Doodle heeft innovatie een boost gegeven met Jira Product Discovery

Een innovator op het gebied van planning die vastberaden is om zijn voorsprong te behouden met strategie

Doodle was de eerste online planningstool en is nog steeds de enige die bekend staat om het samenbrengen van veel mensen. Doodle heeft naamsbekendheid gekregen met de functie voor groepspeilingen die deelnemers aan vergaderingen uitnodigt om te stemmen op hun gewenste tijdslot. Tegenwoordig staat het bedrijf nog steeds bekend als leider op het gebied van één-op-veel planning voor van alles, van teamvergaderingen en bedrijfsuitjes tot bruiloften en gezellige bijeenkomsten.

Voor Chief Technology Officer Jens Naie en voormalig Chief Product Officer Stephanie Leue is deze focus op het samenbrengen van mensen wat Doodle bijzonder maakt. "Er is een sterke band tussen onze klanten en ons bedrijf," zegt Stephanie. "Mensen ervaren een gevoel van geluk als ze over Doodle praten."

Het geheime ingrediënt van Doodle? Strategie op schaal

Om concurrerend te blijven in de nu drukke online planningsruimte moest het team van Doodle hun aanbod uitbreiden en tegelijkertijd trouw blijven aan hun missie om één-op-veel-planning zo eenvoudig mogelijk te maken. Het bedrijf riskeerde anders het verlies van tevreden klanten, marktaandeel en hun voorsprong door vroeg overstappen.

Toen Stephanie in haar rol als CPO begon, waren de passie en het arbeidsethos van de teams duidelijk. Maar het bedrijf voelde aan als een 'functiefabriek'. Ze brachten veel nuttige functies uit, maar er was geen duidelijke, gecentraliseerde productstrategie die hen koppelde aan de algemene doelen van Doodle.

"We hadden geweldige onderzoekers die geweldig werk hebben verricht, maar de dingen die ze hebben ontdekt, zijn nooit omgezet in echt productwerk", herinnert Stephanie zich. Teams vonden het moeilijk om werk te prioriteren, het concurrentievoordeel van Doodle te behouden en zich verbonden te voelen met elkaar en de missie van het bedrijf.

Toen besloten Jens en Stephanie om Jira Product Discovery te gaan gebruiken voor het maken van roadmaps in de hele organisatie. Het Engineering Team maakte al heel lang gebruik van Jira Software, dus Jira Product Discovery vormde een perfecte aanvulling. Doodle heeft Jira Product Discovery toegevoegd ter ondersteuning van Timofey's prioriteringsmodel (een uitgebreide versie van het Double Diamond-model) in het hele bedrijf. Nu gebruiken alle teams deze structuur, Jira Product Discovery en Jira Software om hun werk te prioriteren, te plannen en te beheren. Zo is iedereen op elkaar afgestemd bij Doodle.

Het doel van Doodle: overstappen van functiefabriek naar leider op het gebied van strategische planning

Stephanie begon in maart 2022 bij Doodle als Director of Product. Toen ze het jaar daarop werd gepromoveerd tot CPO, richtte ze zich op strategische verbeteringen.

Tot dan toe was de prioritering van Doodle relatief ad hoc. Het productteam leverde veel functies, maar deze maakten geen deel uit van een samenhangende strategie. De afdeling Engineering maakte toen al 15 jaar gebruik van Kanban-borden in Jira Software. Deze tools en methoden werkten goed op teamniveau, maar ze waren niet gekoppeld aan andere delen van het bedrijf.

"Strategische planning was eigenlijk gewoon post-its op een Miro-bord plakken", herinnert Stephanie zich. "Mensen vroegen waarom ze bepaalde dingen aan het doen waren en we hadden niet altijd een goed antwoord daarop", beaamt Jens.

Omdat de C-suite geen inzicht had in waar teams aan werkten, controleerden ze dit vaak (soms dagelijks) via e-mail of Slack. Na verloop van tijd werd dit voor veel teamleden afleidend en ontmoedigend. "Als ik mijn team elke dag vraag: "Waar ben je mee bezig? Hoe ziet de vooruitgang eruit?", geeft ze dat een hoop stress”, zegt Stephanie. "Ze krijgen dan het gevoel dat ik ze aan het micromanagen ben, terwijl ik eigenlijk gewoon transparantie nodig heb."

De situatie kwam niet overeen met de waarden van expertise en enthousiasme van Doodle. Gelukkig hadden Jens en voormalig Director of Business Agility Timofey Yevgrashin een oplossing in gedachten.

Structuur en transparantie helpen teams te verbinden met een strategie

Stephanie wilde de 'functiefabriek' Doodle omtoveren in een meer doordachte, strategische organisatie. Haar visie was dat elke actie en taak en elk initiatief verband houdt met een bedrijfsdoel en dat iedereen begrijpt hoe zijn werk bijdraagt aan het grotere geheel.

