Double Team: Hermes Einrichtungs Service verhuist Jira en Confluence naar de Atlassian Cloud

Uitdaging:

Het einde van de ondersteuning voor Atlassian-serverlicenties was een kans voor Hermes Einrichtungs Service om hun strategie te heroriënteren.

Oplossing:

Met ondersteuning voor licentiebeheer en implementatie van Solution Partner Jodocus (nu onderdeel van Eficode) migreerde Hermes Einrichtungs Service zowel Jira als Confluence naar de Atlassian Cloud.

Impact:

Dankzij efficiënt licentiebeheer en gegarandeerde gegevensbescherming voeren Hermes Einrichtungs Service en Jodocus de migratie succesvol uit en maken ze efficiëntere processen aan.

De Hermes Einrichtungs Service werkt goed en niet alleen bij de levering van meubels, grote elektrische apparaten en andere grote of omvangrijke goederen. Het logistieke bedrijf heeft ook een praktische mentaliteit als het op IT aankomt: door een dubbele migratie van Jira en Confluence zijn hun digitale processen en communicatie verplaatst naar de cloud.

Als onderdeel van de Hermes Group, die op zijn beurt deel uitmaakt van de Otto Group, is Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG de leverancier voor de tweemanslevering voor de Group. Hun logistieke teams leveren elk jaar grote, omvangrijke goederen aan ongeveer vijf miljoen huishoudens.

Het hoofdkantoor en het grootste logistieke centrum van Hermes Einrichtungs Service zijn gevestigd in Löhne, Westfalen. Hier worden al hun logistieke processen beheerd. Goederen worden gedistribueerd naar 100 depots in Duitsland en Polen via 3 logistieke centra in Duitsland en zijn buurlanden. Met in totaal 8.000 werknemers verspreid over hun hele partnernetwerk zorgt Hermes Einrichtungs Service ervoor dat hun processen voor de levering en service van goederen elke dag soepel verlopen. Dit betekent dat processen transparant en foutloos moeten blijven. Het logistieke bedrijf kan zich geen vertragingen veroorloven tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Dat geldt ook voor vertragingen in de communicatie en samenwerking tussen teams en afdelingen. De sleutel hiervoor is een reeks verschillende oplossingen. Deze oplossingen moeten perfect op al hun bedrijfsprocessen zijn afgestemd en alle verschillende processen met elkaar verbinden, zodat al hun werknemers kunnen profiteren van eenvoudig, veilig en grenzeloos teamwerk.

Uitdaging geaccepteerd: einde van de ondersteuning voor serverlicenties

Hermes Einrichtungs Service is al 18 jaar een trouwe klant van Atlassian en vertrouwt op Jira en Confluence om hun activiteiten goed te laten verlopen. Het bedrijf vertrouwde voor het eerst op Jira in 2006 als een betrouwbare manier om al hun IT-servicebeheerprocessen en -workflows te beheren, inclusief mapping en optimaliseren. In 2009 hebben ze Confluence toegevoegd als digitale kennisbank die wordt gehost op het intranet van het bedrijf. Beide systemen zijn met het bedrijf meegegroeid: voor het laatst tijdens de pandemie, toen de vraag astronomisch toenam als gevolg van de opkomst van online winkelen. Tegelijkertijd namen het aantal processen en de hoeveelheid communicatie in de IT- en serviceteams dramatisch toe. Oplossingen van Atlassian bleken onmisbare hulpmiddelen te zijn, vooral omdat werknemers grotendeels vanuit huis werkten en zowel binnen als tussen teams moesten communiceren.

Aan het einde van 2021/begin 2022 stond het bedrijf echter voor een belangrijke beslissing: de serverlicenties voor Jira en Confluence liepen af. Rekening houdend met het feit dat Atlassian had aangekondigd dat de ondersteuning voor serverlicenties als geheel begin 2024 zou worden beëindigd, nam Hermes Einrichtungs Service de strategische beslissing om volledig naar de cloud te migreren.

