Hoe Motability Operations overging van een implementatie van >1x/week naar 2.000x/week met Atlassian DevOps-tools

Uitdaging: Motability Operations had snellere, flexibelere ontwikkelingsprocessen nodig om inwoners van het VK te ondersteunen bij het leasen van toegankelijk vervoer.

Oplossing: engineering implementeerde een continue implementatiecyclus door gebruik te maken van Jira Service Management Assets en door het gebruik van Jira, Confluence en Bitbucket uit te breiden.

Impact: met de tools van Atlassian heeft Motability Operations 90% van hun werklast omgezet naar continue implementatie, de autonomie van ontwikkelaars vergroot en 16 technische werkdagen per maand vrijgemaakt.

Een leider op het gebied van toegankelijkheid brengt moderne ontwikkelingspraktijken naar traditionele sectoren

Motability Operations verbindt 770.000 Britse gezinnen met mobiliteitsoplossingen via het Motability Scheme, waardoor bewoners toegankelijke voertuigen kunnen leasen met hun overheidstoelage. Als grootste wagenparkbeheerder van het VK koopt MO 10% van alle nieuwe auto's die worden verkocht bij 5.000 dealers. Elke dag leasen meer dan 2.000 klanten online voertuigen, inclusief verzekering en onderhoud, terwijl meer dan 1.500 werknemers in technische en zakelijke teams de cloudtools van Atlassian gebruiken om deze services te bouwen en te verbeteren.

Motability Operations is al sinds 2008 klant bij Atlassian, waarbij Jira en Confluence de essentiële basis vormen voor hun DevOps-processen. Lloyd Jones, Agile and Engineering Practice Manager, wist dat teams nog meer waarde uit hun toolset konden halen. 

MO maakte gebruik van een voorgeschreven, onsamenhangend implementatieproces waardoor ze slechts één keer per week tot één keer per maand code konden leveren. Om een agile, continue implementatiecyclus mogelijk te maken, heeft het DevEx-team van Lloyd en MO besloten om meer gebruik te maken van Jira, Confluence en Bitbucket, en tegelijkertijd Jira Service Management Assets te gebruiken voor procesdocumentatie. 

De overgang moest zorgvuldig worden afgehandeld. De producten van Motability Operations verwerken elke dag persoonlijke gegevens, financiële gegevens en een groot aantal waardevolle transacties. Gelukkig heeft het nieuwe proces de resultaten opgeleverd die hun Atlassian-gebruikers verdienen, waardoor ze het platform voortdurend konden verbeteren op basis van feedback en beter konden inspelen op de behoeften van klanten. 

Sinds Motability Operations steeds meer gebruikmaakt van Atlassian-cloudtools, levert Motability Operations 90% van hun werklast voor de productie op basis van een continue implementatiecyclus, en bereikte MO zelfs een nieuw record van meer dan 2.000 implementaties in één week. Door handmatige codegoedkeuringen te elimineren, hebben ze elke maand 16 technische werkdagen vrijgemaakt. 

Naast de statistieken heeft de verschuiving de DevOps-processen van Motability Operations in lijn gebracht met hun cultuur: samenwerkend, communicatief en vooral gericht op veiligheid en kwaliteit.

Ontwikkelingsprocessen evolueren om beter tegemoet te komen aan de mobiliteitsbehoeften van gebruikers

Naarmate de Britse bevolking groeit, zal Motability Operations steeds meer mensen van dienst moeten zijn. Ze vinden ook nieuwe, innovatieve manieren om mensen te helpen in beweging te blijven. Motability Operations werkt momenteel bijvoorbeeld aan het wegnemen van belemmeringen voor het bezit van elektrische voertuigen, waardoor gebruikers geld kunnen besparen op brandstofkosten en hun impact op het milieu kunnen verminderen. 

Toen MO over de toekomst nadacht, zag het team van Lloyd voor ogen dat Engineering zou overgaan op een meer agile, autonome manier van werken. Ze wilden dat teams gemakkelijk konden experimenteren en voortdurend konden leveren op basis van feedback van klanten, in plaats van zich te laten beperken door de rigide, oude implementatiecyclus en handmatige processen die al bijna tien jaar niet drastisch waren veranderd. 

Er was geen verband tussen de ontwikkelings-, preproductie- en productiegebieden van de Motability Operations-pipeline. "Kortom, we bundelden onze nieuwe code, documenteerden deze in een lading Jira-tickets en koppelden deze aan de juiste Confluence-pagina om bewijs te leveren", zegt Lloyd. 

Elke implementatie vergde tijd en aandacht van een engineer. "Voor het proces moesten ontwikkelaars code vastleggen en zich vervolgens elders aanmelden om een implementatie te starten", zegt Lloyd. "Zelfs als goedkeuring slechts één klik is, zijn dat getalenteerde mensen die niet hun echte werk doen om problemen op te lossen en ons product te verbeteren." 

