Double Team: Jira 및 Confluence를 Atlassian Cloud로 마이그레이션한 Hermes Einrichtungs Service

과제:

Atlassian Server 라이선스의 지원 종료는 Hermes Einrichtungs Service가 전략의 초점을 다시 맞출 기회였습니다.

솔루션:

Hermes Einrichtungs Service는 솔루션 파트너인 Jodocus(지금은 Eficode의 일부)의 라이선스 관리 및 구현 지원을 받아 Jira 및 Confluence를 모두 Atlassian Cloud로 마이그레이션했습니다.

영향:

효율적인 라이선스 관리 및 보장된 데이터 보호 덕분에 Hermes Einrichungs Service 및 Jodocus는 마이그레이션을 구현하고 더 효율적인 프로세스를 만들고 있습니다.

Hermes Einrichtungs Service는 가구, 대형 가전 제품 및 크고 부피가 큰 기타 물품을 배송하는 것 외에도 업무를 제대로 처리합니다. 이 물류 회사는 IT 분야에서도 직접 해 본다는 자세를 가지고 있습니다. Jira 및 Confluence의 이중 마이그레이션을 통해 디지털 프로세스 및 커뮤니케이션이 Cloud로 옮겨갔습니다.

Otto Group의 일부인 Hermes Group 소속 Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG는 이 그룹의 2인 1조 처리 제공업체입니다. 물류 팀은 매년 약 5백만 가구에 부피가 큰 물품을 배송합니다.

Hermes Einrichtungs Service의 본부 및 최대 물류 센터는 베스트팔렌 뢰네에 있으며 이곳에서 모든 물류 프로세스가 관리됩니다. 물품은 독일 및 주변 국가의 물류 센터 세 곳을 통해 독일 및 폴란드에 있는 100개의 창고에 유통됩니다. 전체 파트너 네트워크에 총 8,000명의 직원을 둔 Hermes Einrichtungs Service는 매일 상품 배송 및 서비스 프로세스가 원활하게 진행되도록 보장합니다. 즉, 프로세스가 투명하고 오류가 없어야 합니다. 물류 회사는 일상적인 업무에서 지연이 발생해서는 안 됩니다. 여기에는 팀 간, 부서 간 커뮤니케이션 및 공동 작업의 지연도 포함됩니다. 핵심은 다양한 솔루션입니다. 이 솔루션은 모든 비즈니스 프로세스와 완벽하게 조화를 이루고 모든 직원이 단순하고 안전하며 무한한 팀워크의 혜택을 누릴 수 있도록 서로 다른 모든 프로세스를 연결해야 합니다.

도전: Server 라이선스 지원 종료

Hermes Einrichtungs Service는 18년 동안 Atlassian의 충성도 높은 고객으로, Jira 및 Confluence로 원활하게 운영해 왔습니다. 이 회사는 2006년에 준비 및 최적화를 포함한 모든 IT 서비스 관리 프로세스 및 워크플로를 관리하는 신뢰할 수 있는 방법으로 Jira를 처음으로 사용했습니다. 2009년에는 회사 인트라넷에 호스팅되는 디지털 지식 은행으로 Confluence를 추가했습니다. 두 시스템 모두 회사와 함께 성장했으며 가장 최근에는 온라인 쇼핑 급증으로 수요가 천문학적으로 증가한 팬데믹 기간에 크게 성장했습니다. 동시에 IT 및 서비스 팀의 프로세스 수 및 커뮤니케이션 양이 크게 증가했습니다. Atlassian 솔루션은 필수 도구라는 것이 증명되었으며 직원이 대부분 재택근무를 하고 팀 안팎으로 소통해야 하는 경우에 특히 그랬습니다.

하지만 2021년 말에서 2022년 초 사이에 회사는 Jira 및 Confluence의 Server 라이선스 만료를 앞두고 중요한 결정을 내려야 했습니다. Atlassian이 2024년 초에 Server 라이선스 전체의 지원 종료를 발표했다는 사실을 고려하여 Hermes Einrichtungs Service는 Cloud로 완전히 마이그레이션한다는 전략적인 결정을 내렸습니다.

