Comment le System of Work d’Atlassian connecte les équipes distribuées

Les enseignements tirés de ce billet de blog sont basés sur la session « Comment le System of Work relie les équipes distribuées », présentée lors de la conférence Team ’25 d’Atlassian. Vous pouvez consulter cette session et d’autres à la demande.

À mesure que les organisations adoptent le travail distribué, elles sont confrontées à un nouveau défi : la surcharge d’informations. Les équipes sont submergées de données, mais 71 % admettent qu’elles n’exploitent pas au maximum l’IA pour les aider à gérer et à découvrir ce qui compte le plus. Ce décalage peut être encore plus prononcé pour les entreprises qui privilégient le télétravail, comme Atlassian, où 40 % des employés vivent à plus de deux heures d’un bureau.

La réponse de Atlassian ? Team Anywhere : un blueprint pour surmonter les obstacles spécifiques au travail d’équipe distribué en associant des pratiques innovantes sur le lieu de travail à la puissance de l’IA. Team Anywhere permet aux employés d’Atlassian de choisir où ils souhaitent travailler au quotidien en concevant les meilleurs outils et processus de collaboration pour les équipes distribuées. Soutenu par sa branche de recherche, Teamwork Lab, Atlassian étudie la façon dont le travail moderne fonctionne, à la fois en interne et en externe, et publie régulièrement des informations, notamment le rapport annuel State of Teams.

Le dernier rapport « State of Teams 2025 » révèle que les équipes passent plus de 25 % de leur semaine de travail à chercher des informations. Cette quête constante de réponses ralentit l’avancement, entrave la collaboration et rend plus difficile l’adaptation aux nouvelles méthodes de travail, d’autant plus que les entreprises ont du mal à adopter stratégiquement des outils optimisés par l’IA pour suivre le rythme du changement.

Les équipes disposent de plus d’informations que jamais, mais elles n’ont jamais été aussi peu informées.

Les équipes modernes sont censées travailler de manière transversale alors qu’elles ne disposent pas d’un lexique commun. Les informations sont cloisonnées, ce qui empêche la progression du travail, et elles sont censées remédier à ces difficultés lors de réunions programmées, ce qui ajoute des étapes supplémentaires.

Conclusions du rapport « State of Teams 2025 » d’Atlassian

• Les équipes des entreprises du classement Fortune 500 perdent 2,4 milliards d’heures à rechercher des informations
• 93 % des dirigeants affirment que la collaboration transverse est plus cruciale que jamais
• 98 % des dirigeants craignent que leurs équipes n’utilisent pas efficacement l’IA pour éliminer les silos
• 96 % des dirigeants ne savent pas exactement comment inciter leurs équipes à utiliser l’IA de manière plus efficace
• 71 % des équipes admettent qu’elles n’exploitent pas pleinement l’IA pour les aider à gérer et à découvrir des informations

Pour en savoir plus sur l’enquête menée par Atlassian auprès de 12 000 travailleurs du savoir et 200 cadres, consultez le rapport « The State of Teams 2025 ».

Constatant l’impact de ces défis sur les plus grandes entreprises du pays, la Team Anywhere d’Atlassian s’est donné pour mission de les atténuer en favorisant la collaboration et la productivité des équipes. Le but étant de leur permettre de fonctionner au mieux de leurs capacités.

Atlassian travaille d’abord à distance, 40 % des équipes vivent à plus de deux heures d’un bureau. Grâce à ce modèle de travail, le Teamwork Lab d’Atlassian a créé une norme de bonnes pratiques pour aider les équipes distribuées à travailler plus efficacement.

Les trois transformations du Teamwork Lab d’Atlassian pour les équipes distribuées

1. Organisez les équipes par fuseaux horaires, et non par code postal, avec un chevauchement suffisant des heures de travail entre les personnes qui travaillent le plus entre elles
2. Concevez et gérez les bureaux comme un produit, où les employés peuvent choisir d’y aller ou pas. Dans tous les cas, l’expérience au bureau est optimisée quand ils choisissent de s’y rendre
3. Une nouvelle façon de travailler qui utilise la technologie pour connecter les équipes, où qu’elles se trouvent (System of Workd’Atlassian)

Pour un examen plus approfondi, nous explorerons le System of Work d’Atlassian à l’aide des informations venant du Teamwork Lab afin de mettre en évidence les raisons pour lesquelles l’avenir de l’entreprise exige une nouvelle méthode de travail.

Les 4 principes du System of Work d’Atlassian

Le System of Work est la philosophie d’Atlassian qui vise à promouvoir une méthode de travail partagée et à stimuler l’innovation grâce à des processus qui exploitent de manière optimale la puissance d’une plateforme unifiée. Cela permet aux équipes de travailler de la façon qui leur convient le mieux, tout en collaborant aisément entre services et en restant alignées sur la vision d’Atlassian.