Jarenlang vond dit implementatieproces slechts eens in de drie maanden plaats. Het engineering team had hard gewerkt om de implementatie te versnellen naar een wekelijkse of tweewekelijkse cyclus, maar ze wilden nog sneller handelen. Niet alleen was de opgelegde structuur van hun workflow frustrerend en beperkend, maar de cognitieve belasting om alle code tegelijk te bundelen en te leveren, nam ook mentale uren weg van andere taken.

Toen de oude manieren 'gewoonweg niet genoeg waren', maakte continue implementatie de weg vrij voor hogere productiviteit en bescherming

"We begonnen een duidelijk verlangen te zien bij onze teams om autonoom te zijn en het tempo te volgen dat voor hen werkte", zegt Lloyd. "De voorgeschreven cycli en handmatige processen waren gewoon niet voldoende."

De leiding was geïnteresseerd in een nieuwe aanpak, maar wilde begrijpelijkerwijs weloverwogen en grondig zijn om het risico tot een minimum te beperken. Lloyd wist dat continue implementatie eigenlijk beter was afgestemd op de cultuur en doelstellingen van Motability Operations, dus stond hij voor de uitdaging om direct steun te verkrijgen. 

"Ik heb veel tijd doorgebracht met onze belanghebbenden en technologieleiders om hen te laten zien hoe continue implementatie een minder risicovolle, transparantere en veiligere manier van werken was", vertelt hij. "Het is eigenlijk beter om slechts een paar regels code tegelijk te leveren, in plaats van grote hoeveelheden."

Verdergaan met wat al werkt: optimaliseren en uitbreiden met de Atlassian-cloudtools

"Jira zit al zo lang als ik hier ben in het Engineering Team", zegt Lloyd. "Dat is de kern van wat onze teams doen en hoe we werken." Om hun doelen te bereiken, koos het team van Lloyd ervoor om een nieuwe Atlassian-tool, Jira Service Management, te gebruiken om Assets samen met hun beproefde Jira- en Bitbucket-producten op nog meer geoptimaliseerde manieren te gebruiken. 

Deze tools worden aangevuld door Confluence, dat MO nu voornamelijk gebruikt voor team- en technische documentatie in plaats van goedkeuringen.

Jira, Assets en integraties samenvoegen voor snelle, veilige en flexibele workflows

Met Jira en Bitbucket hebben Lloyd en zijn teams een snellere, flexibelere ontwikkelingscyclus opgebouwd, waarbij gebruik is gemaakt van diepgaande integraties tussen Jira, Bitbucket en andere ontwikkeltools zoals Jenkins en Snyk. 

Elk team volgt zijn eigen testgestuurde ontwikkelingscyclus. Teams committen de code in Bitbucket, waar minstens twee werknemers de code samen beoordelen en goedkeuren. Dankzij de Jenkins-integratie van Bitbucket wordt code continu geïmplementeerd, zonder enig handmatig werk. Op dit moment is de userstory in Jira ook gekoppeld aan de implementatie en worden de testresultaten aan de issue gekoppeld.

Als de code wordt geïmplementeerd in de lagere omgeving, maakt Jenkins automatisch een Jira-ticket aan om de release te volgen. Deze integratie heeft ontwikkelingsteams in staat gesteld om de volledige documentatie van elke implementatiecyclus te automatiseren door het handmatige administratieve werk dat ze voorheen moesten doen, te elimineren. 'Nu Jira, Bitbucket en Jenkins zijn geïntegreerd, kunnen we code van het committen doorzetten naar implementatie zonder dat iemand deze aanraakt, terwijl we nog steeds kunnen bewijzen dat de code alle fasen van onze pipeline heeft doorlopen,' legt Lloyd uit. 

Lloyd zegt dat zijn teams vooral dol zijn op het ontwikkelingspanel van Jira en de realtime zichtbaarheid van de pipeline die het panel biedt. 'Terwijl ze aan het werk zijn, kunnen ontwikkelaars gewoon in het zijpaneel kijken en de bouw- en implementatiestatus zien,' zegt Lloyd. 'Ze kunnen meteen zien wat er nog komt en of ze iets hebben gemist.'

Tijdens de implementatie worden Jira-documentatietickets overgezet naar Jira Service Management. Motability Operations maakt gebruik van assets om een compleet, gecentraliseerd registratiesysteem aan te maken. 'Assets zijn in wezen een heel toegankelijke referentie geworden voor onze diensten en hun componenten,' vertelt Lloyd. Deze verbeterde documentatie is cruciaal voor de veiligheidsbewuste cultuur binnen Motability.

