Wie Atlassians System of Work verteilte Teams verbindet

Die Erkenntnisse in diesem Blogpost basieren auf der Sitzung "Wie das System of Work die Zusammenarbeit verteilter Teams verbessert", die auf der Team ’25-Konferenz von Atlassian stattfand. Du kannst dir diese und andere Sitzungen auf Abruf ansehen.

Unternehmen setzen zunehmend auf verteiltes Arbeiten und stehen vor einer neuen Herausforderung: Informationsüberflutung. Teams ertrinken in Daten, doch 71 Prozent geben zu, dass sie die KI nicht optimal nutzen, um die wichtigsten Bereiche zu verwalten und zu erkennen. Diese Diskrepanz kann bei Remote-First-Unternehmen wie Atlassian noch ausgeprägter sein, wo 40 % der Mitarbeiter mehr als zwei Stunden von einem Büro entfernt wohnen.

Atlassians Antwort? Team Anywhere – ein Muster zur Überwindung der einzigartigen Hürden der verteilten Teamarbeit, indem innovative Arbeitsplatzpraktiken mit der Leistungsfähigkeit von KI kombiniert werden. Team Anywhere ermöglicht es Atlassian-Mitarbeitern, selbst zu entscheiden, wo sie täglich arbeiten, indem es die besten Tools und Prozesse für die Zusammenarbeit für verteilte Teams entwickelt. Mit Unterstützung seines Forschungszweigs Teamwork Lab untersucht Atlassian, wie modernes Arbeiten abläuft – sowohl intern als auch extern – und veröffentlicht regelmäßig Erkenntnisse, darunter den jährlichen State of Teams-Bericht.

Der neueste Bericht State of Teams 2025 zeigte auf, dass Teams über 25 % ihrer Arbeitswoche mit der Suche nach Informationen verbringen. Diese ständige Suche nach Antworten verlangsamt den Fortschritt, behindert die Zusammenarbeit und erschwert die Anpassung an neue Arbeitsweisen – insbesondere, da Unternehmen Schwierigkeiten haben, KI-gestützte Tools strategisch einzusetzen, um mit dem Tempo des Wandels Schritt zu halten.

Teams haben mehr Informationen als je zuvor, aber sie waren noch nie weniger informiert.

Von modernen Teams wird erwartet, dass sie funktionsübergreifend arbeiten, obwohl sie fachlich eine andere Sprache sprechen. Informationen werden in Silos erfasst und verhindern den Arbeitsfortschritt, und es wird erwartet, dass sie diese Herausforderungen in geplanten Besprechungen lösen – was zusätzliche Schritte an sich bedeutet.

Erkenntnisse aus dem State of Teams 2025-Bericht von Atlassian

• Fortune-500-Teams verschwenden 2,4 Milliarden Stunden mit der Suche nach Informationen.
• 93 % der Führungskräfte sagen, dass funktionsübergreifende Zusammenarbeit wichtiger denn je ist.
• 98 % der Führungskräfte sind besorgt, dass ihre Teams KI nicht effektiv einsetzen, um Silos zu beseitigen.
• 96 % der Führungskräfte sind sich nicht ganz sicher, wie sie ihre Teams dazu bringen können, KI effektiver einzusetzen.
• 71 % der Teams geben zu, dass sie KI nicht optimal einsetzen, um Informationen zu verwalten und zu finden.

Einen tieferen Einblick in die Umfrage von Atlassian unter 12.000 Wissensarbeitern und 200 Führungskräften findest du im Bericht The State of Teams 2025.

Atlassian hat beobachtet, wie sich diese Herausforderungen auf die größten Unternehmen des Landes ausgewirkt haben, und hat sich mit Team Anywhere vorgenommen, sie zu mildern, indem die Zusammenarbeit und Produktivität der Teams gefördert wird, damit sie ihre beste Leistung erbringen können.

Atlassians Belegschaft ist remote-first, 40 % der Atlassian-Mitarbeitenden leben mehr als zwei Stunden von einem Büro entfernt. Aufgrund dieses Arbeitsmodells hat das Teamwork Lab von Atlassian einen Standard für Best Practices entwickelt, um verteilten Teams zu helfen, effektiver zu arbeiten.