L’impact du System of Work d’Atlassian en un coup d’œil

Chez Atlassian :

• Chaque ingénieur d’Atlassian gagne plus de 50 heures par an grâce à Rovo
• Atlassian a économisé 500 000 heures de réunion en deux ans en adoptant Loom
• 100 % des employés d’Atlassian collaborent quotidiennement sur les pages Confluence

Clients Atlassian (selon un rapport du groupe sur la stratégie d’entreprise) :

• Un retour sur investissement 40 % plus rapide
• Diminution des interruptions de 35 %
• Taux de réussite moyen des projets de 75 % (contre 57 % auparavant)

#1. Aligner le travail sur les objectifs

Chez Atlassian, nous standardisons le suivi des objectifs et rendons les progrès visibles. Selon les recherches menées par Teamwork Lab, les équipes dont les objectifs sont clairs et mesurables sont 20 % plus efficaces. Atlassian n’a que trois objectifs à l’échelle de l’entreprise, dans lesquels s’inscrivent nos principaux résultats.

Rendez vos objectifs visibles à l’échelle de l’organisation grâce à la plateforme Objectifs d’Atlassian

Grâce à la plateforme Objectifs d’Atlassian, les employés peuvent voir sur quoi travaille chaque équipe et recevoir chaque semaine des informations et des mises à jour concises sur les projets qui contribuent à la réalisation de ces objectifs. Pour améliorer la visibilité au sein de votre entreprise, vous pouvez utiliser la plateforme Objectifs afin de rendre votre stratégie commerciale visible en intégrant vos objectifs dans un système accessible à tous.

#2. Planifier et suivre le travail

Les équipes les plus performantes partagent également une compréhension commune de la manière dont elles vont exécuter leur travail. Le Teamwork Lab a constaté que seuls 13 % des dirigeants des entreprises du classement Fortune 500 affirment que leurs équipes ont une visibilité totale sur les priorités et les progrès de chacune. Cette statistique contribue à elle seule à l’énorme décalage qui caractérise le travail moderne.

Planifiez et suivez votre travail en toute transparence avec Jira

Avec Jira, les équipes peuvent planifier et suivre les tickets de manière visible pour tous, grâce à des mises à jour de l’avancement en temps réel. Jira centralise les informations, ce qui évite aux équipes de perdre du temps à rechercher des e-mails, des ressources ou des experts en la matière pour obtenir des informations contextuelles.

#3. Libérer les connaissances

Pour mener à bien la transformation, il est important de communiquer avec toutes les équipes de la manière la plus accessible possible. Chez Atlassian, nous utilisons les pages Confluence en tandem avec les vidéos Loom pour partager nos connaissances de manière claire, engageante et connectée.

Organisez de meilleures réunions grâce aux pages Confluence

Grâce à des outils tels que Jira et Confluence, les équipes peuvent partager leurs connaissances de manière à réduire la nécessité de la plupart des réunions. Cependant, lorsqu’une réunion est organisée, les équipes d’Atlassian peuvent la rendre plus productive en proposant une page Confluence qui récapitule tous les sujets à aborder afin que tout le monde soit rapidement au courant.

Cela évite de perdre du temps à rattraper les sujets initiaux et permet de consacrer pleinement le temps passé ensemble à des échanges stratégiques et percutants. En proposant une page de résumé avant la réunion, le Teamwork Lab a constaté que les participants étaient 29 % plus dynamiques et 23 % moins susceptibles de se sentir frustrés par rapport à une réunion classique. De plus, 85 % des réunions guidées par les pages ont atteint leurs objectifs, contre seulement 69 % pour le groupe témoin.

Lors de chaque réunion, utilisez Loom AI pour générer automatiquement une page Confluence contenant les résumés des réunions, les éléments d’actions assignés et un lien vers l’enregistrement. Dans une enquête interne menée auprès des utilisateurs d’Atlassian, nous avons appris que plus de la moitié des personnes utilisant Loom AI gagnent au moins 90 minutes par semaine lorsqu’elles organisent, assistent ou manquent des réunions. Cela représente près de 10 jours de travail par an.

En connectant votre calendrier et en activant la fonctionnalité de notes de réunion optimisée par l’IA dans Loom, une page Confluence est créée dès le début de la réunion et est instantanément remplie avec les informations clés une fois la réunion terminée. Cette intégration élimine la nécessité de prendre des notes manuellement, ce qui permet aux participants de rester concentrés sur la discussion tout en rendant les informations issues de la réunion facilement accessibles et exploitables pour toute l’équipe.

