Guía de planificación avanzada en Jira
¿Qué es la planificación avanzada en Jira?
La planificación avanzada es un conjunto de capacidades que se ofrecen en una función llamada Planes.
Planes permite a los equipos de equipos planificar y hacer un seguimiento del trabajo interdisciplinar, como un programa o una iniciativa. Dentro de un plan, puedes programar el trabajo, asignar la capacidad, mapear las dependencias y modelar diferentes escenarios, todo ello con una única fuente de información.
Planes extrae datos de los tableros, proyectos y filtros de Jira para visualizar el trabajo en una interfaz personalizable. Funciona como un entorno aislado: puedes planificar y experimentar antes de actualizar los datos originales que tienes en Jira.
En esta guía se explican los conceptos clave de la planificación avanzada; por ejemplo, cómo crear tu primer plan y las prácticas recomendadas para una planificación fluida.
La planificación avanzada está disponible en Jira Premium y Jira Enterprise.
¿Cómo creo un plan?
La ventaja de crear un plan es que permite definir el panorama general y muestra cómo el trabajo de un equipo está conectado con el de los demás. Asimismo, permite visualizar cómo contribuye cada equipo a los objetivos globales de la organización.
La forma más fácil de empezar a usar Planes es utilizar nuestra plantilla de planificación de primer nivel. La plantilla viene con una jerarquía de planes, proyectos e incidencias, todo preconfigurado para ayudar a tus equipos a gestionar grandes proyectos interdisciplinares, como un programa o una iniciativa.
Si lo deseas, también puedes crear un plan de muestra. Esto genera un plan con datos ficticios para que puedas hacerte una idea rápida de lo que es un plan finalizado y explorar sus capacidades sin riesgos.
Cuando hayas creado tus propios planes para respaldar los procesos de tus equipos, escalar su estructura será fácil. Cualquier plan se puede duplicar en unos pocos clics. La copia contendrá las mismas incidencias y configuración que el original. Esto te permite reutilizar un plan que ya exista para varias situaciones, desde admitir casos de uso similares hasta estandarizar las mejores prácticas de planificación ágil en toda la organización.
¿Cómo añado las fuentes de incidencias a un plan?
Las fuentes de incidencias determinan qué datos se utilizarán en Jira para crear un plan. Trazan el trabajo que se debe realizar y los problemas que se están intentando resolver. Dichas fuentes se seleccionan durante la creación del plan y se pueden modificar en cualquier momento.
Planes admite tres tipos de fuentes de incidencias:
- Tableros (scrum o kanban): son incidencias relacionadas con equipos que sirven para hacer un seguimiento del volumen y el progreso de su trabajo. Los tableros pueden ser de dos tipos: scrum o kanban. Los tableros de scrum son para los equipos que planifican su trabajo en sprints o iteraciones, mientras que los de kanban son más adecuados para los equipos que tienen un flujo de trabajo continuo.
- Proyectos: son incidencias que se definen por un objetivo o una entrega específicos, como un producto o una función.
- Filtros: son incidencias que se definen por una consulta en Jira Software mediante JQL o Jira Query Language.
Si quieres configurar con más detalle tu plan, consulta más información sobre la configuración de los planes.
¿Cómo personalizo la jerarquía de incidencias en un plan?
Planes usa la misma jerarquía de incidencias que Jira, pero se puede personalizar y ampliar para hacer un seguimiento de objetivos más grandes por encima del nivel de los epics. Por ejemplo, puedes crear un nivel de jerarquía de iniciativa que represente un programa que contenga varios proyectos o esfuerzos combinados que abarquen varios equipos. Si se coloca por encima del nivel de los epics, la iniciativa se puede utilizar como contenedor de epics.
- Epic: una gran cantidad de trabajo que se puede dividir en historias, tareas y errores. Dentro de un plan, un epic representa un hito o una entrega importantes. El trabajo de un epic se puede asignar a varios equipos.
- Historia, tarea o error: las historias y las tareas son incidencias que representan el trabajo que debe realizarse. Los errores son problemas que impiden el progreso o el funcionamiento de algo en lo que se está trabajando. Estos tipos de incidencia pueden asignarse a equipos específicos.
- Subtarea: un trabajo que se debe realizar para completar una historia, una tarea o un error. En un plan, las subtareas no pueden asignarse a equipos específicos, sino que las hereda el equipo que tiene asignada la incidencia principal.
¿Cómo añado mis equipos a un plan?
Asocia los equipos a las fuentes de incidencias de tu plan para que su trabajo pueda gestionarse directamente en el plan. Cualquier equipo de Atlassian de tu directorio de equipos puede incluirse en un plan. Puedes agrupar y filtrar el trabajo por equipo y asignar el trabajo en función de la capacidad.
Los gestores de proyectos o de programas suelen encargarse de coordinar a los equipos, en función de cómo se haya estructurado el trabajo. Son los que toman las decisiones para sacar adelante los planes multifuncionales, ya que dan prioridad a los objetivos y determinan las rutas críticas. Los líderes de equipos y dominios contribuyen al plan gestionando la capacidad y asignando el trabajo a sus respectivos equipos.
