Continuïteit op de moderne manier: Voith migreert naar de cloud

Digitale transformatie neemt een vlucht

Gedurende haar 155-jarige geschiedenis stond Voith Group bekend om haar nieuwe innovaties en voortdurende ontwikkeling. Hierdoor heeft het bedrijf zichzelf kunnen omvormen van een kleine slotenmakerij tot een internationale techgigant. Maar om dit succes voort te kunnen zetten is de juiste IT-infrastructuur nodig. En de cloud biedt precies de juiste mogelijkheden die je voorbereiden op de toekomst. Dit is ook de reden waarom Voith ervoor koos om Jira en Confluence te gaan gebruiken vanuit de Atlassian-cloud, met als doel om het aantal veranderingen voor gebruikers en klanten zoveel mogelijk te beperken.

Voith Group is sinds haar oprichting in 1867 gevestigd in Heidenheim an der Brenz in de regio Zwaben. De voormalige slotenmakerij heeft in deze periode haar portfolio aanzienlijk uitgebreid. Vandaag de dag produceert het bedrijf machines en systemen voor de energie-, papier-, grondstoffen-, transport- en automobielmarkt, verdeeld over drie segmenten: Voith Paper, Voith Hydro en Voith Turbo. Voith helpt haar klanten ook bij hun eigen digitale transformatie. Het familiebedrijf heeft ongeveer 21.000 werknemers die ondersteuning bieden in vestigingen in meer dan 60 landen.

Naar de cloud of niet naar de cloud?

Bij Voith wordt in het bijzonder de nadruk gelegd op softwareontwikkeling en R&D als middel om haar rol als technologische pionier in de waterkracht-, papier- en aandrijftechnologiemarkt te versterken en uit te breiden. Des te belangrijker dus dat de werknemers op deze gebieden efficiënt kunnen zijn. Daarom gebruiken ze, naast andere oplossingen, al meer dan tien jaar de on-premises-oplossing van Atlassian. Confluence wordt ook door Voith gebruikt voor documentatie en kennisoverdracht.

Bij Voith waren ze over het algemeen tevreden over de on-premises-oplossingen, ook al brachten deze een paar uitdagingen met zich mee, zoals Michael Hersacher, IT-projectbeheerder bij Voith, uitlegt: "Telkens als er een kwetsbaarheid wordt ontdekt, brengt Atlassian heel snel een update uit om het probleem op te lossen. Dat is natuurlijk geweldig, maar het betekent ook dat onze medewerkers die de servers beheren, meteen moeten reageren en de updates zo snel mogelijk moeten uitrollen, soms zelfs midden in de nacht, zodat de vroege ploegendienst meteen aan het werk kan."

Bij Voith willen ze zichzelf voorbereiden op de toekomst, zo ook op het gebied van IT. De serverlicenties begonnen af te lopen, wat het een goede gelegenheid maakte voor het technologiebedrijf om de migratie naar de cloud te overwegen. Atlassian en zijn Platinum Solution Partner veniture, die bij de migratie heeft geholpen, konden al bij het begin van hun gesprekken met Voith alle zorgen over beveiliging en gegevensbescherming in de cloud wegnemen. Ze hebben ook een aantal haalbaarheidsstudies uitgevoerd om vooraf een succesvolle datamigratie te kunnen garanderen. Uiteindelijk hoefde het bedrijf dus niet over te stappen naar een andere provider.

De technologische en de menselijke kanten in één oogopslag

Het migratieproject duurde ongeveer zes maanden, van maart tot september 2022. Aan de technologische kant begon het project met een pre-analyse en een testmigratie van gebruikers van toepassingen naar de cloud, ondersteund door veniture. Dit hielp bij het identificeren van mogelijke issues of fouten die vóór de daadwerkelijke migratie konden worden afgesloten en/of opgelost. Uiteindelijk verliep de migratie zelfs beter dan verwacht en werden er slechts enkele pijnpunten vastgesteld (zoals een add-on die na de migratie opeens niet meer werkte).

De test was zo'n groot succes dat er bij Voith werd besloten om geen tweede testmigratie uit te voeren en om direct over te gaan op het echte migratieproces. Hierbij namen ze bij veniture als partner de technische migratie voor hun rekening, terwijl ze bij Voith de gegevens opschoonden, nieuwe processen instelden en tests uitvoerden. Deze duidelijke scheiding van taken en verantwoordelijkheden, plus regelmatige coördinatiegesprekken, hadden ook een positief effect op de samenwerking. Toen processen op bepaalde gebieden niet meer zoals normaal functioneerden, stelden veniture en Atlassian haalbare alternatieven voor. Als gevolg hiervan konden ze bij Voith ongeveer een half jaar na de migratie zelfs een vervanger installeren voor de slecht functionerende add-on.

Bij Voith werden de voordelen gedemonstreerd van de nieuwe oplossingen waarmee de transitie gemakkelijker wordt gemaakt voor de betreffende werknemers en waarmee er voor een hoge mate van acceptatie wordt gezorgd voor toegang tot Jira en Confluence via de cloud. Dit houdt onder meer in dat ze altijd toegang hebben tot de nieuwste versies en functies of de mogelijkheid om andere systemen die binnen het bedrijf worden gebruikt, via connectoren in de cloud te integreren. Maar uiteindelijk is het belangrijkste voor Michael Hersacher en zijn team dat hun collega's, voor zover mogelijk, gewoon kunnen blijven werken en tegelijkertijd kunnen genieten van de ervaring van een modern systeem. "We wilden ons systeem voorbereiden op de toekomst om onze huidige manier van werken op lange termijn te stabiliseren, maar met minimale veranderingen voor onze eindgebruikers. We hebben tot nu toe vrijwel geen negatieve feedback gekregen, wat in Zwaben een groot compliment is."Een van de redenen hiervoor is het nieuwe Ambassador Program van Jira en Confluence, waarbij leden informatie over nieuwe functies delen met hun collega's en helpen bij het beantwoorden van vragen.

Samenvatting

Het beheerdersteam van Voith had zeker bedenkingen bij de migratie naar de cloud, maar toen deze eenmaal waren aangepakt en de voordelen duidelijk waren uiteengezet (geen servers meer om te beheren, systemen die zijn voorbereid op de toekomst, een grote verscheidenheid aan connectoren), zagen ze dat migratie de juiste zet was voor het bedrijf. Het daaropvolgende migratieproces verliep relatief snel en was zo succesvol dat de beschikbare reserve-server niet langer nodig was. Michael Hersacher en zijn team zijn van plan om de use-cases voor Jira en Confluence de komende jaren zorgvuldig in de gaten te houden om hun IT-infrastructuur zo effectief mogelijk te maken.