Wege aus der Informationsflut
Hier erfährst du, wie du Meldungen so einrichten kannst, dass du (mit deinem Team) Zeit sparst, auf dem Laufenden bleibst und mehr produktive Arbeit erledigen kannst.
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Es war noch nie einfacher, mit anderen in Kontakt zu treten. Du musst nur zum Smartphone greifen – schon hast du scheinbar endlose Möglichkeiten, sofort Likes, Kommentare und Nachrichten an und von Freunden, Familie und Kollegen zu verteilen und zu erhalten. Je mehr wir auf Distanz arbeiten – remote, hybrid, verteilt, auf Reisen, zu Hause mit einem kranken Kind oder beim Beantworten einer E-Mail beim Kaffeeholen –, umso mehr suchen wir nach Wegen, in Verbindung zu bleiben. So werden Aufgaben richtig erledigt und großartige Ideen können entstehen.
Das Management der Kommunikation zwischen funktionsübergreifenden Teams ist zwar entscheidend für den Wissensaustausch, aber nicht immer effizient oder effektiv. Im Zeitalter des modernen Kommunikationsmanagements führen die vielen kleinen Benachrichtigungstöne und -symbole dazu, dass wir pausenlos von einer Benachrichtigung zur nächsten springen und dabei erheblich Zeit verlieren.
Da sich das Geschäftsumfeld durch neue Arbeitsweisen und völlig neue Stellenbeschreibungen weiterentwickelt, ändert sich auch ständig, wie wir das Senden und Empfangen von Mitteilungen verwalten. Die Anzahl und Vielfalt der Plattformen, auf denen wir sowohl persönlich als auch beruflich kommunizieren, wächst immer weiter. Wir haben die Wahl: Lassen wir uns von Tools kontrollieren oder übernehmen wir selbst die Kontrolle? Eine der beiden Möglichkeiten ist natürlich die intelligentere.
Wir haben die Wahl: Lassen wir uns von Tools kontrollieren oder übernehmen wir selbst die Kontrolle? Eine der beiden Möglichkeiten ist natürlich die intelligentere.
Da wir unsere Geräte jedoch immer zur Hand haben, wird es zunehmend schwierig, anderen und uns selbst Grenzen zu setzen, wenn es um Benachrichtigungen geht: Einerseits möchten wir nichts wirklich Wichtiges verpassen. Andererseits kann uns die nicht abreißende Benachrichtigungsflut von unserer eigentlichen Arbeit ablenken.
Wie also finden wir das richtige Gleichgewicht zwischen Information und Überforderung?
Benachrichtigungen unter Kontrolle
Unter dem Strich musst du vor allem die Angst hinter dir lassen, etwas zu verpassen. Sonst kannst du dich nicht konzentrieren. Ganz ehrlich: Wie oft musst du eine Benachrichtigung wirklich sofort lesen? Wenn du nicht gerade bei der Feuerwehr arbeitest, kann sie bestimmt eine Weile warten.
Hier einige Vorschläge, wie du Benachrichtigungen mit Confluence verwalten und so Störungen reduzieren kannst:
Tipp 1: Eine Plattform für "Dringendes" festlegen
Angenommen, du arbeitest mit einem großen Team an einem Projekt und erhältst jedes Mal eine Meldung, wenn jemand eine Seite ändert. Irgendwann ignorierst du alle Benachrichtigungen, um überhaupt mit der Arbeit fertig zu werden. Wenn dir dann doch eine wichtige Änderung entgeht, hast du das Gefühl, immer auf Empfang sein zu müssen.
Der erste Schritt besteht darin, gemeinsam mit deinem Team einen Kommunikationsplan zu entwerfen. Vereinbart, welche Plattform ihr nutzt, wenn eine Angelegenheit wirklich dringend ist. Dabei kann es sich um Direktnachrichten in Slack, SMS auf dem Smartphone oder eine andere Möglichkeit handeln. Diese Kommunikationsmethode verwendet ihr nur, wenn eine Benachrichtigung sofort beachtet werden muss. Die übrigen Plattformen können dann unbeachtet bleiben, bis du Zeit dafür hast. Du entscheidest also bewusst, wann du dir Benachrichtigungen ansiehst. Wahrscheinlich arbeitest du ab sofort schneller, weil du dich besser konzentrieren kannst – und weil du früher fertig sein willst, um wieder nach den Benachrichtigungen zu sehen. (Wie war das noch mit dem Belohnungssystem?)
