Template de gráfico RACI
Criado por:
Melhore a forma como você esclarece funções e responsabilidades em todo o ciclo de vida do projeto
Categorias
- Gerenciamento de projeto
- Recursos Humanos
Principais funções
Alinhamento entre os interessados
Acompanhamento de tarefas
Colaboração em equipe
Você já participou de um projeto em que ninguém sabia pelo que era responsável? Ou, pior, quando todos pensavam que outra pessoa estava cuidando de uma tarefa crítica? Um template de gráfico RACI resolve esses problemas comuns do local de trabalho mapeando as pessoas envolvidas em cada atividade do projeto e como elas estão envolvidas.
Com uma documentação sobre quem são os responsáveis, aprovadores, consultados e informados de cada tarefa, você cria um plano de ação visual que evita confusões, reduz o trabalho duplicado e garante que nada seja esquecido. A melhor parte? É muito simples criar seu próprio gráfico RACI no Confluence para manter sua equipe alinhada do início até a conclusão.
O que é um template de gráfico RACI?
Um template gratuito de gráfico RACI é uma ferramenta de planejamento de recursos que ajuda as equipes a definirem e documentarem com clareza as funções e responsabilidades de cada tarefa em um projeto. Pense nisso como o mapa de responsabilidades do seu projeto, que mostra com rapidez quem está fazendo o trabalho, quem está tomando decisões, quem precisa fornecer informações e quem só precisa de atualizações.
O template fornece um formato consistente para capturar essas atribuições de funções em diferentes projetos, facilitando o estabelecimento da responsabilidade e garantindo que nada seja esquecido. Embora muitas ferramentas de gerenciamento de projetos se tornem complicadas, um gráfico RACI permanece incrivelmente simples. Em geral, é apenas uma matriz com tarefas em um lado e membros da equipe na parte superior, com a designação RACI apropriada em cada interseção.
O que significa RACI?
A sigla RACI representa os quatro principais tipos de responsabilidade que podem ser atribuídos aos membros da equipe:
R - Responsável: uma ou mais pessoas que trabalham para concluir a tarefa. Cada tarefa precisa de pelo menos uma pessoa responsável, mas é possível ter mais de uma.
A - Avaliador: a pessoa responsável pelo resultado final que tem a autoridade máxima para tomar decisões. Cada tarefa deve ter sempre uma pessoa responsável para garantir uma clara definição de responsabilidades.
C - Consultor: pessoas cujas contribuições, expertise ou opiniões são consultadas antes que decisões ou ações sejam tomadas. Em geral, essa é uma comunicação bidirecional.
I - Informado: Pessoas que precisam se manter informadas sobre o progresso ou as decisões, mas não precisam opinar. Essa é uma comunicação unidirecional.
Para que serve um gráfico RACI?
Os gráficos RACI são usados em projetos complexos em que várias equipes ou departamentos devem colaborar de forma eficiente. Eles oferecem uma referência visual simples que evita confusões sobre quem está fazendo o quê, eliminando as temidas conversas do tipo “Achei que você fosse cuidar disso”.
As equipes usam gráficos RACI para otimizar os fluxos de trabalho, identificando com clareza quem precisa estar envolvido em cada estágio do projeto. Essa clareza melhora a colaboração no projeto ao definir expectativas antecipadas sobre o nível de envolvimento de cada um. Em vez de longas trocas de e-mails tentando descobrir quem é o responsável por uma entrega, os membros da equipe podem consultar a matriz RACI e saber logo com quem falar.
Tipos de templates de gráficos RACI
Embora o modelo RACI padrão funcione para a maioria das equipes, você pode adaptar o template para atender às diferentes necessidades do projeto:
RACI básico: o modelo clássico de quatro funções que funciona para a maioria dos projetos e equipes.
RASCI: acrescenta um "S" para suporte — pessoas que auxiliam a pessoa responsável, mas que não são as principais responsáveis.
RACI-VS: adiciona as funções "Verify" (Verificação) e "Sign-off" (Aprovação) para setores regulamentados com requisitos de aprovação rígidos.
Ao criar seu próprio gráfico RACI no Confluence, você pode começar com um template básico e personalizar ele com base nas necessidades da sua equipe.
Benefícios de usar um gráfico RACI
Esclarece funções e responsabilidades
Um gráfico RACI elimina a ambiguidade ao definir com clareza quem é responsável pelo quê. Quando as funções são atribuídas sem deixar dúvidas, todos conhecem suas responsabilidades, reduzindo as chances de duplicação ou, pior ainda, de ninguém assumir a responsabilidade. Cada tarefa é atribuída a uma pessoa responsável, garantindo uma propriedade clara do início ao fim.
As equipes também podem usar um template de funções e responsabilidades para complementar o gráfico RACI, definindo ainda mais funções mais amplas além de tarefas específicas.
