Handleiding voor geavanceerde planning in Jira
Wat is geavanceerde planning in Jira?
Geavanceerde planning is een reeks mogelijkheden die worden aangeboden binnen de functie Plannen.
Met Plannen kunnen teams multifunctioneel werk, zoals een programma of initiatief, plannen en volgen. In een plan kun je werk plannen, capaciteit verdelen, afhankelijkheden in kaart brengen en verschillende scenario's modelleren, allemaal binnen één bron van waarheid.
Plannen haalt gegevens uit borden, projecten en filters in Jira om het werk te visualiseren in een aanpasbare interface. In deze sandbox-omgeving kun je plannen en experimenteren voordat je je oorspronkelijke gegevens in Jira bijwerkt.
In deze handleiding worden de belangrijkste concepten van geavanceerde planning uitgelegd, waaronder hoe je je eerste plan kunt maken en best practices voor naadloze planning.
Geavanceerde planning is beschikbaar als onderdeel van Jira Premium en Jira Enterprise.
Hoe kan ik een plan aanmaken?
Het voordeel van een plan aanmaken is dat het voor een duidelijker beeld zorgt en laat zien hoe het werk van een team zich verhoudt tot het werk van andere teams. Het visualiseert hoe elk team bijdraagt aan brede organisatorische doelen.
De eenvoudigste manier om met Plannen aan de slag te gaan, is door onze planningssjabloon op topniveau te gebruiken. De sjabloon bevat een plan-, project- en issuehiërarchie die vooraf zijn geconfigureerd om je teams te helpen bij het beheren van grote, multifunctionele inspanningen, zoals een programma of initiatief.
Eventueel kun je ook een voorbeeldplan aanmaken. Deze oplossing genereert een plan op basis van nepgegevens, zodat je snel een idee krijgt van hoe een volledig geïntegreerd plan eruitziet en je de mogelijkheden ervan op een risicovrije manier kunt verkennen.
Als je eenmaal je eigen plannen hebt gemaakt om de processen van je teams te ondersteunen, is het eenvoudig om de structuur op te schalen. Elk plan kan met een paar klikken worden gedupliceerd. De kopie zal dezelfde issues en instellingen bevatten als het origineel. Zo kun je een bestaand plan hergebruiken voor meerdere toepassingen, van het ondersteunen van vergelijkbare usecases tot het standaardiseren van best practices op het gebied van agile planning in de hele organisatie.
Hoe voeg ik issuebronnen toe aan een plan?
Issuebronnen bepalen welke gegevens in Jira worden gebruikt om een plan te maken. Ze brengen het werk dat gedaan moet worden en de problemen die je probeert op te lossen in kaart. Issuebronnen worden eerst tijdens het opstellen van het plan gekozen en kunnen op elk gewenst moment worden aangepast.
Plannen ondersteunt drie soorten issuebronnen:
- Borden (scrum of kanban) — Issues met betrekking tot teams die het volume en de voortgang van hun werk bijhouden. Borden kunnen ofwel als scrum of kanban worden geclassificeerd. Scrumborden zijn voor teams die hun werk plannen in sprints of iteraties, terwijl kanban-borden beter geschikt zijn voor teams met een continue workflow.
- Projecten — Issues die worden gedefinieerd door een specifieke doelstelling of deliverable, zoals een product of functie.
- Filters — Issues die worden gedefinieerd door een query in Jira, ook wel bekend als JQL (Jira Query Language).
Bekijk meer informatie over planinstellingen om je plan verder te configureren.
Hoe pas ik de issuehiërarchie aan in een plan?
Plannen gebruikt dezelfde issuehiërarchie als Jira, maar kan aangepast en uitgebreid worden om grotere doelen boven het epicniveau te volgen. Je kunt bijvoorbeeld een initiatiefhiërarchieniveau aanmaken om een programma weer te geven dat bestaat uit meerdere projecten of gecombineerde inspanningen van meerdere teams. Wanneer het initiatief boven het epicniveau geplaatst wordt, kan het worden gebruikt als een container voor epics.
- Epic — Een grote hoeveelheid werk die kan worden onderverdeeld in story's, taken en bugs. In een plan staan epics voor een belangrijke mijlpaal of deliverable. Het werk in een epic kan aan meerdere teams worden toegewezen.
- Story, taak of bug — Story's en taken zijn issues die betrekking hebben op werk dat moet worden afgerond. Bugs zijn problemen die de voortgang of functionaliteit van het werk belemmeren. Deze issuetypen kunnen aan specifieke teams worden toegewezen.
- Subtaak — Een gedetailleerd onderdeel van het werk dat nodig is om een story, taak of bug af te ronden. In een plan kunnen teams niet specifiek aan subtaken worden toegewezen. Ze nemen het team over dat aan de bovenliggende issue is toegewezen.
Hoe voeg ik mijn teams toe aan een plan?
Koppel teams aan de issuebronnen in je plan, zodat hun werk rechtstreeks in het plan beheerd kan worden. Alle Atlassian-teams in je Teams-map kunnen in een plan opgenomen worden. Met Teams kun je je werk groeperen en filteren op basis van teams en de toewijzing van werk beheren op basis van capaciteit.
Het is meestal aan project- of programmamanagers om teams te coördineren, afhankelijk van hoe het werk is gestructureerd. Zij zijn de drijfveren en besluitvormers van het multifunctionele plan door prioriteiten te stellen en de richting te bepalen. Team- en domeinleads dragen bij aan het plan door capaciteit te beheren en werk aan hun respectieve teams toe te wijzen.
