Cisco Networking se transforme grâce à Atlassian Cloud
Lors de l’événement Team 2024, une présentation a démontré comment Cisco a réparti les tâches entre 15 000 utilisateurs, a effectué la migration de plusieurs organisations simultanément et a mis en œuvre des modèles de gouvernance et de données efficaces.
Cisco est une sorte d’anomalie technologique. Il n’est pas rare que les équipes comptent plus d’employés avec plus de 25 ans d’ancienneté, que d’employés avec une ancienneté inférieure ou égale à 5 ans. Cela peut être attribué à l’engagement de Cisco en faveur de la satisfaction client et du respect de la qualité. Avec plus de 40 ans d’expérience dans le secteur technologique, chaque décision à long terme de Cisco doit refléter son dévouement envers ses clients et ses employés.
Cette culture de la prise de décisions stratégiques se reflète clairement dans le parcours de migration de Cisco vers le cloud. Avant sa migration, Cisco utilisait Rally comme principal outil de gestion de projet. Mais lorsque Broadcom, un de leurs concurrents, a racheté Rally en 2015, Cisco a décidé de limiter son exposition. Cela indiquait qu’il était peut-être temps de changer les choses.
Le fait de permettre aux équipes de choisir librement leurs outils favoris a contribué à stimuler l’innovation de Cisco. Cependant, au fil du temps, la prolifération des outils a généré des cloisonnements et des coûts inutiles, parfois supérieurs de 30 % à ceux d’une entreprise moyenne.
Jason Andrews, vice-président de Cisco, a décidé de s’attaquer directement à ces deux problèmes en regroupant le travail de l’entreprise sur une seule plateforme Atlassian, en commençant par une seule instance Jira. Cisco a entamé son parcours de consolidation avec Atlassian Server, mais a migré vers Atlassian Cloud peu de temps après.
Instantané de Cisco après la migration :
- Chiffre d’affaires : 35 milliards de dollars
- Clientèle : 20 000 organisations avec 10 000 utilisateurs actifs de Jira
- Instances : 3 instances Jira Cloud
- Produits Atlassian : Confluence, Trello, Jira Service Management, Jira Work Management
Créer un état d’esprit axé sur la transformation
Cisco a commencé son parcours en se posant la question suivante : « Que ferions-nous si nous pouvions repartir de zéro ? » L’entreprise a débuté sa planification et ses recherches dans un état d’esprit tourné vers la transformation plutôt qu’avec une simple approche « Lift and Shift ». Cet état d’esprit a permis de cerner quatre problèmes. Ceci a confirmé que « la seule chose que nous savions, c’est que nous avions choisi avant tout le cloud afin d’éviter les perturbations liées à un nouveau changement dans quelques années ».
Ensuite, il y a eu la confiance en l’équipe. Après un alignement général, Jason Andrews a encouragé ses équipes à travailler de manière autonome, à l’exception des garde-fous évidents sur les grands projets. Cette responsabilisation des équipes a permis aux employés de créer un environnement dans lequel ils pourraient travailler efficacement.
En instaurant une culture selon laquelle « si vous échouez, échouez vite », les équipes sont devenues plus proactives en matière d’innovation et de création de flux de travail efficaces. Plus vite vous échouez, plus vite vous pouvez évaluer le processus en faisant le post-mortem de celui-ci, puis vous remettre debout et mettre en œuvre de nouvelles méthodologies plus stratégiques.
Jason Andrews a souligné que les équipes devaient aborder cette transition comme une transformation plutôt que comme une migration. Alors qu’une migration semble fastidieuse, l’adoption d’un état d’esprit axé sur la transformation permet une renaissance semblable à celle d’un phénix, afin de favoriser un travail d’équipe plus proactif.
L’implication de Cisco en faveur de la transformation l’a aidée à migrer directement vers le cloud sans adopter de méthodes de travail dépassées. Elle savait également qu’elle ne voulait pas retarder ses processus de modernisation en tirant parti du Data Center dans l’intervalle, ce qui signifiait que la transformation devait rester au premier plan.
Se concentrer sur « Les 4 S »
Avant de lancer la migration, Jason Andrews savait que Cisco devait se débarrasser des problèmes qui affectaient ses équipes lorsqu’elles utilisaient Rally. Qu’il s’agisse de la surcharge logicielle déjà évoquée ou d’autres obstacles rencontrés dans leur flux de travail, Jason Andrews et son équipe ont défini leurs « 4 S » pour se concentrer sur la transformation :
Éliminer les cloisonnements (silos)
Avant sa transformation, les cloisonnements étaient une véritable épine dans le pied de Cisco. Avec des données bloquées dans des fichiers Excel et Smartsheet au sein de toute l’organisation, les membres des équipes avaient du mal à prendre des décisions fondées sur des données. Jason Andrews avait remarqué que les retards dans les données signifiaient que les parties prenantes se fiaient plus à leur instinct qu’aux statistiques.