Connectez-vous de manière asynchrone avec Loom

Lorsque Mike Cannon-Brookes, PDG d’Atlassian, s’adresse à l’ensemble de l’entreprise, il utilise Loom pour communiquer plutôt que de recourir à un e-mail, qui peut sembler froid. Loom offre la même expérience que les technologies grand public, ce qui favorise l’engagement envers les messages de la direction et renforce le sentiment d’appartenance à l’ensemble de l’organisation. Les employés peuvent même participer à la conversation de manière asynchrone et commenter des moments spécifiques.

Mais les dirigeants d’Atlassian ne sont pas les seuls à utiliser Loom. Les équipes comme les responsables l’utilisent pour expliquer le travail ou l’avancement. Le Teamwork Lab a mené une expérience auprès des responsables d’Atlassian, en leur demandant d’envoyer deux vidéos Loom rapides à leurs équipes chaque semaine : partager leurs priorités pour la semaine le lundi et reconnaître les efforts de l’équipe le vendredi.

Même si les responsables n’ont passé que 30 minutes à créer les deux vidéos, les équipes qui les ont reçues plutôt que des messages écrits étaient deux fois plus susceptibles de déclarer se sentir connectées à leur équipe. 25 % des destinataires des vidéos Loom estiment avoir une meilleure compréhension des objectifs de leur équipe.

Les vidéos Loom peuvent également aider les équipes à rester informées des derniers progrès sans avoir à participer à des réunions en direct, ce qui permet aux employés de consacrer leur temps et leur énergie à une tâche à plus forte valeur ajoutée. En réalité, les employés d’Atlassian ont économisé 5 000 heures de concentration en seulement deux semaines en se connectant sur Loom au lieu de se réunir en présentiel.

#4. Intégrer l’IA à l’équipe

La mise en place de réunions axées sur les pages, de vidéos Loom et d’un suivi visible du travail permet de créer un système de connaissances accessible à tous. Lorsque vous ajoutez l’IA, cela devient un multiplicateur de force.

Centralisez votre travail sur une plateforme unique pour tirer le meilleur parti de l’IA

Les capacités d’IA permettant de gagner du temps reposent sur la transmission d’un maximum d’informations contextuelles relatives à votre travail. Étant donné que l’IA s’appuie sur des interactions numériques, telles que les chats, les pages, les conceptions et les conversations par appel vidéo, plus les équipes centralisent non seulement leur travail, mais aussi leur façon de travailler, plus elles seront en mesure d’exploiter pleinement le potentiel de l’IA.

Intégrer l’IA à l’équipe

Chez Atlassian, nous considérons notre solution d’IA, Rovo, comme un coéquipier qui nous fournit les informations dont nous avons besoin pour accomplir notre travail. Rovo nous aide à effectuer des recherches plus facilement, à trouver les connaissances de l’entreprise à la demande et à utiliser la puissance des agents pour faire avancer les tâches.

Le Teamwork Lab a découvert que le moyen le plus efficace de collaborer avec les outils et fonctionnalités de l’IA, tels que la recherche, le chat ou les agents, est de :

1. Commencer par une question
2. Définir une tâche ou un défi spécifique
3. Définir des objectifs clairs
4. Collaborer avec l’IA pour trouver des solutions et explorer des idées
5. Utiliser l’IA pour améliorer la qualité du travail

Le Teamwork Lab a constaté que les personnes qui utilisent l’IA de cette manière gagnent plus d’une heure par jour, soit environ une journée de travail par semaine.

Rovo travaille sur l’ensemble de la plateforme Atlassian Cloud pour fournir les informations nécessaires à la réalisation du travail. Rovo combine la puissance d’un système LLM multimodal et les connaissances issues du Graphique sur le travail d’équipe pour proposer des informations personnalisées basées sur l’IA à l’ensemble des équipes, des tâches et des objectifs.

Exemple d’un agent Rovo utilisé par Atlassian : NORA

Atlassian utilise Rovo en interne, notamment grâce à l’agent Rovo NORA (Agent Rovo d’intégration Newlassian), qui aide les nouvelles recrues à se familiariser rapidement avec leur propre agent IA afin d’accélérer leur intégration. Cet agent a été entièrement développé par une équipe non technique, sans code, et a permis aux équipes RH d’Atlassian de se consacrer pleinement à l’établissement de relations plus étroites avec nos employés. Plus de 70 % des nouveaux employés d’Atlassian utilisent NORA, et ce chiffre ne cesse d’augmenter.

L’avenir exige une nouvelle façon de travailler : Teamwork Collection

Grâce à Teamwork Collection, les équipes peuvent facilement adopter le System of Work en simplifiant leur processus d’intégration de Jira, Confluence, Loom et Rovo afin que les entreprises puissent créer de la valeur plus rapidement. Il s’agit d’un moyen économique et rapide de mener à bien la transformation moderne d’une organisation afin de rester compétitive et innovante grâce à une communication et une collaboration améliorées.