De staat Utah + Atlassian
De staat Utah ging de verandering tegemoet. Ze deinsden niet terug en leidden hun moderniseringspraktijken naar een nieuw tijdperk. Dit stelde hun teams in staat om efficiënt te zijn in een versneld tempo.
Elisa Aviles-Bodoin
De vertegenwoordiger van Atlassian Enterprise voor de staat Utah
Meer dan 90%
Snellere veranderingsbeoordelingen na cloudmigratie
2,5 jaar
Vooruitlopend op de oorspronkelijke migratieplanning
Over de staat Utah
De Division of Technology Services (DTS) is de dienstverlener op het gebied van informatietechnologie (IT) voor de uitvoerende macht van de staat Utah en biedt overheidsinstanties een breed scala aan diensten. De visie van DTS is om een technologieleider te zijn die waarde toevoegt en het leven van inwoners van Utah makkelijker maakt.
Sector
Overheid
Locatie
Noord-, Midden- en Zuid-Amerika
Aantal gebruikers
2600
Hoe de staat Utah jaren eerder dan gepland alle datacenters van Atlassian heeft verlaten en naar de cloud is gemigreerd
Uitdaging: Toen duizenden werknemers bijna met pensioen gingen, moest de staat Utah zijn infrastructuur en processen bijwerken om de volgende generatie werknemers aan te trekken, werken op afstand te mogelijk te maken en institutionele kennis te behouden.
Oplossing: de Division of Technology Services (DTS) van Utah was van plan om tegen 2025 cloudtechnologie toe te passen en alle Atlassian-software in datacenters te migreren.
Impact: Omdat ze 2,5 jaar eerder dan gepland naar Atlassian Cloud Enterprise zijn gemigreerd, werken werknemers meer samen, leveren ze sneller meer waarde met minder hulpmiddelen en trekken ze nieuwe teamleden aan.
Een slimme strategie bereidt de staat Utah voor op de zogenaamde 'zilveren tsunami'
Een van de grootste generaties werknemers in de VS vergrijst snel en gaat met pensioen, met een 'zilveren tsunami' tot gevolg. Hierdoor krijgen veel sectoren, met name nationale en lokale overheden zoals de staat Utah, met veelzijdige uitdagingen te maken. Hierbij staat veel op het spel. In 2020 kwam 30 tot 40% (en steeds meer) van de lokale overheidsmedewerkers in de VS in aanmerking om met pensioen te gaan. Alle babyboomers zullen in 2030 65 jaar of ouder zijn. Voor de staat Utah heeft deze aanstaande uittocht van het personeelsbestand duidelijk gemaakt dat het noodzakelijk is om een enorme hulpbronnenkloof op te vullen, de institutionele kennis op peil te houden (een van de grootste troeven voor elke overheidsorganisatie) en een nieuwe generatie werknemers aan te trekken met andere waarden en behoeften dan de vorige.
De staat Utah heeft een slimme strategie ontwikkeld om zich voor te bereiden op deze naderende verschuiving: ze gaan het net breder uitgooien om werknemers aan te trekken die op het platteland wonen. Om dit doel te bereiken, lanceerden ze in 2018 een initiatief voor telewerken en digitale transformatie. Een van de doelstellingen van dit initiatief was om cloudtechnologie toe te passen en de software van Atlassian volledig uit de datacenters van de staat te verwijderen in 2025. Ze wisten niet dat de coronapandemie de behoefte aan cloudinfrastructuur bijna van de ene op de andere dag zou doen versnellen.
Met hernieuwde urgentie versnelde de staat Utah zijn inspanningen en voltooide de cloudimplementatie in juni 2022, 2,5 jaar eerder dan gepland. De migratie naar de cloud heeft niet alleen werken op afstand mogelijk gemaakt, dat zal helpen om mensen buiten de stad en jongere werknemers aan te trekken, maar het heeft ook de kwaliteit en snelheid van de softwareontwikkelingsprocessen van de staat drastisch verbeterd. Door over te schakelen op cloudtechnologie en een samenwerkingsstructuur, werken ontwikkelingsteams efficiënter en effectiever dan ooit tevoren. Het is een monumentale transformatie die hen in staat stelde om de huidige kiezers nog meer waarde te bieden en de weg vrij te maken voor een welvarende toekomst.