Melhora a responsabilidade
Com funções e responsabilidades claras, é mais provável que os membros da equipe cumpram seus compromissos. A transparência de um gráfico RACI facilita o rastreamento dos responsáveis por atrasos ou obstáculos, permitindo uma resolução mais rápida. Os gerentes podem identificar na hora a pessoa certa para resolver um problema, eliminando a suposição de determinar quem deve agir.
Melhora a comunicação
Um gráfico RACI estabelece expectativas claras sobre quem deve ser incluído em diferentes conversas e decisões. Ao designar aqueles que precisam ser consultados e aqueles que precisam apenas ser informados, você evita comunicação desnecessária (copiar todo mundo em todos os e-mails) e falta de comunicação (excluir as principais partes interessadas).
Essa abordagem direcionada à comunicação promove uma cultura colaborativa em que as informações fluem para as pessoas certas no momento certo.
Simplifica a tomada de decisões
Um grande gargalo de projetos é a falta de clareza sobre a autoridade na tomada de decisões. Os gráficos RACI eliminam esse problema definindo quem é responsável por cada entrega. Essa pessoa tem a palavra final, o que reduz a confusão e os atrasos no processo de aprovação. Equipes que tomam decisões complexas com frequência podem se beneficiar ainda mais usando uma documentação da decisão para formalizar o processo.
Aumenta a eficiência do projeto
Ao reduzir tarefas redundantes e definir com clareza as funções em cada estágio, os gráficos RACI ajudam as equipes a trabalhar com mais eficiência. Quando todos sabem com certeza pelo que são responsáveis, podem se concentrar em suas tarefas sem serem arrastados para áreas onde não são necessários. Esse alinhamento leva a um fluxo de trabalho mais suave, facilitando o cumprimento dos prazos e as metas estabelecidas durante as sessões de planejamento.
Como criar um gráfico RACI
- 1
Identifique as tarefas do projeto
Liste todas as principais tarefas, resultados e conquistas que exigem a atribuição de funções. Garanta que as tarefas sejam específicas e relevantes para o escopo do projeto. Em projetos complexos, considere usar um plano de projeto formal para organizar e rastrear as tarefas.
- 2
Defina as funções e partes interessadas
Determine quais membros da equipe vão assumir as quatro funções RACI em cada tarefa. Mapeie quem será responsável por fazer o trabalho, quem deve aprovar as decisões, quem precisa ser consultado e quem deve ser sempre informado. O ideal é que essas atribuições correspondam às funções e experiência de cada pessoa.
- 3
Crie a matriz RACI
Com suas tarefas e membros da equipe identificados, crie uma tabela ou matriz simples. Liste todas as tarefas no lado esquerdo e todos os membros da equipe na parte superior. Em cada interseção, atribua a designação R, A, C ou I apropriada com base no envolvimento de cada pessoa com essa tarefa.
- 4
Revise as atribuições
Depois de finalizar o rascunho, revise o gráfico junto das principais partes interessadas do projeto para verificar se ele reflete com exatidão como o trabalho deve fluir. Procure possíveis problemas, como membros da equipe sobrecarregados ou tarefas sem um responsável evidente. Faça os ajustes necessários para equilibrar as responsabilidades de forma adequada.
- 5
Compartilhe o gráfico com a equipe
Depois de finalizar o gráfico RACI, compartilhe com todos os envolvidos no processo de planejamento do projeto. Explique como o gráfico funciona e responda a todas as perguntas. Garantir que todos entendam suas respectivas responsabilidades vai melhorar bastante a execução do projeto.
- 6
Monitore e atualize
Não se esqueça de que o gráfico RACI não é imutável. À medida que o projeto avança, revise e atualize o documento com regularidade. As responsabilidades podem mudar conforme os membros da equipe são trocados ou o escopo do projeto evolui. Por isso, trate o gráfico como um documento vivo.
- 7
Exemplo de gráfico RACI
Para entender como montar um template de gráfico RACI, confira este exemplo em um projeto de desenvolvimento para a Web.
Nele, é possível constatar como as responsabilidades mudam em diferentes tarefas. O designer é responsável pelos wireframes e pelo design visual, enquanto o desenvolvedor supervisiona a criação do código. O líder de marketing é responsável por várias tarefas, o que evidencia que essa pessoa tem autoridade máxima sobre os resultados do projeto.
Crie um gráfico RACI com quadros brancos do Confluence
O Confluence simplifica a criação, o compartilhamento e a atualização de gráficos RACI que toda a equipe pode acessar em tempo real. Você pode criar gráficos RACI interativos que evoluem à medida que seu projeto avança usando quadros brancos do Confluence.
A natureza visual dos quadros brancos facilita a codificação de responsabilidades por cores ou a adição de contexto adicional por meio de notas adesivas e comentários. Você pode até mesmo vincular tarefas direto ao seu plano de ação ou a outra documentação do projeto, criando um espaço de trabalho conectado com todas as informações do projeto.
Melhore a colaboração no projeto com o Confluence. Para isso, mantenha seu gráfico RACI e todas as informações do projeto em um local centralizado que todos possam acessar de qualquer lugar.
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