Een efficiënte goedkeuringsworkflow voor inhoud maken met Loom
Belangrijke leerpunten
Efficiënte goedkeuringsworkflows voor inhoud verminderen miscommunicatie en versnellen goedkeuringen
Videotools zoals Loom kunnen je de goedkeuringsworkflow voor inhoud stroomlijnen en de behoefte aan persoonlijke vergaderingen of heen-en-weer e-mailen verminderen.
Met Loom kunnen belanghebbenden op specifieke momenten in een video opmerkingen met een tijdstempel achterlaten, voor duidelijkere feedback
Door video’s beknopt te houden en gebruik te maken van de Loom-bibliotheek kunt je de goedkeuringsworkflow voor je inhoud stroomlijnen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.
Wanneer je inhoud voor je merk maakt, zijn inhoudbeoordelingen essentieel voor de kwaliteit van het eindproduct. Tegelijkertijd wil je geen waardevolle tijd verspillen aan beoordelingen en goedkeuringen. Zonder een duidelijk proces kan feedback verspreid raken, kunnen vertragingen zich opstapelen en kunnen goedkeuringen langer duren dan nodig is.
Het gebruik van Loom kan helpen om het beoordelen en goedkeuren van inhoud te stroomlijnen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Ontdek hoe Loom je kan helpen je goedkeuringsworkflows voor inhoud te optimaliseren.
Wat is een workflow voor goedkeuringsworkflow voor inhoud?
Een goedkeuringsworkflows voor inhoud is het proces dat je team volgt om inhoud te beoordelen, goed te keuren en af te ronden voordat deze wordt gepubliceerd.
Laten we een blogpost als voorbeeld nemen. De goedkeuringsworkflow voor inhoud begint wanneer een inhoudauteur een concept opstelt. Een redacteur controleert vervolgens het concept op typefouten, grammaticale fouten en onjuiste informatie. Zodra de redacteur klaar is met het beoordelen van het concept, moet het stuk mogelijk worden voorgelegd aan een PMM of een juridische medewerker om te controleren of het aan de voorschriften voor naleving voldoet. Pas nadat het alle bewerkingsfasen heeft doorlopen, wordt het ter definitieve goedkeuring voorgelegd aan een inhoudmanager, waarna het wordt gepubliceerd.
Een efficiënte goedkeuringsworkflow voor inhoud biedt je bedrijf verschillende voordelen. Een gestroomlijnd beoordelings- en goedkeuringsproces vermindert miscommunicatie tussen teams en versnelt goedkeuringen. Goedkeuringsworkflows voor inhoud helpen ook de merkconsistentie en nauwkeurigheid te verbeteren door grondige beoordelingen.
Goedkeuringsworkflow voor inhoud maken met Loom in 7 stappen
Loom is een effectieve tool voor het maken van gestroomlijnde goedkeuringsworkflows voor inhoud, vooral voor eigenaren van kleine bedrijven. Loom vereenvoudigt asynchrone communicatie, zodat je video's kunt delen met belangrijke belanghebbenden die de inhoud kunnen bekijken en goedkeuren wanneer het hen uitkomt.
Videotools zoals Loom helpen belanghebbenden context te begrijpen en verminderen het heen-en-weer e-mailen, wat goedkeuringen kan stroomlijnen en operationele kosten kan verlagen.
Stap 1. Identificeer elke fase van je inhoudworkflow
Voordat je Loom gaat gebruiken, identificeer je elke fase van je workflow. De precieze stappen in een goedkeuringsproces voor digitale inhoud kunnen variëren, afhankelijk van het team, het type inhoud en de vereiste mate van controle.
Bij sommige werkprocessen wordt eerst een inhoudbriefing beoordeeld en goedgekeurd, voordat met het schrijven wordt begonnen. Anderen kunnen direct beginnen met het maken van inhoud. Vervolgens kunnen teams behoefte hebben aan een collegiale toetsing, goedkeuring door de leidinggevende, een PMM- of juridische toetsing, het verzamelen van beeldmateriaal of de laatste voorbereidingen voor publicatie.
Door deze stappen vooraf duidelijk te definiëren, begrijp je wie er betrokken moet worden, waar goedkeuringen plaatsvinden en welke extra stappen mogelijk onderweg toegevoegd moeten worden.
Stap 2. Wijs rollen toe om te verduidelijken wie verantwoordelijk is voor elke fase
De volgende stap is het toewijzen van rollen, zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor elke fase van het goedkeuringsproces voor inhoud.
Je kunt je goedkeuringsworkflow voor inhoud structureren op basis van het aantal beoordelingsfasen dat elk onderdeel vereist. Sommige inhoud heeft misschien maar één ronde van beoordeling en goedkeuring nodig, terwijl complexere stukken meerdere editors, juridische beoordeling en goedkeuring van de manager kunnen vereisen.
Omdat het goedkeuringsproces kan variëren per type inhoud, is het belangrijk om aangewezen belanghebbenden toe te wijzen voor elk type beoordeling en goedkeuring. Als je inhoud maakt voor een klant, kan deze ook worden opgenomen in het beoordelings- en goedkeuringsproces voordat er wordt gepubliceerd.
Maak een lijst met rollen aan en wijs een belanghebbende toe aan elke rol. Zorg ervoor dat elke belanghebbende zijn of haar rol en verantwoordelijkheden begrijpt om de workflow soepel te laten verlopen.
Stap 3. Neem een korte uitlegvideo over je inhoud op met Loom
Zodra je een duidelijk gedefinieerde goedkeuringsworkflow voor inhoud hebt en belanghebbenden hebt toegewezen, kun je de Loom-schermrecorder gebruiken om een korte uitlegvideo over je inhoud op te nemen.
