Free Intake Form Template
Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.
Die richtige Lösung für
Projektmanagement
Wichtige Features
Backlog
Automatisierung
Workflows
Dashboard
What is an intake form template?
An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service.
It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.
Streamlines information gathering
An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.
Improves planning and alignment
When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information.
That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.
Reduces errors and manual inefficiencies
Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share.
This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.
Was beinhaltet die Vorlage für ein Aufnahmeformular?
Backlog
Wenn ein Kunde ein Aufnahmeformular mit der Vorlage einreicht, kannst du einen Vorgang erstellen und ihn zum Backlog hinzufügen. Der Backlog dient als zentrale Liste aller eingereichten Anfragen.
Du kannst einzelne Aufgaben, die für das Projekt entscheidend sind, ganz einfach nachverfolgen und verwalten, damit alle Teams auf dem richtigen Weg zum gemeinsamen Ziel sind.
Automatisierung
Mit Funktionen zur Workflow-Automatisierung kannst du manuelle Triage und Formularantworten reduzieren, indem automatisch Verantwortliche zugewiesen, Fälligkeitstermine festgelegt oder Anfragen gekennzeichnet werden. Die Zeit, die du bei der manuellen Triage sparst, kannst du nutzen, um dich auf das Projekt zu konzentrieren.
Workflows
Jira-Workflows definieren den Lebenszyklus einer Anfrage, von "Eingereicht" zu "Triage", "Genehmigt", "In Arbeit" und "Erledigt". Workflows bestimmen, wie Anfragen bearbeitet werden, und bieten dir einen vereinfachten Überblick über den aktuellen Status jeder Anfrage.
Dashboard
Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke in das Aufnahmevolumen, Engpässe sowie Bearbeitungszeiten. So erhältst du einen besseren Überblick über deine verfügbaren Ressourcen und lernst, wie du sie richtig einsetzt, um die maximale Effizienz zu erreichen.
Erste Schritte mit der Vorlage für ein Aufnahmeformular
- 1
Den Zweck deines Aufnahmeformulars definieren und ein spezielles Jira-Projekt erstellen
Wenn du eine Aufnahmeformular-Vorlage nutzt, solltest du damit beginnen, den Zweck deines Aufnahmeformulars zu definieren. Welche Arten von Vorgängen werden im Aufnahmeformular erfasst und wer wird die Einreichungen prüfen?
Das ist eine wichtige Grundlage, die geschaffen werden sollte, bevor du die ersten Einreichungen erhältst.
Als Nächstes erstellst du ein eigenes Jira-Projekt, um eingehende Anfragen von der Aufgabenumsetzung zu trennen. Verwende für die Aufnahme eigene Jira Service Management-Projekte und nutze Automatisierung, um genehmigte Anfragen in Jira-Projekte zu verschieben und die Aufgabenumsetzung von kundenorientierten Anfragen zu separieren.
- 2
Felder des Aufnahmeformulars anpassen, um wichtige Angaben zu erfassen
Nachdem du ein eigenes Jira-Projekt erstellt und den Zweck deines Aufnahmeformulars definiert hast, kannst du die Felder deines Aufnahmeformulars anpassen. Hier werden alle wichtigen Details erfasst.
Im Abschnitt Felder werden alle Felder angezeigt, die für deinen ausgewählten Vorgangstyp verfügbar sind. Du kannst die Felder einfach per Drag-and-drop in dein Formular ziehen, um sie hinzuzufügen. Du solltest außerdem alle unnötigen Felder entfernen, um deine Vorlage für das Aufnahmeformular möglichst einfach zu halten.
Um ein Feld zu entfernen, wähle es aus und klicke dann auf Feld entfernen oder ziehe es zurück in den Bereich Felder.
- 3
Einen strukturierten Workflow erstellen, der deinen Aufnahmeprozess widerspiegelt
Stelle deinen tatsächlichen Überprüfungsprozess dar und bilde ihn in den Jira-Status ab. So kann der aktuelle Status jeder Task und jedes Projekts leicht verfolgt werden, was dabei hilft, Teams auf dem gleichen Stand zu halten.
Die Einbeziehung klarer Genehmigungs- oder Ablehnungsphasen erleichtert die Kontrolle darüber, wie Vorgänge voranschreiten.
Du kannst den Status Warten auf Genehmigung einrichten, Genehmiger definieren und Genehmigungen und Ablehnungen bestimmten Jira-Status zuordnen. Erstelle einen klaren Prozess zur Entscheidungsfindung, um Genehmigungen und Ablehnungen zu vereinfachen.
- 4
Weiterleitung und Priorisierung automatisieren, um Triage zu optimieren
Die Triage kann einer der zeitaufwändigsten Aspekte bei der Aufnahme von Kunden und Projekten sein, deshalb kannst du dabei durch Automatisierung sehr viel Zeit sparen. Erstelle Automatisierungsregeln, die automatisch Anfragen zuweisen oder Prüfer benachrichtigen.
Du kannst mit Rovo eine Regel erstellen, entweder von Grund auf neu oder auf Basis einer vorhandenen Vorlage. Verwende auf Priorität oder Abteilung basierende Bedingungen, um eine schnellere und genauere Weiterleitung sicherzustellen.
Jira Automation kann dabei helfen, diesen Prozess zu optimieren, wodurch du Zeit sparst und sicherstellst, dass jeder Vorgang an das richtige Team weitergeleitet wird.
- 5
Aufnahme-Workflow nach Bedarf verfolgen, überprüfen und optimieren
Sobald du deinen Aufnahme-Workflow eingerichtet hast, solltest du ihn kontinuierlich überwachen, um herauszufinden, ob du Verbesserungen vornehmen musst. Verwende dazu Dashboards und Berichte in Jira, die dir außerdem dabei helfen, Engpässe und Verzögerungen zu identifizieren.
So kannst du Probleme direkt angehen, wenn sie erkannt werden. Die regelmäßige Überprüfung von Workflows und Automatisierungsregeln ist ein wesentlicher Bestandteil der langfristigen Effizienzsteigerung.
Wenn du Engpässe oder Verzögerungen bemerkst, ist das ein Zeichen dafür, dass du deine Aufnahme-Workflows und Automatisierungsregeln optimieren solltest.
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