Een visie voor de toekomst
Toen het kantoor van de gouverneur van Utah een strategisch project lanceerde om de belangrijkste pijnpunten van verschillende overheidsinstanties aan het licht te brengen, wezen ze op verschillende belangrijke uitdagingen in verband met digitale transformatie: het onvermogen om veilig toegang te krijgen tot bestanden wanneer je op afstand werkt; vertragingen in de ontwikkeling als gevolg van geïsoleerde teams en infrastructuur; en de aanzienlijke middelen die nodig zijn om serversystemen te onderhouden en bij te werken. Een cloudmigratie bood de mogelijkheid om deze uitdagingen op te lossen en teams in de hele staat te helpen hun activiteiten te optimaliseren. "De essentiële werknemers van de staat Utah waren op weg naar verandering", zegt Elisa Aviles-Bodoin, voorstander van Atlassian Enterprise. "Ze deinsden niet terug en zagen dit als een kans om deel te zijn van de verandering waar ze op zoek naar waren en om hun modernisering naar een nieuw tijdperk te leiden. Dit stelde hun teams in staat om efficiënt te zijn in een versneld tempo."
Corona Ngatuvai, voormalig Chief Technical Architect van de Department of Government Operations' Division of Technology Services (DTS) van Utah, herinnert zich dat het verkennen van een cloudmigratie ook de deur opende om processen en tools te moderniseren om snellere prestaties te leveren, budgetten te optimaliseren en te profiteren van de voordelen van de cloud. Dit zou de organisatie in staat stellen om meer agile te worden en met minder middelen maximale output te leveren aan inwoners van Utah.
Verschillende teams in de deelstaatregering gebruikten al tools van Atlassian, waaronder Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence en Atlassian Access. Trello was bijzonder populair geworden als intuïtieve tool voor projectbeheer die voor iedereen snel te gebruiken was. Omdat het zich snel en organisch verspreidde, hadden veel werknemers hun eigen installaties gecreëerd, waardoor onbewust veiligheidsrisico's ontstonden. Gelukkig heeft de IT deze problemen opgelost met hulp van Atlassian Access en strategisch de behoefte versterkt van het leiderschap aan een meer gecentraliseerd, veilig ecosysteem in de cloud om naast de kosten ook knelpunten aan te pakken.
Toen de Department of Government Operations' Division of Technology Services (DTS) van Utah een cloudmigratieplan opstelde om aan het management voor te leggen, werkten ze samen met de vertegenwoordiger van Atlassian Enterprise Elisa Aviles-Bodoin om een gefaseerde migratiestrategie uit te stippelen op basis van de paraatheid, het budget en de tijdlijn voor de verlenging van de licentie van elk agentschap. Deze gefaseerde aanpak zorgde niet alleen voor transparantie in het migratieplan, maar hielp ook om steun te krijgen van gebruikers en belanghebbenden, zodat er een nieuw niveau van vertrouwen tussen kiezers en partners werd ontwikkeld.
Na verschillende gesprekken met belangrijke belanghebbenden in de staat Utah kreeg het DTS-team toestemming om naar Atlassian Cloud Enterprise te migreren. Het team richtte zich opnieuw op de ontwikkeling van een plan om de staatsvisie te realiseren.
Meerdere datacenters, 1 herhalende migratie, 2,5 jaar eerder dan gepland
Toen DTS de migratie van de staat had gepland, kozen ze ervoor om de cloudinfrastructuur in een hybride model te gebruiken door de Atlassian-software van de staat te migreren van datacenters naar een multi-cloudnetwerk met ondersteuning voor één domein. Enkele speciale uitzonderingen werden op servers in een kleiner, door de staat beheerd datacenter gehouden.
De Department of Health and Human Services was de eerste die begon met de migratie van hun Atlassian-tools naar de cloud, waarna andere agentschappen dit voorbeeld volgden. DTS gebruikte Jira Software Migration Assistant, Confluence Migration Assistant, Cloud Migration Manager en een Atlassian Cloud Migration Support Engineer om het proces te helpen navigeren. Na juridische en veiligheidsonderzoeken heeft het team de Atlassian Marketplace-apps van elk staatsagentschap gecontroleerd om vast te stellen welke apps naar de cloud moesten worden verplaatst op basis van gebruik, vereisten en compatibiliteit, en welke aangepast of opnieuw ontworpen moesten worden.
De staat heeft per batch agentschappen naar Atlassian Cloud Enterprise gemigreerd nadat alle beoordelingen, audits en kaarten waren voltooid. De rol van Corona als kampioen was cruciaal gedurende dit gefaseerde proces. Onder zijn leiding en met de medewerking van honderden collega's uit de hele staat is de cloudimplementatie in Utah in juni 2022 met succes voltooid.
