EMC + Atlassian
In 25 anni di esperienza nel settore IT, questa è stata la migrazione più agevole a cui abbia mai fatto parte".
Chris Van Cleve
Software Engineer
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Downtime since migrating
Tempi di inattività dalla migrazione
0
TBD
Backlog dalla migrazione
Settore
Servizi finanziari
Località
Des Moines, IA
Numero di utenti
2.600
La preparazione strategica di EMC consente "la migrazione più agevole" ad Atlassian Cloud
Abbracciare il cambiamento è una sfida per qualsiasi azienda, figuriamoci per una che esiste da oltre un secolo. Fortunatamente, la compagnia assicurativa EMC Insurance Companies si occupa di mitigazione dei rischi e pianificazione per gli imprevisti, quindi hanno affrontato la loro trasformazione digitale con la stessa preparazione strategica che usano per i propri prodotti. Nell'ambito di questa trasformazione, EMC ha eseguito una migrazione ben pianificata e senza interruzioni ad Atlassian Cloud con l'assistenza di Mumo Systems, riducendo al minimo i rischi, massimizzando la tranquillità e gettando solide basi per servire i propri clienti per i prossimi cento anni.
Molte aziende che operano da decenni sono riluttanti a cambiare. Che si tratti di una nuova strategia, di nuovi prodotti, persone o infrastrutture, fare le cose in modo diverso può creare incertezza e persino paura. Tuttavia, in qualità di fornitore di assicurazioni commerciali centenario, EMC Insurance Companies conosce fin troppo bene i vantaggi di prepararsi per gli imprevisti, quindi ha scelto di abbracciarli e pianificarli piuttosto che ignorarli. "Il cambiamento è una costante in tutta l'azienda. Devi essere in grado di muoverti molto velocemente e stare al passo con le ultime tendenze", afferma il Software Engineer Chris Van Cleve.
L'adattamento ai rapidi cambiamenti all'interno del proprio settore e in tutto il mercato ha motivato EMC a intraprendere una trasformazione digitale, che includeva l'adozione di sistemi più moderni, linguaggi di codifica più recenti, metodologie agili e un approccio cloud-first. La migrazione ad Atlassian Cloud come parte di questa trasformazione è stato un passo logico, che avrebbe aiutato l'azienda ad alleviare i problemi di gestione dei propri strumenti in modo da potersi concentrare sul proprio core business ed essere meglio attrezzata per il futuro.
Dopo quattro mesi di pianificazione e pulizia, EMC ha completato "una migrazione decisamente fluida" (secondo Chris) nel corso di un fine settimana, portando a miglioramenti immediati e duraturi, tra cui zero incidenti che comportano tempi di inattività e l'eliminazione di un backlog che si accumulava da anni. Riducendo il carico di manutenzione e passando a un sistema più stabile e sicuro che favorisca maggiormente la produttività, EMC ha ora più tempo e risorse da dedicare all'innovazione, assolutamente fondamentale per aiutare i suoi clienti e la sua azienda ad andare avanti con fiducia.
Tutti i segnali puntano al cloud
Dopo aver adottato Confluence come knowledge base intorno al 2011, EMC è passata da uno strumento di service desk legacy a Jira Software e Jira Service Management per monitoraggio e analisi migliori, integrazioni più rigorose e maggiore facilità d'uso, soprattutto per i gruppi non tecnici. Il Software Development Manager Marty Hagewood afferma che, da allora: "Atlassian è diventata la nostra unica fonte di informazioni e repository centrale per la collaborazione".
Mentre i gruppi dell'azienda hanno adottato metodologie agili con l'incoraggiamento dell'Agile Center of Enablement di EMC, hanno anche adottato gli strumenti Atlassian per potenziare il loro lavoro quotidiano.
"Il colmo è che in passato non riuscivamo mai a completare le attività pianificate perché eravamo sempre occupati con le attività di assistenza. Adesso, dopo la migrazione, abbiamo completato l'intero backlog due volte."
Chris Van Cleve
Software Engineer
Il sistema Jira Software di EMC si integra perfettamente anche con Bitbucket, Bamboo e Confluence per uno sviluppo, una documentazione e una condivisione delle conoscenze agili. Jira Service Management è lo strumento ideale per i gruppi tecnici e non di tutta l'azienda (Risorse umane, Strutture, Sicurezza e altri) che devono richiedere assistenza reciproca. "Stiamo cercando di portare il portale Jira Service Management a un punto in cui tu possa andare lì per chiedere qualsiasi cosa in azienda e far arrivare la tua richiesta alle persone giuste", afferma Chris.
