Utilisez Loom pour créer des présentations de projet claires et captivantes
Points clés
Les présentations de projet aident les parties prenantes à comprendre plus rapidement les objectifs, le planning, les workflows et les décisions clés.
L'utilisation conjointe des commentaires audio et des visuels facilite l'explication des éléments importants du projet dans leur contexte.
Les vidéos de présentation permettent de réduire le nombre de réunions en direct, offrant ainsi la possibilité aux équipes de consacrer plus de temps au travail en lui-même.
Avec Loom, vous pouvez facilement faire des enregistrements d'écran, ajouter une voix off, modifier votre présentation et la partager avec les parties prenantes clés.
Lorsqu'un projet implique plusieurs parties prenantes, l'adoption d'une communication claire est souvent ce qui distingue un avancement fluide d'un besoin constant de suivi. Chaque voix supplémentaire s'accompagne d'un nouvel obstacle potentiel. Les présentations de projet aident les équipes à expliquer les objectifs, le déroulement du travail et les informations pertinentes pour les différentes parties prenantes.
Grâce à des outils comme Loom, les équipes peuvent créer des présentations de projet combinant enregistrement d'écran, commentaires audio et retours asynchrones dans une seule vidéo partageable. Découvrons les éléments essentiels d'une présentation de projet et voyons comment Loom peut vous aider à améliorer votre processus.
Qu'est-ce qu'une présentation de projet ?
Une présentation de projet est une explication structurée des objectifs, de l'état, du planning, des décisions ou du workflow d'un projet. Elle permet aux parties prenantes de comprendre rapidement la situation et les éléments importants.
Bien qu'il soit possible de réaliser ce type de présentation lors d'une réunion en direct, la coordination des participants et la gestion des éventuels problèmes techniques peuvent rapidement compliquer les choses. Loom vous permet de créer des vidéos claires et concises que les parties prenantes peuvent consulter quand elles le souhaitent. Ainsi, il devient extrêmement simple de gérer un projet sans aucune réunion.
Pourquoi partager des présentations de projet asynchrones ?
Les présentations de projet asynchrones offrent aux parties prenantes une vue d'ensemble du projet, sans qu'il soit nécessaire de réunir tout le monde dans la même pièce ou lors du même appel. Voici pourquoi les équipes passent à ce type de présentation :
Création d'un contexte réutilisable : les nouveaux membres de l'équipe, les parties prenantes arrivant en cours de route ou les projets à venir peuvent se référer à la même présentation des semaines ou des mois plus tard.
Réduction des goulots d'étranglement liés à la planification : partagez des informations essentielles sur le projet sans attendre que les agendas de chacun concordent. Les parties prenantes visionnent la vidéo lorsque cela leur convient.
Renforcement de la compréhension : les spectateurs peuvent mettre en pause, revoir et assimiler les passages complexes quand ils le souhaitent, ce qui est impossible lors d'une réunion en direct.
Fluidification des retours : les commentaires et les réactions horodatés permettent de faire avancer les décisions sans avoir à planifier de nouvelle réunion pour en discuter.
Réduction de la fatigue liée aux réunions : en gagnant du temps, les équipes peuvent davantage se consacrer à des tâches nécessitant de la concentration, tout en restant alignées sur les objectifs, l'état et les prochaines étapes du projet.
Comment créer une présentation de projet avec Loom en six étapes
Il est plus facile de créer une présentation de projet lorsque vous disposez des bons outils d'enregistrement, de montage et de partage. Grâce à des fonctionnalités telles que l'enregistrement d'écran, les commentaires audio et le montage intégré, Loom aide les équipes à créer des vidéos plus faciles à suivre et à partager.
Étape 1. Définir le contenu de la présentation
Avant de commencer, définissez les parties du projet que vous souhaitez expliquer. Une présentation de projet efficace comprend notamment :
L'objectif : expliquez le but principal du projet et la manière dont il s'inscrit dans les objectifs plus larges de l'entreprise.
