Leitfaden für erweiterte Planung in Jira
Was ist die erweiterte Planung in Jira?
Die erweiterte Planung umfasst eine Reihe von Funktionen, die im Rahmen der Funktion Plans angeboten werden.
Plans ermöglicht es Teams, funktionsübergreifende Aufgaben zu planen und nachzuverfolgen, wie zum Beispiel Programme oder Initiativen. Innerhalb eines Plans kannst du Aufgaben planen, Kapazitäten zuweisen, Abhängigkeiten zuordnen und unterschiedliche Szenarien modellieren – alles über eine zentrale Informationsquelle.
Plans ruft Daten aus Boards, Projekten und Filtern in Jira ab, um Aufgaben auf einer anpassbaren Oberfläche zu visualisieren. Du kannst darin wie in einer Sandbox-Umgebung planen und experimentieren, bevor du deine ursprünglichen Daten in Jira aktualisierst.
In diesem Leitfaden werden die wichtigsten Konzepte der erweiterten Planung erläutert, einschließlich der Erstellung deines ersten Plans und der Best Practices für eine nahtlose Planung.
Die erweiterte Planung ist als Teil von Jira Premium und Jira Enterprise verfügbar.
Wie erstelle ich einen Plan?
Der Vorteil eines Plans besteht darin, dass er einen Überblick gibt und Beziehungen der Aufgaben verschiedener Teams untereinander aufzeigt. Er stellt visuell dar, wie die einzelnen Teams zu den großen Unternehmenszielen beitragen.
Für den Einstieg in Plans eignet sich unsere Vorlage für die Planung auf oberster Ebene. Die Vorlage umfasst eine vordefinierte Plan-, Projekt- und Vorgangshierarchie, die Teams bei der Verwaltung von umfangreichen, funktionsübergreifenden Aufgaben, wie z. B. Programmen oder Initiativen, unterstützt.
Du kannst alternativ auch einen Beispielplan erstellen. Anhand der Beispieldaten kannst du dir schnell ein Bild davon machen, wie ein vollständig ausgearbeiteter Plan aussehen könnte, und du kannst gefahrlos alle Funktionen testen.
Sobald du eigene Pläne zur Unterstützung der Prozesse deines Teams erstellt hast, ist es einfach, die gesamte Struktur zu skalieren. Jeder Plan kann mit ein paar Klicks dupliziert werden. Die Kopie enthält dieselben Vorgänge und Einstellungen wie das Original. Auf diese Weise kannst du einen Plan für mehrere Projekte wiederverwenden, seien es ähnliche Anwendungsfälle oder die Einführung bewährter agiler Planungsmethoden im gesamten Unternehmen.
Wie füge ich Vorgangsquellen zu einem Plan hinzu?
Vorgangsquellen bestimmen, welche Daten in Jira verwendet werden, um einen Plan zu erstellen. Sie umreißen die anstehenden Aufgaben und die zu lösenden Probleme. Vorgangsquellen werden bei der Erstellung des Plans ausgewählt und können jederzeit angepasst werden.
In Plans sind drei Arten von Vorgangsquellen verfügbar:
- Boards (Scrum oder Kanban) – Vorgänge im Zusammenhang mit Teams, die das Volumen und den Fortschritt ihrer Arbeit verfolgen. Für Boards kann als Methode entweder Scrum oder Kanban gewählt werden. Scrum Boards sind für Teams gedacht, die ihre Aufgaben in Sprints oder Iterationen planen, während Kanban Boards besser für Teams mit kontinuierlichem Arbeitsfluss geeignet sind.
- Projekte – Vorgänge, die durch ein bestimmtes Ziel oder eine bestimmte Leistung wie ein Produkt oder eine Funktion definiert sind.
- Filter – Vorgänge, die durch eine Abfrage in Jira definiert werden, auch bekannt als JQL (Jira Query Language).
Wenn du deinen Plan weiter konfigurieren möchtest, informiere dich über die Planeinstellungen.
Wie passe ich die Vorgangshierarchie in einem Plan an?