Inizialmente, EMC aveva scelto di distribuire i suoi prodotti Atlassian su Data Center per massimizzare il controllo e la disponibilità. Nel corso del tempo, tuttavia, l'azienda è passata a un approccio cloud-first per modi di lavorare più moderni, tempi di attività più elevati e minore manutenzione. "Come azienda, pensavamo a quanto siamo preparati per il futuro e a quali sono gli strumenti necessari per avere successo", ricorda Marty. "Abbiamo effettuato il passaggio al cloud-first e modernizzato il nostro IT in modo da non doverci preoccupare". Chris aggiunge: "In qualità di gruppo che amministra questi strumenti, volevamo poterci concentrare sulla fornitura di servizi e soluzioni ai clienti piuttosto che suddividere il nostro tempo tra la manutenzione e la risoluzione dei problemi".
Per coincidenza, EMC ha visto Atlassian avvicinarsi al cloud più o meno nello stesso periodo, il che gli ha dato la conferma di essere sulla strada giusta. "Atlassian è stata diretta dicendo di essere un'azienda cloud-first e di dare la priorità ai nuovi miglioramenti del cloud. Le sue intenzioni erano chiare. È in questa direzione che stanno andando sia il settore che i più alti livelli di prodotti e supporto di Atlassian, quindi abbiamo pensato: "Allineiamoci anche noi", spiega Marty.
La preparazione getta le basi di una transizione fluida e veloce
Avendo deciso per la migrazione da Atlassian Data Center al cloud, EMC ha contattato l'Enterprise Solutions Partner Mumo Systems per ottenere assistenza e supporto. Entrambi i gruppi volevano "ottimizzare e cambiare" per apportare miglioramenti lungo il percorso. "Ci siamo detti, 'Non limitiamoci ad eseguire un trasferimento. Riorganizziamo un po' i blocchi e sfidiamo noi stessi a fare domande del tipo: perché lo stiamo facendo? Che tipo di manutenzione stiamo aggiungendo? Quale debito tecnologico stiamo aggiungendo rispetto al valore che stiamo guadagnando? Queste domande portano ad opportunità per semplificare le cose", descrive Marty. Sebbene questo metodo possa richiedere all'inizio un po' più di tempo e impegno, alla fine consentirà di risparmiare risorse e migliorare l'esperienza sia per gli utenti che per gli amministratori.
Con un piano strategico definito, EMC e Mumo hanno avviato una collaborazione di quattro mesi per effettuare la pulizia e l'ottimizzazione. La fase di preparazione consisteva nelle seguenti attività: pianificazione, modifiche dei processi, convalida e implementazione.
Durante questa fase, la pulizia di plugin e utenti era una grande priorità. EMC si affidava fortemente alle app nel marketplace per le automazioni e l'efficienza, tra cui Elements Connect, X-Ray Test Management per Jira, Automation for Jira, Scriptrunner e Chat per Jira Service Management. Il team ha collaborato con Mumo per valutare quali app non erano più necessarie (come Automation for Jira, che è nativa in Atlassian Cloud, ed Elements Connect, i cui dati non venivano utilizzati molto) e quali dovevano essere trasferite.
Mumo ha inoltre collaborato con Atlassian per ripulire i dati di EMC e semplificare i flussi di lavoro più complessi. Ad esempio, hanno allineato l'intera azienda su un unico schema di priorità, eliminando la necessità di entrare in Jira Software e aggiornare la priorità ogni volta che viene creato un progetto. Mumo e EMC hanno, inoltre, notato un numero insolitamente elevato di utenti nel sistema e si sono domandate se fosse necessario migrare l'intero set. Dopo aver riesaminato il database con Atlassian, il team di Mumo ha eliminato 40.000 utenti dall'ambiente prima della migrazione. I due team hanno anche lavorato insieme per controllare a campione l'accuratezza di altri dati e risolvere i problemi che si sono presentati. "Il team di Atlassian è stato di grande aiuto nel coordinare tutta l'operazione, lavorando con grande meticolosità e ponendo le giuste domande", afferma Kian Stack, Lead Solutions Consultant presso Mumo.
Con tutti i dati, gli utenti e le app ripuliti, EMC e Mumo sono passate alla fase successiva: la pianificazione e il test della migrazione.
Il lavoro sul cloud e il trasferimento di alcuni dei compiti ad Atlassian hanno creato enormi efficienze e ci hanno consentito di concentrarci sul servizio clienti".
