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Modello di gestione dei task

Il modello di gestione dei task organizza e semplifica la gestione dei progetti attraverso la definizione delle priorità e il monitoraggio di tutti gli aspetti di un progetto.

Usa il nostro modello di gestione dei task gratuito
Ideale per

Gestione dei progetti

Operazioni

Funzionalità principali

Pianificazione dei task

Definizione delle priorità

Gestione della pipeline

Che cos'è il modello di gestione dei task?

Documento strutturato

I modelli di gestione dei task forniscono un formato chiaro per organizzare le informazioni in modo strutturato e prevedibile. Identifica il task, la sua priorità, la scadenza e altre informazioni pertinenti, come descrizioni e commenti. Fornisce, inoltre, al task manager informazioni preziose per il processo di stima.

Panoramica dei task

Il modello di gestione dei task combina informazioni dettagliate sui singoli task e fornisce una snapshot dell'intero progetto, inclusi la tempistica per il completamento dei task e il relativo contesto. I membri del team possono comprendere rapidamente lo stato di un task senza approfondire ogni dettaglio.

Elenco dei task

Il modello dei task consente ai team di separare i task in categorie, ad esempio Non avviati, In corso e Completati. Il monitoraggio dei task mostra la percentuale di completamento, che consente ai team di valutare i task che richiedono attenzione. Un monitoraggio accurato dello stato aiuta il task manager e il team a prendere decisioni nel caso in cui gli obiettivi del progetto cambino o il progetto sia in ritardo rispetto alla programmazione.

visualizzazioni del backlog

Monitoraggio dello stato

Il modello dei task consente ai team di separare i task in categorie, ad esempio Non avviati, In corso e Completati. Il monitoraggio dei task mostra la percentuale di completamento, che consente ai team di valutare i task che richiedono attenzione. Un monitoraggio accurato dello stato aiuta il task manager e il team a prendere decisioni nel caso in cui gli obiettivi del progetto cambino o il progetto sia in ritardo rispetto alla programmazione.

Screenshot roadmap

Vista Board

Le board Kanban o i diagrammi di Gantt aiutano il team a pianificare, visualizzare e gestire il lavoro. Dividi i task in colonne per rappresentare le fasi di completamento. La simulazione del familiare flusso di lavoro dove è rappresentato il processo dall'inizio alla fine permette di affrontare il progetto in modo intuitivo. La presentazione visiva è di facile comprensione e consente agli stakeholder di vedere rapidamente l'avanzamento.

Screenshot della board Kanban

Log dei ticket

Suddividere grandi blocchi di lavoro in elementi più piccoli chiamati ticket semplifica il monitoraggio dello stato e la gestione delle scadenze. Suddividere il lavoro in ticket facilita il riconoscimento e la correzione degli ostacoli, dei conflitti e dell'overprovisioning delle risorse. Il log dei ticket aiuta inoltre i team a posteriori con informazioni basate sui dati per un miglioramento continuo.

screenshot dei ticket

Che cosa include il modello di gestione dei task?

Elenco dei task

A livello di task, i team aggiungono dettagli, tra cui nomi, descrizioni, priorità, scadenze e assegnazioni. Man mano che i team creano l'elenco dei task, viene visualizzata una panoramica completa di tutte le attività. In questo modo, vedere le lacune e i bloccanti è molto più facile. Questa panoramica costituisce anche l'elemento di base per stimare la timeline complessiva del progetto.

Monitoraggio dello stato

Il modello dei task consente ai team di separare i task in categorie, ad esempio Non avviati, In corso e Completati. Il monitoraggio dei task mostra la percentuale di completamento, che consente ai team di valutare i task che richiedono attenzione. Un monitoraggio accurato dello stato aiuta il task manager e il team a prendere decisioni nel caso in cui gli obiettivi del progetto cambino o il progetto sia in ritardo rispetto alla programmazione.