Om deze doelen te bereiken, introduceerden Stephanie en Jens een nieuwe prioriteringsstructuur die door het hele bedrijf zou worden gebruikt, niet alleen door het productteam. In eerste instantie dacht Stephanie niet dat een tool dit probleem zou kunnen oplossen. Ze was van mening dat de nieuwe structuur kon worden gecombineerd met de bestaande technische stack van Doodle, waaronder Jira Software, zodat iedereen op één lijn zou zitten.

"Ik had het gevoel dat dit een procesprobleem was en dat een nieuwe tool onze vijfde of zesde prioriteit zou moeten zijn", legt ze uit. "We moesten een manier vinden om op transparante wijze met de hele organisatie te bespreken hoe we zaken van het eerste idee tot een succesvolle afronding van de meetfase konden brengen."

Maar Jens en Timofey dachten dat Jira Product Discovery nog steeds een waardevolle toevoeging zou zijn. Ze wilden de tool gebruiken om de mogelijkheden van Jira Software uit te breiden en op te schalen naar Doodle, waarbij de tool als een dynamische, interactieve bron van waarheid zou dienen voor elk project in alle fasen van de productontwikkelingscyclus.

Dagelijks werk probleemloos koppelen aan een strategische visie

Jens was al bekend met de Atlassian-suite omdat hij deze had gebruikt tijdens zijn vorige functie bij een snelgroeiend leveringsbedrijf. Omdat Jira Product Discovery kan worden geïntegreerd met Jira Software vonden hij en Timofey dat de tool goed zou passen bij de bestaande manier van werken bij Doodle. Ze hebben Stephanie vervolgens kennis laten maken met de tool.

"Jens en Timofey hebben me laten zien hoe Jira Product Discovery ons hele proces kan omzetten in een zeer transparante workflow, die gekoppeld is aan het werk dat we al in Jira uitvoerden", legt ze uit. "Dat was een waanzinnig moment. Jira Product Discovery is een extra laag bovenop Jira, die zorgt voor de structuur en transparantie die we misten. Dit gebeurt op een manier die voor iedereen bij Doodle toegankelijk en eenvoudig te begrijpen is."

Een aangepaste structuur om prioriteiten te stellen, strategieën uit te stippelen en ideeën vast te leggen

Timofey, Jens en Stephanie hebben samen een structuur ontwikkeld voor prioritering en het maken van roadmaps in Jira Product Discovery. Binnen de tool stelt Doodle, de leidinggevende entiteit, de belangrijkste pijlers vast, die zijn afgestemd op verschillende gebieden voor potentiële groei en die worden bepaald op basis van het prioriteitsniveau voor elk kwartaal. Deze pijlers worden omgezet in concrete, bruikbare initiatieven binnen Jira Product Discovery, waarbij teams in Jira Software aan de planning en uitvoering werken.

Stephanie en Jens waren van mening dat de nieuwe prioriteringsstructuur en -tool in de hele organisatie moest worden geïmplementeerd om echt effectief te kunnen zijn. "De eerste installatie duurde maar ongeveer twee weken", zegt Stephanie. "Van daaruit moesten anderen gewoon meedoen en de tool en het proces gaan gebruiken dat we al hadden voorbereid."

Nu gebruikt het hele bedrijf Jira Product Discovery en Jira Software. "Alle teams en alle afdelingen gebruiken Jira Product Discovery voor transparantie", legt Jens uit. "De meeste teams gebruiken ook Jira Software. Hun gebruiksscenario is niet zo geavanceerd als dat van de afdeling Engineering, maar al hun werkitems zijn inbegrepen."

Het creëren van collaboratieve, organisatiebrede transparantie

Met Jira Product Discovery sluit elk initiatief weer aan op een van de belangrijkste strategische pijlers van Doodle en er wordt duidelijke prioritering toegepast op de initiatieven om ervoor te zorgen dat de engineering-uren naar degenen met de grootste impact gaan. "We willen ervoor zorgen dat teams niet aan drie of vier dingen tegelijk werken en dat ze zich kunnen concentreren op de belangrijkste zaken," legt Stephanie uit.

Binnen het engineering-team kunnen managers ook effectiever prioriteiten stellen wanneer er producten voor andere afdelingen moeten worden ontwikkeld. "Als er iets is dat we moeten ontwikkelen voor de afdeling Financiën, hoe kunnen we dat dan prioriteren ten opzichte van het volgende productinitiatief?" zegt Jens. "Voordat Jira Product Discovery werd gebruikt, werden de meest uitgesproken afdelingen als eerste geholpen. Dat is natuurlijk geen goede prioritering. Voor mij was het belangrijk dat we een multifunctioneel productontwikkelingsteam konden inzetten dat af en toe ook voor andere afdelingen producten kon ontwikkelen."

