De migratie van Absolute Security naar Atlassian Cloud maakt samenwerking mogelijk en bespaart meer dan 100 uur aan onderhoud per jaar

Uitdaging: Absolute Security en het bedrijf dat het overnam, implementeerden allebei Jira en Confluence on-premise, die binnenkort niet langer worden ondersteund. Firewalls verhinderden samenwerking.

Oplossing: in samenwerking met Highway Three Solutions migreerde Absolute Security binnen zes maanden 20 ontwikkelingsteams van twee bedrijven naar één veilig Atlassian Cloud-platform.

Impact: teams kunnen nu gemakkelijk met elkaar samenwerken, tijd besteden aan innovatie en optimalisatie in plaats van onderhoud, en toegang krijgen tot nieuwe tools om de productontwikkeling van begin tot eind te verbeteren.

Op weg naar samenwerking en innovatie

Meer dan 21.000 bedrijven, overheidsinstellingen en klanten op het gebied van onderwijs over de hele wereld vertrouwen op Absolute Security (voorheen Absolute Software) om te zorgen voor cyberweerbaarheid met betrekking tot groeiende en steeds veranderende dreigingen. Om een geavanceerd cyberweerbaarheidsplatform te ontwikkelen is een even sterk en veilig samenwerkingsplatform nodig. Daarvoor wendt Absolute zich tot Atlassian Cloud.

De teams van Absolute begonnen in 2016 Atlassian Server-tools te gebruiken. Na vele jaren een cloudmigratie te hebben overwogen en na een overname van een ander bedrijf dat zijn eigen Atlassian Server-producten had, besloot Absolute om in 2023 over te stappen.

Sinds de migratie van 25 ontwikkelingsteams van twee bedrijven naar één Atlassian Cloud-platform heeft Absolute de mogelijkheid gekregen om efficiënter samen te werken tussen teams en organisaties. Er werden honderden uren bespaard op onderhoud en handmatige taken. Tegelijkertijd werden er nieuwe manieren ontdekt om klanten (en het eigen bedrijf) te helpen veerkrachtiger te worden dan ooit.

Beveiliging bevestigen en de perfecte partner kiezen

De eerste twee prioriteiten van Absolute waren om te evalueren of Atlassian Cloud aan zijn vereisten voldoet en om te bepalen wat het beste migratiepad was. Senior programmamanager Brendan Byers en zijn team hadden de mogelijkheden van Atlassian-tools in de cloud al doorgelicht, maar ze moesten de beveiliging bevestigen.

"De beveiligingsdocumentatie van Atlassian heeft het evaluatieproces voor ons makkelijker gemaakt. We kunnen gemakkelijk een actueel SOC2-rapport bekijken en ervoor zorgen dat onze gegevens worden versleuteld, gesegmenteerd en veilig worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn", zegt hij. "Tweevoudige verificatie en de mogelijkheid om onze eigen identiteitsprovider te gebruiken waren essentieel. Als ons beveiligings- en risicoteam vertrouwen heeft in de beveiliging en het minimaliseren van risico's, dan heb ik dat ook", zegt hij.

Brendan heeft vervolgens samen met zijn team beoordeeld of ze de migratie zelf konden uitvoeren. Hoewel ze expertise en support hadden van Atlassian, realiseerden ze zich dat het inschakelen van een partner extra kennis en ondersteuning kon bieden. "Als we dit zelf doen, betekent dat dat ik mijn agenda moet vrijmaken en misschien die van een of twee andere mensen zodat we ons volledig op de migratie kunnen concentreren", zegt Brendan. "Als je je eigen producten en projecten beheert, is dat gewoon niet haalbaar. Voor ons was het veel logischer om voor een externe migratiepartner te kiezen die dit vaker doet, op basis van zaken die ze hebben geleerd van meerdere migraties."

Brendan nam contact op met eveneens Canadese Highway Three Solutions als oplossingspartner omdat 'Highway Three dit soort migratie elke paar weken uitvoert'. Hun specialisatie in complexe migraties gaf Absolute het vertrouwen dat het iets vergelijkbaars kon bereiken in de cloud en de verandering voor gebruikers zo soepel mogelijk kon laten verlopen.

Vele handen maken licht werk (en slimme oplossingen)

Highway Three begon het proces met een beoordeling vóór de migratie. Naast de twee servers van Absolute waarop Jira en Confluence draaien, ontdekte Highway Three dat de organisatie over een aanzienlijke hoeveelheid gegevens en meerdere apps van derden beschikte.

