Como o Jira e o Confluence impulsionam descobertas científicas e promovem a colaboração entre as equipes do CERN

Desafio: o CERN precisava de ferramentas acessíveis e centralizadas para ajudar sua comunidade global de especialistas e cientistas a colaborar com mais facilidade em pesquisas inovadoras na área de física.

Solução: o CERN consolidou as instâncias do Jira e do Confluence que tinha e migrou para o Data Center. A organização agora usa o Jira para gerenciamento de projetos e o Confluence para discussão e criação de ideias.

Impacto: milhares de especialistas do CERN usam o Jira e o Confluence para facilitar a pesquisa colaborativa, e manter as instâncias do Data Center exige apenas uma fração do esforço anterior.

No CERN, o Laboratório Europeu para Física de Partículas, milhares de físicos, engenheiros e outros especialistas colaboram para estudar a estrutura fundamental da matéria. Com os aceleradores e desaceleradores de partículas do CERN, incluindo o maior acelerador já criado, o famoso Grande Colisor de Hádrons (LHC), os pesquisadores observam do que nosso mundo é feito e como essas partículas funcionam.

Com os instrumentos científicos mais sofisticados do mundo, como o LHC, o CERN promove o avanço de pesquisas inovadoras. Nos bastidores, as equipes aprimoram todo esse trabalho com a ajuda das ferramentas da Atlassian.

No CERN, o Jira e o Confluence estão entre as principais ferramentas que permitem a colaboração entre cientistas e engenheiros. Além dos mais de 2.500 funcionários da organização, o CERN reúne uma comunidade de cerca de 13 mil cientistas em todo o mundo para formar parcerias remotas e presenciais.

Por exemplo, quando um acelerador de partículas precisa de manutenção, pode ser necessária a aprovação de um departamento separado para a compra de novos equipamentos especializados. “Esses são os tipos de interações entre setores que se tornam muito complicadas se você não tiver o sistema certo”, diz o engenheiro de projetos Brice Copy.

Aceleração da colaboração com o Jira e o Confluence

A cultura do CERN prioriza a autonomia, a experimentação e a liberdade acadêmica. As equipes precisam de ferramentas que sejam intuitivas e acessíveis para todos na comunidade e garantam a privacidade dos dados. O CERN usa o Jira e o Confluence há mais de 20 anos, agora com licenças gratuitas do Data Center fornecidas para organizações sem fins lucrativos pela Fundação Atlassian.

À medida que a organização se esforçou para aumentar a colaboração com ferramentas digitais, os produtos da Atlassian ajudaram todos no CERN a trabalhar melhor em conjunto. “Por conta da maneira que estamos organizados e do alto número e frequência de interações, precisamos de algo bastante informal”, explica Brice, que foi responsável pela primeira implementação do Jira na organização.

Hoje, muitos departamentos do CERN usam o Jira e o Confluence para planejar e rastrear o trabalho, compartilhar conhecimento e colaborar em apoio à missão da organização. “A maioria dos departamentos do CERN usa o Jira e o Confluence de alguma forma”, diz Brice. “As pessoas têm a flexibilidade de escolher as próprias ferramentas, então não é uma obrigação, mas muitas optam pelo Jira e pelo Confluence.”

Os diversos especialistas da comunidade gostam da flexibilidade e capacidade de personalização das ferramentas. “Como essas ferramentas são fáceis de usar, elas podem ser personalizadas de acordo com as necessidades dos usuários”, diz Brice. “Usar o Jira para gerenciamento de projetos é uma experiência diferente de usar o recurso para desenvolvimento de software ou comissionamento de hardware.”

Flexibilidade e facilidade de uso também são importantes, já que o CERN reúne pessoas de diversas formações profissionais, o que promove a colaboração entre várias disciplinas e conhecimentos.

Planejamento e rastreamento de toda a organização no Jira, todos conectados com o “lado humano” do Confluence

Embora o CERN tenha mais de 70 anos, as equipes de desenvolvimento complementaram a longa história da organização com práticas modernas de desenvolvimento. Por exemplo, os desenvolvedores do CERN usam o Kanban e o gerenciamento de estilo Ágil, com suporte do Jira, para construir o software personalizado que alimenta os aceleradores da organização. “Controlar o acelerador exige muita configuração”, diz Brice. “Existem milhões de parâmetros para fazer com que ele funcione como esperado. Para produzir software de alta qualidade, usamos o Jira para rastrear bugs, itens e qualidade.”

