Choisissez une cadence (hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle) qui semble convenir le plus à votre équipe. Comme ce déjeuner est informel, vous n'êtes pas obligé de choisir spécifiquement le lundi pour démarrer la semaine ou le vendredi pour la clore. Vous souhaitez que le plus grand nombre possible de personnes soient présentes. Vous devez donc consulter le planning de chaque membre de l'équipe pour voir à quel moment la plupart des personnes sont disponibles.

Maintenant que vous avez fixé une date, définissez un thème central. Les congés et les anniversaires constituent souvent un thème festif, mais vous pouvez aussi célébrer des accomplissements ou des réussites. Vous pouvez également choisir un thème lié à la nourriture ou aux boissons. Choisissez un organisateur différent pour chaque déjeuner et laissez-le choisir l'atelier destiné à briser la glace ainsi que les activités pour maintenir l'engagement.

Une fois le thème, l'atelier destiné à briser la glace et les activités choisis, assurez-vous de demander à tous les participants de confirmer leur présence en ajoutant leur nom (p. ex., @manon) à la page. L'organisateur voudra savoir qui sera présent afin de pouvoir planifier en conséquence. N'oubliez pas d'ajouter le lien vers la réunion Zoom avant la réunion !