Все шаблоны Atlassian
Intake form dashboard where you can make a new form or select from recent

Free Intake Form Template

Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.

Использовать шаблон

Область применения

  • Управление проектами

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

  • Бэклог

  • Автоматизация

  • Рабочие процессы

  • Дашбоард

Intake form dashboard where you can make a new form or select from recent

What is an intake form template?

An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service. 

It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.

Streamlines information gathering

An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.

Improves planning and alignment

When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information. 

That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.

Reduces errors and manual inefficiencies

Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share. 

This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.

Что входит в шаблон формы для сбора данных?

Бэклог

Когда клиент отправляет форму для сбора данных, созданную на базе шаблона, вы можете создать задачу и добавить ее в бэклог. Бэклог — это централизованный список всех отправленных запросов. 

Вы можете легко отслеживать и контролировать важные задачи проекта, чтобы все команды двигались к общей цели.

Начало работы с шаблоном формы для сбора данных

  1. 1

    Определите назначение формы для приема запросов и создайте для нее отдельный проект Jira

    Чтобы начать работу с шаблоном формы для приема запросов, в первую очередь необходимо определить ее назначение. Какие типы задач предполагается собирать с помощью этой формы и кто будет проверять полученные запросы? 

    Необходимо заложить эту основу, прежде чем начинать прием запросов.

    Затем создайте отдельный проект Jira, чтобы отделить входящие запросы от задач на выполнение. Используйте отдельные проекты Jira Service Management (JSM) для приема запросов и применяйте автоматизацию для переноса подтвержденных запросов клиентов в проекты Jira, чтобы отделить их от задач по выполнению.

  2. 2

    Настройте поля формы, чтобы собрать ключевые сведения

    После создания отдельного проекта Jira и определения цели формы для сбора данных можно настроить ее поля, в которых фиксируются все ключевые сведения. 

    В разделе «Поля» отобразятся все поля, доступные для выбранного типа задачи. Поля можно просто перетащить, чтобы добавить в форму. Рекомендуется также удалить все лишние поля, чтобы шаблон формы для сбора данных оставался максимально простым. 

    Чтобы удалить поле, выберите его, а затем нажмите «Удалить поле» или перетащите его обратно в раздел «Поля» .

  3. 3

    Сформируйте структурированный рабочий процесс, отражающий ваш порядок приема запросов

    Составьте карту вашего реального процесса проверки и отразите его в статусах Jira. Так командам будет легче отслеживать текущий статус каждой задачи и проекта, чтобы оставаться в курсе происходящего.

    Полезно добавить четко определенные этапы подтверждения или отклонения задач, чтобы было проще следить за ходом работы. 

    Можно настроить статус Ожидает подтверждения, указать подтверждающих и задать определенные статусы Jira для подтверждения и отклонения. Опишите понятный процесс принятия решений, чтобы упростить подтверждение и отклонение.

  4. 4

    Автоматизируйте маршрутизацию и определение приоритетов, чтобы оптимизировать сортировку

    Сортировка запросов клиентов и проектов может отнимать очень много времени, поэтому автоматизация поможет существенно сэкономить ресурсы. Создайте правила автоматизации, которые автоматически распределят запросы или уведомят проверяющих. 

    Правило можно создать с помощью Rovo — с нуля или на основе существующего шаблона. Используйте условия на основе приоритета или отдела, чтобы обеспечить более быструю и точную маршрутизацию. 

    Автоматизация Jira поможет оптимизировать этот процесс, сэкономив время и гарантируя, что каждая задача попадет в нужную команду.

  5. 5

    Отслеживайте, проверяйте и по мере необходимости оптимизируйте рабочий процесс приема запросов

    Настроив рабочий процесс приема запросов, нужно в дальнейшем отслеживать его, чтобы определить, требуются ли улучшения. Для отслеживания процесса и выявления узких мест и задержек можно использовать дашбоарды и отчеты в Jira. 

    Решайте проблемы по мере их выявления. Регулярный пересмотр рабочих процессов и правил автоматизации помогает постепенно повышать эффективность работы. 

    Если вы замечаете узкие места или задержки, это признак того, что рабочие процессы приема запросов и правила автоматизации нуждаются в улучшении.

Связанные шаблоны

Шаблон рабочего процесса

Оптимизируйте эффективность и согласованность проекта.

Перейти к шаблону

Шаблон для отслеживания заданий

Структурируйте работу в проектах команды с помощью шаблона для отслеживания заданий в Jira.

Перейти к шаблону

Маркетинг

Шаблон для управления проектами Jira

Управляйте мероприятиями по выполнению бизнес-проекта.

Перейти к шаблону

Готовы использовать этот бесплатный шаблон?

Использовать шаблон

Изучите другие шаблоны для эффективной командной работы

Расширьте возможности каждого участника любой команды. Разрабатывайте, связывайте и поставляйте продукты на основе своих самых смелых идей в интегрированных приложениях Atlassian, используя нашу всеобъемлющую подборку готовых рабочих процессов.

Все шаблоны Atlassian