Close

万物优先级矩阵


可视化您自己团队项目的相对优先级,然后将其与其他团队要求的工作进行比较。

用此技巧来...

在可用资源的前提下,制定产生最大影响的季度和年度计划。

如果您在共同理解数值指标方面(状况监控)遇到了困难,那么运行这个剧本可能会有所帮助。

Copy link to heading Copied! 阅读更多
我需要这个...为什么?

您和您的团队已经快要完成漫长而混乱的计划周期。您已经评估了您可以承担的所有工作的相对影响,做出了一些艰难的选择,并得出了一系列您将要承担的优先项目。您已经精疲力尽,但仍然充满了目标和希望。

然后发生了某件事情。

请求来自另一个团队,他们刚刚经历了同样的过程,事实证明,他们需要您的贡献才能实现他们的目标。但是您自己的项目已经耗尽了您的精力!您想参与团队合作,但是...怎么做?

如果您曾经努力将其他团队的请求与您现有的工作进行优先排序,或者努力让另一个团队提交您的项目所依赖的工作,那么这个剧本就是为您准备的!

谁应该参与其中?

所有相关的项目和/或团队主管。个人贡献者和执行发起人可以袖手旁观。

使用这种优先级矩阵技术来组织团队的工作。
用户团队
人员

3-6 个

铅笔图标
准备时间

30 分钟

测量时钟
时间

60 分钟

难度很难
难度

困难

使用此技巧

有些事情根本无法完成。没关系,只要您同意先解决任务关键型的问题,然后从那里向外努力。

材料

白板或牛皮纸

记号笔

便利贴

索引卡

准备

在会话之前,为您优先考虑的每项工作填写一份索引卡。工作单位可以是任何规模(任务、用户故事、项目、计划等),但是如果所有单位的规模都差不多,您在进行同类对比,那就会容易得多。

每张卡片都应描述您需要考虑的四个因素:

  • 描述
  • 预期结果
  • 努力程度
  • 风险和依赖关系
内容搜索
例如...

每张索引卡都遵循这个模式。

第 1 步

搭建舞台(5 分钟)

让团队有正确的心态:尽管这里有多个团队参与,但我们是一家有共同目标的公司。

如果我们考虑到这一点来确定优先顺序,那么我们就有机会就什么会(和不会)帮助我们实现使命达成共识。如果我们不这样做,我们就有可能相互竞争并拖延最重要的事情。

第 2 步

设置矩阵(5 分钟)

在白板或牛皮纸上画一个 2x2 的网格,然后在上面写下您的团队的首要目标。将 X 轴标记为“紧急”,在最左侧使用“马上”,在最右侧使用“稍后”。将 Y 轴标记为“影响”,底部为“低”,顶部为“高”。

在矩阵上方,写下您的团队最重要的目标。(或者可能是前两个目标。)

空优先级矩阵的示例
提示
专业提示

如果您在 Health Monitor 中对“共同理解”这一项标记为绿色,那么阐述团队的“北极星”就会容易得多。否则,在确定优先顺序之前,请尝试运用 目标和关键成果 (OKR)目标信号和衡量标准电梯推销技巧。

第 3 步

确定自己团队工作的优先顺序(20 分钟)

作为一个小组,将卡片贴在看板上,根据它们对您目标的影响以及需要多长时间完成这些卡片来将它们相对地放置在看板上。

以小组的形式讨论定位,继续移动卡片,直到在看板上分布均匀。所有内容都从左上角开始是很自然的,但将它们分散开来至关重要。

代表项目和任务的优先级矩阵示例
第 4 步

画出可行性线(10 分钟)

在看板上画出两条弧线,将必做与可做和可能不做的东西分开。

左上角的任何内容都受到保护,因为它必须完成。如果对实现目标不重要,那么这里就不应该有任何内容。

右下角的任何东西都可能推后,这并不意味着它永远无法完成,只是要等到更重要的工作完成后才能完成。

尽量将“必做”限制在团队能力的 40% 左右,将“可做”限制在 30% 左右。这使您有一定的能力来满足您从其他团队那里收到的请求,更不用说直接摆到您面前的紧急请求了。

带有线条的优先级矩阵,用于指示什么是可行的,什么是不可行的
提示
专业提示

就您准备推迟或干脆不做的事情达成共识可能会导致一些不舒服的时刻。让团队聚焦在您的指南上有助于消除这些不舒服。

第 5 步

合并任务(15 分钟)

当您优先考虑其他团队的请求而不是自己目前的请求时,问问自己以下问题:

其他团队的目标是任务关键型目标吗?(比如,在公司层面?)
如果您不满足另一支团队的要求,那会对他们的目标产生什么影响?

确定任务位置后,重新画出线条以反映您现在能实现的目标。如果接受任务意味着您难以实现自己的目标,那就大声说出来并讨论各种选择。

如果两个团队的目标都是任务关键型,请与领导层讨论如何招聘更多人员。
如果其他团队的目标是任务关键型而您的目标不是,那就去做吧。 (去做)
如果两个团队的目标都不是任务关键型,那么您需要研究细微之处并达成协议。

优先级矩阵,包括其他团队的请求
提示
专业提示

无论这项练习的结果如何,请务必传达自己做出的决定、由此产生的影响实现目标的任何风险以及原因。

内容搜索
例如...

查阅我们的一个团队创建的优先级矩阵。

搞定了?

请务必与您的团队共同运行一次完整的状况监控会话或检查点,从而验证是否有所改善。

跟进

将本次会话的结果传达给您的整个项目团队、利益相关者以及其他工作可能受到影响的人。重点说明您在原来的地方划清界限的原因,以及任何仍然存在的风险。

想要更多手册?

请将您的电子邮件发送到下方,以便在我们添加新的状况监控和剧本时收到通知。

Thanks! Now get back to work.

得到反馈吗?

在 Atlassian 社区网站上提问或发表评论。