Het Duitse Software AG versterkt hun beveiliging en bevordert innovatie met Atlassian Cloud-producten

Vertrouw op Atlassian Cloud Enterprise voor een snelle, flexibele en veilige oplossing

Met hernieuwde urgentie begon Software AG onderzoek te doen naar nieuwe cloudoplossingen voor projectmanagement, samenwerking en servicemanagement. Het bedrijf gebruikte een combinatie van Plan.io, Microsoft Project, Excel en OTRS, allemaal on-premise oplossingen. Het gebrek aan integratie tussen de tools verminderde de efficiëntie en zichtbaarheid.

Het R&D-team van Software AG gebruikte met plezier Jira en Confluence voor de initiatieven van hun afdeling. Daarom begonnen Tim en zijn IT-collega's deze tools, samen met Jira Service Management Cloud en Confluence Cloud, te overwegen voor andere teams in het hele bedrijf.

Uit eigen onderzoek bleek dat het Atlassian Cloud Enterprise-abonnement niet alleen voldeed aan de strenge vereisten voor gegevenslocatie, beveiliging en functies van Software AG, maar ook flexibiliteit, een uitgebreide verzameling productiviteitstimulerende Marketplace-apps en meerdere installaties bood.

"Door zonder extra kosten meerdere installaties te creëren, kun je veiligheidshalve gegevens scheiden en meerdere toepassingsscenario's verwerken met dezelfde oplossing. Dat is volledig in lijn met ons idee om ons applicatielandschap te harmoniseren", zegt Tim. "Vanuit functioneel en technisch perspectief is het splitsen van toepassingsscenario's ook nuttig om de algehele complexiteit van afzonderlijke instanties te verminderen. Dit is vooral handig om bijwerkingen te verminderen als je instellingen voor de hele installatie moet wijzigen of wanneer een scenario gebruik maakt van veel apps."

Aangemoedigd door de belofte van Atlassian Cloud-producten was Software AG klaar om de ambities op het gebied van de cloud in praktijk te brengen.

Uitstekende samenwerking voor strategische planning, testen en training

Na Brainbits eerder te hebben ontmoet tijdens een Atlassian-evenement in 2019 nam Software AG opnieuw contact op met het team om de mogelijkheid van samenwerking te verkennen. "We hadden de kennis over cloudimplementaties en -migraties niet, dus besloten we om met Brainbits samen te werken als externe partner", zegt Radoslav Danchev, VP Collaboration, Workplace and Support. Samen besloten de teams het project iteratief te benaderen. Na het verzamelen van vereisten van elke afdeling hielp Brainbits Software AG een proof of concept te ontwikkelen met behulp van de eenvoudigst mogelijke workflows, deze te testen met echte gebruikers, feedback te verzamelen en verbeteringen aan te brengen voordat het initiatief werd gelanceerd.

Brainbits pakte tijdens elke stap de gesprekken in rondom methoden in plaats van rondom specifieke producten. "We concentreerden ons op methoden en processen in plaats van tools. De eerste vraag is altijd hoe we een doel kunnen bereiken, niet hoe we iets kunnen doen binnen een tool", legt Patrick Schuh, eigenaar en algemeen directeur van Brainbits, uit.

Toen de lancering bij Software AG naderde, werd er ook met Brainbits samengewerkt aan training. "We werkten samen met Brainbits om ervoor te zorgen dat we voldoende trainingsmateriaal hadden en dat onze belangrijkste belanghebbenden en gebruikers goed voorbereid waren", zegt Tim. Deze proactieve communicatie en voorlichting waren belangrijke ingrediënten voor het succes van het team.

Eenvoudig beginnen en dan snel schalen

Sinds Software AG live ging met het Atlassian Cloud-ecosysteem maakte het bedrijf meer dan 200 projecten in Jira. Ook legde het de basis voor enterprise service management met Jira Service Management en werd er begonnen met het testen van Confluence als centrale kennisdatabase. Vooral de eenvoud en extra veiligheid van het gebruik van Atlassian Access voor identiteits- en toegangsbeheer wordt gewaardeerd.

