Przewodnik po zaawansowanym planowaniu w systemie Jira
Czym jest zaawansowane planowanie w systemie Jira?
Zaawansowane planowanie to zestaw możliwości oferowanych w ramach funkcji o nazwie Plany.
Plany umożliwiają zespołom planowanie i śledzenie pracy obejmującej różne działy, takiej jak program lub inicjatywa. W ramach planu można tworzyć harmonogram prac, przydzielać zasoby, mapować zależności i modelować różne scenariusze, a wszystko to w ramach pojedynczego źródła rzetelnych informacji.
Dane funkcji Plany są pozyskiwane z tablic, projektów oraz filtrów w systemie Jira, umożliwiając wizualizację pracy w modyfikowalnym interfejsie. Działa ona na zasadzie środowiska piaskownicy, w którym można planować i eksperymentować przed zaktualizowaniem oryginalnych danych w systemie Jira.
Niniejszy przewodnik zawiera objaśnienie kluczowych pojęć związanych z zaawansowanym planowaniem, w tym opis sposobu tworzenia pierwszego planu oraz najlepszych praktyk umożliwiających bezproblemowe planowanie.
Zaawansowane planowanie jest dostępne w ramach planów Jira Premium oraz Jira Enterprise.
Jak utworzyć plan?
Zaletą utworzenia planu jest możliwość zyskania szerszego obrazu i uwidocznienie powiązań między pracą jednego zespołu a pracą innych zespołów. Zapewnia on wizualną reprezentację wkładu poszczególnych zespołów w realizację ogólnych celów organizacji.
Najprostszym sposobem na rozpoczęcie korzystania z Planów jest skorzystanie z naszego szablonu planowania na najwyższym poziomie. Szablon obejmuje plan, projekt i hierarchię zgłoszeń, które są wstępnie skonfigurowane, aby pomóc zespołom zarządzać dużymi, projektami interdyscyplinarnymi, takimi jak program lub inicjatywa.
Opcjonalnie możesz również utworzyć przykładowy plan. Taki plan jest generowany z wykorzystaniem fikcyjnych danych, dzięki czemu możesz szybko zorientować się, jak wygląda gotowy plan, oraz bez ryzyka zbadać jego możliwości.
Po utworzeniu własnych planów wspierających procesy zespołów skalowanie ich struktury jest łatwe. Każdy plan można powielić za pomocą kilku kliknięć. Kopia będzie zawierała te same zgłoszenia i ustawienia, co oryginał. Umożliwia to ponowne wykorzystanie istniejącego planu w wielu zastosowaniach, począwszy od obsługi podobnych przypadków użycia po standaryzację najlepszych praktyk w zakresie planowania Agile w całej organizacji.
Jak dodać źródła zgłoszeń do planu?
Źródła zgłoszeń określają, które dane zostaną użyte w systemie Jira do utworzenia planu. Definiują one pracę do wykonania oraz problemy, które próbujesz rozwiązać. Źródła zgłoszeń wybiera się w trakcie tworzenia planu, ale później można je w dowolnej chwili dostosować.
Plany obsługują trzy typy źródeł zgłoszeń:
- Tablice (Scrum lub Kanban) — Zgłoszenia powiązane z zespołami, które monitorują ilość i postępy ich prac. Tablice mogą być tablicami Scrum lub Kanban. Tablice Scrum są przeznaczone dla zespołów, które planują swoją pracę w formie sprintów lub iteracji, natomiast tablice Kanban lepiej sprawdzą się w zespołach preferujących ciągły przepływ pracy.
- Projekty — zgłoszenia definiowane za pomocą konkretnego celu lub dostarczanego elementu, takiego jak produkt lub funkcja.
- Filtry — zgłoszenia definiowane za pomocą zapytania w Jira, nazywane również zapytaniami JQL (Jira Query Language).
Aby dokładniej skonfigurować plan, dowiedz się więcej o ustawieniach planów.
Jak dostosować hierarchię zgłoszeń w planie?