Die drei Transformationen für verteilte Teams des Teamwork Lab von Atlassian

1. Organisieren der Teams nach Zeitzonen, nicht nach Postleitzahlen, mit ausreichender Überschneidung der Arbeitszeiten zwischen Mitarbeitenden, die am stärksten zusammenarbeiten
2. Auslegen und Leiten von Büros wie ein Produkt, bei dem die Mitarbeitenden wählen können, ob sie kommen wollen oder nicht – in jedem Fall wird das Büroerlebnis verbessert, wenn sie sich dafür entscheiden
3. Eine neue Arbeitsweise, die Technologie nutzt, um Teams zu verbinden, egal wo sie sich befinden (Atlassians System of Work)

Für einen tieferen Einblick werden wir das System of Work von Atlassian anhand von Erkenntnissen aus dem Teamwork Lab untersuchen, um aufzuzeigen, warum die Zukunft von Unternehmen eine neue Arbeitsweise erfordert.

4 Prinzipien des System of Work von Atlassian

Das System of Work ist die Philosophie von Atlassian, eine gemeinsame Arbeitsweise zu fördern und Innovationen durch Prozesse voranzutreiben, die das Potenzial einer einheitlichen Plattform optimal nutzen. Auf diese Weise können Teams so arbeiten, wie sie es am besten können, und gleichzeitig nahtlos abteilungsübergreifend zusammenarbeiten und mit der Vision von Atlassian Schritt halten.

Die Vorteile von Atlassians System of Work auf einen Blick

Bei Atlassian:

• Jeder Atlassian-Ingenieur spart mit Rovo über 50 Stunden pro Jahr
• Atlassian hat in 2 Jahren durch die Einführung von Loom 500.000 Besprechungsstunden eingespart
• 100 % der Atlassian-Mitarbeitenden arbeiten täglich auf Confluence-Seiten zusammen

Atlassian-Kunden (laut einem Bericht der Enterprise Strategy Group):

• 40 % kürzere Wertschöpfungszeiten
• 35 % weniger Unterbrechungen
• Durchschnittliche Projekterfolgsrate von 75 % (gegenüber dem vorherigen Durchschnitt von 57 %)

1. Arbeit an Zielen ausrichten

Bei Atlassian standardisieren wir die Zielverfolgung und machen Fortschritt sichtbar. Laut den Untersuchungen von Teamwork Lab sind Teams mit klaren, nachvollziehbaren Zielen um 20 % effektiver. Atlassian hat nur drei unternehmensweite Ziele, in die unsere wichtigsten Ergebnisse einfließen.

Ziele mit der Atlassian Goals-Plattform unternehmensweit sichtbar machen

Mithilfe der Goals-Plattform von Atlassian können Mitarbeitende sehen, woran ein Team gerade arbeitet, und erhalten wöchentlich kleine Einblicke und Updates zu den Projekten, die diese Ziele vorantreiben. Um die Sichtbarkeit in deinem Unternehmen zu verbessern, kannst du die Goals-Plattform verwenden, um deine Geschäftsstrategie sichtbar zu machen, indem du deine Ziele in einem System platzierst, das jeder sehen kann.

2. Arbeit planen und verfolgen

Die erfolgreichsten Teams haben auch ein gemeinsames Verständnis dafür, wie sie die Arbeit ausführen werden. Das Teamwork Lab hat herausgefunden, dass nur 13 % der Fortune-500-Führungskräfte angeben, dass Teams einen vollständigen Überblick über die Prioritäten und den Fortschritt der anderen haben. Allein diese Statistik zeigt die massive Kluft in der modernen Arbeit auf.

Mit Jira Arbeit offen planen und nachverfolgen

Mit Jira können Teams ihre Arbeit so planen und nachverfolgen, dass sie mit Fortschrittsaktualisierungen in Echtzeit für alle sichtbar ist. Jira zentralisiert Informationen, sodass Teams keine zusätzliche Zeit damit verbringen müssen, E-Mails, Ressourcen oder Fachexperten zu suchen, um den Kontext zu ermitteln.