Voor Florian Schmidt, Application Service Manager bij Hermes Einrichtungs Service, was één ding meteen duidelijk: alleen omdat hun serverlicenties afliepen, betekende niet dat hun samenwerking met Atlassian tot een einde moest komen. "We waren vanaf het begin ongelooflijk tevreden over Jira en Confluence. We wilden ze in de toekomst niet verliezen, we wilden ze gebruiken om verder te bouwen. Voor ons was het de logische en meest veelbelovende volgende stap om onze strategie te heroriënteren met behulp van cloudoplossingen van Atlassian."

Deze stap kwam ook overeen met de strategie van de Otto Group. De Otto Group koos in maart 2021 voor het Cloud Enterprise-abonnement van Atlassian om hun Atlassian-oplossingen veilig naar de cloud te migreren. Bovendien garandeert dit specifieke Enterprise-abonnement de naleving van de EBA- en BaFin-voorschriften voor uitbesteding aan een cloudprovider en van de huidige AVG-nalevingsnormen. Misschien was het het moederbedrijf, de Otto Group, dat de licentie oorspronkelijk kocht, maar dochterondernemingen zoals Hermes Einrichtungs Service kunnen ook profiteren van uitgebreide gegevensbescherming bij de overdracht van hun licenties.

De juiste partner voor een toekomst in de cloud

Daarmee stond niets meer in de weg van de migratie naar de Atlassian Cloud. "We hadden het geluk dat we rechtstreeks via de Otto Group GDPR-conforme Cloud Enterprise-licenties konden verkrijgen", legt Florian Schmidt uit. "Daardoor konden we onze inspanningen richten op de technische migratie van Jira en Confluence. Om nog maar te zwijgen over het feit dat we helemaal tevreden zijn over de beveiliging van al onze gegevens in de cloud."

Bij de keuze van de oplossingspartner die het logistieke bedrijf zou ondersteunen bij taken zoals configuratie, aanpassing en implementatie, viel Hermes Einrichtungs Service opnieuw terug op de ervaring van de Otto Group. "We wisten dat de Otto Group al met Jodocus had samengewerkt en dat de samenwerking een succes was. Volgens hun aanbeveling was de keuze voor onze cloudexperts een vrij snelle beslissing", vult Schmidt aan.

Nu heeft Jodocus niet alleen gezorgd voor efficiënt licentiebeheer, ze hebben ook een team samengesteld dat onze gegevens in slechts twee maanden tijd van de Jira-server naar de cloud heeft verplaatst. De samenwerking begon met de voorbereidingen voor de migratie, die begonnen eind september 2021 en Jira moest eind november operationeel zijn in de cloud. Uitgebreide tests waren een must voor het team als ze daadwerkelijk zo'n grootschalige cloudmigratie wilden uitvoeren.

"Hoe beter je je voorbereidt op de migratie en deze test, hoe beter het eindresultaat wanneer de cloudtool uiteindelijk live gaat", benadrukt Tim Bossen, Migration Manager bij Jodocus. "We hebben bijvoorbeeld een gebruikersacceptatietest (UAT) uitgevoerd, die ons belangrijke voorlopige feedback gaf van applicatietesters bij Hermes Einrichtungs Service, waarmee we vervolgens rekening hebben gehouden tijdens de eigenlijke Jira-migratie."

De experts van Jodocus kwamen hier voor een bijzondere uitdaging te staan. Bekende workflows voor klantenbeheer moesten nog steeds beschikbaar zijn in Jira in de cloud. Hoewel Hermes Einrichtungs Service Jira gebruikt om zijn IT-servicebeheerprocessen in kaart te brengen, vertrouwt het bedrijf al geruime tijd op de Jira Marketplace-app 'E-mail This Issue' voor het verzenden van issues. De experts van Jodocus hebben alle app-configuraties in de cloud handmatig ingesteld. Hoewel ze deze niet van tevoren konden testen, verliep de hele migratie vlekkeloos. Florian Schmidt is bijzonder tevreden: "Over het algemeen was alles waar het moest zijn, de timing was goed en we konden onze activiteiten voortzetten zonder problemen of downtime."