Funkcja Plany wykorzystuję tę samą hierarchię zgłoszeń, co system Jira, jednak można je dostosować i rozszerzyć w taki sposób, aby monitorować szersze cele na poziomie wyższym od epików. Można na przykład utworzyć poziom inicjatywy w hierarchii odpowiadający programowi obejmującemu wiele projektów lub złożonym przedsięwzięciom z udziałem wielu zespołów. Ustawienie inicjatywy powyżej poziomu epiku umożliwia wykorzystanie jej w charakterze kontenera epików.
- Epik — Duża jednostka pracy, którą można podzielić na historyjki, zadania oraz błędy. W planie epik reprezentuje znaczący kamień milowy lub dostarczany element. Pracę zawartą w epiku można przypisać wielu zespołom.
- Historyjka, zadanie lub błąd — historyjki i zadania to zgłoszenia reprezentujące pracę, którą należy wykonać. Błędy to problemy hamujące postęp lub ograniczające funkcjonalność prac. Te typy zgłoszeń można przypisać do konkretnych zespołów.
- Zadanie podrzędne — Szczegółowo określony element prac wymagany do ukończenia historyjki, zadania lub błędu. W planie do zadań podrzędnych nie można przypisać konkretnych zespołów. Dziedziczą one zespół przypisany do zgłoszenia nadrzędnego.
Jak dodać zespoły do planu?
Powiąż zespoły ze źródłami zgłoszeń planu, aby można było zarządzać ich pracą bezpośrednio w planie. Wszystkie zespoły Atlassian z katalogu Zespoły można włączyć do planu. Zespoły umożliwiają grupowanie i filtrowanie pracy według zespołów oraz zarządzanie przydziałem pracy w oparciu o potencjał wykonawczy.
Za koordynację zespołów odpowiadają zazwyczaj menedżerowie projektów lub programów, w zależności od przyjętej struktury pracy. Ustalając priorytety celów i wyznaczając ścieżki krytyczne, odpowiadają oni za kierowanie realizacją planu obejmującego różne działy i podejmowanie decyzji. Liderzy zespołów i domen uczestniczą w realizacji planu poprzez zarządzanie potencjałem wykonawczym oraz przydzielanie pracy odpowiednim zespołom.
Jak zarządzać potencjałem wykonawczym zespołu w planie?
Potencjał wykonawczy odnosi się do liczby jednostek pracy, których wykonania zespół podejmuje się w danym okresie. Na jego podstawie można oszacować zdolność zespołu do ukończenia pracy w określonym przedziale czasu. Wskaźnik ten jest również bezcenny w trakcie oceny ryzyka przy podejmowaniu kluczowych decyzji.
Potencjał wykonawczy jest dodawany do planu przez zespół oraz liderów domen, którzy regularnie oceniają dostępność swojego zespołu, przydział zasobów oraz priorytety innych projektów.
Pomiar potencjału wykonawczego różni się w zespołach Scrum i Kanban. Choć w obu rodzajach zespołów potencjał wykonawczy można mierzyć ilością czasu (w dniach lub godzinach), zespoły Scrum mogą stosować dodatkowo punkty historyjki (względne oszacowanie wymaganego nakładu pracy). Wynika to z faktu, że zespoły Scrum pracują w ograniczonych czasowo iteracjach (sprintach), podczas gdy w zespołach Kanban przepływ pracy jest ciągły.
Funkcja planowania potencjału wykonawczego jest dostępna zarówno dla zespołów Scrum, jak i Kanban. Planowanie sprintów jest jednak dostępne wyłącznie dla zespołów korzystających z tablic Scrum jako źródła zgłoszeń. Funkcja planowania sprintów umożliwia przydzielanie pracy do poszczególnych sprintów, dat wydania projektu lub kamieni milowych w oparciu o potencjał wykonawczy zespołów. Pozwala również stwierdzić, czy sprinty są przepełnione (ilość przydzielonej pracy przekracza potencjał wykonawczy zespołu).