Confluence-Tipp: Für dringende Benachrichtigungen oder die Kommunikation mit bestimmten Personen kannst du @-Erwähnungen in Confluence nutzen. Bei einer @-Erwähnung wird eine Benachrichtigung direkt an die von dir markierte(n) Person(en) gesendet, statt an alle, die die Seite beobachten. So sicherst du dir schnell die Aufmerksamkeit der betreffenden Personen. Noch besser: Sie wissen sofort, worum es geht, weil die relevanten Kontextinformationen auf der Seite zu finden sind. So müssen die Benachrichtigten nicht erst selbst alles zusammensuchen, was sie zum Antworten benötigen.
Tipp 2: Grenzen setzen
Wenn du mit deinen Kollegen vereinbart hast, wie ihr euch in wirklich dringenden Fällen erreicht, könnt ihr euch entspannen und ganz auf die Arbeit konzentrieren. Ihr wisst dann, dass ihr im Ernstfall nichts verpasst und alle anderen Benachrichtigungen warten können. Aber natürlich passiert irgendwann das Unvermeidliche: Jemand nutzt die "Dringend"-Plattform für nicht dringende Themen. Deswegen müsst ihr auch Kriterien für die Dringlichkeit festlegen.
Vielleicht seid ihr euch nicht alle einig, aber solange ihr jeweils für euch klare Grenzen zieht, könnt ihr Kollegen jederzeit bitten, diese zu respektieren. Solltest du die Benachrichtigungspräferenzen eines Kollegen nicht kennen, frage einfach danach.
Noch besser: Bitte dein Team, "Benutzerhandbücher" zu erstellen, damit erst gar kein Nachfragen nötig ist.
Confluence-Tipp: Bei Confluence kannst du die meisten Benachrichtigungen deaktivieren und trotzdem auf dem Laufenden bleiben. Alle Kommentare deiner Kollegen werden auf der Seite angezeigt, wenn du Zeit hast, sie zu überprüfen. Wenn du auch Jira verwendest, werden Änderungen an Jira-Tickets ebenfalls auf der Seite und in deinem Feed angezeigt.
Tipp 3: Einstellungen bedarfsgerecht anpassen
Je nach deiner Position erhältst du nach den ersten zwei Schritten möglicherweise immer noch zu viele Benachrichtigungen. Als Managerin eines großen Teams oder als Projektmanager musst du beispielsweise den ganzen Tag über bestens informiert sein. Dann sind die Einstellungen deine wichtigsten Verbündeten. Wenn eine Plattform zu viele Meldungen generiert, gibt es in der Regel Möglichkeiten, die Benachrichtigungen mit Filtern, Zusammenfassung oder anderen Methoden zu reduzieren. Suche nach Optionen, Meldungen von Vorgesetzten hervorzuheben oder wichtige Projekte entsprechend zu kennzeichnen. Nimm dir ein paar Minuten Zeit, die Einstellungen deiner meistgenutzten Kommunikationsplattformen durchzugehen – im Optimalfall sparst du danach Stunden an Ablenkung und Kontextwechseln!
Confluence-Tipps: In Confluence gibt es mehrere Möglichkeiten, Benachrichtigungen anzupassen. Hier einige unserer Favoriten:
- Wähle "Veröffentlichen ohne Beobachter zu benachrichtigen" aus, wenn du viele Änderungen an einer Seite vornimmst und deine Kollegen nicht mit Benachrichtigungen überschwemmen willst.
- Mit "Only show unread" (Nur Ungelesene anzeigen) kannst du leicht die relevanten Benachrichtigungen herausfiltern.
- Es ist auch möglich, Benachrichtigungen zu Batches zusammenzufassen. Bei wichtigen Benachrichtigungen wie @-Erwähnungen und neuen Seiten erhältst du dann weiterhin sofort eine E-Mail, aber wenn innerhalb von zehn Minuten mehrere Änderungen vorgenommen werden, bleibt es bei nur einer E-Mail.
- Wenn du noch weniger Benachrichtigungen erhalten möchtest, kannst du dich für eine tägliche Zusammenfassung entscheiden, um sicherzustellen, dass du mit allen wichtigen Informationen des Tages in einer einzigen E-Mail auf dem Laufenden bleibst.
- Oder du richtest es so ein, dass alle deine Confluence-Benachrichtigungen an einen separaten Slack-Channel übermittelt werden, wo du sie filtern kannst, um sicherzugehen, dass dein Team nur die wichtigsten Updates erhält.