Vista Board

Le board Kanban o i diagrammi di Gantt aiutano il team a pianificare, visualizzare e gestire il lavoro. Dividi i task in colonne per rappresentare le fasi di completamento. La simulazione del familiare flusso di lavoro dove è rappresentato il processo dall'inizio alla fine permette di affrontare il progetto in modo intuitivo. La presentazione visiva è di facile comprensione e consente agli stakeholder di vedere rapidamente l'avanzamento.

Log dei ticket

Suddividere grandi blocchi di lavoro in elementi più piccoli chiamati ticket semplifica il monitoraggio dello stato e la gestione delle scadenze. Suddividere il lavoro in ticket facilita il riconoscimento e la correzione degli ostacoli, dei conflitti e dell'overprovisioning delle risorse. Il log dei ticket aiuta inoltre i team a posteriori con informazioni basate sui dati per un miglioramento continuo.

Come iniziare a utilizzare il modello di gestione dei task

Come iniziare a utilizzare il modello di gestione dei task

Definisci le categorie dei task
  

Il tipo di progetto può influire sulle categorie che utilizzi. I team che utilizzano flussi di lavoro Agile possono creare categorie per tipi specifici di lavoro, come progettazione, sviluppo, test e amministrazione. Possono includere anche riunioni e comunicazioni standard. Un approccio collaborativo alla definizione delle categorie dei task ti permette di considerare tutte le aree di lavoro. Inoltre, le categorie dei task per i progetti completati possono essere utili per gestire progetti simili in futuro.

Inserisci i dettagli del task
  

Includi quante più informazioni possibili nel modello. I dettagli dei task includono nomi, descrizioni, scadenze e altro. I team possono definire dettagli aggiuntivi in base alle loro specifiche esigenze. Ad esempio, se un team non può avviare un task di sviluppo finché un altro team non completa un task di progettazione, il collegamento di questi task aiuta a identificare i punti in cui potrebbero verificarsi ritardi del progetto.

Assegna responsabilità
  

La definizione del responsabile per ogni task permette di migliorare la gestione delle risorse e di creare responsabilità. I task definiti in modo chiaro aiutano i membri del team a pianificare il proprio lavoro, a lavorare con i collaboratori e a fornire aggiornamenti accurati sullo stato. La responsabilità dei task impedisce, inoltre, la duplicazione o la perdita di lavoro e consente ai membri di effettuare il follow-up in base alle dipendenze e di aggiungere dettagli sul task.

Stabilisci le priorità dei task
  

Allinea le priorità in modo che il team possa concentrarsi prima sui task critici. Usa gli obiettivi, i requisiti dei clienti o la strategia del progetto per definire le priorità dei task in base alla loro importanza e urgenza. Se viene svolta come team, questa collaborazione crea un senso di obiettivo e visione comune. Inoltre, consente ai membri che hanno la responsabilità di task ad alta priorità di segnalare problemi che possono influire su tali task. Promuove una comunicazione più chiara e tempestiva nell'ambito dell'intero progetto.

Aggiorna regolarmente lo stato dei task
  

Mantenere aggiornati gli stati consente ai project manager di concentrarsi sull'ottimizzazione del piano e sulle comunicazioni agli stakeholder invece di occuparsi degli aggiornamenti. L'utilizzo di categorie ampie, come Non avviati, In corso e Completati, permette di tenere facilmente informati i membri del team. Inoltre, aiuta i team ad avere visibilità in una fase tempestiva del processo, quando la timeline del progetto è a rischio o se si verificano ritardi nei task dei dipendenti. Comprendere subito questi problemi consente al team di risolverli e di rispettare la tabella di marcia.

Rivedi e modifica
  

Rivedi e migliora continuamente il modello di gestione dei task per adattarlo alle esigenze del progetto. I risultati positivi ottenuti in passato costituiscono un buon punto di partenza per decidere cosa conservare, modificare ed eliminare. Le modifiche tengono conto dell'evoluzione dei requisiti, del feedback e del cambiamento delle priorità. Considera il modello di gestione dei task come un documento dinamico che consente di soddisfare le esigenze del team, invece di adattare il progetto al modello.

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