Double équipe : Hermes Einrichtungs Service migre Jira et Confluence vers Atlassian Cloud

Défi :

La fin du support pour les licences Atlassian Server a permis à Hermes Einrichtungs Service de recentrer sa stratégie.

Solution :

Grâce à la gestion des licences et à l'assistance à l'implémentation par le Solution Partner Jodocus (qui fait désormais partie d'Eficode), Hermes Einrichtungs Service a migré Jira et Confluence vers Atlassian Cloud.

Impact :

Grâce à la gestion efficace des licences et à la protection garantie des données, Hermes Einrichtungs Service et Jodocus ont réalisé la migration avec succès et mis en place des processus plus efficaces.

Hermes Einrichtungs Service fait les choses comme il faut, et pas seulement lorsqu'il s'agit de livrer des meubles, de gros appareils électroménagers, et d'autres produits volumineux ou encombrants. L'entreprise de logistique a également une approche pratique en matière d'informatique : à la suite d'une double migration de Jira et Confluence, elle a migré ses processus numériques et ses communications vers le cloud.

En tant que membre du groupe Hermes, lui-même intégré au groupe Otto, Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG est le fournisseur de services de manutention à deux personnes du groupe. Ses équipes logistiques livrent des articles volumineux ou encombrants à environ cinq millions de foyers chaque année.

Le siège social et le plus grand centre logistique d'Hermes Einrichtungs Service sont situés à Löhne, en Westphalie. C'est là-bas que sont gérés tous les processus logistiques. Les marchandises sont distribuées à 100 dépôts en Allemagne et en Pologne via trois centres logistiques en Allemagne et dans les pays voisins. Avec un total de 8 000 employés répartis sur l'ensemble de son réseau de partenaires, Hermes Einrichtungs Service veille au bon déroulement de ses processus de livraison et de service au quotidien. Cela signifie que les processus doivent rester transparents et exempts d'erreurs. L'entreprise de logistique ne peut se permettre aucun retard dans son travail quotidien. Cela inclut les retards dans la communication et la collaboration entre les équipes et les services. La clé pour y parvenir ? Une gamme de solutions différentes. Ces solutions doivent être parfaitement coordonnées avec tous les processus métier de l'entreprise et relier les différentes étapes afin que tous les employés puissent travailler en équipe de manière simple, sécurisée et illimitée.

Défi accepté : fin du support des licences Server

Hermes Einrichtungs Service est un client Atlassian fidèle depuis 18 ans. L'entreprise s'appuie sur Jira et Confluence pour gérer ses opérations sans encombre. Elle a fait confiance à Jira pour la première fois en 2006 en tant que moyen fiable de superviser tous ses processus et workflows de gestion des services informatiques, y compris la cartographie et l'optimisation. En 2009, elle a ajouté Confluence en tant que base de connaissances numérique hébergée sur son intranet. Les deux systèmes ont évolué avec l'entreprise et très récemment, pendant la pandémie, lorsque la demande a augmenté de façon astronomique en raison de l'essor des achats en ligne. Dans le même temps, le nombre de processus et le volume des communications au sein des équipes informatiques et de service ont augmenté de façon considérable. Les solutions Atlassian se sont révélées être des outils indispensables, en particulier pour les employés travaillant principalement depuis chez eux et ayant besoin de communiquer au sein de leurs équipes et de façon transverse.

Cependant, fin 2021/début 2022, l'entreprise a dû prendre une décision importante : ses licences Server pour Jira et Confluence arrivaient à expiration. Compte tenu du fait qu'Atlassian avait annoncé la fin du support de toutes les licences Server début 2024, Hermes Einrichtungs Service a pris la décision stratégique de migrer entièrement vers le cloud.

Pour Florian Schmidt, Application Service Manager chez Hermes Einrichtungs Service, une chose était claire dès le départ : ce n'est pas parce que les licences Server de l'entreprise arrivaient à expiration que son aventure avec Atlassian devait prendre fin. « Nous sommes très satisfaits de Jira et Confluence depuis le début. Nous ne voulions pas les perdre à l'avenir, nous voulions les utiliser pour continuer à nous développer. Pour nous, recentrer notre stratégie à l'aide des solutions cloud d'Atlassian était la prochaine étape logique et la plus prometteuse. »

Cette décision était également conforme à la stratégie du groupe Otto. Ce dernier a opté pour l'offre Cloud Enterprise d'Atlassian en mars 2021 afin de migrer ses solutions Atlassian vers le cloud en toute sécurité. De plus, cette offre Enterprise spécifique garantit la conformité aux réglementations de l'EBA et de la BaFin en matière d'externalisation vers un fournisseur de cloud ainsi qu'aux normes actuelles du RGPD. Si l'achat initial de la licence a été effectué par la société mère, le groupe Otto, les filiales telles que Hermes Einrichtungs Service peuvent également bénéficier d'une protection complète des données lors du transfert de leurs licences.

Le partenaire idéal pour un avenir basé sur le cloud

Rien ne s'opposait donc à la migration vers Atlassian Cloud. « Nous avons eu la chance de pouvoir obtenir des licences Cloud Enterprise conformes au RGPD directement via le groupe Otto », explique Florian Schmidt. « Grâce à cela, nous avons pu concentrer nos efforts sur la migration technique de Jira et Confluence. Sans parler du fait que nous sommes 100 % satisfaits de la sécurité de toutes nos données sur le cloud. »

Lorsqu'il s'est agi de choisir le Solution Partner qui aiderait l'entreprise de logistique dans des tâches telles que la configuration, la personnalisation et l'implémentation, Hermes Einrichtungs Service s'est de nouveau appuyée sur l'expérience du groupe Otto. « Nous savions que le groupe Otto avait déjà travaillé avec Jodocus et que cette collaboration était un succès. Avec ses recommandations, le choix de nos experts du cloud a été assez rapide », ajoute Florian Schmidt.