¿Cómo gestiono la capacidad del equipo en un plan?
La capacidad corresponde a las unidades de trabajo que un equipo puede asumir en un periodo determinado. Se puede utilizar para estimar si un equipo podrá completar un trabajo antes de la fecha prevista en un plazo concreto, y es fundamental para evaluar el riesgo a la hora de tomar decisiones clave.
Los encargados de añadir la capacidad al plan son los líderes de los equipos y dominios, que evalúan regularmente la disponibilidad de sus equipos, la asignación de recursos y la priorización de otros proyectos.
La capacidad de los equipos se mide de distinta forma según utilicen scrum o kanban. Aunque ambos tipos de equipos pueden calcular la capacidad por tiempo (días u horas), los que utilizan scrum también pueden hacerlo mediante puntos de historia (una estimación relativa del esfuerzo requerido). Esto se debe a que los equipos que utilizan scrum trabajan en iteraciones con límites de tiempo (sprints), mientras que los que usan kanban tienen un flujo de trabajo continuo.
La planificación de la capacidad está disponible para los equipos que utilizan scrum o kanban. Sin embargo, la planificación de sprints es exclusiva para los equipos que utilizan tableros de scrum como fuente de incidencias. La función de planificación de sprints te permite asignar el trabajo a cada sprint, determinar las fechas de publicación o definir hitos basados en la capacidad de los equipos. También te muestra si el sprint está sobrecargado (es decir, si el trabajo asignado supera la capacidad del equipo).
¿Cómo gestiono las dependencias en un plan?
Las dependencias indican la relación que hay entre las distintas incidencias del plan, como las contingencias y los impedimentos. Es fundamental que los gestores de proyectos o de programas puedan visualizar y conocer las dependencias para trazar una ruta crítica en el plan. Si las dependencias están asignadas correctamente, el equipo podrá adaptarse y planificar rutas alternativas.
Las dependencias pueden ser entrantes o salientes. Indican si una incidencia está bloqueando a otras incidencias (o si está bloqueada por otras) y a qué incidencias se debe dar prioridad para que el trabajo pueda seguir avanzando. Puedes elegir que las dependencias aparezcan como distintivos o líneas en la configuración de la vista de tu plan.
Las dependencias también se pueden consultar en la pestaña Informe de dependencias, en la que se representan visualmente las relaciones entre las incidencias del plan.
¿Cómo gestiono las publicaciones de un plan?
Una publicación es un hito que marca en qué punto del plan se debe terminar un trabajo. En función de cómo tengas estructurado el trabajo, una publicación puede tratarse de una parte de trabajo que se debe entregar, una publicación para los clientes o un incremento de programa.
Cualquier publicación futura vinculada a un proyecto de tu plan aparecerá automáticamente en la pestaña Publicaciones de Planes. Para excluir una publicación (y sus incidencias) del plan, puedes añadir una regla de exclusión al crear el plan.
Planes utiliza dos tipos diferentes de publicaciones: de un solo proyecto y multiproyecto. La publicación de un solo proyecto está vinculada a un proyecto, mientras que una publicación multiproyecto coordina las fechas de varios proyectos. Ambos tipos de publicaciones se pueden crear y editar en la pestaña Publicaciones. Sin embargo, las publicaciones multiproyecto solo se usan en Planes y no puedes guardarlas en tus incidencias de Jira.
¿Cómo planifico los diferentes escenarios?
Dado que Planes funciona como un espacio aislado para los datos de Jira, puedes activar escenarios con el objetivo de evaluar rutas alternativas para alcanzar hitos o finalizar un proyecto. Planificar diferentes escenarios te permite ajustar las fechas, los recursos y otros datos con un mínimo de interrupciones. Puedes fijarte como objetivo una situación ideal, planificarte poniéndote en el peor de los casos y prepararte para lo que pueda surgir.
¿Cómo puedo hacer un seguimiento del progreso de un plan e informar sobre él?
La pantalla de resumen es un buen lugar para hacerte una idea rápida de cómo va tu plan. En el resumen, puedes ver el progreso de las incidencias, las dependencias clave, el progreso del equipo y la capacidad del equipo para tu plan, en el intervalo de fechas elegido.
Para obtener una instantánea específica de tu plan, puedes crear una vista nueva. Son especialmente útiles en proyectos grandes y multifuncionales, donde las preocupaciones y las necesidades varían según las distintas partes interesadas. Los filtros y la configuración de visualización te permiten destacar diferentes aspectos de tu plan, que luego puedes guardar para acceder fácilmente a ellos en cualquier momento. Por ejemplo, puedes crear una vista que solo muestre ciertos niveles de incidencias o el trabajo de un único equipo.
¿Cómo comparto un plan con las partes interesadas?
¡Los planes se hacen para compartirlos! Comunica el progreso realizado e informa a todas las partes interesadas sobre cómo los proyectos y los equipos se acercan a sus objetivos. La vista de cualquier plan se puede compartir como enlace directo, incrustar en una página de Confluence para visualizarla en directo o exportar como archivo CSV o imagen PNG para una visualización pausada.
