Объединение усилий: Hermes Einrichtungs Service переносит Jira и Confluence в Atlassian Cloud

Вызов:

Прекращение поддержки лицензий Atlassian Server дало компании Hermes Einrichtungs Service возможность переориентировать свою стратегию.

Решение:

Вместе с партнером по разработке системных решений, компанией Jodocus (ныне входящей в состав Eficode), предоставившей поддержку по вопросам управления лицензиями и внедрению, Hermes Einrichtungs Service перенесла Jira и Confluence в Atlassian Cloud.

Польза:

Благодаря эффективному управлению лицензиями и гарантированной защите данных Hermes Einrichtungs Service и Jodocus успешно провели миграцию и наладили более совершенные процессы.

Дела Hermes Einrichtungs Service пошли в гору. И это касается не только доставки мебели, крупных электроприборов и других громоздких или габаритных товаров. Практичный подход этой логистической компании распространяется и на сферу информационных технологий: двойная миграция Jira и Confluence привела к переносу всех цифровых процессов и коммуникаций в облако.

Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG, часть группы компаний Hermes, которая, в свою очередь, является частью группы компаний Otto, предоставляет погрузочно-разгрузочные услуги двумя людьми. Ее логистические команды ежегодно доставляют громоздкие и крупногабаритные товары примерно в пять миллионов домов.

Штаб-квартира и крупнейший логистический центр Hermes Einrichtungs Service расположены в Лёне, земля Вестфалия (Германия). Отсюда осуществляется управление всеми логистическими процессами компании. Товары распределяются на 100 складов в Германии и Польше через 3 логистических центра в этих двух странах. Компания Hermes Einrichtungs Service, насчитывающая в общей сложности 8000 сотрудников по всей сети партнеров, обеспечивает ежедневную бесперебойную доставку товаров и обслуживание. Это означает, что процессы должны оставаться прозрачными и безошибочными. В повседневной работе логистической компании задержки неприемлемы. Это касается и задержек при коммуникации и сотрудничестве между командами и отделами. Здесь необходим целый ряд различных решений. Они должны быть идеально скоординированы со всеми бизнес-процессами и увязаны со всевозможными операциями, чтобы все сотрудники могли вести простую, безопасную и безграничную командную работу.

Вызов принят: прекращение поддержки лицензий Server

Hermes Einrichtungs Service остается постоянным клиентом Atlassian на протяжении вот уже 18 лет и поддерживает свою бесперебойную работу с помощью Jira и Confluence. Компания впервые доверилась Jira еще в 2006 году, используя это решение как надежный способ управления всеми операциями и процессами управления ИТ-услугами, включая сопоставление и оптимизацию. В 2009 году они добавили Confluence в качестве цифрового хранилища знаний во внутренней сети компании. Обе системы росли вместе с компанией — совсем недавно, во время пандемии, спрос взлетел из-за бума онлайн-покупок. В это же время резко возросло количество процессов и объем коммуникаций в командах по ИТ и обслуживанию. Решения Atlassian оказались незаменимыми инструментами, особенно в условиях, когда сотрудники работают преимущественно из дома и обмениваются информацией как внутри своих команд, так и между ними.

Однако в конце 2021 / начале 2022 г. г. компании предстояло принять важное решение, поскольку истекал срок действия лицензий Server для Jira и Confluence. С учетом того, что Atlassian объявила о полном прекращении поддержки лицензий Server с начала 2024 года, компания Hermes Einrichtungs Service приняла стратегическое решение полностью перейти в облако.

Для Флориана Шмидта, руководителя по прикладным службам в Hermes Einrichtungs Service, сразу было ясно одно: окончание срока действия лицензий Server не означает, окончания использования решений Atlassian. «С самого начала мы были невероятно довольны Jira и Confluence. Мы не хотели терять эти решения, а наоборот, хотели использовать их для дальнейшего развития. Для нас переориентирование стратегии с использованием облачных решений Atlassian стало логичным и наиболее многообещающим следующим шагом».

Этот шаг соответствовал и стратегии Otto Group. Компания Otto Group выбрала Atlassian Cloud с тарифным планом Enterprise еще в марте 2021 года, чтобы безопасно перенести свои решения Atlassian в облако. И этот тарифный план Enterprise гарантирует поставщику облачных услуг соответствие требованиям EBA и BaFin в отношении аутсорсинга и действующим стандартам соответствия GDPR. Хотя первоначально лицензию приобрел материнский концерн Otto Group, дочерние компании, такие как Hermes Einrichtungs Service, также могут воспользоваться комплексной защитой данных при передаче своих лицензий.

Подходящий партнер для облачного будущего

Таким образом, больше ничто не мешало миграции в Atlassian Cloud. «Нам повезло, что мы смогли приобрести лицензии Cloud Enterprise, соответствующие требованиям GDPR, напрямую через Otto Group, — объясняет Флориан Шмидт. — Так мы смогли сосредоточиться на технической миграции Jira и Confluence. Не говоря уже о том, что мы абсолютно удовлетворены безопасностью всех наших данных в облаке».