Hoewel deze workflow de basisformule is, vindt Lloyd het geweldig dat het Atlassian-cloudplatform teams de flexibiliteit biedt om het aan hun eigen voorkeuren aan te passen. "We willen dat onze teams zo autonoom mogelijk zijn", zegt hij. "We vinden het geweldig dat ze Jira aan hun behoeftes kunnen aanpassen om hun processen en snelheid te verbeteren."

Cultuur en processen op elkaar afstemmen

Sinds de introductie van modernere processen en de uitbreiding van het Atlassian-platform van Motability Operations heeft het leiderschap de impact gevoeld van een autonome, snelle ontwikkelingscultuur. 'We hebben echt de waarde van deze nieuwe methode kunnen laten zien door projecten langzaam uit te rollen en hun effectiviteit te bewijzen, met kleine groepen gebruikers en wederverkopers,' zegt Lloyd. 'Dit is nu veel makkelijker dankzij de goed zichtbare tools van Jira, die stapsgewijze veranderingen mogelijk maken.'

Met name het gebruik van Jira voor continue implementatie heeft teams in staat gesteld nog meer aandacht te besteden aan beveiliging. "De analist in een van onze teams is dol op het Jira-beveiligingsdashboard. Ze bekijkt het continu", zegt Lloyd. "Deze verandering heeft ervoor gezorgd dat we allemaal weten waar we over praten."

Van twee implementaties per maand tot 2000 per week

Sinds Motability Operations modernere methoden heeft omarmd en Alassian Cloud meer wordt gebruikt, maakt Motability Operations gebruik van continue implementatie voor meer dan 90% van de workload van het productieteam. Ze vestigden zelfs een record van meer dan 2000 implementaties in één week toen ze automatische code-upgrades introduceerden. 

'We hadden deze geautomatiseerde upgrades niet eens kunnen lanceren zonder onze Atlassian-toolstack,' zegt Lloyd. 'Al deze implementaties zorgen zelf voor documentatie en worden bijgehouden in Jira, Bitbucket en JSM Assets.'

16 engineer-werkdagen per maand terugwinnen

Engineers zijn niet langer bezig met het handmatig bijwerken van Jira-tickets, het uploaden van testresultaten en het maken van releasedocumenten. Motability Operations bespaart elke maand het equivalent van 16 werkdagen door een halve dag werk vrij te maken voor alle 16 teams, voor elke tweewekelijkse implementatie.

Groot denken, efficiënter werken en sneller ideeën voltooien

Deze nieuwe manier van werken heeft een transformatie mogelijk gemaakt die zich snel uitbreidt van technische teams naar de hele organisatie. 'We hebben altijd al een samenwerkingscultuur gehad. Ik vind het geweldig hoe Atlassian deze stimuleert in plaats van mensen te vertragen,' gaat Lloyd verder. 

Teams experimenteren niet alleen meer met ideeën, maar ze brengen ze ook veel sneller tot leven. Een van de productmanagers van Motability Operations stelde bijvoorbeeld een nieuwe, efficiëntere engine voor om voertuigen op grote schaal te prijzen. 'De eerste stukjes code werden binnen een dag geschreven, gingen naar productie en waren binnen een week klaar,' zegt Lloyd. 'Vroeger kostte het weken om ideeën te bedenken en prioriteiten te stellen.'

Een mooie toekomst voor Motability Operations (en de mobiliteit van gebruikers) met de cloudtools van Atlassian

Wat de toekomst betreft, zijn de teams van Lloyd en de leiding van Motability Operations verheugd om meer afdelingen toe te voegen aan het ecosysteem van Atlassian. 'We hebben andere teams, zoals ons marketingteam, die Jira willen gebruiken,' legt Lloyd uit. 'Door met technische teams samen te werken, kan marketing zien dat het programma hen een zekere mate van controle en zichtbaarheid geeft die andere opties niet hebben.'

MO voegt ook Jira Product Discovery toe aan hun Atlassian-suite om strategische doelen en feedback van klanten efficiënter te integreren in hun dagelijkse werk. Ze zijn van plan om Jira Align ook te gaan gebruiken voor het prioriteren van uitvoering en voor het maken van roadmaps.

Bovendien hebben deze interne optimalisaties invloed op externe effecten. Lloyd en de teams van MO kunnen nu bijna in realtime feedback van klanten toepassen om het platform van de organisatie te verbeteren.

Flexibiliteit, snelheid en beveiliging zijn vooral belangrijk voor een missiegerichte organisatie zoals Motability Operations. Wanneer hun ontwikkelingsteams de kwaliteitscode sneller en soepeler leveren, betekent dit dat mensen met mobiliteitsproblemen in het Verenigd Koninkrijk ook sneller het vervoer krijgen dat ze nodig hebben.