Trabalho em conjunto: o serviço da Hermes Einrichtungs migra o Jira e o Confluence para o Atlassian Cloud

Desafio:

O fim do período de suporte para as licenças do Server da Atlassian representou uma oportunidade para a Hermes Einrichtungs Service redirecionar a estratégia.

Solução:

Com o suporte para gerenciamento de licenças e implementação do parceiro de solução Jodocus (agora parte da Eficode), a Hermes Einrichtungs Service migrou o Jira e o Confluence para o Atlassian Cloud.

Impacto:

Graças ao gerenciamento eficiente de licenças e à proteção de dados garantida, a Hermes Einrichtungs Service e a Jodocus estão implementando a migração com sucesso e criando processos mais eficientes.

A Hermes Einrichtungs Service faz as coisas da maneira certa: e não apenas ao entregar móveis, eletrodomésticos grandes e outros produtos grandes ou volumosos. A empresa de logística também tem uma mentalidade prática na área de TI: uma migração dupla do Jira e do Confluence realocou os processos digitais e de comunicação para a nuvem.

Como parte do Hermes Group, que por sua vez é parte do Otto Group, a Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG é a fornecedora de manuseio em duplas do grupo. As equipes de logística entregam itens grandes e volumosos para cerca de cinco milhões de residências todos os anos.

A sede e o maior centro logístico da Hermes Einrichtungs Service ficam em Löhne, Westfália. É aqui que todos os processos logísticos são gerenciados. As mercadorias são distribuídas para cem depósitos na Alemanha e na Polônia por meio de três centros de logística na Alemanha e na região vizinha. Com um total de 8.000 funcionários em toda a rede de parceiros, a Hermes Einrichtungs Service garante processos de entrega de mercadorias e serviços que funcionam com perfeição todos os dias. Significa que os processos devem permanecer transparentes e livres de erros. A empresa de logística não pode se dar ao luxo de atrasos no trabalho diário. Também não pode haver atrasos na comunicação e na colaboração entre equipes e departamentos. O segredo: uma variedade de soluções diferentes. As soluções precisam estar coordenadas com perfeição a todos os processos de negócios e vincular todos os diferentes processos para que os funcionários possam se beneficiar com um trabalho em equipe simples, seguro e ilimitado.

Desafio aceito: fim do período de suporte para licenças de servidor

A Hermes Einrichtungs Service é cliente fiel da Atlassian há 18 anos, confiando no Jira e no Confluence para executar as operações com tranquilidade. A empresa confiou no Jira pela primeira vez em 2006 como uma maneira confiável de gerenciar todos os processos e fluxos de trabalho de gerenciamento de serviços de TI, incluindo mapeamento e otimização. Em 2009, o Confluence foi adicionado como um banco de conhecimento digital hospedado na intranet da empresa. Os dois sistemas cresceram com a empresa: em um momento recente, durante pandemia, quando a demanda teve um aumento astronômico como resultado do boom de compras on-line. Ao mesmo tempo, o número de processos e o volume da comunicação nas equipes de TI e de serviços tiveram um aumento drástico. As soluções da Atlassian se provaram ferramentas indispensáveis, em específico com os funcionários trabalhando de casa com frequência e precisando se comunicar com suas próprias e outras equipes.

No entanto, no final de 2021/início de 2022, a empresa enfrentou uma decisão importante: as licenças de servidor para o Jira e o Confluence estavam expirando. Considerando o anúncio da Atlassian, de que o suporte para licenças de servidor como um todo seria encerrado no início de 2024, a Hermes Einrichtungs Service tomou a decisão estratégica de fazer a migração total para a nuvem.

Para Florian Schmidt, gerente de serviços de aplicativos da Hermes Einrichtungs Service, uma coisa estava clara desde o início: só porque as licenças de servidor estavam expirando, não significava que a jornada com a Atlassian teria que terminar. “A gente teve uma satisfação incrível com o Jira e o Confluence desde o início. A gente não queria perder os produtos daqui para frente, mas sim que eles fossem usados para progredir ainda mais. Para a gente, reformular a estratégia usando soluções de nuvem da Atlassian foi o próximo passo lógico e mais promissor.”

A mudança também estava alinhada com a estratégia do Otto Group. O Grupo Otto optou pelo Plano Cloud Enterprise da Atlassian em março de 2021 como uma forma de migrar com segurança as soluções da Atlassian para a nuvem. Além disso, o Plano Enterprise específico garante a conformidade com os regulamentos da EBA e da BaFin sobre terceirização para um provedor de nuvem e com os atuais Padrões de Conformidade do GDPR. Embora o Otto Group, a empresa controladora, tenha comprado a licença original, as subsidiárias como a Hermes Einrichtungs Service também podem se beneficiar com proteção de dados abrangente ao transferir as licenças.

O parceiro certo para um futuro baseado na nuvem

Agora, não havia mais nada no caminho da migração para o Atlassian Cloud. “A gente teve a sorte de adquirir licenças do Cloud Enterprise em conformidade com o GDPR por meio do Otto Group”, explica Florian Schmidt. “Assim, a gente conseguiu concentrar os esforços na migração técnica do Jira e do Confluence. Sem contar que a gente está 100% satisfeito com a segurança de todos os dados na nuvem.”

