-se muito mais visível quando está tudo em um só lugar. Assim a colaboração e a transparência ficam muito mais fáceis”, diz Jeff, que preparou uma central de atendimento interno depois de ver seu colega sendo bombardeado sem parar com mensagens do Slack. “Chegamos ao ticket número 5.000 agora, um ano depois. Você pode imaginar como teria sido se todo esse número fosse em mensagens e e-mails individuais do Slack? Estou realmente orgulhoso de como estamos abertos para mudar na Canva e como podemos fazer as coisas avançarem.”

O Jira é como um canivete suíço para nós.”

Jeff Lai
Infraestrutura interna

Uma solução ITSM completa

A equipe de Jeff usa o Jira Software e o Confluence junto com o Jira Service Management para a solução ITSM: o Confluence é usado para documentação de políticas e integração de novos funcionários; o Jira Software é usado para a definição de metas internas. O Jira Service Management é usado para relatórios de incidentes autodirecionados e pelo RH para rastrear discussões e atualizações sobre folha de pagamento. “O acesso às informações de RH é fortemente controlado e que há um alto nível de medidas de segurança em vigor também”, diz Jeff. “É só por causa desses recursos rígidos que nos sentimos à vontade para colocar esse tipo de informação no Jira Service Management.”

O Atlassian Access dá aos novos funcionários permissão para visualizar um conjunto restrito de sistemas e documentos alguns dias antes do início. O SSO do Access e o SAML forçado garantem que a segurança da Canva permaneça intacta enquanto oferecem acesso externo ao sistema para contratados. A empresa usa o provedor de identidade externo Okta, que envia todos os dados sobre usuários e agrupamentos para o Access. Jeff explica: “Eles não conseguem ver nada além dos documentos que enviamos a eles, porque o acesso é restrito por meio do mapeamento de acesso de grupos de usuários. Todos em toda a organização também têm acesso ao histórico de edição. Esse é outro nível de segurança para garantir que ninguém esteja fazendo nada desonesto com os documentos!”

Ter o Jira Software e a configuração do Jira Service Management me dá a confiança de que posso encaminhar uma consulta para alguém e ela será selecionada e resolvida.”

Andrew Toolan
Engenheiro de software

O engenheiro de software Andrew Toolan e sua equipe estão usando sprints de duas semanas no Jira Software para gerenciar seu backlog. “Ser capaz de usar esse recurso de quadro de sprint, tanto para membros individuais da equipe quanto para uma visão geral de alto nível sobre em que a equipe está trabalhando, é inestimável”, diz ele. Eventos globais recentes relacionados à COVID-19 ampliaram a eficácia dos produtos de nuvem da Atlassian como uma solução ITSM completa. Os fluxos de trabalho em toda a organização têm mais visibilidade com o Jira Software, aumentando a produtividade da equipe em um ambiente remoto à medida que mais trabalhadores distribuídos são adicionados ao mix todos os meses. “A agilidade das equipes na Canva aumentou por causa do Jira, em especial porque a gente está evoluindo”, explica Jeff. Andrew acrescenta: “Ter o Jira Software e a configuração do Jira Service Management me dá a confiança de que posso encaminhar uma consulta para alguém e ela será selecionada e resolvida. É essencial poder facilitar essas coisas quando estamos aumentando a escala, em particular quando ter relacionamentos pessoais com todos não é realmente possível.”

Nós realmente vimos o valor de poder canalizar solicitações para um local central, tanto para a gravação como para ver tendências e simplificar o fluxo de trabalho. Tem sido uma mudança cultural muito positiva”, diz Jeff. Andrew acrescenta: “Eu vi pessoas transferindo tickets com só com o Jira. É ótimo poder passar um item de incidente de uma equipe para outra.”

A automação salva o dia

Jeff estima que sua equipe sozinha esteja economizando mais de 150 horas por mês através da automação do Jira. A equipe de Observabilidade do Andrew também usa a automação disponível no Jira Service Management Premium para simplificar os processos de gerenciamento de incidentes e mudanças. “Está nos poupando uma quantidade significativa de tempo”, diz ele. “Quando um ticket de incidente é fechado, ele gera um relatório de incidentes e cria itens de ação que são rastreados. Depois de criar um, essa ação define o mandato e alerta as pessoas para concluir tarefas também. Se não tivéssemos essa automação configurada, tudo teria sido um processo manual.”

Esse nível de automação e processo oferece suporte à Canva à medida que continua crescendo. Andrew acrescenta: “Ter uma abordagem estruturada para nossos fluxos de trabalho com produtos como o Jira de fato ajudou a simplificar a maneira como a gente trabalha.”

O Jira Service Management permitiu centralizar as informações em um ponto, facilitando a realização de consultas ou até mesmo a geração de relatórios.”

Andrew Toolan
Engenheiro de software

Fonte única de verdade

A Canva tem uma abordagem moderna para DevOps: seus desenvolvedores capturam feedback diretamente dos clientes por meio do Jira Service Management, que foi desenvolvido especificamente para otimizar fluxos de trabalho de gerenciamento de incidentes e mudanças para ajudar o Desenvolvimento e as Operações a colaborar com mais eficiência. Os desenvolvedores têm código que escrevem, desde a execução através da produção até a manutenção e correção dele, se necessário. “O Jira Service Management permitiu centralizar as informações em um ponto, facilitando a realização de consultas ou pesquisas ou mesmo apenas a geração de relatórios”, diz Andrew.

Com o Jira Software funcionando como uma única fonte de verdade para a Canva, o armazenamento ilimitado no Jira Software Premium dá “espaço para respirar”, diz Jeff. “Não preciso me preocupar que toda a minha instância do Jira cairá porque alguém anexou um arquivo de backup.”

A equipe de Andrew executa seus incidentes de produção por meio do Jira Service Management, que ela também integrou ao Slack por meio de outro aplicativo. Essa capacidade de conectar vários sistemas e ferramentas de comunicação é vital para a conexão e a responsabilidade da equipe e para garantir que os itens sejam resolvidos em tempo hábil.

Além dos benefícios de fluxo de trabalho e visibilidade, uma das maiores vitórias da Canva foi a aceitação do Jira Software por equipes não técnicas em toda a empresa. As ferramentas da Atlassian simplificam as coisas complexas para todos. Devido ao poder do Jira Software, Jeff diz que pode levar algum tempo para que as equipes tenham certeza de que estão usando seu potencial máximo, mas é um investimento que vale a pena. “Temos a sorte de ter campeões nas equipes não técnicas que estão usando e realmente gostando.”

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