Com a migração na nuvem da Atlassian, a Absolute Security promove a colaboração e gera uma economia de mais de 100 horas de manutenção por ano

Desafio: a Absolute Security e a empresa que ela adquiriu tinham implantações no local do Jira e do Confluence que estavam chegando ao fim do período de suporte. Os firewalls impediam a colaboração.

Solução: em parceria com a Highway Three Solutions, a Absolute Security migrou 20 equipes de desenvolvimento de duas empresas para uma plataforma segura de nuvem da Atlassian em seis meses.

Impacto: as equipes agora colaboram umas com as outras com facilidade, dedicam tempo à inovação e otimização (e não à manutenção) e têm acesso a novas ferramentas para aprimorar todo o desenvolvimento de produtos.

Uma jornada rumo à colaboração e inovação

Mais de 21.000 empresas, agências governamentais e clientes educacionais em todo o mundo confiam na Absolute Security (antiga Absolute Software) para ter resiliência cibernética diante das ameaças cada vez maiores e em constante transformação. A criação de uma plataforma avançada de resiliência cibernética exige uma plataforma de colaboração que também seja forte e segura. Para isso, a Absolute Security recorreu à nuvem da Atlassian.

As equipes da Absolute Security começaram a usar as ferramentas do Atlassian Server em 2016. Depois de considerar a migração na nuvem por muitos anos, a Absolute Security decidiu fazer a transição em 2023 após adquirir outra empresa que tinha os próprios produtos do Atlassian Server.

Desde que migrou 25 equipes de desenvolvimento de duas empresas para uma plataforma de nuvem da Atlassian, a Absolute Security tem mais eficiência na colaboração das equipes e organizações. A empresa também economiza centenas de horas que eram dedicadas a tarefas manuais e de manutenção, além de descobrir novas maneiras de ajudar os clientes (e ela mesma) a se tornarem mais resilientes.

Confirmar a segurança e escolher o parceiro perfeito

As duas primeiras prioridades da Absolute Security eram avaliar se a nuvem da Atlassian atenderia aos requisitos da empresa e determinar o melhor caminho para a migração. Brendan Byers, gerente sênior de programa, e a equipe dele já tinham examinado os recursos das ferramentas da Atlassian na nuvem, mas precisavam confirmar a segurança.

“A documentação de segurança da Atlassian facilitou nosso processo de avaliação. Podíamos consultar um relatório SOC2 atual e garantir a criptografia, a segmentação e o descarte seguro dos dados para quando eles não fossem mais necessários”, diz ele. “A autenticação de dois fatores e a capacidade de usar nosso próprio provedor de identidade foram fundamentais. Se nossa equipe de proteção e risco confia na segurança e na redução dos riscos, é claro que eu também confio”, diz ele.

Foi então que Brendan trabalhou com a equipe para avaliar se eles poderiam fazer a migração sozinhos. Mesmo com a experiência e o suporte da Atlassian, eles decidiram contar com um parceiro extra para ter mais especialidade e ajuda. “Para fazer isso sozinhos, era preciso preparar o terreno para que eu e talvez uma ou duas outras pessoas se concentrassem na migração em tempo integral”, diz Brendan. “Isso é inviável quando você gerencia os próprios produtos e projetos. Fazia mais sentido para a gente escolher um parceiro externo que faz migrações o tempo todo e aprende com suas várias experiências.”

Brendan recorreu à empresa canadense Highway Three Solutions como parceira de solução, já que “ela faz esse tipo de migração toda semana”. Como ela é especializada em migrações complexas, a Absolute Security sentiu confiança de que conseguiria ter paridade na nuvem e garantir a experiência mais otimizada para os usuários.

A união faz a força e cria soluções inteligentes

A Highway Three Solutions iniciou o processo com uma avaliação pré-migração. Além dos dois servidores da Absolute Security que executavam o Jira e o Confluence, ela descobriu que a organização tinha uma quantidade significativa de dados e vários apps de terceiros.