Plans verwendet dieselbe Vorgangshierarchie wie Jira. Diese kann aber angepasst und erweitert werden, um umfangreichere Ziele über der Epic-Ebene zu verfolgen. Du kannst beispielsweise eine Initiativenhierarchieebene erstellen, um ein Programm abzubilden, das mehrere Projekte oder teamübergreifende Aufgaben umfasst. Wenn sich die Initiative über der Epic-Ebene befindet, kann sie als Container für Epics dienen.
- Epic – Eine größere Aufgabeneinheit, die in Storys, Tasks und Bugs unterteilt werden kann. In einem Plan stellen Epics einen bedeutenden Meilenstein oder Lieferbestandteil dar. Die Aufgaben in einem Epic können mehreren Teams zugewiesen werden.
- Story, Task oder Bug – Storys und Tasks sind Vorgänge, die zu erledigende Aufgaben darstellen. Bugs sind Probleme, die den Fortschritt oder die Funktionalität der Aufgaben behindern. Diese Vorgangstypen können bestimmten Teams zugewiesen werden.
- Sub-Task – Ein granularer Aufgabenteil, der zum Abschluss einer Story, einer Task oder eines Bugs erforderlich ist. In einem Plan können Sub-Tasks keinem Team konkret zugewiesen werden; sie werden automatisch dem Team zugewiesen, dem der übergeordnete Vorgang zugewiesen ist.
Wie füge ich meine Teams zu einem Plan hinzu?
Ordne den Vorgangsquellen deines Plans Teams hinzu, damit diese ihre Aufgaben direkt im Plan verwalten können. Alle Atlassian-Teams in deinem Teams-Verzeichnis können in einen Plan aufgenommen werden. Du kannst Aufgaben nach Teams gruppieren und filtern und entsprechend der Kapazität Aufgaben zuweisen.
Die Koordinierung der Teams wird in der Regel von Projekt- oder Programmmanagern geleitet, je nach Struktur der Arbeitsweise. Durch die Priorisierung von Zielen und die Festlegung kritischer Pfade sind sie die Lenker und Entscheidungsträger des funktionsübergreifenden Plans. Team- und Bereichsleiter tragen zum Plan bei, indem sie Kapazitäten verwalten und den entsprechenden Teams Aufgaben zuweisen.
Wie verwalte ich die Teamkapazität in einem Plan?
Die Kapazität zeigt, wie viele Aufgabeneinheiten ein Team in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet. Anhand der Kapazität kann die Fähigkeit eines Teams geschätzt werden, Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum abzuschließen. Sie ist zudem ausschlaggebend für die Bewertung des Risikos bei wichtigen Entscheidungen.
Die Kapazität wird von Team- und Bereichsleitern in den Plan eingegeben, die regelmäßig die Verfügbarkeit ihres Teams, die Ressourcenzuweisung und die Priorisierung anderer Projekte bewerten.
In Scrum- und Kanban-Teams wird die Kapazität unterschiedlich gemessen. Während beide Teamtypen die Kapazität nach Zeit (in Tagen oder Stunden) messen können, kann ein Scrum-Team auch Storypoints verwenden (eine relative Schätzung des erforderlichen Aufwands). Denn Scrum-Teams arbeiten in Zeitfelditerationen (Sprints), während Kanban-Teams einen kontinuierlichen Arbeitsfluss durchlaufen.
Die Kapazitätsplanung steht sowohl Scrum- als auch Kanban-Teams zur Verfügung. Die Sprintplanung gilt jedoch ausschließlich für Teams, die Scrum Boards als Vorgangsquelle verwenden. Mit der Sprintplanungsfunktion kannst du jedem Sprint, jedem Projekt-Release-Datum oder Meilenstein Aufgaben basierend auf den Kapazitäten der Teams zuweisen. Du siehst auch, wann Sprints überbucht sind (wenn die zugewiesenen Aufgaben die Kapazität des Teams übersteigen).
Wie verwalte ich Abhängigkeiten in einem Plan?
