Comment l'État de l'Utah a réussi à s'affranchir de tous les data centers Atlassian avec plusieurs années d'avance sur le calendrier pour migrer vers le cloud

Une vision pour le futur

Lorsque le bureau du gouverneur de l'Utah a lancé un projet stratégique visant à identifier les principaux problèmes des différentes agences de l'État, celui-ci a identifié plusieurs défis majeurs liés à la transformation numérique : incapacité d'accéder aux fichiers en toute sécurité lorsque l'on travaille à distance ; retards de développement dus au cloisonnement des équipes et de l'infrastructure ; et ressources importantes nécessaires pour maintenir et mettre à jour les systèmes basés sur des serveurs. La migration vers le cloud a permis de résoudre ces problèmes et d'aider les équipes de tout l'État à optimiser leurs opérations. « En tant que travailleurs essentiels, les employés de l'État de l'Utah étaient ouverts au changement », explique Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate chez Atlassian. « Ils n'ont pas hésité et y ont vu l'opportunité de réellement apporter le changement qu'ils recherchaient et de faire entrer leurs pratiques de modernisation dans une nouvelle ère. Cela a permis à leurs équipes d'être plus rapidement efficaces. »

Corona Ngatuvai, ancien Chief Technical Architect au sein de la division des services technologiques (DTS) du gouvernement de l'Utah, se souvient que l'exploration d'une migration vers le cloud a également ouvert la voie à la modernisation des processus et des outils afin d'améliorer l'efficacité, d'optimiser les budgets et de tirer parti des avantages du cloud. Cela permettrait à l'organisation de gagner en agilité et de fournir un maximum de résultats aux citoyens de l'Utah avec moins de ressources.

Plusieurs équipes au sein du gouvernement de l'État utilisaient déjà les outils Atlassian, notamment Trello, Jira, Bitbucket, Confluence et Atlassian Access. Trello était devenu particulièrement populaire, car il s'agit d'un outil de gestion de projet intuitif que tout le monde pouvait apprendre à utiliser rapidement. Au fur et à mesure du déploiement rapide de la solution au sein des administrations gouvernementales, de nombreux employés ont mis au point leurs propres instances, ce qui a engendré l'apparition de risques de sécurité. Heureusement, le service informatique a résolu ces problèmes avec l'aide d'Atlassian Access et a stratégiquement renforcé auprès de la direction la nécessité de mettre en place un écosystème cloud plus centralisé et sécurisé afin de résoudre les problèmes et d'optimiser les coûts.

Alors que la Division des services technologiques (DTS) du ministère des Opérations gouvernementales de l'Utah élaborait un plan de migration vers le cloud à présenter à sa direction, elle a collaboré avec Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, pour élaborer une stratégie de migration progressive en fonction de l'état de préparation, du budget et du calendrier de renouvellement des licences de chaque agence. Cette approche progressive, associée à la transparence du plan de migration, a contribué à obtenir l'adhésion des utilisateurs et des parties prenantes afin de renforcer le niveau de confiance entre les électeurs et les partenaires.

Après plusieurs échanges avec les principales parties prenantes de l'État de l'Utah, l'équipe du DTS a obtenu l'autorisation de migrer vers Atlassian Cloud Enterprise et s'est recentrée sur l'élaboration d'un programme visant à mettre en place la vision de l'État.

Plusieurs data centers, 1 migration itérative, 2,5 ans d'avance sur le calendrier prévisionnel

Alors que les équipes du département DTS planifiaient la migration des solutions utilisées dans l'État, celles-ci ont choisi d'adopter une infrastructure cloud hybride. Ainsi, elles ont choisi de faire migrer le logiciel Atlassian de l'État depuis les data centers vers un réseau multicloud doté d'un domaine unique, tout en conservant quelques exceptions spécifiques sur les serveurs d'un centre de données plus petit géré par l'État.

Le ministère de la Santé et des Services sociaux a été le premier à migrer ses outils Atlassian vers le cloud, puis d'autres agences ont suivi. Le ministère a utilisé l'assistant de migration Jira, l'assistant de migration Confluence, le gestionnaire de migration vers le cloud et a fait appel à un Atlassian Cloud Migration Support Engineer pour l'aider à mener à bien le processus. Après des examens juridiques et de sécurité, l'équipe a audité les apps du Marketplace Atlassian de chaque agence gouvernementale afin de déterminer celles qui devaient être migrées sur le cloud en fonction de leur utilisation, de leurs exigences et de leur compatibilité, ainsi que celles devant être modifiées ou restructurées.

Lot par lot, l'État a migré des agences vers Atlassian Cloud Enterprise une fois l'ensemble des revues, des audits et des cartographies terminés. Le rôle de champion joué par Corona a été essentiel tout au long de ce processus progressif. Grâce à son leadership et à la collaboration de centaines de collègues à travers l'État, l'Utah a terminé son implémentation du cloud en juin 2022.

