Free Intake Form Template
Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.
Ideale per
Gestione dei progetti
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI
Backlog
Automazione
Flussi di lavoro
Dashboard
What is an intake form template?
An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service.
It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.
Streamlines information gathering
An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.
Improves planning and alignment
When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information.
That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.
Reduces errors and manual inefficiencies
Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share.
This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.
Cosa include il modello di modulo di acquisizione?
Backlog
Quando un cliente invia un modulo di acquisizione utilizzando il modello apposito, puoi creare un ticket e aggiungerlo al backlog. Il backlog funge da elenco centralizzato di tutte le richieste inviate.
Puoi facilmente monitorare e gestire i singoli task essenziali per il progetto per assicurarti che tutti i team siano allineati su un obiettivo comune.
Automazione
Con le funzionalità di automazione del flusso di lavoro, puoi ridurre la valutazione manuale e le possibili risposte dei moduli per assegnare i proprietari, impostare le date di scadenza o inserire i tag nelle richieste automaticamente. Il tempo che risparmi nella valutazione manuale puoi dedicarlo per concentrarti sul progetto.
Flussi di lavoro
Con i flussi di lavoro di Jira, puoi monitorare una richiesta in ogni fase del ciclo di vita, da Inviata a In fase di valutazione, Approvata, In corso e Completata. I flussi di lavoro determinano il modo in cui vengono gestite le richieste e forniscono un quadro semplificato dello stato attuale di ciascuna richiesta.
Dashboard
Le dashboard forniscono visibilità in tempo reale sui volumi di richieste in entrata, sui colli di bottiglia e sui tempi di completamento. Ciò ti aiuta a comprendere meglio le risorse disponibili e come allocarle correttamente per massimizzare l'efficienza.
Come iniziare a utilizzare il modello di modulo di acquisizione
- 1
Definisci lo scopo del modulo di acquisizione e crea un progetto Jira dedicato
La prima cosa da fare per iniziare con il modello di modulo di acquisizione è definire lo scopo del modulo di acquisizione. Quali tipi di ticket acquisirà il modulo di acquisizione? Chi esaminerà gli invii?
Questa è una base importante da stabilire prima di ricevere gli invii.
Successivamente, crea un progetto Jira dedicato per separare le richieste in arrivo dal ticket di esecuzione. Usa progetti Jira Service Management (JSM) dedicati per l'acquisizione e utilizza l'automazione per spostare le richieste approvate nei progetti Jira, in modo da separare il ticket di esecuzione dalle richieste rivolte ai clienti.
- 2
Personalizza i campi del modulo di acquisizione per acquisire dettagli chiave
Una volta creato un progetto Jira dedicato e definito lo scopo del modulo di richiesta, puoi personalizzare i campi del modulo, attraverso i quali acquisisci tutti i dettagli chiave.
La sezione Campi mostrerà tutti i campi disponibili per il tipo di lavoro che hai selezionato: ti basterà trascinare quelli che desideri per aggiungerli al modulo. Dovrai inoltre rimuovere tutti i campi non necessari per assicurarti che il tuo modello di modulo di acquisizione sia il più semplice possibile.
Per rimuovere un campo, selezionalo e poi scegli Rimuovi campo oppure trascinalo di nuovo nella sezione Campi.
- 3
Crea un flusso di lavoro strutturato per riflettere il processo di acquisizione
Definisci il processo di revisione del mondo reale e rispecchialo negli stati di Jira. Questo permette di vedere facilmente lo stato corrente di ogni task e progetto, il che aiuta a tenere aggiornati i team.
L'inclusione di chiare fasi di approvazione o rifiuto facilita il controllo dei progressi dei ticket.
Puoi configurare lo stato Waiting for approval (In attesa di approvazione), definire gli approvatori e mappare approvazioni e rifiuti a specifici stati di Jira. Delinea un processo decisionale chiaro per semplificare approvazioni e rifiuti.
- 4
Automatizza l'indirizzamento e la definizione delle priorità per semplificare la valutazione
Quando si tratta di acquisire clienti e progetti, la valutazione può essere uno degli aspetti più dispendiosi in termini di tempo. Tuttavia, puoi risparmiarne molto attraverso l'automazione. Crea regole di automazione per assegnare richieste o inviare notifiche ai revisori automaticamente.
Puoi creare una regola con Rovo, da zero o partendo da un modello esistente. Usa condizioni basate sulla priorità o sul reparto per ottenere un indirizzamento più rapido e preciso.
Automazione Jira semplifica questo processo, facendoti risparmiare tempo e assicurandoti che ogni ticket venga indirizzato al team corretto.
- 5
Monitora, rivedi e ottimizza il flusso di lavoro di acquisizione secondo necessità
Una volta configurato il flusso di lavoro di acquisizione, devi monitorarlo nel tempo per capire se è necessario apportare miglioramenti. Usa dashboard e report in Jira per monitorare il flusso di lavoro di acquisizione e identificare colli di bottiglia e ritardi.
Quindi puoi lavorare per risolvere questi problemi man mano che li identifichi. Inoltre, la revisione regolare dei flussi di lavoro e delle regole di automazione è una parte fondamentale per aumentare l'efficienza nel tempo.
Se noti colli di bottiglia o ritardi, significa che dovresti ottimizzare i flussi di lavoro di acquisizione e le regole di automazione.
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