Jak zarządzać zależnościami w planie?
Zależności przedstawiają relacje między zgłoszeniami w planie, takie jak sytuacje awaryjne i blokery. Wizualizowanie i zrozumienie zależności ma kluczowe znaczenie, gdy menedżerowie projektów lub programów wyznaczają ścieżkę krytyczną w planie. Dokładne odwzorowanie zależności ułatwia zespołowi dostosowywanie i planowanie ścieżek alternatywnych.
Zależność może być przychodząca lub wychodząca. Pozwala to ujawnić, czy zgłoszenie blokuje inne zgłoszenia lub czy samo jest blokowane, oraz wskazać, które zgłoszenia należy traktować priorytetowo, aby praca mogła być kontynuowana. W ustawieniach widoku planu można wybrać wyświetlanie zależności w postaci znaczków lub linii.
Zależności można wyświetlać również na karcie Raport na temat zależności, która stanowi wizualne odwzorowanie relacji między zgłoszeniami w planie.
Jak zarządzać wydaniami w planie?
Wydania to kamienie milowe w planie wyznaczające punkt w czasie, do którego praca musi zostać ukończona. W zależności od struktury pracy wydanie może odnosić się do wycinka pracy przeznaczonego do dostarczenia, wydania dla klientów lub przyrostu programu.
Wszelkie przyszłe wydania powiązane z projektem w planie będą automatycznie wyświetlane na karcie Wydania w Planach. Aby wykluczyć wydanie (i powiązane z nim zgłoszenia) z planu, można dodać regułę wykluczenia podczas tworzenia planu.
W funkcji Plany są używane dwa typy wydań: jedno- i wieloprojektowe. Wydanie jednoprojektowe jest powiązane z jednym projektem, natomiast wydanie wieloprojektowe synchronizuje daty wielu projektów. Obydwa typy wydań można tworzyć i edytować na karcie Wydania, jednak wydania wieloprojektowe można używać tylko w Planach i nie można ich zapisywać do zgłoszeń w systemie Jira.
Jak zaplanować różne scenariusze?
Funkcja Plany działa na zasadzie środowiska piaskownicy dla danych systemu Jira, dlatego można skorzystać ze scenariuszy, aby analizować alternatywne ścieżki prowadzące do osiągnięcia kamieni milowych lub ukończenia projektu. Planowanie różnych scenariuszy pozwala na dostosowanie dat, zasobów i innych danych wejściowych przy jak najmniejszej liczbie zakłóceń. Można założyć osiągnięcie celu w najkorzystniejszych warunkach, zaplanować działania na najgorszą ewentualność i przygotować się na każdą inną sytuację.
Jak monitorować i zgłaszać postępy planu?
Ekran podsumowania to świetne miejsce, aby uzyskać szybki podgląd postępów w realizacji planu. Na ekranie podsumowania zobaczysz postęp zgłoszeń, kluczowe zależności oraz postęp i potencjał wykonawczy zespołu w ramach planu w wybranym przedziale dat.
Aby uzyskać konkretny obraz planu, możesz utworzyć nowy widok. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dużych, interdyscyplinarnych projektów, w których różni interesariusze zwracają uwagę na różne kwestie i mają różne potrzeby. Filtry i ustawienia widoku można zapisać i z łatwością wykorzystać w dowolnym momencie w celu podkreślenia różnych aspektów planu. Można na przykład utworzyć widok przedstawiający jedynie określone poziomy zgłoszeń lub pracę pojedynczego zespołu.
Jak udostępnić plan interesariuszom?
Plany są po to, aby je udostępniać! Można przekazywać aktualne informacje o postępach i informować wszystkich interesariuszy o przebiegu projektów i postępach zespołów w realizacji założonych celów. Każdy widok dowolnego planu można udostępnić jako łącze bezpośrednie, osadzić na stronie Confluence w charakterze widoku na żywo lub wyeksportować do pliku CSV lub PNG jako widok statyczny.