Tous les mois, Corona a continué de rencontrer Nicole Enriquez, Atlassian Customer Success Manager, afin de passer en revue les métriques d'utilisation des principaux produits Atlassian de l'État et d'identifier les principales fonctionnalités sous-utilisées. À l'aide de ces données, Nicole et ses collègues chez Atlassian ont élaboré un plan de réussite stratégique pour aider l'État à maximiser la valeur ajoutée de la plateforme et à garantir la responsabilité de toutes les parties afin de contribuer à atteindre les objectifs de l'organisation.

Améliorer l'efficacité dans le cloud

Aujourd'hui, l'État de l'Utah s'appuie sur un écosystème intégré d'outils Atlassian Cloud Enterprise au service de ses administrés : Jira Software pour l'intégration et la livraison continues (CI/CD), Bitbucket pour le stockage sécurisé du code, Trello pour la gestion de projet non technique, Confluence pour la gestion des connaissances et Atlassian Access pour l'authentification unique et la gestion des identités de niveau entreprise.

Ensemble, ces outils ont aidé les équipes de tout l'État à transformer leurs méthodes de travail en s'alignant sur des objectifs plus ambitieux visant à implémenter les pratiques de développement Agile SAFe, en consolidant 14 systèmes de gestion de projet différents antérieurs à Jira et en bénéficiant d'un meilleur provisionnement avec Jira Cloud pour le futur.

Ces améliorations n'ont peut-être jamais été aussi apparentes que dans le développement logiciel. Par exemple, les équipes informatiques des agences de l'Utah ont découvert la possibilité d'adopter DevSecOps en intégrant la sécurité très tôt et en utilisant souvent les outils de collaboration et de développement Atlassian. Si l'application plus stricte de la sécurité est fréquemment associée à un allongement les délais, l'État de l'Utah a découvert que l'inverse était vrai.

Auparavant, les services informatiques et de sécurité étaient distincts. Des contrôles de sécurité avaient lieu une fois que le service informatique était prêt pour un déploiement, ce qui entraînait souvent des retards. Depuis la migration vers le cloud, le service informatique implique la sécurité de plus en plus tôt et souvent, afin de surmonter les obstacles bien avant l'implémentation.

La migration de l'État vers Atlassian Cloud Enterprise a également rapidement accéléré la rapidité avec laquelle le service informatique peut implémenter les changements en toute sécurité. Auparavant, le processus de contrôle des changements prenait environ deux semaines, ce qui était frustrant pour les développeurs. Grâce à ses nouveaux outils de développement logiciel Atlassian, les déploiements des changements prennent désormais moins de 24 heures, et parfois même moins de 24 minutes.

De plus, l'accès au cloud a permis à un plus grand nombre de personnes de participer au processus de gestion des changements. Des réunions de gestion des changements avaient lieu chaque semaine par téléphone. En passant aux appels vidéo, les gens peuvent désormais participer à distance ou regarder un enregistrement s'ils ne peuvent pas assister à une réunion. DTS a appliqué la même approche aux processus et aux réunions dans tout l'État pour faciliter le télétravail et la collaboration à tous les niveaux, apportant ainsi une amélioration significative pour les membres actuels de l'équipe et ajoutant des avantages intéressants pour les nouveaux employés.

Ouvrir la voie à la transformation en Utah et au-delà

À une époque marquée par des transformations gouvernementales sans précédent, l'État de l'Utah a migré 100 % des données vers le cloud en moins de trois ans.

Aujourd'hui, les équipes de l'État s'appuient sur les outils Agile d'Atlassian pour créer, tester, publier et améliorer continuellement de nouvelles applications et de nouveaux services. La modernisation de leurs processus et de leur plateforme avec Jira et Confluence Cloud a permis aux développeurs de passer d'une culture cloisonnée à une culture collaborative, ce qui s'est traduit par des livraisons plus rapides, plus Lean et de meilleure qualité.

Le gouvernement de l'Utah est peut-être l'un des premiers à migrer complètement vers Atlassian Cloud, mais il ne sera sûrement pas le dernier. Bien que les migrations constituent une entreprise importante, l'Utah a démontré qu'avec une approche itérative et stratégique, des champions passionnés, une équipe dédiée et un support collaboratif, les résultats en valent la peine. « Le changement fait toujours plus peur avant de commencer », explique Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. « Faites un pas à la fois et n'oubliez qu'Atlassian est là pour vous aider. »

Ces conseils et directives ont bien aidé l'État de l'Utah, qui espère servir d'exemple aux autres États qui souhaitent également se moderniser dans l'intérêt de leurs employés, de leurs administrés et de leur communauté.