Jodocus a non seulement assuré une gestion efficace des licences, mais il a également constitué une équipe qui a transféré nos données de Jira Server vers le cloud en l'espace de deux mois à peine. La collaboration a débuté par les préparatifs de la migration fin septembre 2021, Jira devant être opérationnel sur le cloud d'ici la fin novembre. Des tests complets étaient indispensables pour que l'équipe puisse réaliser une migration vers le cloud d'une telle envergure.

« Plus vous vous préparez à la migration et plus vous la testez, plus le résultat final sera de qualité lorsque l'outil cloud sera finalement mis en ligne », souligne Tim Bossen, Migration Manager chez Jodocus. « Nous avons effectué un test d'acceptation utilisateur (UAT), par exemple, qui nous a permis de recueillir d'importants commentaires préliminaires de la part des testeurs d'applications chez Hermes Einrichtungs Service, que nous avons ensuite pris en compte lors de la migration proprement dite vers Jira. »

Les experts de Jodocus ont dû relever un défi spécifique à cet égard. Les workflows habituels de gestion des clients devaient toujours être disponibles dans Jira sur le cloud. Hermes Einrichtungs Service utilise Jira pour cartographier ses processus de gestion des services informatiques, mais l'entreprise s'appuie depuis longtemps sur l'app du Marketplace « E-mail This issue » pour Jira pour envoyer des tickets. Les experts de Jodocus ont réalisé toutes les configurations manuelles de l'app sur le cloud. Même s'ils n'ont pas pu les tester à l'avance, toute la migration s'est déroulée sans accroc. Florian Schmidt est particulièrement satisfait : « Dans l'ensemble, tout s'est déroulé comme prévu, le moment était bien choisi et nous avons pu poursuivre nos activités sans problème ni interruption. »

Environ six mois plus tard, au printemps 2022, Confluence a également été migré vers le cloud. L'équipe savait alors exactement ce qu'elle faisait, et le travail qu'elle avait accompli auparavant s'est révélé plus que pratique. Lors de la migration vers Jira, les experts du cloud ont optimisé efficacement les données, ce qui a considérablement facilité le transfert de Confluence. Lors de la migration, Jodocus s'est occupé de problèmes tels que le filtrage des comptes inactifs, le stockage des adresses e-mail et l'assignation de comptes administrateur. Le fournisseur de services a également créé une archive pour toutes les anciennes pages et trié tous les ensembles de données.

Autre avantage, Jodocus a également créé une nouvelle page d'accueil conviviale pour Confluence dans le cadre de la migration. Cette page d'accueil permet aux employés d'accéder à l'intranet et au wiki de l'entreprise, ce qui facilite grandement leur travail quotidien. « Grâce à l'aide et au support de Jodocus, nous avons également pu migrer Confluence vers le cloud rapidement et sans encombre. Et nous pouvons immédiatement profiter des innombrables avantages qu'offre le cloud lorsque nous travaillons avec Jira et Confluence », déclare Florian Schmidt, satisfait. Désormais, les équipes peuvent collaborer plus efficacement et avec une agilité renforcée.

Un projet de migration qui porte ses fruits

De la gestion des licences à la mise en œuvre : les migrations de Jira et Confluence vers le cloud ont été un succès retentissant, notamment grâce à une collaboration ouverte, honnête et basée sur la confiance entre l'équipe de développeurs de l'entreprise de logistique et les experts de Jodocus. Hermes Einrichtungs Service bénéficie de ce partenariat de différentes manières : le passage d'un serveur à Cloud Enterprise s'avère être une aubaine pour l'entreprise, et pas seulement sur le plan de la sécurité et de la protection des données. Leurs coûts de maintenance générale sont désormais nettement moins élevés. En outre, les outils et les modules complémentaires sur le cloud sont automatiquement mis à jour et les environnements de test sont rapides et faciles à configurer.

Florian sait déjà exactement comment son équipe va tirer le meilleur parti de ce nouveau temps : « Grâce à ces nouvelles bases, nous pouvons encore mieux adapter le système à nos besoins et à nos processus. Avec la version Server, par exemple, il n'était pas possible jusqu'à présent de développer et de déployer dans Jira des mécanismes automatisés, tels que des mises à jour automatiques des modules complémentaires. Avec le cloud, tout a changé. »

Les flux de travail et les processus peuvent désormais être encore mieux adaptés sur le cloud et peuvent être ciblés sur la croissance de l'entreprise. Par ailleurs, grâce à une couche de sécurité spéciale, Hermes Einrichtungs Service peut fonctionner avec des outils de fournisseurs tiers en toute sécurité et sans problème. L'entreprise de logistique travaille actuellement avec des fournisseurs tiers pour développer un successeur à son système logistique de dépôt, par exemple, et ce directement dans Jira. Avec la version Server, cela n'aurait pas été possible sans une zone démilitarisée complexe qui sépare le réseau interne et externe à l'aide de pare-feu ou autres moyens similaires. 

Hermes Einrichtungs Service a déjà des projets concrets pour l'avenir. L'entreprise de logistique souhaite optimiser davantage ses solutions et envisage de passer à Jira Service Management, par exemple, afin de rendre la gestion des clients encore plus agile sur le plan technologique.

Une chose est sûre : grâce à Jodocus, Platinum Solution Partner d'Atlassian, Hermes Einrichtungs Service a pu migrer ses outils Atlassian vers le cloud et contribuer ainsi à des opérations plus efficaces et à une meilleure communication, ce qui signifie que tous les meubles et gros appareils arrivent chez les clients dans les temps.