Advanced Roadmaps en automatiseringen binnen Jira zijn favoriet onder IT-ers. Met Advanced Roadmaps kan het team projecten snel, eenvoudig en flexibel plannen en volgen. Daarnaast wordt tijd bespaard op kleine maar belangrijke taken (zoals risicoberekeningen voor wijzigingen, het vermelden van specifieke groepen wanneer een status verandert en het klonen van projectsjablonen) dankzij systeemeigen automatiseringen en apps zoals Deep Clone.

Ook heeft het team de beveiliging vereenvoudigd en verhoogd door vertrouwelijke projecten af te sluiten in een aparte instantie en door gebruik te maken van Atlassian Access. Tim: "Nu Atlassian Access in onze Azure Active Directory is geïntegreerd, hebben we een uitgebreid overzicht van de cloudinstallaties waar elke gebruiker toegang toe heeft. Access is een cruciale component om bedrijfsbreed, gereguleerd toegangsbeheer in de cloud te garanderen. Dat is een aanzienlijk voordeel ten opzichte van onze eerdere on-premise instanties, omdat we beveiligingsbeleid op een vereenvoudigde manier kunnen toepassen."

Wat nog spannender is aan deze onschatbare verbeteringen, is dat ze slechts een voorproefje zijn van wat Software AG te wachten staat. "We staan nog maar aan het begin van onze reis met Atlassian. We proberen de zaken eerst zo eenvoudig mogelijk te houden. Er is echter een grote vraag naar automatiseringen vanuit het bedrijf. Atlassian is een strategische partner voor ons, dus zullen we daar altijd eerst nieuwe mogelijkheden onderzoeken", zegt Tim. Radoslav voegt eraan toe: "We zien ook dat Jira Service Management de enige plek wordt voor serviceautomatiseringen en -aanvragen."

Samen helpen deze cloudtools Software AG niet alleen om de productiviteit en beveiliging van vandaag te verbeteren, maar stellen ze het bedrijf ook in staat om in de toekomst nog sneller en zelfverzekerder te schalen.

Innovatie en compliance met Atlassian Cloud

Ondanks de heersende opvattingen bewijst Software AG dat innovatie en compliance naast elkaar kunnen bestaan. Het team versterkte zelfs beide door te migreren naar de cloud. "Veel mensen denken dat innovatie en compliance tegenstrijdig zijn. Maar allebei zijn nodig. We stimuleren innovatie door compliant te zijn en te laten zien dat we ons aan de regelgeving kunnen houden", zegt Radoslav.

Door onderhoud over te dragen aan een centraal, cloudgebaseerd platform, bespaarde het team tijd en middelen voor waardevoller werk. Automatische updates zorgden er ook voor dat Software AG altijd over de nieuwste functionaliteit en beveiligingspatches beschikt, zonder dat dit tijd of moeite kost. Tim vertelt: "Nieuwe functionaliteit wordt automatisch ingevuld en geïmplementeerd. Ik ben fan van de 'use it, discover it, get familiar it'-aanpak."

Hoewel Software AG aanvankelijk geloofde dat de cloud niet aan hun behoeften kon voldoen, is Tim blij dat ze hun vertrouwen in Atlassian hebben gesteld en de kans hebben aangegrepen. "In Duitsland moeten we zowel innovatief zijn als voldoen aan strenge wettelijke normen. Met Atlassian Cloud kunnen we aan beide eisen voldoen", vertelt hij. "We vertrouwen erop dat Atlassian zorgt voor beveiliging, beschikbaarheid en schaalbaarheid, waardoor we tijd overhouden om ons te concentreren op meer strategische onderwerpen. De overstap naar de cloud bood ons een kans om nú te verbeteren en ons voor te bereiden op onze toekomst."