Sophos améliore la cybersécurité, la productivité et l'impact grâce à Atlassian Cloud

Simplifier pour des raisons d'efficacité et de facilitation

Après la mise à niveau de Server vers Data Center, les déploiements de Jira Software et de Confluence en 2019, la croissance des effectifs de Sophos, son expansion mondiale et l'adoption généralisée des outils Atlassian ont continué de mettre à rude épreuve son infrastructure. Avec autant d'utilisateurs et d'activité, la charge devenait ingérable.

Le rythme du changement s'accélérait lui aussi. « Tout va de plus en plus vite. Et lorsque l'entreprise tourne vite, le service informatique doit fonctionner plus vite », explique Rajeev Kapur, Director of Enterprise Engineering. L'équipe souhaitait tester de nouveaux outils et processus agiles dans un souci d'innovation, mais intégrer de nouvelles technologies était difficile, car son logiciel était derrière un pare-feu. De plus, le service informatique passait la majeure partie de ses journées à résoudre des tickets, laissant peu de temps aux projets stratégiques et aux initiatives avant-gardistes.

La migration vers le cloud a permis l'optimisation sur tous les fronts. « L'entreprise ne peut pas survivre si nous avons plusieurs manières de faire la même chose », explique Daniel Cave, Senior Infrastructure Engineer. « Le passage au cloud a été l'occasion de régler le problème, et de s'améliorer du point de vue de la technologie et des processus. »

Cette focalisation sur l'optimisation et la simplification est devenue la clé de voûte de la migration de Sophos. « Il faut une raison majeure pour migrer vers le cloud, et il faut l'utiliser comme mantra pour l'équipe et les utilisateurs. Pour nous, c'était la simplicité et la facilité », explique Daniel. « Notre philosophie ? On ne devrait pas passer un temps infini à configurer et à gérer le système. Il devrait simplement fonctionner tout seul et nous permettre de nous remettre à notre travail. ⁠— En passant à Atlassian Cloud, nous nous sommes concentrés sur la promotion de l'adoption, l'amélioration de l'efficacité et la vision de l'avenir. »

Le succès de la migration se fait par vagues

La décision ayant été prise de migrer, la question suivante était de savoir comment. Sophos a envisagé une approche « Lift and shift » pour l'ensemble du système en même temps, mais a finalement opté pour une approche « Optimize and shift » (recommandée par Atlassian) et de migrer instance par instance pour créer de la valeur le plus rapidement possible. L'équipe espérait que le fait d'échelonner le projet par vagues contribuerait également à stimuler l'adoption.

Le service informatique a démarré le processus de planification par un exercice en toile d'araignée visant à identifier les projets Confluence et Jira Software qui étaient liés afin de pouvoir être migrés ensemble. Ensuite, il a rassemblé les parties prenantes clés de chaque secteur d'activité pour les aider à planifier et à tester la migration, et à devenir des champions au sein de leurs équipes. « Impliquez les principaux décideurs de chaque unité métier, à la fois les techniciens et les personnes les plus influentes », suggère Daniel. « Ils ont compris la proposition de valeur, la complexité, ce que les gens pouvaient et ne pouvaient pas en tirer, et ils ont transmis ces informations à leurs équipes. »

Le service informatique a planifié la phase suivante autour des unités métier qui seraient les plus touchées en cas d'erreur. Pour cette vague, il a consacré encore plus de temps à la planification et aux tests afin de réduire les risques. Rajeev explique : « La gestion des parties prenantes et les tests d'acceptation des utilisateurs sont la clé du succès de la migration. Il faut absolument être honnête et cohérent. »

Pour faciliter la communication avec les parties prenantes, un administrateur Atlassian a créé un communiqué de presse interne afin de définir les attentes concernant les nouvelles fonctionnalités et de motiver les équipes.