L'état actuel : faites le point sur l'état d'avancement actuel du projet, en précisant les tâches réalisées, en cours et à accomplir.
Les principales étapes ou le planning : décrivez les principales étapes, échéances ou phases que les parties prenantes doivent comprendre. La division des projets de grande envergure en étapes plus modestes facilite leur suivi et leur gestion.
Les décisions importantes : présentez les décisions nécessitant l'avis des parties prenantes, telles que les approbations budgétaires, les changements de périmètre ou l'achat d'outils.
Les risques, bloqueurs ou dépendances : identifiez les risques, bloqueurs ou les dépendances potentiels qui pourraient affecter le projet. Les signaler rapidement aide les équipes à anticiper les obstacles avant qu'ils ne ralentissent leur avancement.
Les étapes à venir et les responsables : clarifiez les prochaines étapes et désignez les responsables de chaque élément d'action. Vous donnez ainsi aux parties prenantes un chemin clair à suivre après la présentation.
En ciblant davantage la présentation de votre projet, vous la rendez plus claire et plus facile à suivre pour les parties prenantes.
Étape 2. Préparer les éléments du projet
La préparation est la clé pour créer une présentation de projet claire et concise. Avant de commencer l'enregistrement, prenez le temps de rassembler les documents que vous comptez montrer, par exemple :
Des tableaux Jira qui permettent de visualiser les workflows et divisent les projets de grande envergure en tâches plus faciles à gérer
Des pages Confluence qui comportent les détails clés du projet, tels que son objectif, les principales étapes et les responsables du projet
Une feuille de route de projet permettant de visualiser le projet dans son ensemble
Une présentation incluant des captures d'écran et des informations clés sur le projet
Un document de planification qui décrit clairement le projet, incluant les objectifs, les risques potentiels et les étapes à venir
En préparant ces documents à l'avance, vous serez en mesure de créer une présentation plus structurée et plus facile à suivre pour les parties prenantes. Cette dernière doit être aussi concise que possible. Grâce à ce travail, vous ne perdrez pas de temps à chercher un tableau Jira, une feuille de route ou un document en plein enregistrement.
Étape 3. Enregistrer la présentation dans Loom
Une fois que vous avez défini ce que vous souhaitez dire et rassemblé les différents éléments, vous pouvez commencer l'enregistrement.
Ouvrez l'application Loom et cliquez sur Enregistrer. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous permettant de choisir d'enregistrer uniquement votre écran ou la totalité de votre bureau. Vous pouvez également choisir le microphone que vous souhaitez utiliser.
Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur Démarrer l'enregistrement. Loom capturera alors automatiquement toutes vos actions à l'écran. Vous pouvez donc simplement passer en revue les éléments du projet et appuyer sur Arrêter l'enregistrement une fois la présentation terminée.
Les outils d'enregistrement d'écran comme Loom permettent aux parties prenantes de visualiser le projet sans avoir à participer à une réunion en direct. Elles peuvent ainsi visionner la présentation quand elles le souhaitent.
Étape 4. Ajouter des commentaires audio qui expliquent clairement le projet
Loom permet d'enregistrer simultanément votre voix et votre écran, mais il peut être difficile de commenter clairement les actions que vous effectuez à chaque étape. Pour vous assurer de bien expliquer votre projet, le mieux est d'enregistrer une voix off une fois la capture vidéo terminée.
Les commentaires audio permettent d'aider les spectateurs à comprendre ce qu'ils voient à l'écran et de leur expliquer l'importance de chaque élément. Vous pouvez ainsi clarifier les priorités, indiquer comment les différentes parties du projet s'articulent entre elles et apporter des éléments de contexte parfois difficiles à transmettre par écrit.
Une fois la vidéo enregistrée, vous pouvez revenir en arrière et enregistrer la voix off autant de fois que vous le souhaitez. Les commentaires audio doivent être clairs et concis.