Para enfrentar esses desafios e reduzir os problemas, a Highway Three Solutions desenvolveu um plano de migração personalizado para os seis meses seguintes. Durante esse período, ela e a Absolute Security colaboraram na limpeza dos dados, avaliação de apps, configuração da plataforma, migração de dados usando o Jira Cloud Migration Assistant e o Confluence Cloud Migration Assistant, testes de aceitação do usuário, treinamento e muito mais.

Analisar o conjunto de apps de marketplace da Absolute foi muito revelador. Depois de verificar com a Highway Three Solutions seus apps atuais, Brendan e a equipe reconheceram que vários deles não eram usados ou necessários graças à funcionalidade nativa da nuvem. Por exemplo, alguns apps exigidos no antigo programa de login único da Absolute Security não seriam mais necessários após a migração do Atlassian Guard na nuvem. A equipe também usava o ScriptRunner para fazer a automação, mas ele poderia ser substituído pelo Atlassian Automation na nuvem. Com essa análise, a Absolute Security descobriu que a funcionalidade nativa da nuvem da Atlassian reduziria em 20% o número de apps que precisavam ser migrados.

Embora o processo de preparação tenha sido um pouco tranquilo, a equipe enfrentou alguns desafios, como é normal em qualquer projeto grande. Por exemplo, o registro de alterações de um dos apps essenciais de marketplace da Absolute Security cresceu a ponto de ficar muito grande para ser migrado. Com o suporte da Highway Three Solutions e da Atlassian, a empresa limpou os dados e diminuiu o tamanho do arquivo para migrar o app para a nuvem.

“A Highway Three Solutions fez o processo parecer menos complicado, facilitou a solução de problemas e cumpriu nossos prazos”, diz Brendan. Natasha Martens, da Highway Three, acrescenta: “Foi uma alegria fazer parte desse projeto. Ele é um bom exemplo de migração na nuvem, não só porque tudo correu bem, mas porque conseguimos superar desafios juntos.”

Migrações otimizadas na nuvem: impossíveis sozinhas

À medida que a Absolute Security ficava mais perto do lançamento, ela se preparou para concluir o processo em um fim de semana. Os estágios finais da migração ocorreram sem problemas, e Brendan afirma que os usuários ficaram surpresos com a perfeição do lançamento oficial, graças à enorme preparação e comunicação. “O Confluence e o Jira funcionaram como um hub central durante o processo, garantindo a colaboração e a comunicação transparentes entre os membros da equipe durante a migração… Todos estavam muito preocupados com a mudança, mas as equipes não foram interrompidas e conseguiram continuar o trabalho.”

As pessoas não só ficaram aliviadas porque não tiveram o trabalho interrompido pela mudança, mas também porque puderam colaborar umas com as outras no fim das contas. “Nosso maior desafio era a falta de colaboração entre as nossas várias equipes. Elas tinham o próprio sistema Jira Server protegido por firewalls diferentes. O uso de uma instância de nuvem promove a colaboração na organização, o que antes não era possível”, explica Brendan. “Por exemplo, para fazer alterações no design de um produto, precisávamos exportar PDFs para compartilhar com as outras equipes que seriam afetadas. Agora, basta compartilhar links para o ticket relevante do Jira ou para a página do Confluence.”

Eficiência, visibilidade e segurança nesta plataforma de nuvem abrangente

Hoje, departamentos de ambas as empresas estão se reunindo na plataforma Atlassian Cloud para colaborar na criação e manutenção dos produtos da Absolute. As equipes de desenvolvimento e operações gerenciam o trabalho no Jira Cloud, enquanto confiam no Confluence Cloud como o espaço de trabalho conectado para colaborar com as equipes de produtos e finanças.

