Sophos tilt cyberbeveiliging, productiviteit en impact naar een nieuw niveau met Atlassian Cloud

Vereenvoudiging voor efficiëntie en facilitering

Na de upgrade van de implementaties van Server naar Data Center voor Jira Software en Confluence in 2019 bleven het personeelsbestand van Sophos, de wereldwijde groei en de brede acceptatie van Atlassian-tools de infrastructuur onder druk zetten. Met zoveel gebruikers en zoveel activiteit werd de belasting steeds meer onbeheersbaar.

Ook het tempo van de veranderingen nam toe. "Alles gaat sneller. En als het bedrijf snel draait, moet IT ook sneller draaien”, zegt directeur Enterprise Engineering Rajeev Kapur. Het team wilde nieuwe tools en flexibele processen testen met het oog op innovatie. Het integreren van nieuwe technologie was echter moeilijk omdat de software achter een firewall zat. Bovendien besteedde IT het grootste deel van de tijd aan het oplossen van problemen, waardoor er weinig tijd overbleef voor strategische projecten en vooruitstrevende initiatieven.

Een cloudmigratie bood een mogelijkheid om op alle fronten te optimaliseren. "Het bedrijf kan onmogelijk overleven als we meerdere manieren hebben om hetzelfde te doen”, zegt Senior Infrastructure Engineer Daniel Cave. "De overstap naar de cloud bood een kans om rommel op te ruimen en te verbeteren vanuit technologie- en procesperspectief.”

Deze focus op optimalisatie en vereenvoudiging werd koersbepalend in de migratie van Sophos. "Je moet een belangrijke reden hebben om naar de cloud te migreren en die gebruiken als een mantra voor je team en je gebruikers. Voor ons waren dat eenvoud en flexibiliteit”, legt Daniel uit. "Ons uitgangspunt is dat je niet oneindig veel tijd moet besteden aan het configureren en beheren van het systeem. Dat zou vanzelf moeten gaan, zodat jij gewoon weer je werk kunt doen. ⁠— Met de overstap naar Atlassian Cloud hebben we onze focus verlegd naar het bevorderen van acceptatie, het verbeteren van de efficiëntie en het kijken naar de toekomst.”

Succes van migratie komt in golven

Toen de beslissing om te migreren was genomen, was de volgende vraag hoe. Sophos overwoog om het hele systeem in één keer op te tillen en te veranderen, maar besloot uiteindelijk om te optimaliseren en te veranderen (de door Atlassian aanbevolen aanpak) en per installatie te migreren om zo snel mogelijk waarde te tonen. Het team hoopte dat een spreiding van het project ook zou helpen om de adoptie te stimuleren.

IT begon het planningsproces met een 'spinnenweb-opdracht' om vast te stellen welke projecten van Confluence en Jira Software met elkaar verbonden waren, zodat deze als één geheel konden worden gemigreerd. Vervolgens verzamelden het team een aantal belangrijke belanghebbenden van elke bedrijfsafdeling om te helpen bij het plannen en testen van de migratie en om als pleitbezorgers in hun teams te dienen. "Betrek de belangrijkste besluitvormers in elke bedrijfseenheid: zowel de technische mensen als de meest invloedrijke mensen”, stelt Daniel voor. "Ze begrepen de waardepropositie, de complexiteit en wat mensen hier wel en niet uit konden halen, en brachten die informatie terug naar hun teams.”

IT plande de volgende fase rond de bedrijfseenheden die de grootste gevolgen zouden ondervinden als er fouten zouden optreden. Ze reserveerden nog meer tijd voor deze wave om de risico's tot een minimum te beperken. Rajeev: "Het beheren van belanghebbenden en het testen op gebruikersacceptatie maken de migratie tot een succes. Je moet absoluut eerlijk en consequent zijn.”

Om te helpen bij de communicatie met belanghebbenden maakte een Atlassian-beheerder een intern persbericht om verwachtingen te scheppen over de nieuwe functionaliteit en om teams enthousiast te maken.

Samenwerken en problemen oplossen gedurende het hele proces

Tijdens elke fase van de migratie van Sophos maakte de IT-afdeling gebruik van Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) en Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) om te helpen bij de planning en implementatie. "Je moet optimistisch zijn dat de migratietool de overgrote meerderheid van de gegevens zal verwerken”, zegt Daniel. "Dan kun je je concentreren op de kortste route om een operationeel systeem te krijgen.”