Hoe beheer ik de teamcapaciteit in een plan?
Capaciteit laat de werkeenheden zien die een team in een bepaalde periode uitvoert. Kan gebruikt worden om het vermogen van een team om werk te voltooien binnen een bepaald tijdsbestek in te schatten en is van onschatbare waarde voor risicobeoordelingen bij het nemen van belangrijke beslissingen.
Team- en domeinleads voegen capaciteit aan het plan toe en beoordelen regelmatig de beschikbaarheid van hun team, de toewijzing van middelen en de prioritering van andere projecten.
Capaciteit wordt bij scrum- en kanban-teams op verschillende manieren gemeten. Hoewel beide typen teams capaciteit kunnen meten aan de hand van tijd (dagen of uren), kan een scrum-team ook storypoints (een relatieve schatting van de vereiste inspanning) gebruiken. Dit komt omdat scrum-teams werken in op tijd ingedeelde iteraties (sprints), terwijl kanban-teams voortgang boeken door een continue workflow.
Capaciteitsplanning is beschikbaar voor scrum- en kanban-teams. Sprintplanning is echter exclusief beschikbaar voor teams die scrumborden gebruiken als issuebron. Met de functie sprintplanning kun je werk toewijzen aan elke sprint, projectreleasedata of mijlpalen op basis van de capaciteit van teams. Je kunt hiermee ook zien wanneer sprints overboekt zijn (wanneer toegewezen werk de capaciteit van het team overschrijdt).
Hoe beheer ik afhankelijkheden in een plan?
Afhankelijkheden geven de relatie weer tussen issues in je plan, zoals onvoorziene gebeurtenissen en blockers. Het visualiseren en begrijpen van afhankelijkheden is zeer belangrijk voor project- of programmamanagers om een richting in het plan te bepalen. Wanneer afhankelijkheden gedetailleerd in kaart worden gebracht, kan een team alternatieve richtingen plannen en zich hierop aanpassen.
Een afhankelijkheid kan binnenkomend of uitgaand zijn. Deze maakt duidelijk wanneer een issue andere issues blokkeert, of wordt geblokkeerd, en welke issues prioriteit moeten krijgen om te zorgen dat er voortgang wordt geboekt. Je kunt ervoor kiezen om afhankelijkheden als badges of regels weer te geven in de weergave-instellingen van je plan.
Je kunt afhankelijkheden ook bekijken op het tabblad Afhankelijkhedenrapport, waarmee relaties tussen issues in je plan visueel in kaart worden gebracht.
Hoe beheer ik releases in een plan?
Releases zijn de mijlpalen in een plan die een bepaald moment aangeven waarop het werk afgerond moet zijn. Een release kan, afhankelijk van de structuur van je werk, een leverbare hoeveelheid werk, een release aan klanten of een programmastap zijn.
Alle toekomstige releases die gekoppeld zijn aan een project in je plan, verschijnen automatisch op het tabblad Releases in Plannen. Om een release (en de bijbehorende issues) van het plan uit te sluiten, kun je bij het aanmaken van een plan een uitsluitingsregel toevoegen.
Plannen maakt gebruik van twee verschillende soorten releases: releases van één project en projectoverschrijdende releases. Een release voor één project is gekoppeld aan één project, terwijl een cross-project release de data van meerdere projecten op elkaar afstemt. Beide soorten releases kunnen aangemaakt en bewerkt worden op het tabblad Releases. Cross-project releases worden echter alleen gebruikt in Plannen en kunnen niet opgeslagen worden in je issues in Jira.
Hoe kan ik plannen voor verschillende scenario's?
Plannen fungeert als een sandbox-omgeving voor Jira-gegevens. Gebruik scenario's om alternatieve richtingen op weg naar mijlpalen of projectvoltooiing te verkennen. Door verschillende scenario's te plannen, kun je data, middelen en andere inputs aanpassen met minimale onderbrekingen. Je streeft naar de beste uitkomst, plant voor de slechtste uitkomst en bent voorbereid op alles daartussenin.
Hoe kan ik de voortgang van een plan volgen en rapporteren?
Het samenvattingsscherm is een geweldige plek om een momentopname te krijgen van de voortgang van je plan. In de samenvatting kun je de voortgang van de issue, de belangrijkste afhankelijkheden, de voortgang van het team en de teamcapaciteit voor je plan zien, binnen het geselecteerde tijdsbestek.
Je kunt een nieuwe weergave aanmaken voor een specifieke momentopname van je plan. Dit is vooral handig voor grote, multifunctionele projecten, waar zorgen en behoeften anders zijn voor verschillende belanghebbenden. Met filters en weergave-instellingen kun je verschillende aspecten van je plan benadrukken, die vervolgens kunnen worden opgeslagen en op elk moment gemakkelijk toegankelijk zijn. Je kunt bijvoorbeeld een weergave maken waarin alleen bepaalde issueniveaus of het werk van één team worden weergegeven.
Hoe deel ik een plan met belanghebbenden?
Plannen worden gemaakt om gedeeld te worden! Communiceer voortgangsupdates en houd alle belanghebbenden op de hoogte van hoe projecten en teams hun doelen nastreven. Elke weergave van elk plan kan gedeeld worden als directe link ingevoegd in een Confluence-pagina voor een live weergave, of kan geëxporteerd worden als een CSV-bestand of PNG-afbeelding voor een statische weergave.
