Flo améliore le bien-être grâce aux outils de collaboration d'Atlassian

Moteur de la collaboration

Dès le début, Flo a dû relever plusieurs défis complexes. Certains sont uniques à son domaine d'activité, par exemple déterminer comment combiner la technologie d'apprentissage automatique avec les informations médicales de vrais professionnels, ou encore trouver le juste équilibre entre confidentialité et développement de la communauté. D'autres sont courants parmi les entreprises à croissance rapide tous secteurs confondus, notamment adopter des pratiques modernes pour gagner en vitesse et favoriser la réussite, évoluer rapidement tout en restant connecté et en assurant la qualité, et travailler à distance dans le monde entier. Pour chaque défi, l'équipe s'est appuyée sur les produits Atlassian Cloud afin de concevoir une solution.

Flo a décidé de travailler dans le cloud en raison de son engagement en faveur de l'innovation et de la sécurité. Le certificat ISO/IEC 27001 d'Atlassian lui a donné l'assurance que la solution contribuerait à la protection des données et à la gestion des risques. « Nous avons fait preuve d'une véritable diligence raisonnable et nous sommes assurés que la sécurité, les pratiques de confidentialité et les opérations d'Atlassian répondaient à nos besoins de conformité. Pour nous, Atlassian Cloud est une solution fiable et mature, qui bénéficie de la confiance d'autres entreprises. Depuis que nous avons migré vers le cloud, nous pouvons nous concentrer sur notre plateforme plutôt que sur les outils ou sur la maintenance », explique Roman Bugaev, DSI. « Le cloud garantit également plus de sécurité et de conformité grâce à des fonctionnalités comme les journaux d'audit. Travailler avec Atlassian nous donne l'assurance que notre système est correctement géré. Créer ce même environnement en interne demanderait beaucoup de temps et de ressources. Mieux vaut les consacrer à notre propre produit. »

Au début, l'équipe d'ingénierie a adopté Bitbucket Cloud pour gérer le code, Confluence Cloud pour stocker des connaissances et Jira Software Cloud (avec des extensions telles que Jira Misc Workflow Extensions) pour garantir un développement efficace et agile des produits. Grâce à une exposition organique et à des champions internes, l'ensemble de l'entreprise a adopté les solutions Atlassian au fil du temps, ce qui facilite grandement le partage du travail et des informations entre les équipes et avec les clients. Désormais, tout le monde (des ingénieurs et des rédacteurs de contenu aux experts médicaux et aux agents du service client) utilise quotidiennement différents produits Atlassian.

Développer une culture de service dans des équipes distribuées

Entre les rôles techniques et non techniques, les collaborateurs sur site et à distance, les équipes de Flo créent une culture de service au sein de l'entreprise. Atlassian constitue l'épine dorsale qui assure leur efficacité.

Par exemple, sur le plan non technique, les équipes en charge des questions juridiques et de la conformité se tournent vers Jira Service Management pour obtenir des conseils sur les tâches à accomplir chaque fois qu'un employé rejoint l'entreprise, la quitte ou change de rôle. Daria Grishechkina, Communications Manager, explique que son équipe utilise également un certain nombre de produits Atlassian afin de collaborer avec les principales parties prenantes de l'organisation pour créer du contenu. Comme elle l'explique : « Chaque contenu fait l'objet de nombreuses relectures et modifications, notamment par les services en charge des aspects juridiques, médicaux ou de la gestion des produits, pour nous assurer de fournir des informations fiables et fondées sur des preuves. Nous utilisons Atlassian à chaque étape, de la création à la distribution, en passant par la revue. »

Les équipes techniques de Flo tirent également parti de leur plateforme Atlassian intégrée pour collaborer avec d'autres services et optimiser chaque aspect de leur travail. En plus de la gestion quotidienne des produits et du développement Agile, l'équipe d'ingénierie utilise Jira Service Management pour gérer rapidement les demandes de service, surveiller les alertes et coordonner les plannings d'astreinte, ce qui devient compliqué avec autant d'équipes réparties dans différents fuseaux horaires. « Malgré la surveillance en place, il est difficile de réagir à un e-mail si vous n'êtes pas à votre bureau », explique Roman Bugaev. « Nous avons pris la bonne décision en adoptant les fonctionnalités de réponse aux incidents d'Opsgenie dans Jira Service Management. Désormais, toutes les équipes de développement de produits disposent de centres de service et de plannings de rotation qui déterminent le moment où elles reçoivent les notifications. Cela nous permet de réagir plus rapidement quand les choses tournent mal. »