Hermes Einrichtungs Service의 애플리케이션 서비스 매니저인 Florian Schmidt는 Server 라이선스가 만료된다고 해서 Atlassian과의 여정을 끝내야 하는 것은 아니라는 것을 처음부터 분명하게 알고 있었습니다. "Jira 및 Confluence는 처음부터 정말 만족스러웠으며 사용을 그만두는 대신 앞으로도 계속 더 나아가는 데 사용하고 싶었습니다. 미래의 성공에 가장 적합한 논리적인 다음 단계는 Atlassian의 Cloud 솔루션을 사용하여 전략의 초점을 다시 맞추는 것이었습니다."

이 움직임은 Otto Group의 전략과도 일치했습니다. Otto Group은 Atlassian 솔루션을 Cloud로 안전하게 마이그레이션하는 방법으로 2021년 3월에 Atlassian의 Cloud Enterprise 플랜을 선택했습니다. 또한 이 특정 Enterprise 플랜은 Cloud 공급자 아웃소싱에 관한 EBA 및 BaFin 규정 및 현행 GDPR 컴플라이언스 표준을 준수하도록 보장합니다. 원래 라이선스를 구입한 주체는 모회사인 Otto Group일 수 있지만 Hermes Einrichtungs Service와 같은 자회사도 라이선스 이전 시 포괄적인 데이터 보호 혜택을 받을 수 있습니다.

Cloud 기반 미래에 적합한 파트너

이제 Atlassian Cloud로의 마이그레이션을 방해하는 요소는 더 이상 없었습니다. "다행히 GDPR을 준수하는 Cloud Enterprise 라이선스를 Otto Group을 통해 직접 조달할 수 있었습니다."라고 Florian Schmidt는 설명합니다. "그 덕분에 Jira 및 Confluence의 기술 마이그레이션에 집중할 수 있었습니다. Cloud의 모든 데이터 보안에 100% 만족한다는 사실은 말할 것도 없습니다."

구성, 사용자 지정 및 구현과 같은 작업에서 물류 회사를 지원할 솔루션 파트너를 선택할 때 Hermes Einrichtungs Service는 다시 Otto Group의 경험을 활용했습니다. "우리는 Otto Group이 이미 Jodocus와 협력했으며 공동 작업이 성공적이었다는 것을 알고 있었습니다. 그 추천 덕분에 Cloud 전문가를 선택하는 데 꽤 빠르게 결정을 내렸습니다."라고 Schmidt는 덧붙입니다.

Jodocus는 효율적인 라이선스 관리를 제공할 뿐만 아니라 팀을 꾸려 단 두 달 만에 Jira Server에서 Cloud로 데이터를 이동했습니다. 공동 작업은 2021년 9월 말에 마이그레이션 준비부터 시작되었으며 11월 말까지 Cloud에서 Jira를 실행해야 했습니다. 팀이 대규모 Cloud 마이그레이션을 실제로 해내려면 포괄적인 테스트가 필요했습니다.

"마이그레이션을 더 잘 준비하고 테스트할수록 Cloud 도구를 최종적으로 가동할 때 더 나은 결과를 얻게 됩니다."라고 Jodocs의 마이그레이션 매니저인 Tim Bossen은 강조합니다. "예를 들어 사용자 승인 테스트(UAT)를 실행하여 Hermes Einrichtungs Service의 애플리케이션 테스터에게 중요한 임시 피드백을 받았고 실제 Jira 마이그레이션 중에 이 피드백을 고려했습니다."

Jodocus의 전문가는 여기에서 한 과제에 부딪혔습니다. 그것은 바로 Cloud에서 실행되는 Jira에서 익숙한 고객 관리 워크플로를 계속 사용할 수 있어야 했던 것이었습니다. Hermes Einrichtungs Service는 IT 서비스 관리 프로세스를 준비하는 데 Jira를 사용하지만 오랫동안 Jira Marketplace 앱인 'E-mail This issue'를 사용해 왔습니다. Jodocus 전문가는 Cloud의 모든 앱 구성을 직접 설정했습니다. 미리 테스트하지는 못했지만 전체 마이그레이션이 문제 없이 진행되었습니다. Florian Schmidt는 이 점에 특히 만족합니다. "대체로 모든 것이 올바르게 진행되었고 시기가 좋았으며 문제나 가동 중지 시간 없이 계속 운영할 수 있었습니다."