Om deze uitdagingen aan te pakken en problemen tot een minimum te beperken, ontwikkelde Highway Three een aangepast migratieplan voor de volgende zes maanden. In die tijd werkten Highway Three en Absolute samen aan het opschonen van gegevens, app-evaluatie, platformconfiguratie, gegevensmigratie met behulp van Jira Cloud Migration Assistant en Confluence Cloud Migration Assistant, tests voor gebruikersacceptatie, training en meer.

De analyse van de Marketplace-app-collectie van Absolute was bijzonder verhelderend. Nadat ze hun bestaande apps met Highway Three hadden bekeken, kwamen Brendan en zijn team erachter dat verschillende apps niet werden gebruikt of helemaal niet nodig waren dankzij de ingebouwde functionaliteit in de cloud. Verschillende apps die nodig zijn voor het oude programma voor eenmalige aanmelding van Absolute zijn bijvoorbeeld niet meer nodig als het bedrijf Atlassian Guard in de cloud heeft. Het team vertrouwde ook op ScriptRunner voor automatisering, dat vervangen kon worden door Atlassian-automatisering in de cloud. Op basis van deze analyse kwam Absolute tot de conclusie dat de ingebouwde functionaliteit van Atlassian Cloud het aantal apps dat moeten worden gemigreerd met 20% kan verminderen.

Hoewel het voorbereidingsproces relatief soepel verliep, stond het team wel voor enkele uitdagingen, zoals bij elk groot project. Het wijzigingslog voor een van de belangrijkste Marketplace-apps van Absolute was bijvoorbeeld zo groot geworden dat het te groot was om te migreren. Met ondersteuning van Highway Three en Atlassian hebben ze de gegevens opgeschoond en de bestandsgrootte verkleind, zodat het naar de cloud kon worden gemigreerd.

"Highway Three zorgde ervoor dat het proces minder overweldigend aanvoelde, dat het gemakkelijker werd om problemen op te lossen en om onze deadlines te halen", zegt Brendan. Natasha Martens van Highway Three vult aan: "Dit project was leuk om aan te werken. Het is een goed voorbeeld van een cloudmigratie, niet alleen omdat die uiteindelijk goed is verlopen, maar ook omdat er uitdagingen waren die we samen hebben overwonnen."

Soepele cloudmigraties zijn onmogelijk om alleen te doen

Toen Absolute dichter bij de lancering kwam, bereidde het bedrijf zich voor om het proces in één weekend af te ronden. De laatste fase van de migratie verliep soepel, en Brendan zegt dat gebruikers aangenaam verrast waren over hoe rustig de officiële lancering verliep, dankzij uitgebreide voorbereiding en communicatie. "Confluence en Jira vormden onze centrale hub tijdens het proces en zorgden voor transparante samenwerking en communicatie tussen teamleden tijdens de hele migratie… Iedereen was erg bezorgd over de overstap, maar de teams werden niet verstoord en konden hun werk voortzetten."

Mensen waren niet alleen opgelucht dat de overstap hun werk niet onderbrak, maar ook dat ze eindelijk met elkaar konden samenwerken. "Onze grootste uitdaging was dat meerdere teams niet konden samenwerken. Ze hadden hun eigen Jira Server-systeem met een eigen set firewalls. Als je op één cloud-installatie zit, is samenwerking tussen organisaties mogelijk. Dit was voorheen simpelweg niet mogelijk", legt Brendan uit. "Toen we in het verleden bijvoorbeeld ontwerpwijzigingen moesten aanbrengen in een product, moesten we PDF's exporteren om die te delen met andere teams die daar last van konden hebben. Nu kunnen we gewoon links delen naar het desbetreffende Jira-ticket of de Confluence-pagina."

Efficiëntie, zichtbaarheid en beveiliging in één uitgebreid cloudplatform

Tegenwoordig komen afdelingen van beide bedrijven samen op het Atlassian-cloudplatform om samen te werken bij het bouwen en onderhouden van de producten van Absolute. Ontwikkelings- en operationele teams beheren hun werk in Jira Cloud, terwijl ze vertrouwen op Confluence Cloud als hun verbonden workspace om samen te werken met product- en financiële teams.