Grâce à un système de gestion des services et d'alerte connecté et structuré, Flo a pu réduire le délai moyen de résolution de 99 % et la charge mentale, ce qui a boosté le moral des employés. « Avant, tout le monde devait utiliser Slack [pour résoudre les problèmes]. Désormais, les intégrations et les workflows organisés entre Jira Service Management et d'autres produits facilitent grandement la tâche des ingénieurs. Ils sont moins fatigués et apprécient davantage le travail », explique Roman Bugaev. « Le fait de disposer d'outils Atlassian et de processus stricts et très organisés nous évite de devoir réfléchir à la manière d'effectuer les tâches, ce qui nous permet de nous concentrer sur la valeur que nous apportons aux utilisateurs. »

Roman Bugaev ajoute que les intégrations entre Jira Service Management, Jira Software, Bitbucket, Confluence et d'autres outils stratégiques de leur workflow (notamment Slack, Snyk et SonarQube) simplifient les pratiques DevOps et ITSM de Flo. Les apps du Marketplace, telles que Dynamic Forms et Extension for Jira Service Management offrent encore plus d'options de contexte et de personnalisation, ce qui permet de gagner du temps et d'aider les employés à prendre des décisions plus éclairées.

Par exemple, les équipes informatiques, de développement et de sécurité collaborent via Atlassian pour résoudre les problèmes, identifier les causes profondes et éviter les problèmes à l'avenir. « Nous pouvons plus facilement détecter la cause du problème, car nous disposons de pipelines de CI/CD qui regroupent tous les déploiements et sont liés aux tickets Jira ainsi qu'à Confluence, Bitbucket et Slack », explique Roman Bugaev. « Bitbucket est intégré à Slack. Nous savons donc quand un pipeline est ajouté. Lorsqu'un incident survient, nous pouvons facilement créer un canal Slack et collaborer pour le résoudre. De plus, Opsgenie affiche tous les incidents à l'écran, ce qui nous permet de voir les tendances, de déterminer s'il faut planifier des post-mortems et de lier les incidents aux conversations Slack pour voir l'historique. »

Qu'il s'agisse d'ingénieurs réunis pour swarmer sur les tickets ou d'experts médicaux, de développeurs de produits et de créateurs de contenu unissant leurs forces pour communiquer des informations médicales, Atlassian est le principal canal de service qui assure la transmission d'informations entre les équipes et les utilisateurs. « Atlassian rassemble toutes ces équipes », assure Roman Bugaev. « L'interface utilisateur et les intégrations conviviales permettent d'intégrer facilement nos experts médicaux. Ils peuvent alors se mettre au travail rapidement. » Plus vite ils le font, plus vite ils peuvent faire la différence pour leur entreprise et leurs clients.

Donner la priorité à l'humain, ni plus ni moins

Flo est passée d'une app de suivi des règles de base à une app avancée de contrôle de la santé et du bien-être, et ses produits Atlassian Cloud ont évolué en même temps. Au fur et à mesure que l'équipe a développé et intégré ses solutions Atlassian, Flo a constaté les résultats de son travail acharné, en interne et dans le service qu'elle est en mesure de fournir.

« Notre marché est très compétitif, il est donc très important pour nous d'être aussi efficaces que possible. Atlassian nous permet d'automatiser et d'optimiser en masse, et ainsi de réduire les goulots d'étranglement dans nos processus et d'atteindre nos objectifs plus rapidement », explique Roman Bugaev. « Par exemple, nous sommes passés d'une livraison majeure chaque mois à 10 à 20 déploiements en production par jour. Nous avons également réduit la durée de cycle moyenne du développement de 5,8 jours à 2,9 jours et l'écart type de 19,8 jours à 3,5 jours. »

Grâce à ces outils efficaces, l'équipe Flo peut non seulement travailler plus rapidement, mais aussi économiser du temps et de l'énergie qu'elle peut consacrer aux tâches qui importent le plus. Comme l'explique Roman Bugaev : « Notre objectif ambitieux est de permettre aux femmes d'accéder aux connaissances nécessaires pour donner la priorité à leur santé et penser d'abord à elles. En intégrant tous nos outils dans un espace de travail transparent, nous pouvons nous concentrer sur cette mission et les objectifs de nos produits au lieu de réfléchir à l'organisation des workflows ou aux étapes suivantes. »

Flo est déjà en bonne voie pour réaliser cette mission, et sa réussite jusqu'à présent la motive à poursuivre sur cette voie. En favorisant les relations interpersonnelles, Flo pourrait aider des milliards de personnes à travers le monde à consolider les liens avec leur corps et leur santé.

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