3. Wissen nutzbar machen

Um die Transformation voranzutreiben, ist es wichtig, mit allen Teams auf die zugänglichste Weise zu kommunizieren. Bei Atlassian verwenden wir Confluence-Seiten zusammen mit Loom-Videos, um Wissen auf eine Weise zu teilen, die Klarheit, Engagement und Verbundenheit fördert.

Bessere Meetings mit Confluence-Seiten durchführen

Mit Tools wie Jira und Confluence können Teams Wissen so austauschen, dass die meisten Meetings überflüssig werden. Aber wenn ein Meeting ansteht, können die Teams von Atlassian es aussagekräftiger machen, indem sie eine Confluence-Seite anbieten, die alle zu besprechenden Themen enthält, um alle schnell auf den neuesten Stand zu bringen.

Das verhindert, dass am Anfang die Themen nachgeholt werden müssen, sodass die gemeinsame Zeit strategisch und wirkungsvoll genutzt werden kann. Das Teamwork Lab bot vor dem Meeting eine Übersichtsseite an und stellte fest, dass die Teilnehmenden im Vergleich zu einem regulären Meeting um 29 % energiegeladener waren und die Frustrationswahrscheinlichkeit 23 % geringer war. Außerdem haben 85 % der seitenbasierten Meetings ihre Ziele erreicht, während es in der Kontrollgruppe nur 69 % waren.

Verwende Loom AI, um bei jedem Meeting automatisch eine Confluence-Seite mit Meetingzusammenfassungen, zugewiesenen Aktionspunkten und einem Link zur Aufzeichnung zu generieren. In einer internen Umfrage unter Atlassian-Nutzern haben wir herausgefunden, dass über die Hälfte der Nutzer von Loom AI mindestens 90 Minuten pro Woche sparen, wenn sie Meetings veranstalten, daran teilnehmen oder sie verpassen. Das sind fast 10 Arbeitstage pro Jahr.

Indem du deinen Kalender verbindest und die KI-gestützte Funktion für Besprechungsnotizen in Loom aktivierst, wird eine Confluence-Seite erstellt, sobald das Meeting beginnt, und sobald das Meeting beendet ist, wird sie sofort mit wichtigen Informationen gefüllt. Diese Integration macht manuelle Notizen überflüssig, sodass sich die Teilnehmer auf die Diskussion konzentrieren können und gleichzeitig das Meeting-Wissen für das gesamte Team leicht zugänglich und umsetzbar ist.

Asynchron mit Loom verbinden

Wenn der CEO von Atlassian, Mike Cannon-Brookes, das Unternehmen als Ganzes anspricht, verwendet er Loom, weil es persönlicher ist als eine E-Mail zu schreiben. Loom bietet das gleiche Erlebnis wie verbraucherorientierte Technologie, was die Interaktion mit den Nachrichten der Unternehmensleitung fördert und dafür sorgt, dass sich die Organisation insgesamt verbunden fühlt. Mitarbeiter können sogar asynchron an der Konversation teilnehmen und bestimmte Momente kommentieren.

Aber es sind nicht nur die Führungskräfte von Atlassian, die Loom verwenden. Teams und Manager verwenden es gleichermaßen, um Arbeiten oder Fortschritte zu erklären. Das Teamwork Lab hat mit den Managern von Atlassian experimentiert und sie gebeten, ihren Teams jede Woche zwei kurze Looms zu schicken: Sie teilten am Montag ihre wichtigsten Prioritäten für die Woche mit und würdigten die Bemühungen des Teams am Freitag.

Obwohl die Manager nur 30 Minuten damit verbracht haben, beide Videos zu erstellen, gaben die Teams, die die Looms über schriftliche Nachrichten erhielten, doppelt so häufig an, dass sie sich mit ihrem Team verbunden fühlten. 25 % der Loom-Empfänger waren der Meinung, dass sie die Ziele ihres Teams besser verstanden haben.

