Free Intake Form Template
Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.
het beste geschikt voor
Projectmanagement
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Backlog
Automatisering
Workflows
Dashboard
What is an intake form template?
An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service.
It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.
Streamlines information gathering
An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.
Improves planning and alignment
When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information.
That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.
Reduces errors and manual inefficiencies
Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share.
This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.
Wat omvat de sjabloon voor intakeformulieren?
Backlog
Wanneer een klant een intakeformulier indient met de sjabloon voor intakeformulieren, kun je een issue aanmaken en dit toevoegen aan de backlog. De backlog dient als een gecentraliseerde lijst van alle ingediende aanvragen.
Je kunt eenvoudig individuele taken bijhouden en beheren die essentieel zijn voor het project om alle teams op koers te houden richting een gemeenschappelijk doel.
Automatisering
Met workflowautomatiseringsfuncties kun je handmatige triage verminderen en responsen opstellen voor het automatisch toewijzen van eigenaren, instellen van vervaldatums of taggen van verzoeken. De tijd die je bespaart op handmatige triage kan worden besteed aan het focussen op het project.
Workflows
Jira-workflows definiëren de levenscyclus van een verzoek, van Ingediend naar Triage, Goedgekeurd, In uitvoering en Gereed. Workflows bepalen hoe aanvragen worden afgehandeld en geven je een vereenvoudigd beeld van de huidige status van elke aanvraag.
Dashboard
Dashboards bieden realtime zichtbaarheid van het intakevolume, knelpunten en doorlooptijden. Dit helpt je meer inzicht te krijgen in je beschikbare resources en hoe je deze goed kunt toewijzen voor maximale efficiëntie.
Hoe je aan de slag gaat met de sjabloon voor intakeformulieren
- 1
Definieer het doel van je intakeformulier en maak een speciaal Jira-project aan
Het eerste wat je moet doen om aan de slag te gaan met het sjabloon voor het intakefomulier is het doel van je intakeformulier definiëren. Welke soorten werk worden in het intakeformulier vastgelegd en wie beoordeelt de inzendingen?
Dit is een belangrijke basis om te leggen voordat je inzendingen ontvangt.
Maak vervolgens een speciaal Jira-project aan om binnenkomende aanvragen te scheiden van uitvoeringswerk. Gebruik speciale Jira Service Management (JSM)-projecten voor intake, en gebruik automatisering om goedgekeurde aanvragen naar Jira-projecten te verplaatsen om uitvoeringswerk te scheiden van klantgerichte aanvragen.
- 2
Pas de velden van je intakeformulier aan om belangrijke details vast te leggen
Zodra je een speciaal Jira-project hebt gemaakt en het doel van je intakeformulier hebt gedefinieerd, kun je de velden van je intakeformulier aanpassen. Hierin leg je alle belangrijke informatie vast.
Het gedeelte Velden toont alle velden die beschikbaar zijn voor het werktype dat je hebt geselecteerd, en je kunt eenvoudig velden verslepen om ze aan je formulier toe te voegen. Je moet ook alle onnodige velden verwijderen om je sjabloon voor intakeformulieren zo eenvoudig mogelijk te houden.
Om een veld te verwijderen, selecteer je het en klik je vervolgens op Veld verwijderen of sleep je het terug naar de sectie Velden.
- 3
Genereer een gestructureerde workflow die je intakeproces weergeeft
Breng je echte reviewproces in kaart en spiegel het in Jira-statussen. Dit maakt het gemakkelijk om de huidige status van elke taak en elk project te zien, wat helpt om teams op één lijn te houden.
Het opnemen van duidelijke goedkeurings- of afwijzingsfasen maakt het gemakkelijker om te controleren hoe werk vordert.
Je kunt een status Wachten op goedkeuring instellen, goedkeurders definiëren en goedkeuringen en afwijzingen koppelen aan specifieke Jira-statussen. Schets een duidelijk besluitvormingsproces om goedkeuringen en afwijzingen te vereenvoudigen.
- 4
Automatiseer routering en prioritering om de triage te stroomlijnen
Triage kan een van de meest tijdrovende aspecten zijn van klant- en projectintake, dus je kunt veel tijd besparen door deze te automatiseren. Maak automatiseringsregels aan die automatisch aanvragen toewijzen of beoordelaars op de hoogte brengen.
Je kunt een regel maken met Rovo, vanaf het begin of vanuit een bestaande sjabloon. Gebruik voorwaarden op basis van prioriteit of afdeling, om een snellere, nauwkeurigere routering te garanderen.
Jira-automatisering kan helpen dit proces te stroomlijnen, waardoor je tijd bespaart en zorgt dat elke issue naar het juiste team wordt doorgestuurd.
- 5
Volg, beoordeel en optimaliseer je intake-workflow waar nodig
Zodra je je intake-workflow hebt ingesteld, moet je deze na verloop van tijd monitoren om erachter te komen of je verbeteringen moet aanbrengen. Gebruik dashboards en rapporten in Jira om je intake-workflow te monitoren en knelpunten en vertragingen te identificeren.
Dan kun je werken aan het oplossen van deze problemen zodra je ze identificeert. Ook is het regelmatig beoordelen van workflows en automatiseringsregels een belangrijk onderdeel van het verbeteren van de efficiëntie in de loop van de tijd.
Als je knelpunten of vertragingen opmerkt, is dat een teken dat je je intake-workflows en automatiseringsregels moet optimaliseren.
Gerelateerde sjablonen
Taakplanner-sjabloon
Organiseer alle soorten taken binnen teamprojecten met deze sjabloon van Jira voor het bijhouden van taken.
Marketing
Sjabloon voor Jira-projectmanagement
Activiteiten beheren voor de voltooiing van bedrijfsprojecten.
Klaar om deze gratis sjabloon te gebruiken?
Ontdek meer sjablonen om teamwerk te stimuleren
Bied iedereen, in elk team, meer mogelijkheden. Genereer, verbind en lever je grootste ideeën naadloos in Atlassian-apps met onze volledige collectie kant-en-klare workflows.