Na hora de escolher o parceiro de solução que daria suporte à empresa de logística nas tarefas como configuração, personalização e implementação, a Hermes Einrichtungs Service recorreu de novo à experiência do Otto Group. “A gente sabia que o Otto Group já havia trabalhado com a Jodocus e que a colaboração foi um sucesso. Com a recomendação deles, escolher os especialistas em nuvem foi uma decisão bem rápida”, acrescenta Schmidt.

A Jodocus não só ofereceu gerenciamento de licenças eficiente, como também montou uma equipe que moveu os dados do servidor do Jira para a nuvem dentro de apenas dois meses. A colaboração começou com os preparativos para a migração no final de setembro de 2021; o Jira precisava estar instalado e funcionando na nuvem até o final de novembro. Testes abrangentes eram essenciais para a equipe fazer uma migração na nuvem em larga escala.

“Quanto melhor você se preparar e testar a migração, melhor vai ser o resultado final quando a ferramenta de nuvem, por fim, entrar no ar”, enfatiza Tim Bossen, gerente de migração da Jodocus. “A gente fez um Teste de aceitação do usuário (UAT), por exemplo, que deu um feedback preliminar importante dos testadores de aplicativos da Hermes Einrichtungs Service; eles foram considerados durante a migração real do Jira.”

Os especialistas da Jodocus encontraram um desafio específico aqui. Os fluxos de trabalho conhecidos para o gerenciamento de clientes ainda precisavam estar disponíveis no Jira na nuvem. Embora a Hermes Einrichtungs Service use o Jira para mapear processos de gerenciamento de serviços de TI, ela usa há muito tempo o aplicativo de marketplace do Jira “Enviar este item por e-mail” para enviar itens. Os especialistas da Jodocus fizeram todas as configurações dos aplicativos na nuvem à mão. Embora eles não tenham conseguido testar com antecedência, a migração ocorreu sem problemas. Florian Schmidt está muito feliz: “Em geral, tudo estava onde deveria estar, o cronograma foi bom e a gente conseguiu continuar as operações sem dificuldades ou tempo de inatividade.”

Cerca de meio ano depois, na primavera de 2022, o Confluence também foi migrado para a nuvem. Foi um momento em que a equipe sabia o que estava fazendo, e o trabalho que eles haviam feito antes foi mais do que útil. Durante a migração para o Jira, os especialistas em nuvem fizeram uma otimização efetiva dos dados, facilitando muito a transferência do Confluence. Durante a mudança, a Jodocus resolveu itens como filtrar contas inativas, armazenar endereços de e-mail e atribuir contas de administrador. O provedor de serviços também configurou um arquivo para todas as páginas antigas e conjuntos de dados classificados.

Outra vantagem foi a Jodocus também ter criado uma página inicial do Confluence nova e fácil de usar como parte da migração. Com essa página inicial, os funcionários têm acesso à intranet e ao wiki da empresa, o que facilita bastante o trabalho diário. “Com a ajuda e o suporte da Jodocus, a gente também conseguiu migrar o Confluence para a nuvem com rapidez e facilidade. E podemos colher logo de início os inúmeros benefícios que a nuvem oferece ao trabalhar com o Jira e o Confluence”, afirma Florian Schmidt. Agora, as equipes podem colaborar com mais eficiência e agilidade.

Um projeto de migração vantajoso

Do gerenciamento de licenças à implementação: as migrações na nuvem do Jira e do Confluence foram um verdadeiro sucesso graças, acima de tudo, à colaboração aberta, honesta e confiável entre a equipe de desenvolvedores da empresa de logística e os especialistas da Jodocus. A Hermes Einrichtungs Service está colhendo os benefícios dessa parceria de várias maneiras: a mudança de um servidor para o Cloud Enterprise está provando ser uma vantagem não só na segurança e proteção de dados da empresa: os custos gerais de manutenção também estão bem mais baixos. Além disso, as ferramentas e complementos na nuvem são atualizados de forma automática e os ambientes de teste são rápidos e fáceis de configurar.

Florian já sabe como sua equipe vai usar esse tempo extra: “Com essa nova base, podemos adaptar o sistema ainda mais a nós e aos nossos processos. Na versão do servidor, por exemplo, não era possível desenvolver e implantar mecanismos automatizados, como atualizações automáticas de complementos, no Jira. Com a nuvem, tudo isso mudou.”

Agora, os fluxos de trabalho e processos podem ser melhor dimensionados na nuvem e direcionados para o crescimento da empresa. Outra vantagem é que, graças a uma camada especial de segurança, a Hermes Einrichtungs Service pode usar ferramentas de terceiros de forma segura e sem complicações. No momento, a empresa de logística está trabalhando com fornecedores terceirizados no desenvolvimento de um sucessor do sistema de logística de depósito, por exemplo (tudo no próprio Jira). Com a versão do servidor, isso não teria sido possível sem uma zona desmilitarizada complexa que separa as redes interna e externa usando firewalls ou recursos similares. 

A Hermes Einrichtungs Service já tem planos concretos para o futuro. A empresa de logística quer otimizar ainda mais suas soluções e pensa em migrar para o Jira Service Management, por exemplo, para tornar o gerenciamento de clientes ainda mais ágil do ponto de vista tecnológico.

Uma coisa é certa: graças à Jodocus, parceira de soluções Platinum da Atlassian, a Hermes Einrichtungs Service conseguiu migrar as ferramentas da Atlassian para a nuvem e gerar operações mais eficientes e melhorar a comunicação, o que permite que todos os móveis e utensílios de grande porte também cheguem às casas dos clientes a tempo.