Abhängigkeiten zeigen die Beziehungen zwischen Vorgängen in deinem Plan, z. B. Unvorhergesehenes und Blocker. Die visuelle Darstellung von Abhängigkeiten und die genaue Kenntnis dieser ist unabdingbar, wenn Projekt- oder Programmmanager einen kritischen Pfad im Plan festlegen. Wenn Abhängigkeiten sorgfältig zugeordnet sind, können die Teams sich darauf einstellen und alternative Vorgehensweisen planen.
Eine Abhängigkeit kann eingehend oder ausgehend sein. Sie zeigt auf, wenn ein Vorgang andere Vorgänge blockiert oder von anderen Vorgängen blockiert wird und welche Vorgänge priorisiert werden müssen, um die Aufgaben voranzubringen. Du kannst wählen, ob Abhängigkeiten in den Ansichtseinstellungen deines Plans als Badges oder Zeilen angezeigt werden sollen.
Du kannst Abhängigkeiten auch in der Registerkarte "Abhängigkeitsbericht" anzeigen. Diese ordnet Beziehungen zwischen Vorgängen in deinem Tarif zu.
Wie verwalte ich Releases in einem Plan?
Releases sind die Meilensteine eines Plans, die Zeitpunkte markieren, zu denen Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Je nach Strukturierung der Aufgaben kann ein Release aus einem auslieferbaren Aufgabenteil, einem Release an Kunden oder einem Programminkrement bestehen.
Alle zukünftigen Releases, die mit einem Projekt in deinem Plan verknüpft sind, erscheinen automatisch in der Registerkarte "Releases" in Plans. Um ein Release (und dessen Vorgang) vom Plan auszuschließen, kannst du bei der Erstellung des Plans eine Ausschlussregel hinzufügen.
Plans verwendet zwei verschiedene Arten von Releases – für ein einzelnes Projekt und projektübergreifend. Ein Release für ein einzelnes Projekt ist an ein Projekt gebunden, während ein projektübergreifendes Release die Daten mehrerer Projekte abgleicht. Beide Release-Typen können in der Registerkarte "Releases" erstellt und bearbeitet werden. Projektübergreifende Releases werden jedoch ausschließlich in Plans verwendet und können nicht in deinen Jira-Vorgängen gespeichert werden.
Wie plane ich für verschiedene Szenarien?
Da Plans als Sandbox-Umgebung für Jira-Daten fungiert, kannst du mithilfe von Szenarien alternative Wege zum Erreichen von Meilensteinen oder zum Projektabschluss erkunden. Durch eine Planung mit verschiedenen Szenarien kannst du Daten, Ressourcen und andere Eingaben mit minimalen Unterbrechungen anpassen. Du kannst den bestmöglichen Fall anstreben, den schlimmstmöglichen Fall einplanen und für alle Szenarien dazwischen gewappnet sein.
Wie verfolge und melde ich den Fortschritt eines Plans?
Der Zusammenfassungsbildschirm gibt dir eine schnelle Übersicht über deinen Plan. Er informiert dich über den Vorgangsfortschritt, wichtige Abhängigkeiten, den Teamfortschritt und die Teamkapazität für deinen Plan im ausgewählten Datenbereich.
Falls du einen spezifischen Snapshot deines Plans brauchst, kannst du eine neue Ansicht erstellen. Dies ist besonders hilfreich für umfassende, funktionsübergreifende Projekte, bei denen die Anliegen oder Anforderungen verschiedener Stakeholder variieren. Filter und Ansichtseinstellungen ermöglichen dir, verschiedene Aspekte deines Plans hervorzuheben. Diese kannst du anschließend speichern und jederzeit einfach aufrufen. Du kannst beispielsweise eine Ansicht erstellen, die nur bestimmte Vorgangsebenen oder die Arbeit eines einzelnen Teams zeigt.
Wie teile ich einen Plan mit Stakeholdern?
Pläne sind zum Teilen gedacht! Kommuniziere den aktuellen Fortschritt und halte alle Stakeholder darüber auf dem Laufenden, wie Projekte und die Aufgaben der Teams voranschreiten. Du kannst jede Ansicht eines Plans als Direktlink teilen, entweder eingebettet in eine Confluence-Seite zur Live-Ansicht oder zur statischen Ansicht als CSV-Datei oder PNG-Bild exportiert.