'Het is essentieel om te communiceren en een gedeelde kennis van het werk te hebben. Het gaat er vooral om dat klanten zo snel mogelijk de juiste functies krijgen', zegt Brendan. 'Met Jira kunnen we werk opdelen en opsplitsen in kleine stukjes. En met Confluence kunnen we het totaalbeeld, plannen voor de lange termijn en links naar details zien.'

De gebruikers van Absolute vonden het ook geweldig om automatiseringsregels te gebruiken in Atlassian Cloud om tijd te besparen op handmatige taken (zoals het klonen van veelgebruikte epics en subtaken) en voor zelfbediening op bepaalde gebieden waarvoor vroeger technische support nodig was. "We hadden ScriptRunner, dat veel krachtige automatisering deed, maar waarvoor veel kennis nodig was om het te laten werken. Met de automatiseringstools hebben teamleden een oplossing met weinig code/geen code. Ze zijn er helemaal mee in hun element", zegt Brendan. "Het geeft teams een zekere mate van vrijheid om te werken zoals ze het beste werken."

Absolute handhaaft vrijheid en veiligheid met hulp van Atlassian Guard. Het team integreerde eerder hun on-premise implementaties met Azure Active Directory voor toegangsbeheer. Door te migreren naar de cloud konden ze niet alleen deze integratie behouden voor continuïteit, maar ook profiteren van nieuwe functies voor meer controle en zichtbaarheid. Brendan legt uit: 'We hebben ontdekt dat de nieuwe bedieningselementen binnen Atlassian Guard een uitgebreider overzicht bieden van het huidige gebruik en de gebruikers. De functie Ontdekte producten biedt ons ook zekerheid bij het aanpakken van schaduw-IT, hoewel we die tot nu toe gelukkig niet nodig hadden.'

Minder onderhoud maakt tijd vrij om te focussen en te innoveren

De Atlassian-beheerders van Absolute genieten net zo veel van de nieuwe vrijheid om in de cloud te werken als gebruikers. Nu ze zich geen zorgen hoeven te maken over serveronderhoud of beveiligingsupdates, heeft het team van Brendan de aandacht kunnen verleggen naar meer strategische inspanningen.

'Vroeger konden mensen elke maand een dag of twee hun belangrijkste werkzaamheden niet doen omdat wij onderhoud moesten uitvoeren. Door deze tijd vrij te maken, hebben ze elk jaar meer dan 100 uur extra om te besteden aan onze eigen ontwikkeling. Dit is een cruciaal aspect van ons bedrijf', zegt hij. 'Het verbeterde beveiligingsframework heeft niet alleen onze gegevensbescherming verbeterd, maar heeft ook middelen vrijgemaakt en de noodzaak van voortdurende beveiligingscontroles verminderd.'

Brendan heeft een deel van de tijd die hij voorheen besteedde aan onderhoud besteed aan het verkennen van nieuwe tools waarmee Absolute verschillende fasen van het productontwikkelingsproces kan optimaliseren. Hij ziet bijvoorbeeld hoe Atlas veel teams kan helpen om op één lijn te blijven en hoe Jira Product Discovery ideeën en prioritering kan ondersteunen.

"We zien al snel dat Jira Product Discovery een groot geschenk is voor onze ideevorming. Vroeger hadden we verschillende documenten, Excel-spreadsheets en PowerPoints. Met een Jira-issue als centrale ruggengraat van Jira Product Discovery kunnen we veel meer doen om onze productideeën te organiseren en in de juiste volgorde te krijgen", zegt Brendan.

Brendan heeft ook geëxperimenteerd met Confluence-databases voor het organiseren van gegevens uit meerdere bronnen. 'Met Confluence-databases kunnen we essentiële informatie op één locatie samenvoegen, waardoor het niet meer nodig is om gegevens over verschillende pagina's binnen onze installatie te kopiëren en te plakken', voegt hij eraan toe. 'Eén enkele wijziging kan nu verspreid worden over meerdere pagina's en zelfs in andere databases. We staan nog maar aan het begin van hoe het onze processen kan stroomlijnen, tijd kan besparen en één bron van waarheid kan creëren.'

Cyberdreigingen evolueren voortdurend, dus Absolute moet zijn ideeën en implementatie altijd een stap voor zijn. Nu hun teams samenwerken in de Atlassian-cloud, voelen ze zich beter dan ooit uitgerust om hun klanten én het bedrijf te helpen de cyberbestendigheid te behouden.