Procore exploite toute la puissance de la plateforme grâce au System of Work d'Atlassian et à Rovo

Défi : Après une période de croissance au cours de laquelle ses effectifs ont doublé, Procore Technologies s'est rendu compte que ses outils n'offraient plus de visibilité aux dirigeants, et ne permettaient plus d'assurer la planification stratégique et une collaboration transverse. Pour évoluer à sa nouvelle échelle, Procore devait rassembler tout le travail des équipes dans une plateforme unique et unifiée.

Solution : Procore a créé un System of Work unifié dans Atlassian Cloud, lequel se compose d'un catalogue de logiciels dans Compass, de la Teamwork Collection pour le suivi des tickets, la documentation et la communication vidéo asynchrone, d'une feuille de route à l'échelle de l'entreprise dans Jira Product Discovery et d'un système de gestion des incidents dans Jira Service Management.

Dans ce système unifié, Rovo facilite la recherche d'informations, en fournissant rapidement des réponses à partir de données provenant de différents outils avec la Recherche Rovo, et en rationalisant les workflows avec les agents Rovo.

Impact : L'exécution et la planification des tâches sont désormais parfaitement liées à la stratégie grâce au portefeuille et à la plateforme connectés d'Atlassian. La direction peut toujours suivre l'avancement, et les équipes n'ont pas besoin de se contacter les unes les autres pour avoir de la visibilité. L'attention retourne sur les points essentiels, à savoir les tâches à fort impact et la prise de décisions stratégiques.

Une plateforme de construction recherchant un System of Work pour ses propres opérations

Les projets de construction bâtissent littéralement nos communautés. Procore Technologies, une plateforme de gestion des tâches pour le secteur du bâtiment, permet à ce travail essentiel de se dérouler sans accroc.

Des équipes de construction utilisent Procore pour gérer plus de 3 millions de projets dans 150 pays. La plateforme Procore gère chaque phase de ce processus très complexe, de la planification du projet à la gestion des ressources, en passant par les analyses basées sur l'IA.

À cette très grande échelle, et pour des projets aussi importants, il est essentiel de mener des opérations efficaces. C'est la raison pour laquelle Procore a cherché à transformer son System of Work. Ses effectifs avaient doublé, et au fil du temps, la planification stratégique s'est décousue et fragmentée.

Chaque équipe gérait sa propre feuille de route d'une manière différente, sous forme de feuilles de calcul, de présentations ou même des documents texte. Aucun des éléments de feuille de route n'était lié à Jira, qui assurait réellement le suivi des tickets de produit. Les dirigeants ne disposaient pas d'une vue d'ensemble, et les équipes avaient une connaissance limitée des activités des autres.

« Vous ne devriez pas avoir à consulter 17 présentations différentes pour avoir une idée de notre feuille de route globale », indique Ronny. « Tout le monde, de la direction aux équipes, devrait avoir une vision claire des objectifs et des projets sur lesquels nous travaillons. »

Visibilité à l'échelle de l'entreprise pour tous, du PDG aux nouvelles recrues

L'objectif de Procore était clair. La société voulait créer un System of Work pour l'élaboration des feuilles de route, la communication, le suivi du travail et bien plus encore. Pour y parvenir, Procore souhaitait que tous ses outils interagissent. Plutôt qu'un « ensemble d'outils » provenant de dizaines de fournisseurs, elle avait besoin d'une plateforme intégrée unique.

Procore applique déjà cette philosophie à son propre produit et souhaitait alors améliorer ses opérations internes de la même manière. C'est la raison pour laquelle elle s'est tournée vers la Teamwork Collection (Jira, Confluence et Loom) et le System of Work d'Atlassian.

« Les produits Procore et Atlassian interagissent de manière très similaire », explique Ronny. « La principale différence réside dans le fait que nous nous adressons exclusivement au secteur du bâtiment. »

Étape 1 de la transformation : une feuille de route Procore unifiée

Tout d'abord, Procore a consolidé l'ensemble de ses feuilles de route et de ses tickets de produit dans Jira. L'entreprise utilise désormais une feuille de route Jira trimestrielle organisationnelle, qui est associée aux espaces de livraison Jira des équipes et à un catalogue de composants logiciels dans Compass. Plusieurs équipes produit utilisent également Jira Product Discovery pour la hiérarchisation et la planification continues.