Een nieuw tijdperk van samenwerking, communicatie en innovatie

"Doodle ontwikkelt geen functies. We ontwikkelen ervaringen", zegt Stephanie. Dankzij het leiderschap van haar en Jens heeft Doodle, samen met Jira Product Discovery, planning en prioritering getransformeerd van een ad-hoctaak, iets dat tijd vergde van andere initiatieven, in een strategisch, geïntegreerd onderdeel van hun doorlopende workflow.

Daarnaast kost dit planningsproces slechts een fractie van de tijd die er vroeger voor nodig was. Het leiderschap van Doodle besteedde vroeger maar liefst 14 uur per kwartaal aan planningen maken in Miro. Nu heb je slechts een maandelijkse sessie van 20 minuten nodig om te bekijken wat er in Jira Product Discovery staat en hoe je verder kunt gaan.

Als gevolg hiervan zien de teams van Doodle enorme verbeteringen op vier belangrijke gebieden.

1. Resources richten op innovatie

Toen Stephanie begon als CPO, besteedde het productteam bijna geen tijd aan innovatie, omdat het grootste deel van de tijd werd besteed aan bestaande verbeteringen van klantervaringen. Nu Doodle een duidelijker beeld heeft van zijn prioriteiten en efficiënter werkt, heeft het team 50% van de resources besteed aan innovatie.

2. Een grote mate van transparantie en probleemloze samenwerking

De strategische doelen en plannen van Doodle zijn vastgelegd in Jira Product Discovery. Zodra teams op één lijn zitten over wat ze gaan ontwikkelen, gebruiken ze Jira Software voor de ontwikkeling en levering. Omdat de tools met elkaar verbonden zijn, kunnen teams taken op een gedetailleerd niveau volgen in Jira Software en een overzicht van het lopende werk behouden dankzij de voortgangsbalken in Jira Product Discovery. Met eenvoudige manieren om het werk in één oogopslag bij te houden en naar details te kijken, krijgen leidinggevenden een volledig overzicht. Zo hoeven ze leden van teams niet steeds om updates te vragen.

3. Meer betrokken werknemers die antwoord hebben op het waarom

Sinds de implementatie van Jira Product Discovery zijn de Net Promotor Scores van Doodle gestegen. Ook noemen teamleden steeds de transparantiecultuur van Doodle in werknemer-enquêtes. Teams hoeven leidinggevenden niet langer gerust te stellen dat ze dingen voor elkaar krijgen, waardoor ze zich meer vertrouwd en gewaardeerd voelen. En omdat elke taak verband houdt met een strategische pijler in Jira Product Discovery, begrijpt iedereen hoe zijn werk bijdraagt aan de doelen en waar deze terugkomen in het grote geheel van Doodle. Dit is vooral geschikt voor technici, die nu elke dag producten ontwikkelen met meer doelgerichtheid.

4. Succes op een holistische manier meten, met meer gedetailleerde statistieken

Sinds de introductie van Jira Product Discovery is Doodle niet alleen verbeterd op het gebied van kritieke statistieken. Doodle heeft ook de manier veranderd waarop het bedrijf succes meet. Na de overstap van het meten van de productsnelheid naar een meer holistische analyse van de cyclustijd, heeft Doodle de doorlooptijden naar schatting met 25% verkort. Hoewel het bedrijf nog steeds de Net Promoter Scores (NPS) bijhoudt, legt het nu de nadruk op het meer gedetailleerde CES-systeem (Customer Effort Score) en heeft Doodle de scores snel verhoogd van 3,6 op 5,0 naar 4,0 en hoger.

Een planningsmerk dat klaar is voor de toekomst en dat beter in staat is om prioriteiten te stellen, te plannen en mensen samen te brengen

Sinds de introductie van Jira Product Discovery zijn de teams van Doodle meer gefocust, op elkaar afgestemd en in staat om de planning op geheel nieuwe manieren te vereenvoudigen. "We zijn er nu van overtuigd dat we een geweldige klantervaring bieden. Onze CES- en NPS-scores bewijzen dat we gelijk hebben," zegt Stephanie. "We hebben dus onze kernfocus kunnen verleggen naar concepten die klaar zijn voor de toekomst."

Met een van de nieuwste producten van Doodle, namelijk Sign-up Sheets, kunnen gebruikers van Doodle, van zakelijke professionals tot groepen familie en vrienden, zoveel mensen uitnodigen als ze willen binnen vooraf bepaalde tijdvakken.

Met Jira Product Discovery gaat Doodle verder dan het uitbreiden en verbeteren van producten. Het bedrijf omarmt nu een geheel nieuw model dankzij de inspirerende, gezamenlijke leiding van Jens en Stephanie. Nu wordt hun klantgerichte cultuur ondersteund door radicale transparantie, rigoureuze prioritering en strategische, datagestuurde beslissingen. Doordat ze hun ontdekkings- en planningsprocessen hebben verbeterd, is Doodle er klaar voor om mensen nog tientallen jaren samen te brengen.