Loom-Videos können Teams auch dabei helfen, über die neuesten Fortschritte auf dem Laufenden zu bleiben, ohne an Live-Meetings teilnehmen zu müssen, sodass die Mitarbeiter Zeit und Energie für wichtigere Aufgaben aufwenden können. Tatsächlich sparten Atlassian-Mitarbeiter in nur zwei Wochen 5.000 Stunden an Fokuszeit ein, indem sie sich auf Loom statt in persönlichen Besprechungen vernetzt hatten.

4. KI zu einem Teil des Teams machen

Mit seitenbasierten Besprechungen, Looms und sichtbarer Arbeitsverfolgung entsteht ein Wissenssystem, auf das jeder zugreifen kann. Man füge KI hinzu und es wird zu einem Leistungsverstärker.

Zentralisiere deine Arbeit auf einer einzigen Plattform, um das Beste aus KI herauszuholen

Zeitsparende KI-Funktionen hängen davon ab, so viel Kontext wie möglich rund um deine Arbeit bereitzustellen. Da KI auf digitalen Interaktionen wie Chats, Seiten, Designs und Videoanrufen basiert, werden Teams, je mehr sie nicht nur ihre Arbeit, sondern auch ihre Arbeitsweise zentralisieren, KI umso besser nutzen können.

Mach KI zu einem Teil des Teams

Bei Atlassian behandeln wir unsere KI-Lösung Rovo wie einen Teamkollegen, der die Informationen liefert, die wir für die Erledigung unserer Arbeit benötigen. Rovo hilft uns, einfacher zu suchen, Unternehmenswissen auf Abruf zu finden und Agenten zu nutzen, um Aufgaben voranzutreiben.

Das Teamwork Lab hat festgestellt, dass die effektivste Art, mit KI-Tools und -Funktionen wie Suche, Chat oder Agenten zusammenzuarbeiten, folgendes beinhaltet:

1. Beginne mit einer Frage
2. Definiere eine bestimmte Aufgabe oder Herausforderung
3. Setze ein klares Ziel
4. Arbeite mit KI zusammen, um Lösungen zu finden und Ideen zu erforschen
5. Nutze KI, um bessere Arbeit zu leisten

Das Teamwork Lab hat herausgefunden, dass Mitarbeitende, die KI auf diese Weise nutzen, mehr als eine Stunde pro Tag sparen, ungefähr einen Arbeitstag pro Woche.

Rovo arbeitet auf der Atlassian Cloud-Plattform, um die Informationen bereitzustellen, die für die Erledigung der Arbeit erforderlich sind. Rovo kombiniert die Leistungsfähigkeit eines multimodalen LLM-Systems gepaart mit dem Wissen aus dem Teamwork-Diagramm, um personalisierte KI-Einblicke in Teams, Arbeit und Ziele zu liefern.

Beispiel für einen von Atlassian verwendeten Rovo-Agenten: NORA

Atlassian nutzt Rovo unter anderem intern über den Rovo-Agent NORA (Newlassian Onboarding Rovo Agent), der neuen Mitarbeitenden hilft, sich mit ihrem eigenen KI-Agenten vertraut zu machen, um das Onboarding zu beschleunigen. Dieser Agent wurde komplett von einem nicht-technischen Team ohne Code entwickelt und hat den HR-Teams von Atlassian mehr Zeit gegeben, engere Verbindungen zu unseren Mitarbeitenden aufzubauen. Über 70 % der neuen Atlassian-Mitarbeitenden verwenden NORA – Tendenz steigend.

Die Zukunft erfordert eine neue Arbeitsweise: Teamwork Collection

Mit der Atlassian Teamwork Collection können Teams das System of Work problemlos einführen, indem sie ihren Onboarding-Prozess für Jira, Confluence, Loom und Rovo vereinfachen, sodass Unternehmen schneller einen Mehrwert erzielen können. Das ist eine kosten- und zeiteffektive Methode, um die moderne Transformation in einer Organisation voranzutreiben, um durch verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit wettbewerbsfähig und innovativ zu bleiben.