« Notre objectif était de lier la stratégie à l'exécution », explique Ronny. « Notre nouvelle stratégie et notre feuille de route se trouvent dans des espaces Jira centralisés, connectés à l'espace de livraison Jira de chaque équipe. Tout se trouve au même endroit et peut être consulté par tous, des dirigeants aux nouvelles recrues. »

Les équipes de mise sur le marché n'ont plus besoin de contacter personnellement l'équipe d'ingénierie pour avoir une visibilité sur les tickets de produit. La nouvelle feuille de route leur permet de voir immédiatement les tickets en cours de traitement, la date à laquelle les clients auront accès au livrable, et ce qu'elles peuvent faire pour apporter leur soutien du point de vue de la mise sur le marché.

« Cet événement a changé la vie des équipes de mise sur le marché, et leur productivité a considérablement augmenté », indique Ronny. « Elles peuvent désormais se focaliser sur leur travail, au lieu de demander constamment à leurs collègues où en sont leurs tickets. »

Étape 2 de la transformation : catalogage des composants logiciels et des applications

« Compass relie nos systèmes, équipes et applications. C'est le tissu conjonctif de notre écosystème Atlassian », explique Ronny. Avec Compass comme connecteur, la prochaine stratégie de Procore prend vie, et il est rapide et facile de trouver la propriété des composants.

En consultant le catalogue de composants dans Compass, chacun peut voir l'équipe qui travaille sur un composant logiciel, et les cartes de performance indiquent son intégrité et son état. Chaque élément du catalogue est lié au suivi des tickets dans Jira, aux éléments de la feuille de route unifiée et au planning d'astreinte du composant via une intégration Jira Service Management.

Avec Compass, la maintenance du catalogue de logiciels est quasi automatique. Procore met désormais à jour les données du catalogue dans la plateforme Compass, éliminant ainsi un processus GitOps complexe. « Ce qui prenait auparavant des semaines de travail peut maintenant se faire en quelques minutes directement dans Compass », indique Ronny.

Les données du catalogue sont également facilement accessibles dans d'autres outils Atlassian, comme Jira Service Management. « Les composants sont associés aux incidents, et les ingénieurs ont la possibilité de voir en un seul endroit les événements qui se sont produits récemment pour un service donné, ce qui permet une résolution plus rapide. »

Étape 3 de la transformation : élimination des silos de données et amélioration de la qualité des feuilles de route grâce à l'IA

La « philosophie de plateforme » de Procore signifie que toutes les données de l'entreprise sont contenues dans un écosystème unifié. Avec toutes leurs données consolidées sur la plateforme Atlassian, Rovo Chat et Recherche Rovo facilitent l'obtention d'insights à partir de ces données, tandis que les agents Rovo rationalisent les processus répétitifs.

« Nous possédions déjà une mine de données dans Jira, mais nous ne pouvions obtenir des insights qu'à partir des rapports et des analyses », déclare Ronny. « Rovo a révolutionné l'accès à ces données et aux insights qu'elles contiennent. »

Désormais, les dirigeants peuvent rapidement répondre aux questions et obtenir des insights à l'aide de Rovo lors des réunions de planification. « Leur premier réflexe est d'utiliser Rovo lorsqu'ils veulent obtenir des réponses à partir de données », explique Ronny. « Ils activent ainsi l'ensemble de notre Teamwork Graph. » Les responsabilités des équipes paraissent aussi immédiatement claires. Rovo fait le lien entre chaque équipe et les espaces dans lesquels elle travaille, les composants dont elle est responsable et les initiatives récentes sur lesquelles elle a travaillé.

