Comment Jira et Confluence stimulent la découverte scientifique et favorisent la collaboration entre les équipes du CERN

Défi : le CERN avait besoin d'outils accessibles et centralisés pour aider sa communauté mondiale d'experts et de scientifiques à collaborer plus facilement à des recherches révolutionnaires en physique.

Solution : le CERN a consolidé ses instances Jira et Confluence et a migré vers Data Center. Ils utilisent désormais Jira pour la gestion de projets, ainsi que Confluence pour les discussions et l'idéation.

Impact : des milliers d'experts du CERN utilisent Jira et Confluence pour faciliter la recherche collaborative, et la maintenance des instances du Data Center ne nécessite qu'une fraction des efforts déployés auparavant.

Au CERN (Organisation européenne pour la recherche nucléaire), des milliers de physiciens, d'ingénieurs et d'autres experts collaborent pour étudier la structure fondamentale de la matière. Grâce à ses accélérateurs et décélérateurs de particules, dont le plus grand accélérateur jamais créé, le célèbre Grand collisionneur de hadrons (LHC), les chercheurs observent les constituants de l'univers et leur fonctionnement.

Avec des instruments scientifiques parmi les plus sophistiqués au monde, tels que le LHC, le CERN fait avancer des recherches révolutionnaires. En coulisses, ses équipes avancent aussi grâce aux outils Atlassian.

Au CERN, Jira et Confluence font partie des outils clés qui facilitent la collaboration entre scientifiques et ingénieurs. Au-delà des 2 500 membres du personnel, le CERN regroupe une communauté d'environ 13 000 scientifiques du monde entier qui collaborent sur place et à distance.

Par exemple, lorsqu'un accélérateur de particules nécessite une maintenance, l'approbation d'un autre département peut être requise pour l'achat de nouveaux équipements spécialisés. « Ce sont ce type d'interactions interdépartementales qui deviennent très complexes sans le bon système », déclare Brice Copy, ingénieur projet.

Accélérer la collaboration grâce à Jira et Confluence

La culture du CERN donne la priorité à l'autonomie, à l'expérimentation et à la liberté académique. Les équipes ont besoin d'outils intuitifs et accessibles à toute la communauté, tout en garantissant la confidentialité des données. Le CERN utilise Jira et Confluence depuis plus de 20 ans, et propose désormais des licences Data Center gratuites aux organisations à but non lucratif par l'intermédiaire de l'Atlassian Foundation.

Alors que l'Organisation s'efforce de renforcer la collaboration à l'aide d'outils numériques, les produits Atlassian ont aidé tous les collaborateurs du CERN à mieux travailler ensemble. « En raison de notre mode d'organisation et du nombre et de la fréquence élevés des interactions, nous avons besoin d'une solution assez informelle », explique Brice, qui était chargé de la première implémentation de Jira au sein de l'Organisation.

Aujourd'hui, de nombreux départements du CERN utilisent Jira et Confluence pour planifier et suivre leur travail, partager des connaissances et collaborer pour soutenir la mission de l'Organisation. « La plupart des départements du CERN utilisent Jira et Confluence d'une manière ou d'une autre », explique Brice. « Les utilisateurs ont la possibilité de choisir leurs propres outils, il n'y a donc aucune obligation, mais beaucoup optent pour Jira et Confluence. »

Les experts aux profils variés apprécient particulièrement la flexibilité et la personnalisation offertes par ces outils. « Comme ces outils sont faciles à utiliser, les utilisateurs peuvent les adapter à leurs besoins », ajoute Brice. « L'utilisation de Jira pour la gestion de projet est une expérience utilisateur différente de celle que l'on utilise pour le développement de logiciels ou la mise en service de matériel. »

Cette flexibilité et cette simplicité sont également cruciales, car le CERN réunit des personnes aux parcours professionnels très divers, favorisant la collaboration à travers une large gamme de disciplines et de domaines d'expertise.