Partenariat et résolution de problèmes tout au long du processus

À chaque phase de la migration de Sophos, le service informatique a utilisé Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) et Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) pour aider avec la planification et la mise en œuvre. « Il faut être optimiste quant à la capacité de l'outil de migration à prendre en charge la grande majorité des données », explique Daniel. « Ensuite, il est possible de se concentrer sur le chemin le plus court pour obtenir un système opérationnel. »

Adaptavist a également joué un rôle inestimable en fournissant son expertise en matière de planification de la migration, ainsi que des tests et un support technique. Rajeev explique : « Adaptavist faisait vraiment partie de notre équipe de projet. Faire appel à un partenaire nous a permis de profiter de ses connaissances, de ses relations avec les fournisseurs d'apps, et de son expérience pour migrer plus rapidement. Adaptavist a également contribué de manière significative à l'engagement des utilisateurs en expliquant aux parties prenantes et aux utilisateurs ce qu'ils peuvent faire grâce à Atlassian Cloud. »

Les API d'Atlassian ont également contribué à simplifier le processus. « Jetez un œil aux API d'Atlassian Cloud pour comprendre ce qu'elles font. Il y a eu de nombreux cas au cours du projet où l'API a fourni des solutions de gestion à grande échelle », explique Dan. « Par exemple, comme nous avons migré par étapes, nous avons créé un processus selon lequel le contenu était rendu "en lecture seule" avant d'être déplacé, puis "en lecture/écriture" une fois arrivé dans l'environnement cloud. Cela signifiait que nous devions modifier les systèmes d'autorisations Jira en masse, à la fois lors du déploiement sur site et dans le cloud. Lors de notre première itération, il a fallu quelques heures à un ingénieur pour le faire manuellement. Lors de notre deuxième itération, un script basé sur les API l'a fait automatiquement. »

En s'appuyant sur les ressources et les conseils d'Atlassian et d'Adaptavist, Sophos a achevé la majeure partie de sa migration en six mois environ. L'équipe récolte déjà les fruits de son travail sur le cloud et envisage d'autres améliorations à l'avenir.

Libre de se concentrer sur l'amélioration de la vie et des résultats

Maintenant que Sophos collabore sur Atlassian Cloud, les équipes de l'entreprise et du monde entier peuvent travailler en toute confiance et sans interruption, et le service informatique peut devenir un partenaire stratégique, plus productif au sein de l'entreprise.

« La disponibilité sur Atlassian Cloud s'est nettement améliorée. Le travail de notre équipe a changé de : "Pourquoi Jira a-t-il des problèmes ?" à "Comment puis-je faire cela dans Jira ?" », explique Rajeev. « Maintenant, nous sommes en mesure de réfléchir à la manière d'améliorer la vie de nos utilisateurs, au lieu de nous contenter de résoudre les problèmes de stabilité et de performance. »

Daniel explique que ce changement a eu du sens à la fois pour les employés et pour l'organisation dans son ensemble. Mon poste a complètement changé, passant d'administrateur de base de données (DBA) à un rôle d'habilitation. Nous ne sommes plus une bande de DBA ou d'ingénieurs serveur. Nous attirons et formons des employés qui se concentrent sur l'efficacité, l'amélioration et l'utilisation des systèmes. Ces personnes ont un impact bien plus significatif sur l'efficacité opérationnelle de l'entreprise. »

En ce qui concerne l'efficacité, Sophos se réjouit de sa nouvelle productivité grâce aux fonctionnalités cloud natives. « L'automatisation de Jira Software nous aide à être plus rapides, à mieux gérer les choses et à adopter de nouvelles pratiques », explique Rajeev. « Par exemple, lorsqu'un sprint démarre, tout ce qui s'y trouve est automatiquement transmis, et les clients internes reçoivent des mises à jour d'état. De telles automatisations sont plus rapides, plus fluides et plus faciles, et offrent une meilleure expérience aux personnes qui demandent du travail. » Daniel ajoute : « Tout le monde peut utiliser l'automatisation parce que c'est très simple. »

Tout cela est lié à la plus grande victoire de Sophos en matière de migration : atteindre son objectif de simplification et de facilitation. « Nous avons des produits simples et faciles à utiliser. Nous voulons faire la même chose en interne pour aider nos employés à mieux réussir. Cela ne devrait pas être un fardeau. Cela devrait simplement fonctionner », explique Daniel. « En migrant vers Atlassian Cloud, nous sommes passés d'un simple support à une approche axée sur l'activation des processus et la création de valeur ajoutée pour l'entreprise. »