Rovo a fait gagner aux utilisateurs de Procore 46 minutes par jour en moyenne, leur permettant ainsi de consacrer 23 heures de plus par mois à des tâches plus stratégiques. De plus, avec les agents Rovo personnalisés, les équipes produit et de mise sur le marché améliorent la qualité de la documentation et des feuilles de route. Procore a développé des agents personnalisés pour :

• Créer des éléments de feuille de route trimestriels, des initiatives ou des sous-initiatives devant être examinés par les équipes humaines

• Analyser les initiatives existantes, évaluer leur qualité et suggérer des améliorations

• Assister les équipes dans la transition vers la nouvelle feuille de route unifiée, par exemple en leur suggérant d'examiner les éléments avec les équipes dépendantes et les parties prenantes

La création et l'utilisation de ces agents dans l'ensemble de Procore ont permis à ses équipes de réduire les taux de retouche de 17 %, tout en étant en mesure d'accomplir leur travail 24 % plus rapidement !

Étape 4 de la transformation : gestion des incidents riche en contexte

Procore a également transféré la gestion des incidents vers Jira Service Management, à partir d'un outil non fourni par Atlassian. Désormais, les incidents s'associent facilement au System of Work de Procore, enrichi des équipes, des systèmes et des tickets auxquels ils se rapportent.

Chaque incident est associé au service concerné, ce qui permet d'ajouter les métadonnées pertinentes de Compass au ticket et de synchroniser les données relatives à l'incident avec l'élément du catalogue, visible dans Compass. Cela permet à l'équipe de gestion des services de disposer du contexte nécessaire pour résoudre les incidents plus rapidement.

« Notre équipe de service est extrêmement enthousiaste, car la transition s'est déroulée sans accroc et elle a immédiatement constaté les avantages de celle-ci », explique-t-il. À l'avenir, elle prévoit d'expérimenter avec l'agent de service virtuel optimisé par l'IA de Jira Service Management. Par exemple, elle pourra recenser les incidents similaires et analyser leur cause racine commune, afin d'éviter que de tels incidents ne se reproduisent à l'avenir. 

Étape 5 de la transformation : élimination des heures de réunion grâce à la vidéo asynchrone

Avec Loom dans Teamwork Collection, Procore réduit les heures de réunion coûteuses, en particulier pour l'équipe dirigeante. « Les agendas de nos dirigeants sont très chargés, et il peut être difficile d'obtenir un rendez-vous avec eux », explique Ronny. « Une vidéo Loom permet d'enregistrer rapidement les points à communiquer et de les visionner encore plus rapidement. Cela nous aide également à rester concis et concentrés », indique-t-il. 

Notre équipe étant distribuée à l'échelle mondiale, Loom facilite la communication entre différents fuseaux horaires et plannings. Lors du récent hackathon organisé par Procore, les démonstrations et les argumentaires éclairs ont été envoyés via Loom afin que les juges puissent les visionner à leur convenance. Ce niveau de collaboration mondiale n'aurait pas été possible sans un outil de communication asynchrone comme Loom.

Construire un avenir plus rapide pour le secteur du bâtiment

Tous les aspects des opérations de Procore sont désormais connectés et accessibles dans son System of Work Atlassian : les applications et composants logiciels dans Compass, les objectifs et la stratégie dans la feuille de route unifiée, les tickets dans Jira, et les incidents dans Jira Service Management. 

Grâce à Rovo Chat et Recherche Rovo, Procore peut rapidement répondre à des questions complexes à partir des données provenant de tous ces outils. Les agents Rovo aident non seulement les équipes à travailler plus rapidement, mais font aussi que les normes restent constamment élevées en matière de processus et de qualité.

Étant donné que la visibilité n'est plus un obstacle, les dirigeants et les équipes peuvent se concentrer à nouveau sur les tâches à fort impact et la prise des bonnes décisions stratégiques. Par exemple, Procore peut désormais évaluer rapidement son niveau d'investissement dans différents domaines, ce qui permet de déterminer plus facilement ceux qui nécessitent plus ou moins d'investissement à l'avenir. 

Récemment, Procore a ajouté la Teamwork Collection d'Atlassian à son System of Work. « La Teamwork Collection constitue une base solide pour notre System of Work », déclare Ronny. « Tous nos processus, des tickets aux réunions, sont connectés dans une seule plateforme. La direction peut voir exactement sur quoi travaillent les équipes et comment cela se rattache à la stratégie. Cette visibilité n'existait pas auparavant. »