Booster un environnement lent (slow environment)
Selon Jason Andrews, l’une des plaisanteries courantes chez Cisco était la suivante : « OK, je vais mettre à jour ce champ, puis aller prendre un café, revenir et ensuite mettre à jour le suivant ». C’était vraiment aussi lent que cela. Cela a eu pour résultat une mauvaise qualité des données en plus des cloisonnements existants. Jason Andrews savait non seulement qu’ils avaient besoin de données exactes et accessibles, mais aussi qu’ils en avaient besoin rapidement.
Simplification
À l’époque, Jason Andrews avait reconnu que leur architecture était trop complexe. Les administrateurs devaient être en mesure de mettre à jour les champs ou d’envoyer des informations sans avoir à passer trop de temps à apprendre ou à utiliser des workflows propriétaires. Andrews et son équipe avaient clairement compris qu’ils devaient utiliser une plateforme unifiée et conviviale pour simplifier et rationaliser les tâches quotidiennes.
Diminution des coûts logiciels à grande échelle (at scale)
La solution envisagée par Cisco devait résoudre les problèmes évoqués ci-dessus à moindre coût. Comme l’entreprise dépensait déjà plus en outils que la moyenne des autres organisations du secteur, le passage à une solution unifiée devait être rentable.
Les 5 clés d’une migration réussie
Eric Lyke, chef des opérations techniques de Cisco, qui a aidé à superviser la migration vers Atlassian Cloud, identifie les cinq clés d’une migration vers le cloud réussie, au-delà des processus de base avant, pendant et après la migration. Il souligne l’importance d’une bonne préparation.
Selon lui, les 5 clés d’une migration réussie sont les suivantes :
- Définir des attentes claires
- Organiser des ateliers et trouver des partisans
- Faire appel à un expert de la migration Atlassian
- Créer un guichet unique pour obtenir de l’aide
- Communiquer de manière transparente
Même si vous n’en êtes qu’aux premiers stades de votre migration et que vous êtes encore en train d’analyser d’autres outils, je vous conseille d’entrer en communication avec un expert en migration Atlassian, car son rôle fut essentiel pour configurer la rubrique afin que nous comprenions les tenants et les aboutissants. »
Eric Lyke, chef des opérations techniques, Cisco
La vie dans le cloud
Après avoir adopté les solutions Atlassian, Cisco a remporté d’énormes victoires, dont la possibilité de consulter ses données en direct en temps réel. Les données en temps réel sur un tableau de bord contenant les informations d’Atlassian Intelligence permettent à Cisco de prendre des décisions plus percutantes, plus rapidement.
En éliminant les doublons de licences et en utilisant une plateforme unifiée, Cisco continue de réaliser d’importantes économies. Avant sa migration, Cisco dépensait 2,6 millions de dollars par an, soit environ 260 dollars par utilisateur. Sa migration lui a permis de réduire ses dépenses de 54 %, ce qui s’est traduit par une baisse importante des dépenses logicielles de 1,26 million de dollars par an, soit environ 126 dollars par utilisateur.
Cela ne prend même pas en compte le gain de temps réalisé en évitant les cloisonnements, en passant facilement d’un outil à l’autre ou en abandonnant la maintenance du matériel. Jason Andrews fait état d’économies annuelles supplémentaires de 5,3 millions de dollars, en permettant simplement aux utilisateurs de gagner 15 minutes par semaine grâce à des fonctionnalités plus rapides et à des flux de travail accélérés. Son prochain objectif est de porter ce temps à 45 minutes par semaine, ce qui lui permettrait ainsi de tripler ses économies annuelles.
Signification pour Cisco d’un gain de 15 minutes par semaine :
[52 semaines/an] x [15 minutes/semaine] = [7,8 heures/an par utilisateur] x [10 000 utilisateurs] x [coût horaire par employé de 68 dollars]
Total : 5,3 millions de dollars par an
Évaluez vos besoins en migration
Pour les organisations qui fonctionnent toujours dans le cadre d’une architecture sur site, c’est le moment idéal pour entreprendre une migration fluide et assistée. Une étude de Forrester Research® a révélé que les équipes qui migrent vers Atlassian Cloud obtiennent un retour sur investissement moyen de 358 % grâce à cette migration, avec une rentabilité complète en 12 mois seulement. L’étude a également révélé que les équipes ont fait gagner une journée de travail par semaine aux développeurs en automatisant les tâches fastidieuses et en améliorant la collaboration.
Pour évaluer les besoins de votre organisation, n’oubliez pas de consulter le programme de migration d’Atlassian, qui permettra à vos équipes de se préparer grâce à nos ressources de migration, à nos experts, aux témoignages de nos clients et à notre kit d’outils pour le cloud. Pour les entreprises des secteurs hautement réglementés, le cloud est toujours accessible via le programme de résidence des données d’Atlassian, qui propose un hébergement local des données en Allemagne, en Australie, au Brésil, au Canada, en Corée du Sud, aux États-Unis, en Inde, au Japon, au Royaume-Uni, à Singapour, en Suisse et pour l’Union européenne.