Adaptavist speelde ook een onschatbare rol bij het leveren van expertise op het gebied van migratieplanning, evenals bij het leveren van testen en technische support. Rajeev: "Adaptavist maakte echt deel uit van ons projectteam. Door een partner binnen te halen, konden we kennis, contacten met leveranciers van apps én ervaring benutten om sneller te migreren. Het bedrijf hielp ook enorm bij de betrokkenheid van gebruikers door aan belanghebbenden en gebruikers uit te leggen wat zij met Atlassian Cloud kunnen.”

Daarnaast hielpen de API's van Atlassian om het proces te stroomlijnen. "Bekijk de API's voor Atlassian Cloud om te begrijpen wat ze doen. Tijdens het hele project bood de API vaak oplossingen voor grootschalig beheer”, legt Dan uit. "Omdat we bijvoorbeeld gefaseerd migreerden, creëerden we een proces waarbij content 'alleen-lezen' werd gemaakt voordat deze werd verplaatst. Vervolgens maakten we de content 'lezen-schrijven' zodra ze in de cloudomgeving stond. Hierdoor moesten we wel massaal de machtigingenschema's voor Jira wijzigen, zowel voor de implementatie on-premise als voor de cloud. Tijdens onze eerste iteratie kostte het een technicus een paar uur om dit handmatig uit te voeren. Bij onze tweede iteratie werd dat automatisch gedaan door een script, gebaseerd op de API's.”

Gebruikmakend van de middelen en begeleiding van zowel Atlassian als Adaptavist, voltooide Sophos het grootste deel van de migratie in ongeveer zes maanden. Het team plukt nu al de vruchten van het werken in de cloud en ziet uit naar meer verbeteringen in de toekomst.

Vrij om je te concentreren op het verbeteren van levens en bedrijfsresultaten

Nu Sophos samenwerkt in de Atlassian Cloud kunnen teams in de hele organisatie en over de hele wereld vol vertrouwen zonder onderbrekingen hun werk doen. IT kan bovendien fungeren als een productievere, strategische partner in het bedrijf.

"De beschikbaarheid in de Atlassian Cloud is zeker beter geweest. Het werk van ons team is veranderd van 'Waarom heeft Jira problemen? ' naar 'Hoe kan ik dit doen in Jira?”, beschrijft Rajeev. "We kunnen nu nadenken over hoe we het leven van onze gebruikers kunnen verbeteren, in plaats van alleen stabiliteits- en prestatieproblemen aanpakken.”

Volgens Daniel was deze verschuiving betekenisvol voor zowel individuele werknemers als voor de organisatie als geheel. „Mijn functie is volledig veranderd van een databasebeheerder (DBA) naar een ondersteunende rol. We zijn niet langer een stel DBA- of server-engineers. We vinden en ontwikkelen werknemers die gericht zijn op efficiëntie, verbeteringen en het gebruik van systemen. Die mensen hebben een veel grotere invloed op de operationele effectiviteit van het bedrijf.”

Wat efficiëntie betreft geniet Sophos van hernieuwde productiviteit dankzij de ingebouwde cloudfunctionaliteit. "Automatisering in Jira Software helpt ons sneller te werken, dingen beter te beheren en nieuwe methoden toe te passen”, zegt Rajeev. "Als een sprint bijvoorbeeld begint, wordt alles in de sprint automatisch meegestuurd en krijgen interne klanten statusupdates. Dergelijke automatiseringen zijn sneller, soepeler en eenvoudiger en bieden een betere ervaring voor mensen die werk aanvragen.” Daniel voegt eraan toe: "Iedereen kan automatisering gebruiken omdat het zo eenvoudig is.”

Het is allemaal terug te voeren op Sophos' grootste overwinning op het gebied van migratie: het behalen van hun doel om dingen te vereenvoudigen en te faciliteren. "We hebben eenvoudige producten die gemakkelijk te gebruiken zijn. Intern willen we hetzelfde om onze medewerkers te helpen succesvoller te zijn. Zij zouden geen hinder moeten ondervinden. Het zou gewoon moeten werken”, zegt Daniel. "Door naar Atlassian Cloud te migreren, stapten we over van pure ondersteuning naar focus op procesondersteuning en het toevoegen van waarde aan het bedrijf.”