Étape 5. Modifier l'enregistrement pour faciliter son visionnement
Les présentations de projet doivent être concises et faciles à suivre, mais le premier enregistrement peut contenir des pauses, des précisions supplémentaires ou des passages devant être retravaillés. Heureusement, Loom dispose d'un éditeur intégré avec trois fonctionnalités principales :
Découpage : cette option vous permet de supprimer des sections de votre vidéo à l'aide de la forme d'onde audio.
Modification à partir de la transcription : identifiez et supprimez des sections de vidéos Loom à l'aide de la transcription écrite.
Assemblage : fusionnez plusieurs vidéos en une seule.
Utilisez la fonctionnalité Découper pour supprimer les parties de l'enregistrement inutiles. Par exemple, supprimez les passages où vous faites une longue pause ou vous ne trouvez pas ce que vous cherchiez. Vous pouvez également couper les parties gênantes ou répétitives qui pourraient nuire à l'expérience du spectateur.
Un enregistrement ciblé est plus facile à visionner et à revoir pour les parties prenantes, ce qui leur permet de mieux comprendre le projet.
Étape 6. Partager la vidéo Loom et recueillir les retours de manière asynchrone
La dernière étape consiste à partager la vidéo Loom finalisée via les outils que votre équipe utilise déjà, afin que les parties prenantes puissent la visionner dans son contexte. Vous pouvez par exemple la partager dans Slack, Teams, un brief de projet ou un fil de discussion d'une tâche associée.
Les parties prenantes peuvent faire part de leurs retours de manière asynchrone en laissant des questions et des commentaires sur votre vidéo Loom. Ainsi, la conversation progresse sans qu'il soit nécessaire d'organiser une nouvelle réunion en direct, ce qui facilite les choses pour toutes les personnes parties prenantes.
Les retours des parties prenantes peuvent vous aider à clarifier les prochaines étapes, à identifier les risques et à améliorer le plan de projet avant que les tâches ne soient trop avancées. Leurs commentaires peuvent également aider l'équipe à résoudre les questions en suspens et à se préparer aux obstacles.
Bonnes pratiques pour la création de présentations de projet avec Loom
Lorsque vous créez une présentation de projet avec Loom, suivez les conseils ci-dessous pour rendre la vidéo finale plus claire, plus utile et plus facile à revisionner ultérieurement :
Créez un fil conducteur clair : la présentation de votre projet doit mettre en évidence un fil conducteur clair, du début à la fin, permettant aux parties prenantes de mieux comprendre le déroulement du projet à travers chaque étape.
Anticipez la confusion : il se peut que certaines parties de la présentation de votre projet prêtent à confusion pour les spectateurs. Anticipez les passages confus et essayez de les rendre plus concis et plus faciles à assimiler.
Mettez l'accent sur l'action : lors de la présentation, attirez l'attention sur ce qui a changé, ce qui est important ou ce qui nécessite une action.
Créez une vidéo accessible à tous : certaines parties prenantes ne connaissent peut-être pas les outils ou les workflows que vous utilisez lors d'un projet. Par conséquent, concevez des présentations adaptées à des publics ayant différents niveaux de connaissance.
Facilitez la prise de décision : servez-vous de la présentation de votre projet pour améliorer la qualité des décisions qui en découlent et garantir sa réussite.
Facilitez le suivi de la communication relative au projet
Les présentations de projet peuvent aider les parties prenantes à se mettre rapidement d'accord, mais elles sont d'autant plus efficaces qu'elles sont concises, visuelles et faciles à consulter à nouveau. Grâce à Loom, vos équipes peuvent associer commentaires audio, enregistrement d'écran et retours asynchrones pour rendre la communication autour des projets plus claire et plus facile à suivre.
Loom est un puissant outil de travail asynchrone qui permet à vos équipes de transformer les présentations de projet en un moyen plus clair, plus visuel et plus flexible de maintenir la cohésion entre les parties prenantes, sans avoir recours à des réunions en direct. Essayez Loom gratuitement et simplifiez votre prochaine présentation.