Шаблон отслеживания расходов
Указывайте, классифицируйте и подтверждайте расходы на одной странице. Отслеживайте возмещения, бюджеты и ожидаемые расходы.
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Управление проектами
Планирование проектов
Что такое шаблон отслеживания расходов?
Шаблон отслеживания расходов представляет собой стандартную структуру для отправки, проверки и подтверждения заявок на расходы. С таким шаблоном не требуется разрабатывать систему отслеживания с нуля всякий раз, когда возникает необходимость отслеживать расходы.
Шаблон содержит готовые поля сведений о расходах, рабочие процессы подтверждения и возможности отчетности, чтобы вы могли сосредоточиться на управлении бюджетом, не тратя время на создание инфраструктуры. Команды используют этот шаблон для наглядного представления расходов, ускорения циклов выплаты и принятия более взвешенных финансовых решений на основе реальных данных.
Кому следует использовать шаблон для отслеживания расходов?
Финансовые отделы могут использовать шаблон управления расходами, чтобы стандартизировать подачу и подтверждение заявок на расходы в организации. Менеджеры проектов могут с помощью такого шаблона отслеживать соответствие расходов бюджету проекта, чтобы принимать более обоснованные решения о распределении ресурсов. Руководители отделов считают подобные шаблоны полезными для мониторинга операционных расходов и выявления возможностей экономии средств без микроуправления каждой закупкой.
Структурированные трекеры расходов по достоинству оценят все, кто управляет бюджетом, занимается выплатами или контролирует операционные расходы. В шаблоне фиксируется, кто, сколько и зачем тратит, что создает подотчетность и упрощает выявление тенденций и корректировку структуры расходов.
Что входит в шаблон отслеживания расходов?
Рабочие процессы
Рабочие процессы охватывают все расходы с момента первоначального представления до рассмотрения, подтверждения и окончательной оплаты. Можно точно определить, на каком этапе процесса находится тот или иной расход, чтобы ничего не потерять и не забыть.
Настройте переходы в рабочих процессах в соответствии со своей иерархией подтверждений или добавьте автоматизацию, чтобы направлять расходы нужному подтверждающему лицу в зависимости от суммы или категории. Ускорьте проверку, чтобы деньги двигались беспрепятственно, а не болтались в подвешенном состоянии, дожидаясь подтверждения.
Списки
Списки дают четкое представление обо всех расходах, сгруппированных по статусам, категориям или любым другим критериям, важным для вашей команды. Отфильтруйте список, чтобы быстро найти предстоящие выплаты, определить дорогостоящие позиции, требующие дополнительной проверки, или просмотреть все расходы определенного отдела.
Это представление особенно полезно при планировании проекта, когда необходимо понять структуру расходов и внести соответствующие коррективы.
Отчеты
Отчеты позволяют визуализировать общие расходы, разбивать расходы по категориям и отслеживать, сколько времени занимает подтверждение. Эти данные крайне важны для прогнозирования будущих бюджетов и внесения корректировок в случае изменения тенденций расходов.
Кроме того, можно использовать данные отчета, чтобы определить, какие категории постоянно превышают бюджет и на каких этапах подтверждения возникают узкие места. Такая прозрачность способствует более эффективному стратегическому планированию и помогает командам адаптировать подход к расходам на основе реальных результатов, а не наугад.
Scrum-доска
Доска Scrum помогает наглядно отслеживать прохождение заявок на расходы через различные этапы процесса подтверждения. Настройте такие столбцы, как «На проверку», «Подтверждено» и «Оплачено», чтобы можно было все упорядочить и оценить ситуацию с первого взгляда.
Это представление отлично подходит командам, практикующим итеративное планирование, при котором необходимо быстро оценивать, что подтверждено, что ожидает выполнения, а что еще требует внимания. В таком наглядном представлении легко выявить расходы, надолго застрявшие на одном этапе.
Начало работы с шаблоном отслеживания расходов
- 1
Выберите тип проекта, подходящий для имеющегося рабочего процесса
Выберите тип проекта, который сочетается со способом работы вашей команды. Проект команды обеспечивает гибкую настройку и возможность контроля, что хорошо работает, если ваши потребности в отслеживании расходов просты и ограничены одной командой.
Проект компании имеет смысл, если необходима совместная работа нескольких отделов или единообразные процессы в нескольких командах. Прежде чем принять решение, оцените область проекта и количество людей, которым потребуется доступ к данным о расходах.
- 2
Создайте типы задач для отслеживания расходов
Добавьте тип задач для каждого вида расходов, который необходимо отслеживать. Можно создать тип задачи Expense Request (Запрос на расходы) для обычных покупок и тип Reimbursement (Возмещение) для расходов вне бюджета.
Включите в шаблон настраиваемые поля для суммы, категории, даты и любых других категорий сведений, которые необходимо учесть.
Чтобы отслеживать и систематизировать эти расходы в рамках проект, используйте представление списка в Jira. Здесь есть встроенные функции для управления бюджетом и отслеживания затрат, которые позволяют устанавливать лимиты расходования средств и получать оповещения, когда расходы по категориям приближаются к пороговым значениям.
- 3
Настройте рабочие процессы подтверждения
Сформируйте схемы подтверждения, позволяющие присваивать расходам такие статусы, как Submitted (Отправлено на рассмотрение) → Under Review (На рассмотрении) → Approved (Подтверждено) → Paid (Оплачено). Отразите эту схему с помощью рабочих процессов Jira, чтобы обеспечить соответствие расходов правильной цепочке подтверждения в соответствии с требованиями вашей организации.
Можно создать разные схемы для небольших и крупных расходов, а также настроить передачу определенных категорий затрат на подтверждение конкретным лицам, обладающим опытом в соответствующих областях. С помощью этой системы вы обеспечите единообразное отслеживание расходов на основе базового шаблона и получите гибкость там, где она необходима.
- 4
Настройте доски Scrum и отчеты для получения понятной аналитики
Настройте отображение расходов на доске Scrum так, чтобы команде было удобном их проверять. Используйте доску для планирования проверки расходов, визуализации ожидающих подтверждения вопросов и отслеживания элементов, требующих дальнейших действий.
Настройте отчеты так, чтобы в них отображались общая сумма расходов, количество трат, ожидающих подтверждения, и разбивка по категориям. Тогда у вас будут финансовые данные, полученные в результате отслеживания и необходимые для принятия решений по управлению проектами. В этих отчетах содержится аналитика, позволяющая оценить состояние проекта и увидеть, где возникает риск превышения реальных расходов над ожидаемыми.
- 5
Делитесь информацией с участниками команды и при необходимости вносите изменения
Пригласите соответствующих участников команды и назначьте им права на просмотр, редактирование или подтверждение данных о расходах. Начните с основной группы и расширяйте доступ по мере получения пользы от использования шаблона.
Создайте план действий по регулярному пересмотру и обновлению шаблона, в идеале соблюдая хронологию проекта, соответствующую вашим бюджетным циклам. Настройте поля, рабочие процессы и отчеты так, чтобы они отражали реальную работу команды, а не заставляли всех приспосабливаться к системе с жесткими рамками.
Готовы использовать этот бесплатный шаблон?
Изучите другие шаблоны для эффективной командной работы
Расширьте возможности каждого участника любой команды. Разрабатывайте, связывайте и поставляйте продукты на основе своих самых смелых идей в интегрированных приложениях Atlassian, используя нашу всеобъемлющую подборку готовых рабочих процессов.