Planification et suivi à l'échelle de l'organisation dans Jira, avec « l'aspect humain » de Confluence

Bien que le CERN existe depuis plus de 70 ans, ses équipes de développement ont enrichi l'héritage de l'Organisation en adoptant des méthodes modernes. Par exemple, les développeurs du CERN utilisent Kanban et des méthodes de gestion agiles, avec l'aide de Jira, pour concevoir les logiciels personnalisés qui pilotent les accélérateurs de l'Organisation. « Contrôler un accélérateur demande beaucoup de configuration », explique Brice. « Il y a des millions de paramètres à ajuster pour qu'il fonctionne exactement comme prévu. Pour produire des logiciels de haute qualité, nous utilisons Jira pour suivre les bogues, les problèmes et la qualité. »

Jira est également utilisé pour de nombreux autres types de travaux, généralement en combinaison avec Confluence. « Plutôt que d'expliquer comment nous utilisons Jira et Confluence, il serait plus facile de chercher ce pour quoi nous ne les utilisons pas », explique Brice. « Tout, depuis la coordination de l'analyse des données issues de la physique expérimentale jusqu'à l'orchestration de la conception de nouvelles pièces d'accélérateur, se fait dans ces outils. En dehors des tâches académiques et techniques, des équipes telles que l'administration, les opérations, les ressources humaines et les finances utilisent Jira et Confluence au quotidien. »

« Nous utilisons Jira pour la planification, mais Confluence agit comme un liant qui agglomère le tout », poursuit Brice. « Confluence donne une dimension humaine à notre travail dans Jira. Au-delà des problèmes, des tâches et des échéances, c'est notre espace pour documenter, discuter et faire émerger des idées. Par exemple, avant de se lancer dans Jira pour un projet, les utilisateurs préfèrent souvent planifier, itérer et échanger de manière plus informelle, et cela se passe dans Confluence. »

Par exemple, le CERN utilise Confluence pour préparer des conférences scientifiques, en regroupant tous les sujets de recherche proposés afin d'en évaluer la pertinence et d'éviter que plusieurs scientifiques ne présentent des travaux trop similaires. Confluence est également intégré au travail quotidien des équipes de nombreuses autres manières, notamment pour documenter les processus techniques et accompagner l'intégration des nouveaux arrivants.

Migration et consolidation pour mieux répondre aux besoins de recherche du CERN

En 2023, le CERN a décidé de migrer ses multiples instances Jira et Confluence Server sur site vers une instance centrale hébergée sur Atlassian Data Center. L'ingénieur en informatique Michal Kolodziejski a planifié et mené à bien cette migration avec son équipe.

Avant la migration, les équipes utilisaient plusieurs instances héritées de Jira et Confluence, mises en place à différents endroits de l'Organisation. Comme de nombreuses équipes de développement logiciel opèrent dans des départements distincts, certaines avaient adopté ces outils de manière indépendante, avant qu'ils ne soient officiellement proposés par le service informatique.

Michal savait que si les équipes du CERN pouvaient regrouper leur travail dans des instances centralisées de Jira et Confluence, elles pourraient libérer tout leur potentiel collaboratif. « Nous avons vu une opportunité d'améliorer la communication et la collaboration entre les utilisateurs en unifiant les outils au sein d'une instance entièrement prise en charge et accessible à tous les utilisateurs », explique-t-il.

Ce projet était également l'occasion idéale de passer des déploiements sur serveur à Atlassian Data Center. La migration apparaissait comme une solution gagnant-gagnant : elle permettait de renforcer la puissance collaborative sur laquelle le CERN comptait déjà, tout en créant un écosystème Atlassian unifié, beaucoup plus facile à maintenir.

La préparation et les partenariats ouvrent la voie à une migration fluide en un jour

Les membres du CERN savaient qu'ils auraient besoin de l'aide d'experts pour mener à bien une consolidation et une migration d'une telle ampleur. Ils ont fait appel au Solution Partner Itransition pour son expertise dans l'écosystème Atlassian et la collaboration d'entreprise.

Itransition a analysé plusieurs fournisseurs de logiciels potentiels et a conclu que les outils Atlassian constituaient l'option la plus adaptée et la plus rentable. Elle a également formulé des recommandations visant à optimiser les licences et la facturation Atlassian, notamment en demandant une licence Community gratuite Atlassian.

Michal a dirigé la migration du Data Center du CERN, avec le soutien actif d'Itransition et d'Atlassian. « Nous avons apprécié le fait qu'Atlassian nous ait fourni tous les outils dont nous avions besoin », confie-t-il. « Leur support a également été très utile dans certains cas où nous avons rencontré des problèmes vraiment complexes que je n'ai pas pu résoudre moi-même. »

Michal a passé plusieurs semaines à préparer la migration et à réfléchir à des solutions pour surmonter les obstacles, comme le passage de plusieurs systèmes d'authentification à une authentification unique (SSO). Une fois que tout était prêt, la migration s'est déroulée sans problème. « La migration de tous les utilisateurs et de toutes les données vers la nouvelle infrastructure a pris une journée complète », explique-t-il.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."