Chris Van Cleve
Software Engineer
Durante questa fase, Mumo non ha pianificato solo la migrazione in sé, ma anche il lavoro post-migrazione allo scopo di ridurre al minimo i problemi, correggere i flussi di lavoro, ricollegare le knowledge base, impostare tag in Jira Service Management e importare configurazioni personalizzate. Nel frattempo, EMC ha fornito l'accesso anticipato a un gruppo di 30 utenti esperti e manager in modo che potessero testare il sistema e familiarizzare con la nuova interfaccia. Il feedback dei tester ha aiutato a risolvere i bug e ha consentito una gestione delle modifiche più informata, che comprendeva la discussione della migrazione su l cloud e la formazione dei dipendenti durante riunione trimestrale dell'azienda, nella newsletter interna e nei forum di Confluence. Marty dice: "La comunicazione è stata fondamentale per comprendere le domande, fornire risposte e preparare tutti il più possibile, in modo che non ci fossero sorprese".
I test e la comunicazione di EMC hanno fatto sì che tutti fossero pronti e cautamente ottimisti man mano che si avvicinava il grande giorno. La migrazione e le modifiche sono state completate nell'arco di un fine settimana. Lunedì mattina i team sono rimasti piacevolmente sorpresi dalla risposta (o dall'assenza di risposte) dei dipendenti EMC. "Ci aspettavamo di ricevere numerosi ticket, ma non è successo", ricorda Marty. Chris aggiunge: "In 25 anni che lavoro nel settore IT, questa è stata la migrazione più fluida a cui abbia mai partecipato".
Il team attribuisce il successo della migrazione alla sua meticolosa preparazione e alla collaborazione con Mumo. "Aver avuto un periodo di preparazione così lungo e una documentazione così dettagliata ci ha ripagati", osserva Kian. EMC ritiene che anche Mumo sia stata un pezzo fondamentale del puzzle. "Il mio pensiero iniziale era: 'Sappiamo cosa fare, possiamo farcela da soli'. Col senno di poi, lavorare con Mumo è stato fondamentale per ottenere questo risultato", dice Marty. "Il nostro team per i servizi collaborativi, che gestisce Jira, Jira Service Management e Confluence è fantastico. Tuttavia, poter contare su qualcuno come Mumo, che conosce il sistema e ha più esperienza di noi, è stato determinante per il successo della migrazione".
Con gli aggiornamenti automatici, sappiamo sempre che il sistema è aggiornato. Non dobbiamo preoccuparci della sicurezza e delle vulnerabilità o di dover allocare risorse a queste attività. Poter lavorare con questa tranquillità d'animo è una gran cosa".
Marty Hagewood
Software Development Manager
"È incredibile quello che si può fare quando non si devono gestire le interruzioni".
Dopo una migrazione fluida e ben riuscita, EMC sta già raccogliendo i frutti dell'uso di Atlassian Cloud e pensa già a come usare ancora di più questo strumento in futuro.
Ora che Collaboration Services ha trasferito la manutenzione ad Atlassian ed eliminato gli imprevisti legati ai tempi di inattività, ha più tempo ed energie per concentrarsi sul lavoro che apporta maggior valore al business e ai clienti di EMC.
"In passato, il lavoro del nostro team si sarebbe suddiviso in attività di assistenza e attività pianificate. Il colmo è che non arrivavamo mai a svolgere le attività pianificate perché eravamo sempre occupati con le attività di assistenza", spiega Chris. "Adesso abbiamo completato l'intero backlog due volte. Il lavoro sul cloud e il trasferimento di alcuni dei compiti ad Atlassian hanno creato enormi efficienze e ci hanno consentito di concentrarci sul servizio clienti". Marty e Kian sono d'accordo. "Il livello di servizio che offriamo grazie al tempo che siamo riusciti a liberare è notevole," commenta Marty. Kian aggiunge: "È incredibile quello che si può fare quando non si devono gestire le interruzioni!"
Oltre al risparmio di tempo, Marty dice che il team apprezza il fatto di non doversi più preoccupare della sicurezza. "Con gli aggiornamenti automatici, sappiamo sempre che il sistema è aggiornato. Non dobbiamo preoccuparci della sicurezza e delle vulnerabilità o di dover allocare risorse a queste attività. Poter lavorare con questa tranquillità d'animo è una gran cosa".
Per un fornitore di assicurazioni come EMC, si tratta proprio di questo: ridurre al minimo i rischi e massimizzare la tranquillità. Con il supporto di Atlassian e Mumo, la migrazione al cloud ben pianificata e fluida di EMC ha contribuito a trasformare l'azienda e a gettare solide basi per fornire servizi ai propri clienti per i prossimi 100 anni e oltre.