Modello di tracciamento delle spese
Registra, classifica e approva le spese in un unico posto per tenere traccia di rimborsi, budget e spese in sospeso.
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI
Gestione dei progetti
Pianificazione dei progetti
Cos'è un modello di monitoraggio delle spese?
Un modello di monitoraggio delle spese gestisce le spese fornendo una struttura coerente per l'invio, la revisione e l'approvazione delle spese. Elimina la necessità di costruire sistemi di tracciamento da zero ogni volta che è necessario monitorare i costi.
Il modello include campi predefiniti per i dettagli delle spese, i flussi di lavoro di approvazione e le funzionalità di creazione di report, così puoi concentrarti sull'effettiva gestione del budget anziché sulla configurazione dell'infrastruttura. I team lo utilizzano per mantenere la visibilità sulle spese, accelerare i cicli di rimborso e prendere decisioni finanziarie migliori sulla base di dati reali.
Chi dovrebbe usare un modello di monitoraggio delle spese?
I team finanziari possono utilizzare modelli di gestione delle spese per standardizzare il modo in cui le spese vengono presentate e approvate in tutta l'organizzazione. I project manager possono utilizzarli per monitorare i costi specifici dei progetti rispetto ai budget, favorendo un migliore processo decisionale sull'assegnazione delle risorse. Allo stesso tempo, i responsabili di reparto li trovano utili per monitorare le spese operative e identificare le opportunità di risparmio senza dover sottoporre ogni acquisto a un controllo minuzioso.
Chiunque gestisca i budget, si occupi dei rimborsi o sovrintenda alle spese operative troverà utili gli strumenti strutturati di monitoraggio delle spese. Il modello definisce le responsabilità documentando chi ha sostenuto le spese e per quale fine, facilitando l'individuazione delle tendenze e l'adeguamento dei modelli di spesa.
Cosa include il modello di monitoraggio delle spese?
Flussi di lavoro
I flussi di lavoro mappano ogni spesa dall'invio iniziale alla revisione, all'approvazione fino al pagamento finale. Scopri esattamente dove si colloca ogni spesa all'interno del processo, evitando che gli articoli vadano persi o dimenticati.
Personalizza le transizioni del flusso di lavoro in base alla gerarchia di approvazione o aggiungi l'automazione per indirizzare le spese al giusto incaricato dell'approvazione in base all'importo o alla categoria. Velocizza le recensioni e mantieni il flusso di denaro invece di rimanere nel limbo dell'approvazione.
Elenchi
Gli elenchi offrono una visione chiara di tutte le spese organizzate in base allo stato, alla categoria o a qualsiasi altro criterio importante per il team. Filtrali per trovare rapidamente i rimborsi in sospeso, identificare gli articoli di alto valore che richiedono un'ulteriore analisi o rivedere tutte le spese di un reparto specifico.
Questa visualizzazione è particolarmente utile durante la pianificazione dei progetti, cioè quando è necessario comprendere i modelli di spesa e adattare di conseguenza il proprio approccio.
Report
I report consentono di visualizzare la spesa totale, suddividerla per categoria e monitorare quanto tempo stanno richiedendo le approvazioni. Queste informazioni sono fondamentali per prevedere i budget futuri e apportare modifiche quando le tendenze di spesa cambiano.
Inoltre, utilizza i dati del report per identificare quali categorie superano costantemente il budget o quali fasi di approvazione creano colli di bottiglia. Questa visibilità favorisce una migliore pianificazione strategica e aiuta i team ad adattare il loro approccio alla spesa in base ai risultati effettivi anziché a congetture.
Board Scrum
La board Scrum offre un modo visivo per monitorare le richieste di spesa nelle diverse fasi del processo di approvazione. Imposta colonne come Da rivedere, Approvato e Pagato per far sì che tutto sia organizzato e facile da rilevare a colpo d'occhio.
Questa visualizzazione è ideale per i team che praticano la pianificazione iterativa, in cui è necessario valutare rapidamente cosa è stato approvato, cosa è in sospeso e cosa richiede ancora attenzione. Il layout visivo semplifica l'individuazione delle spese che sono rimaste bloccate in una determinata fase per troppo tempo.
Come iniziare a utilizzare il modello di monitoraggio delle spese
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Scegli un tipo di progetto adatto al tuo flusso di lavoro
Seleziona il tipo di progetto appropriato in base alle metodologie di lavoro del tuo team. Un progetto gestito dal team offre una configurazione e un controllo flessibili, che funzionano bene se le esigenze di monitoraggio delle spese sono semplici e contenute in un unico team.
Un progetto gestito dall'azienda ha più senso quando è necessaria una collaborazione tra reparti o si desidera mantenere processi coerenti tra più team. Prima di decidere considera l'ambito del progetto e il numero di persone che dovranno accedere ai dati di spesa.
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Crea tipi di ticket per tenere traccia delle spese
Aggiungi i tipi di ticket per ogni tipo di spesa da monitorare. Potresti creare un tipo di ticket Richiesta di spesa per gli acquisti regolari e un tipo di ticket Rimborso per le spese da rimborsare.
Includi campi personalizzati per importo, categoria, data e qualsiasi altro dettaglio che devi acquisire.
Usa la visualizzazione elenco in Jira per monitorare e organizzare queste spese all'interno del progetto. Le funzionalità integrate di Jira supportano la gestione del budget e il monitoraggio dei costi, consentendoti di impostare limiti di spesa e ricevere avvisi quando si avvicina il valore di soglia per le categorie.
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Configura i flussi di lavoro per le approvazioni
Genera percorsi di approvazione che spostino le spese attraverso i vari stati come Inviato → In fase di revisione → Approvato → Pagato. Usa i flussi di lavoro di Jira per mappare il processo e assicurarti che le spese seguano la giusta catena di approvazione in base ai requisiti dell'organizzazione.
Puoi creare percorsi diversi per spese piccole o grandi o indirizzare determinate categorie ad approvatori specifici con esperienza in quelle aree. Questa struttura mantiene coerente il modello di tracciamento delle spese di base, consentendo al contempo la flessibilità laddove necessario.
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Personalizza i report e le board Scrum per informazioni più chiare
Configura la board Scrum in modo da visualizzare le spese secondo una logica appropriata per il processo di revisione del tuo team. Usa la board per pianificare le revisioni delle spese, visualizzare le approvazioni in sospeso e tenere traccia degli elementi che necessitano di follow-up.
Configura i report per mostrare la spesa totale, i conteggi in attesa di approvazione e le suddivisioni per categoria in modo da disporre dei dati di monitoraggio finanziario necessari per le decisioni di gestione del progetto. Questi report forniscono informazioni approfondite per valutare lo stato di integrità del progetto e capire dove le spese sono più elevate del previsto.
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Condividi con i membri del team e apporta modifiche se necessario
Invita i membri del team appropriati e imposta le autorizzazioni per controllare chi può visualizzare, modificare o approvare i dati sulle spese. Inizia con un gruppo principale ed espandi l'accesso man mano che il modello si rivela utile.
Crea un piano d'azione per rivedere e aggiornare regolarmente il modello, idealmente seguendo una sequenza temporale del progetto in linea con i cicli di budget. Modifica i campi, i flussi di lavoro e i report in modo da adattarli alle metodologie di lavoro del tuo team, invece di costringere tutti ad adattarsi a un sistema rigido.
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