Corona had maandelijkse besprekingen met Nicole Enriquez, Customer Success Manager van Atlassian, om de gebruiksstatistieken van de belangrijkste Atlassian-producten in de staat te bekijken en de belangrijkste functies te identificeren die onderbenut werden. Op basis van deze gegevens hebben Nicole en haar Atlassian-collega's een strategisch succesplan ontwikkeld om de staat te helpen de waarde die met het platform wordt behaald te maximaliseren en alle partijen verantwoordelijk te houden om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
Efficiëntie en effectiviteit in de cloud benutten
Tegenwoordig vertrouwt de staat Utah op een geïntegreerd ecosysteem van Atlassian Cloud Enterprise-tools om hun kiezers van dienst te zijn: Jira Software voor continue integratie en continue levering (CI/CD), Bitbucket voor het veilig opslaan van code, Trello voor niet-technisch projectmanagement, Confluence voor kennisbeheer en Atlassian Access voor eenmalige aanmelding en identiteitsbeheer op bedrijfsniveau.
Samen hebben deze tools teams in de hele staat geholpen om hun manier van werken te transformeren door zich te richten op doelstellingen van hoger niveau om SAFe agile ontwikkelingspraktijken te implementeren, 14 verschillende projectbeheersystemen te consolideren vóór Jira en te profiteren van een betere gebruikersregistratie met Jira Cloud voor de toekomst.
Deze verbeteringen zijn misschien nergens zo duidelijk naar voren gekomen als bij software-ontwikkeling. IT-teams van de agentschappen in Utah hebben bijvoorbeeld de mogelijkheid geboden om DevSecOps te gebruiken door de beveiliging in een vroeg stadium en vaak te integreren met behulp van samenwerkings- en ontwikkelingstools van Atlassian. Hoewel het vaak de perceptie is dat het vergroten van de betrokkenheid van de veiligheidsdiensten de tijdlijnen verlengt, vond de staat Utah het tegenovergestelde.
IT en beveiliging werkten voorheen als twee afzonderlijke afdelingen. De veiligheidscontroles vonden plaats toen de IT klaar was voor implementatie en dit leidde vaak tot vertragingen. Sinds de migratie naar de cloud heeft de IT eerder en vaker gebruik gemaakt van beveiliging. Hierdoor worden hindernissen al ver voor de implementatie aangepakt.
De migratie van de staat naar Atlassian Cloud Enterprise heeft ook de snelheid verhoogd waarmee IT op een veilige manier veranderingen kan doorvoeren. Het proces voor verandermanagement duurde vroeger ongeveer twee weken, wat frustrerend was voor ontwikkelaars. Met hun nieuwe softwareontwikkelingstools van Atlassian duren implementatiewijzigingen nu minder dan 24 uur en in sommige gevallen minuten.
Bovendien is het dankzij toegang tot de cloud voor meer mensen mogelijk om deel te nemen aan het verandermanagementproces. Elke week werden er telefonische vergaderingen gehouden over veranderingsmanagement. Door over te schakelen op videogesprekken kunnen mensen nu op afstand deelnemen of een opname bekijken als ze niet aanwezig kunnen zijn. DTS heeft dezelfde aanpak toegepast op processen en vergaderingen in de hele staat, waarbij ze op afstand konden werken en samenwerken op alle niveaus mogelijk maakten. Dit betekende een aanzienlijke verbetering voor de huidige teamleden en voegde aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden toe voor nieuwe werknemers.
De weg vrijmaken voor transformatie in Utah en daarbuiten
In een tijdperk van ongekende overheidstransformatie stapte de staat Utah in minder dan drie jaar volledig over op de cloud.
Tegenwoordig vertrouwen de teams van de staat op de agile tools van Atlassian om nieuwe applicaties en services te bouwen, te testen, te releasen en voortdurend te verbeteren. Door hun processen en platform te moderniseren met Jira en Confluence Cloud konden ontwikkelaars silo's inwisselen voor een samenwerkingscultuur, wat resulteerde in een snellere, gestroomlijnde en betere levering.
Utah mag dan wel een van de eerste deelstaatregeringen zijn die volledig naar Atlassian Cloud migreert, maar is zeker niet de laatste. Hoewel migraties belangrijke ondernemingen zijn, heeft Utah aangetoond dat met een iteratieve en strategische aanpak, enthousiaste kampioenen, een toegewijd team en gezamenlijke ondersteuning de resultaten de moeite waard zijn. "Verandering ziet er voordat je begint altijd angstaanjagender uit", zegt Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. "Doe het stap voor stap en weet dat Atlassian support kan bieden."
Dit advies en deze begeleiding kwamen de staat Utah goed van pas, en ze hopen een lichtend voorbeeld te zijn voor andere staten die ook willen moderniseren ten behoeve van hun werknemers, kiezers en gemeenschap.