Ongeveer een half jaar later, in het voorjaar van 2022, werd Confluence ook naar de cloud gemigreerd. Het team wist inmiddels precies wat ze aan het doen waren en het werk dat ze eerder hadden gedaan, kwam zeker van te pas. Tijdens de Jira-migratie hebben de cloudexperts effectieve gegevensoptimalisatie uitgevoerd, waardoor de overdracht van Confluence aanzienlijk eenvoudiger werd. Tijdens de verhuizing regelde Jodocus zaken zoals het uitfilteren van inactieve accounts, het opslaan van e-mailadressen en het toewijzen van beheerdersaccounts. De serviceprovider heeft ook een archief opgezet voor alle oude pagina's en gesorteerde datasets.

Een ander pluspunt was het feit dat Jodocus als onderdeel van de migratie ook een nieuwe, gebruiksvriendelijke Confluence-startpagina heeft opgezet. Deze startpagina geeft werknemers toegang tot het intranet en de bedrijfswiki, wat hun dagelijkse werk een stuk eenvoudiger maakt. 'Met de hulp en ondersteuning van Jodocus konden we Confluence ook snel en soepel naar de cloud migreren. En we kunnen meteen profiteren van de talloze voordelen die de cloud biedt wanneer we met Jira en Confluence werken,' zegt een tevreden Florian Schmidt. Teams kunnen nu effectiever en flexibeler samenwerken.

Een migratieproject dat zijn vruchten afwerpt

Van licentiebeheer tot implementatie: de cloudmigraties van Jira en Confluence waren een daverend succes, vooral dankzij de open, eerlijke en op vertrouwen gebaseerde samenwerking tussen het ontwikkelingsteam van het logistieke bedrijf en de experts van Jodocus. De Hermes Einrichtungs Service profiteert op verschillende manieren van deze samenwerking: de overstap van een server naar Cloud Enterprise blijkt een zegen voor het bedrijf te zijn en niet alleen op het gebied van beveiliging en gegevensbescherming. De algemene onderhoudskosten zijn nu ook aanzienlijk lager. Tools en add-ons worden bovendien in de cloud automatisch bijgewerkt en testomgevingen zijn snel en eenvoudig in te stellen.

Florian weet al precies hoe zijn team deze tijd gaat gebruiken: 'Met deze nieuwe basis kunnen we het systeem nog beter aanpassen aan ons en onze processen. Met de serverversie was het voorheen bijvoorbeeld niet mogelijk om geautomatiseerde mechanismen te ontwikkelen en in Jira te implementeren, zoals geautomatiseerde add-on-updates. Met de cloud is dat allemaal veranderd.'

Workflows en processen kunnen nu nog beter worden geschaald in de cloud en kunnen worden gericht op bedrijfsgroei. Een ander voordeel is dat dankzij een speciale beveiligingslaag Hermes Einrichtungs Service veilig en probleemloos kan werken met tools van derden. Het logistieke bedrijf werkt momenteel bijvoorbeeld samen met externe leveranciers aan de ontwikkeling van een opvolger voor zijn logistieke depotsysteem, allemaal rechtstreeks in Jira zelf. Met de serverversie zou dat niet mogelijk zijn geweest zonder een complexe, gedemilitariseerde zone die het interne en externe netwerk van elkaar scheidt met behulp van zaken zoals firewalls. 

Hermes Einrichtungs Service heeft al concrete plannen voor de toekomst. Het logistieke bedrijf wil zijn oplossingen nog verder optimaliseren en overweegt bijvoorbeeld over te stappen op Jira Service Management, om klantbeheer technologisch nog flexibeler te maken.

Eén ding is duidelijk: dankzij Atlassian Platinum Solution Partner Jodocus is Hermes Einrichtungs Service erin geslaagd de Atlassian-tools naar de cloud te migreren en zo bij te dragen aan efficiëntere bedrijfsactiviteiten en betere communicatie, wat betekent dat alle meubels en grote apparaten ook op tijd bij de klant thuis zijn.