“É vital ter comunicação e compreensão compartilhada do trabalho. Mais do que tudo, se trata de oferecer as funções certas aos clientes o mais rápido possível”, diz Brendan. “Com o Jira, a gente pode compartimentar e dividir o trabalho em pequenos pedaços. E o Confluence nos ajuda a ver o panorama geral, os planos de longo prazo e os links para as informações.”

Os usuários da Absolute também adoraram usar as regras de automação no Atlassian Cloud para economizar tempo em tarefas manuais (como clonar epics e subtarefas usados com frequência) e no autoatendimento em determinadas áreas que costumavam exigir suporte técnico. “A gente teve o Scriptrunner, que fazia bastante automação avançada, mas exigia muito conhecimento para trabalhar com ela. Com as ferramentas de automação, os membros da equipe têm uma solução com pouco ou sem código. Eles se adaptaram a isso como patos na água”, diz Brendan. “Essas ferramentas permitem às equipes um certo grau de liberdade para trabalhar da melhor maneira.”

A Absolute está mantendo a liberdade e a segurança com a ajuda do Atlassian Guard. Antes, a equipe integrou as implantações locais com o Azure Active Directory para gerenciamento de acesso. A migração para a nuvem não só permitiu que eles mantivessem essa integração para garantir a continuidade, mas também aproveitassem as novas funções para maior controle e visibilidade. Brendan explica: “A gente descobriu que os novos controles do Atlassian Guard oferecem uma visão geral mais abrangente do uso e dos usuários atuais... A função Discovered Products também dá para a gente segurança ao lidar com a TI paralela, embora a gente não tenha precisado usar até o momento”.

Menos manutenção libera tempo para se concentrar e inovar

Os administradores da Atlassian da Absolute estão aproveitando a nova liberdade de trabalhar na nuvem tanto quanto os usuários. Agora que não precisam se preocupar com a manutenção do servidor ou com as atualizações de segurança, a equipe de Brendan conseguiu redirecionar o foco para empreendimentos mais estratégicos.

"Antes, as pessoas precisavam abandonar as principais atividades por um ou dois dias por mês para fazer a manutenção. Como agora estão livres disso, elas têm mais de 100 horas a mais por ano para se concentrarem no pipeline de desenvolvimento, que é o aspecto crucial dos negócios", diz ele. “A estrutura de segurança aprimorada não apenas fortaleceu a proteção de dados, mas também liberou recursos e reduziu a necessidade de monitoramento constante da segurança.”

Brendan dedicou parte do tempo que passou em manutenção para descobrir novas ferramentas que poderiam ajudar a Absolute a otimizar diferentes fases do processo de desenvolvimento de produtos. Por exemplo, ele vê como o Atlas pode ajudar muitas equipes a se manterem alinhadas e como o Jira Product Discovery pode apoiar a criação de ideias e a priorização.

“A gente está vendo com rapidez o Jira Product Discovery ser um grande benefício para o processo de criação de ideias. A gente costumava ter uma variedade de documentos, planilhas do Excel e PowerPoints. Ter um ticket do Jira como a espinha dorsal do Jira Product Discovery permite que a gente faça muito mais em termos de organização e coloque as ideias de produtos na ordem certa”, diz Brendan.

Brendan também vem experimentando bancos de dados do Confluence para organizar dados em várias fontes. “Os bancos de dados do Confluence permitem que a gente consolide informações vitais em um local unificado, eliminando a necessidade de copiar e colar dados em várias páginas da instância”, acrescenta. “Agora, uma única alteração pode ser disseminada em várias páginas e até mesmo em outros bancos de dados. A gente só descobriu como ele pode agilizar os processos, economizando tempo e estabelecendo uma fonte única e definitiva de informações.”

As ameaças cibernéticas estão em constante evolução, então a Absolute deve estar sempre um passo à frente com ideias e implementação. Agora que as equipes estão trabalhando juntas no Atlassian Cloud, elas se sentem mais equipadas do que nunca para ajudar os clientes — e a empresa — a manter a resiliência cibernética.