대략 반년 뒤인 2022년 봄에 Confluence도 Cloud로 마이그레이션되었습니다. 팀은 어떤 일을 하고 있는지 정확히 알고 있었으며 이전에 해 놓았던 작업은 매우 유용했습니다. Jira 마이그레이션 중에 Cloud 전문가는 효과적인 데이터 최적화를 수행하여 Confluence의 이전을 훨씬 쉽게 만들었습니다. 이동 중에 Jodocus는 비활성 계정 필터링, 이메일 주소 저장 및 관리자 계정 할당과 같은 업무를 처리했습니다. 서비스 공급자는 모든 이전 페이지 및 정렬된 데이터 세트에 대한 보관함도 만들었습니다.

또 하나의 성과는 Jodocus가 마이그레이션의 일환으로 사용자 친화적인 새로운 모습의 Confluence 홈페이지도 구축했다는 사실입니다. 홈페이지를 통해 직원들은 인트라넷 및 회사 위키에 접속하여 일상 작업을 훨씬 수월하게 진행하고 있습니다. "Jodocus의 도움 및 지원으로 Confluence를 Cloud로 빠르고 원활하게 마이그레이션할 수 있었습니다. 또한 Jira, Confluence와 함께 활용하면 Cloud가 제공하는 수많은 이점을 즉시 누릴 수 있습니다."라고 Florian Schmidt가 만족하며 말합니다. 이제 팀은 더욱 효과적이고 더욱 민첩하게 공동 작업할 수 있습니다.

결실을 보는 마이그레이션 프로젝트

라이선스 관리에서 구현까지: Jira와 Confluence의 Cloud 마이그레이션은 대성공을 거두었습니다. 이는 무엇보다도 물류 회사의 개발자 팀과 Jodocus의 전문가들 간의 솔직하고 열린 태도로 쌓인 신뢰를 기반으로 한 공동 작업 덕분이었습니다. Hermes Einrichungs Service는 이 파트너십의 혜택을 다양한 방식으로 활용하고 있습니다. 이를 통해 서버에서 Cloud Enterprise로 전환하는 것은 단순한 보안 및 데이터 보호 이상의 측면에서 비즈니스에 큰 도움이 된다는 사실을 증명합니다. 이제 전반적인 유지 관리 비용도 크게 낮아졌습니다. 그뿐만 아니라 Cloud의 도구 및 애드온이 자동으로 업데이트되며 테스트 환경도 빠르고 쉽게 설정할 수 있습니다.

Florian은 팀에서 새롭게 확보한 시간들을 효과적으로 활용하는 방법을 이미 정확하게 알고 있습니다. "이 새로운 기반을 통해 팀 및 자체 프로세스에 맞춰 시스템을 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 기존의 서버 버전에서는 Jira에서 애드온 자동 업데이트 같은 자동화된 메커니즘을 개발하고 롤아웃하는 것이 불가능했습니다. 하지만 Cloud를 도입한 이후부터 모든 것이 달라졌습니다."

이제 Cloud에서 워크플로 및 프로세스를 훨씬 효율적으로 확장하고 회사의 성장 단계에 맞출 수 있습니다. 또 다른 이점은 특수 보안 계층 덕분에 Hermes Einrichtungs Service가 타사 공급자 도구와도 안전하고 간편하게 연동된다는 것입니다. 이 물류 회사는 현재 타사 공급자와 협력하여 자사의 창고 물류 시스템을 보완할 후속 시스템(예: Jira에서 자체적으로 모든 작업을 직접 수행)을 개발하고 있습니다. 서버 버전이었다면 방화벽 등을 사용하여 내부 네트워크와 외부 네트워크를 구분하는 복잡한 비무장지대 없이는 불가능했을 것입니다. 

Hermes Einrichtungs Service는 이미 미래에 대한 구체적인 계획이 있습니다. 이 물류 회사는 솔루션을 한층 더 최적화하려고 합니다. 그 중 하나로 기술적인 면에서 더욱 민첩하게 고객을 관리하기 위한 방법으로 Jira Service Management로의 전환을 고려하고 있습니다.

한 가지 분명한 사실은 Atlassian 플래티넘 솔루션 파트너인 Jodocus 덕분에 Hermes Einrichungs Service가 Atlassian 도구를 Cloud로 마이그레이션하여 보다 효율적인 운영과 한층 개선된 커뮤니케이션에 기여할 수 있었다는 것입니다. 즉, 모든 가구 및 대형 가전제품이 예정된 시간 내에 각 고객의 집까지 무사히 배송될 수 있었습니다.