O Jira também é usado para vários outros tipos de trabalho, em geral com o Confluence. “Em vez de explicar como usamos o Jira e o Confluence, seria mais fácil pensar em como não o usamos”, diz Brice. “Tudo acontece nessas ferramentas, desde a coordenação da análise de dados de física experimental até a orquestração do design de novas peças do acelerador. Além dos trabalhos acadêmico e técnico, equipes como as de administração, operações, RH e finanças usam o Jira e o Confluence todos os dias.”

“Usamos o Jira para planejar, mas o Confluence é o que mantém esse planejamento unido”, diz Brice. “O Confluence dá um toque humano ao nosso trabalho no Jira. Além de itens, tarefas e datas-limite, ele é o nosso lugar para documentar, discutir e criar ideias. Por exemplo, as pessoas podem querer planejar, iterar e trocar ideias em cenários informais antes de entrar no Jira para um projeto. Isso acontece no Confluence.”

Por exemplo, o CERN usa o Confluence para se preparar para conferências científicas, agregando todos os tópicos de pesquisa propostos para avaliar a relevância deles e garantir que vários cientistas não apresentem trabalhos semelhantes. O Confluence também está presente no trabalho diário das equipes de muitas outras maneiras, como na documentação de processos técnicos e na integração de colaboradores.

Migração e consolidação para melhor atender às necessidades de pesquisa do CERN

Em 2023, o CERN decidiu migrar suas várias instâncias locais do Jira e do Confluence Server para uma instância central, hospedada no Atlassian Data Center. O engenheiro de computação Michal Kolodziejski planejou e executou a migração com a equipe dele.

Antes da migração, as equipes estavam usando várias instâncias antigas do Jira e do Confluence que foram configuradas em toda a organização. Existem muitas equipes diferentes de engenharia de software em diversos departamentos, então algumas adotaram essas ferramentas por conta própria antes de elas serem oferecidas a todos pela TI.

Michal sabia que se as equipes do CERN consolidassem o trabalho em instâncias centralizadas do Jira e do Confluence, elas poderiam aproveitar o potencial de todas as equipes. “Vimos a oportunidade de aumentar a comunicação e a colaboração entre os usuários com a unificação em uma instância 100% compatível oferecida a cada pessoa”, diz ele.

Esse projeto também apresentou a oportunidade perfeita para migrar das implantações de servidores para o Atlassian Data Center. A migração seria vantajosa para todos, aumentando o poder colaborativo em que o CERN se apoiava e, ao mesmo tempo, construindo um ecossistema Atlassian unificado que seria muito mais eficiente de manter.

A preparação e a parceria abrem o caminho para a migração tranquila em um dia

O CERN sabia que precisaria de suporte especializado para a consolidação e migração em uma escala tão grande. Eles escolheram o parceiro de solução Itransition pela experiência no ecossistema Atlassian e na colaboração empresarial.

A iTransition analisou vários fornecedores de software possíveis e concluiu que as ferramentas da Atlassian seriam a opção melhor e mais econômica. Eles também fizeram recomendações para otimizar o licenciamento e o faturamento da Atlassian, incluindo a solicitação de uma licença gratuita da Comunidade da Atlassian.

Michal liderou a migração do Data Center do CERN, com forte apoio da iTransition e da Atlassian. “Agradecemos à Atlassian por ter disponibilizado todas as ferramentas de que a gente precisava”, ele compartilha. “O suporte deles também foi muito útil em alguns casos em que ocorreram problemas muito complexos que eu não conseguia resolver sozinho.”

Michal passou algumas semanas se preparando para a migração e discutindo soluções para obstáculos, como mudar de vários sistemas de autenticação para o login único (SSO). Quando tudo ficou pronto, a migração ocorreu sem problemas. “A migração de todos os usuários e dados para a nova infraestrutura levou um dia inteiro”, explica ele.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."