При выборе партнера по разработке системных решений, который должен был оказать логистической фирме поддержку в таких задачах, как конфигурация, настройка и внедрение, компания Hermes Einrichtungs Service вновь обратилась к опыту Otto Group. «Мы знали, что Otto Group уже работала с Jodocus и что сотрудничество было успешным. По их рекомендации мы довольно быстро выбрали экспертов по облачным технологиям», — добавляет Шмидт.

Компания Jodocus не только обеспечила эффективное управление лицензиями, но и собрала команду, которая всего за два месяца переместила данные с Jira Server в облако. Сотрудничество началось с подготовки к миграции, намеченной на конец сентября 2021 года. Запустить в облаке Jira планировалось к концу ноября. Чтобы осуществить такую масштабную миграцию в облако, команде нужно было провести комплексное тестирование.

«Чем лучше подготовка к миграции и ее тестирование, тем лучше будет конечный результат, когда облачный инструмент будет запущен в эксплуатацию, — подчеркивает Тим Боссен, менеджер по миграции в Jodocus. — Мы, например, провели приемочный пользовательский тест (UAT), который дал нам важные предварительные отзывы от тестировщиков приложений в Hermes Einrichtungs Service, которые мы учли позже во время фактической миграции Jira».

Здесь эксперты Jodocus столкнулись с особой проблемой. Знакомые рабочие процессы управления клиентами должны остаться доступными в облачной версии Jira. Хотя компания Hermes Einrichtungs Service составляет схемы управления ИТ-услугами в Jira, сообщения о задачах она уже давно отправляет через приложение Marketplace «E-mail This issue» (Отправить эту задачу по электронной почте) для Jira. Эксперты Jodocus вручную настроили конфигурации всех приложений в облаке. Несмотря на то, что они не смогли протестировать их заранее, миграция прошла гладко. Особенно рад Флориан Шмидт: «В общем и целом все осталось на своих местах, мы уложились в сроки и смогли продолжить работу без каких-либо проблем или перебоев».

Примерно через полгода, весной 2022 года, в облако перенесли и Confluence. К тому времени команда точно знала, что делать, и предыдущий опыт оказался весьма кстати. Во время миграции Jira эксперты по облаку эффективно оптимизировали данные, что значительно упростило перенос Confluence. В ходе переноса компания Jodocus решила такие проблемы, как фильтрация неактивных аккаунтов, хранение адресов электронной почты и назначение аккаунтов администраторов. Поставщик услуг также настроил архивирование всех старых страниц и отсортированных наборов данных.

Еще одним плюсом стало то, что в ходе миграции компания Jodocus также создала новую главную страницу Confluence с удобным интерфейсом. На ней сотрудникам доступна интрасеть и корпоративная вики, которые значительно облегчают их повседневную работу. «Благодаря помощи и поддержке Jodocus мы также смогли быстро и беспрепятственно перенести решение Confluence и незамедлительно начать пользоваться бесчисленными преимуществами облака при работе с Jira и Confluence», — с удовольствием отмечает Флориан Шмидт. Теперь команды могут вести совместную работу с большей эффективностью и гибкостью.

Проект миграции, который себя оправдал

Миграция Jira и Confluence в облако состояла из нескольких этапов, от управления лицензиями до реализации. Она увенчалась ошеломляющим успехом, прежде всего благодаря открытому, честному и доверительному сотрудничеству между разработчиками логистической компании и экспертами Jodocus. Это партнерство принесло Hermes Einrichtungs Service множество преимуществ: переход с серверной версии на Cloud Enterprise приносит пользу бизнесу не только в сфере безопасности и защиты данных. Их общие затраты на техническое обслуживание теперь также значительно снизились. Кроме того, инструменты и аддоны в облаке обновляются автоматически, а среду тестирования быстро и легко настроить.

Флориан уже решил, как его команда сможет эффективно использовать освободившееся время. Вот что он говорит: «Благодаря новой платформе мы еще лучше адаптируем систему для наших рабочих процессов. Например, в серверной версии Jira было невозможно разрабатывать и развертывать автоматические механизмы, такие как обновление аддонов. Но это изменилось с переходом в облако».

Теперь методики и рабочие процессы можно еще эффективнее масштабировать в облаке и ориентировать их на рост компании. Еще одно преимущество заключается в особом уровне защиты, благодаря которому Hermes Einrichtungs Service может безопасно и комфортно работать со сторонними инструментами. Так, сейчас вместе со сторонними поставщиками они создают новую, улучшенную логистическую систему складов, причем вся работа происходит непосредственно в Jira. В версии Server это было бы невозможно без сложной промежуточной зоны, разделяющей внутреннюю и внешнюю сети с помощью брандмауэров и других подобных систем. 

У Hermes Einrichtungs Service уже есть конкретные планы на будущее. Логистическая компания хочет и дальше оптимизировать свои решения и рассматривает возможность перехода на Jira Service Management, например, чтобы сделать управление клиентами более технологически гибким.

Ясно одно: благодаря Jodocus, платиновому партнеру по решениям Atlassian, компании Hermes Einrichtungs Service удалось перенести свои инструменты Atlassian в облако, что, в свою очередь, повысило эффективность операций и качество коммуникации. Это также значит, что вся мебель и крупная бытовая техника доставляются клиентам вовремя.