Deze video is een kans om je inhoud te laten zien en context te benadrukken die moeilijk over te brengen is in tekst. Focus op de belangrijkste punten van je inhoud en geef kijkers een duidelijk beeld van de gebruikersinterface en functies. Leg uit wat je laat zien terwijl je bezig bent om context te bieden en feedback uit te nodigen van belangrijke belanghebbenden.
Hoewel het belangrijk is om belanghebbenden voldoende context te geven, wil je ook hun tijd respecteren.
Stap 4. Deel je Loom-video met belanghebbenden zodat ze deze asynchroon kunnen bekijken
Zodra je een beknopte videopresentatie van je inhoud hebt opgenomen met Loom, kun je deze delen met belanghebbenden zodat zij deze in hun eigen tijd kunnen bekijken.
Je deelt een Loom-video heel eenvoudig door een link te versturen naar belanghebbenden. Via deze link kunnen beoordelaars je video bekijken wanneer het hen uitkomt, zodat je niet iedereen op hetzelfde tijdstip hoeft te verzamelen om de inhoud te beoordelen en goed te keuren.
Je kunt ook rechten instellen in Loom om te bepalen wie opmerkingen kan plaatsen of kan bewerken, waardoor beoordelaars gemakkelijk feedback kunnen delen.
Stap 5. Verzamel feedback rechtstreeks in Loom met opmerkingen met tijdstempel
Het verzamelen van feedback via Loom helpt beoordelaars om potentiële problemen te markeren, zodat je deze kunt corrigeren voordat de inhoud wordt gepubliceerd.
Zorg ervoor dat beoordelaars die toegang hebben tot je Loom-video ook rechten hebben om opmerkingen te plaatsen. Beoordelaars kunnen opmerkingen met een tijdstempel achterlaten om precieze feedback te geven over een specifieke functie of onderdeel van de UI die in de video wordt getoond.
Loom biedt ook een centrale hub voor het verzamelen van feedback, zodat je al je opmerkingen op één plek kunt bijhouden. Dit vereenvoudigt revisies en zorgt ervoor dat je geen belangrijke feedback mist.
Stap 6. Werk je inhoud bij op basis van feedback
Na het verzamelen van constructieve feedback via Loom moet je die feedback gebruiken om je inhoud te optimaliseren door bewerkingen en verbeteringen.
Bekijk elke opmerking op de Loom-video zorgvuldig, vooral opmerkingen met een tijdstempel die naar specifieke aandachtspunten verwijzen. Verwerk de opmerkingen één voor één, breng wijzigingen aan en controleer dat elke aanpassing het probleem oplost.
Je kunt ook een vervolgvideo opnemen waarin je de aanpassingen toont die je hebt aangebracht naar aanleiding van de feedback van de beoordelaars. Deze stap is niet altijd nodig, maar kan de transparantie verbeteren en beoordelaars de kans geven om de aanpassingen te bevestigen. Als je wel een vervolgvideo opneemt, houd deze dan kort en focus op hoe je de feedback hebt geïmplementeerd.
Stap 7. Voltooi de inhoud en sla de Loom-video als referentie op
De laatste stap van de goedkeuringsworkflow voor inhoud is het finaliseren van je inhoud voor publicatie. Neem even de tijd om je inhoud snel door te nemen, zodat je zeker weet dat alle goedkeuringen rond zijn voordat je deze publiceert. Je hoeft in deze fase geen extra feedback te verzamelen; het gaat er hier alleen om dat de aangewezen beoordelaars bij het goedkeuringsproces betrokken waren.
Bewaar de video voor toekomstige referentie of training. Na de opname wordt deze automatisch opgeslagen in je bibliotheek, waar je video's in mappen kunt ordenen en er later toegang toe hebt. Opnames blijven beschikbaar, tenzij je ze verwijdert.
Tips voor het stroomlijnen van je goedkeuringsworkflows voor inhoud met Loom
Loom is een uitstekende oplossing voor het stroomlijnen van je workflow voor goedkeuring van inhoud wanneer het op de juiste manier wordt gebruikt. Hier zijn enkele tips voor het wegnemen van knelpunten in het beoordelingsproces voor inhoud met Loom:
Houd het beknopt: het opnemen van lange video's om elk detail te behandelen lijkt misschien nuttig, maar kan het beoordelingsproces vertragen. Korte, gerichte video's helpen de feedbackcyclus te versnellen.
Gebruik tijdgestempelde opmerkingen: tijdgestempelde opmerkingen stellen beoordelaars in staat om nauwkeurige feedback te geven op specifieke momenten in een Loom-video.
Gebruik de Loom-bibliotheek: wanneer je een video opneemt met Loom, wordt deze automatisch opgeslagen in de Loom-bibliotheek, tenzij je deze verwijdert. Gebruik de Loom-bibliotheek om oude video's te archiveren voor training of toekomstig gebruik. Je kunt de Loom-bibliotheek georganiseerd houden door mappen aan te maken voor verschillende typen inhoud.
Vereenvoudig goedkeuringen en krijg inhoud sneller af
Dit is een uitstekend moment om Loom te gaan implementeren in je goedkeuringsworkflow voor inhoud om knelpunten en miscommunicatie te verminderen. Asynchroon werk met Loom is zo eenvoudig als het opnemen van een video en het delen van de link met belangrijke belanghebbenden.
Zodra je Loom hebt geïmplementeerd om het goedkeuringsproces voor inhoud te stroomlijnen, kun je je proces in de loop van de tijd volgen en verfijnen om goedkeuringen nog soepeler te laten verlopen. Hoe minder tijd je besteedt aan het najagen van feedback, hoe meer tijd je hebt om je te richten op het aanmaken van goede inhoud en het laten groeien van je bedrijf.